办公自动化论文范文
时间：2023-03-20 13:17:08
办公自动化论文范文第1篇
（一）连接
通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。
（二）沟通
及时进行信息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等。沟通是协同工作的基础。
（三）协同
以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。
（四）监控
工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。
二、办公自动化软件的管理价值
增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中，办公自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。
（一）建立内部通讯平台
平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。
（二）建立信息平台
公告、调查、讨论的让信息准确无误地传递到各个用户。
（三）实现工作流转的自动化
协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。
（四）实现文件管理的自动化
通过OA办公平台进行电子公文的，在协同工作中设置专门的流程，在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。
三、办公自动化软件在公司的应用
（一）连接
就厂区而言，公司下属厂、机关处室地理位置较分散，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。使用了办公自动化软件后，将分散在局域网的各个分厂和机关处室的电脑连接起来，在厂区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。
（二）沟通
通过办公自动化软件办公平台的在线交流、信急提醒(收到新的协同、有新的公告均会有一个红色的信息提示弹出)功能可以及时地将最新的信息告知该平台的每位用户。及时的信急沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础。
（三）协同
协同是网络办公的有力体现。协同工作的要素:流程、事件名称、事件内容。以定义工作流程的方式将事件传送给接受者。在编辑事件内容时，使用者进行文档格式编辑。若文档内容需要修改，办公自动化软件办公系统会自动显示修改痕迹(如修改的内容、时间、修改者的姓名)。
（四）监控
监控是协同工作的有力保证。办公自动化软件办公是通过定义工作流程进行流转的，协同的发起人可以通过查看流程的节点流转情况来监控事件的处理过程。在协同事件建立时可以进行事项跟踪的设置。
四、办公自动化软件的应用体会
首先，使用该软件后使管理工作变得轻松。原因有三:(1)信息流通快，以前两三天处理的一个报告，在平台上可以压缩在1h内完成(2)文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减少了工作量;(3)信息平台使无效会议减少。
其次，协作性、灵活性显著提高。20世纪福特汽车创始人首先倡导的专业化分工的产业模式是一个伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化软件不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。
第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。
第四，规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督性。
最重要的一点是实现了知识管理。文档管理自动化可以使优秀员工的思想技能不断积累；能即时管理、更新每个部门的各种资料(如客户资料)，使企业最大限度地降低人员离职时所带来的人事成本。
五、结束语
第二次浪潮的到来使得对效率的追求正在演变成整体竞争能力的衡量标准。科技的进步使得企业可以借助计算机技术提升效益。ERP实现企业的资源效率，则务软件实现企业的资金效率，办公自动化软件则提升企业的信急效率、协作效率、办公效率和管理效率，成为组织提升整体竞争能力的必需品。
[论文关键词]办公自动化软件管理
办公自动化论文范文第2篇
关键字：归档，恢复，带库,存储池,策略域,层次存储管理
1．引言：
带库是理论上的无限量存储，适用于大容量视频数据的存储，在视音频服务器基础之上增加带库存储是一种更加高效安全的方式。
2．系统优势分析：
2．1可靠性：视频节目以数字的形式存储，不会象传统的录象带存储方式那样因为天长日久而有损失或失真；同时采用的多级故障自恢复技术，可以保证任一个服务器坏了，均可以用其余的视音频服务器把丢失的数据毫无损失的恢复出来，保证安全播出。
2．2效率：带库读出的数据通过SCSI通道进入带库管理系统，并行地按20MB/S存入缓冲区，然后通过DataMover把并行数据转换成串行的16OMb/S，再通过数据分配器，分别到100Mb/S自适应网络通道上进入视音频服务器。此种方式的速度是普通方式的3-20倍，若用12Mb/S播出方式，可达3-10倍的素材归档和恢复速度。
2．3跨平台：HDTV，SDI的MPEG-2的压缩数据流或DVB、ATSC的数据流均可按规定的格式正确地解读，装载到视音频服务器上用于播出。带库仅仅是存储数据，从带库至视频服务器的数据流通道并不改造数据。在我们早期准备的过程中发现不管是普通的VCD文件还是DVD文件，异或是MPG格式，均可正常播放，但是在传送的过程中，不可以对视频文件进行压缩，否则文件会丢失或由于另一种策略导致文件增大许多，不能达到预期的效果。
2．4管理策略：多种管理策略以保证存储的安全与有效，比如层次存储管理是把归档池，备份池，空间管理池，磁盘池按一定的层次进行存储，如果某个存储池空间不够，那么文件将直接存储到它的下一个层次存储池，这样就避免当某个存储池由于空间不足而造成的文件丢失或损坏。策略域管理，它定义归档/备份文件的保存时间，当再次归档/备份时是否将原来的文件覆盖，存储的目的地是哪一个存储池，存储过程中文件可否更改，归档/备份文件与哪种管理类相联系，当存储池中所存储的文件占用已达到总容量的多少才将文件转移到带库中。这些都是策略域规定好的，并不需要人手动执行，非常高效方便。
2．5网络化播出：充分利用现有的互联网络的优势，通过网络把素材完全共享，让一个客户端上载的素材供多个用户使用，这样的系统也会易于扩充。在网络上传输速度每秒可达1.5MB，感觉就象使用本地机器一样。通过网络存储管理服务，提供自动的，中心预定的，策略管理的备份，归档及空间管理。这样不仅可以提高工作人员效率，减少人力物力，保证节目的播出效果，还可对节目进行安全有效的管理。
3．系统实现方案：
此套系统是在视音频服务器的基础上增加了带库服务器，还有相关的数据库服务器。
3．1软件平台：服务器端是：WindowsNTServer4.0，SybaseSystem11，TivoliStorageManager。工作站端是：WindowsNTWorkstation，SybaseSystem11，VisualC++6.0，Delphi4.0，Infopower4.0。
3．2硬件平台框架图：
3．2．1主备服务器
它是网络中心数据库。由众多的数据模型组成。为了保证高可靠性，采用了双机热备份方式。主备机运行时互相实时检测。任何一台服务器出现故障时，可完成自动检测，自动切换，再线修复。
3．2．2主备播出机
为了保证高可靠性，每个播出频道均采用主备播出机同步播出控制。主备播出机在未进行播出前，它与服务器网络相连，可以服务器中调出播出表单，也可在播出机上现做播出单，一旦主备播出机开播，播出站自动与网络断开，网络中的任何异常均不会影响播出控制的正常进行。
3．3．3.准备站
可有多台准备站。它主要完成以下几项任务：视音频服务器和档案库中的素材是大量的。可达几万或十几万条索引素材库管理维护，如何维护管理，方便使用极为重要。准备站中有专门的素材库管理，提供了素材的编辑、检索、预览等功能，更好的管理资产，最大限度的发挥投资效益。或把带库中的素材根据播出需求上载到视音频服务器中，用于准备播出。
4．软件包功能模块举例：数据上载软件包（VTR驱动、素材信息入库）
5．软件界面介绍：界面一，素材之间进行交换，使用两个视音频服务器可以减少素材的多次上载，提高空间利用率。界面二，素材归档，把目前不需要的视频素材传送到带库中，等到将来需要的时候再重新上载。归档过程如下，文档管理系统接受自动播出系统的归档命令后，首先在视频服务器中查找要归档的文件，并作好归档准备；向数字中心存储带库查询空间，并检索是否有重复的归档文件；建立读写DMA处理；归档处理。完毕后，向自动播出控制系统返回应答信号。界面三是素材恢复，把在带库中存在而视频服务器上目前没有的素材送回视音频服务器恢复数据过程与归档动作序列是类似的，区别在于数据的方向是从数据中心存储带库进入文档管理系统缓冲区，再从该缓冲区进入视音频服务器。事实上，归档与恢复过程可并行同时进行。
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align=center>素材间交流界面
素材归档界面
素材恢复界面
6．结束语：为了提高播出效率，自动化控制，网络化播出是未来发展的趋势，它不仅在可靠性上，而且在中心控制、数据共享、多频道播出、使用便捷等众多方面均比单机自动播出控制具有绝对优势。网络化自动播出控制系统，它可同时兼容模拟和数字的播控系统。国内北京有线电视台已经采用它,在国外大中电视台已得到广泛应用，也必将在国内逐步普及。
参考书目：
[1]刘松海著《VisualC++编程指南》国防工业出版社出版社1998.10
[2]IBMCorp著《TivoliStorageManagerOnlineInformation》IBMCorp2000.7
[3]国家广播电视总局《有线电视数字技术教程》有线电视技术杂志社2000.6
[4]夏云著《现代计算机网络技术与应用》科学出版社1998.11
[5]MarcoCantu著王辉译《Delphi高级开发指南》电子工业出版社1998.8
[6]Microsoft著希望图书创作室译《MicrosoftSQLServer6.5程序员指南》科学出版社1997.10
[7]微软公司著希望图书创作室译《MicrosoftWindowsNT4.0核心技术》宇航出版社1998.1
[8]董隽著《Delphi4使用与开发指南》人民邮电出版社1998.11
[9]BeckZaratian著希望图书创作室译《VisualC++程序员指南》北京希望电脑公司1995.5
办公自动化论文范文第3篇
LotusNotes是一个基于各部门协同工作的工作平台，有强大的通信和信息管理功能，保密性强，有良好的扩充能力，且通过了美国C2级安全认证，因此我们选择LotusNotes作为开发平台。
2管理层次结构
2.1系统层次结构
层次结构是一个物理模型，它体现实际机构设置。肇庆电力工业局办公系统是一个整体，其中局本部和各县局分别是一个管理子系统，整个层次结构共分4级，即肇庆电力工业局办公自动化系统、子系统、工作部门、工作人员。
2.2管理层次
管理层次、机构设置是一个单位工作的基础。一般管理层次是指上下级管理层次，不同级别的科室向上级负责并管理下级。在实际工作中一些科室的任务突破了行政隶属的关系，它会成为某种信息的枢纽，从某些方面对其它平级科室进行管理，如局办公室，在全局日常工作中它是一个工作信息的枢纽，对全局日常工作起协调作用。
工作部门负责具体工作，是办公系统的基础信息点。一个工作部门由工作组成工作人员组成，任何一个工作人员或工作组的请示、汇报都必须通过工作部门领导上报局领导或其它工作部门，上级的指示、各种文件也要通过工作部门传达到工作人员。
职能部门也是一个工作部门，只不过在某项职能上有特殊地位。职能部门的另一个特征是它有信息转贮的功能，职能部门负责收集与自己职能有关的各种文件、请示、报告、报表，并上报局领导及有关部门，同时将文件、上级领导的指标等转发给有关单位。每个职能部门都有档案库，用来存储有关资料。
整个系统管理层次分四级，局领导是管理工作的最高层，局领导通过职能部门管理工作部门，工作部门将具体任务下达给工作组或工作人员。
3数据形式
办公自动化系统中流动力和存储的数据主要是文档数据和图形数据。文档数据以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存储，与其它系统接口数据采用纯文本方式。图形文件(如上级发文)采用扫描压缩方式存储。
参与流通的数据有发下几种形式：
a)传阅型。传递给有关人员阅读并提出意见，然后返回发文单位，存档。主要指有文号的正式文件、综合信息报表。
b)阅办型。有关人员阅读后交给经办人，经办人需把办理结果返回发文单位存档。主要指有文号的正式文件并有催办要求。
c)公告型。同时给有关人员如通知、公告、参考资料等，可有答复也可没有。
d)请示、审批。发文人要达到某种目的需要各级领导批准。发文人可以指定一个或多个审批人，审批人可另行指定下一个审批人。审批完成后返回发文人存档。
e)私人信件。所有人员与人员之间的邮件，可回复也可不回复。
f)共享信息。使有权限的人在公用档案库、资料库及INTERNET上查询有关资料。
4工作界面及功能模块
系统设置两组模块(见图1)。工作模块是以个人常规工作为主要目的的模块，系统中每个人都有一组工作模块用以处理个人的工作；职能模块是职能部门处理职能工作的模块。
4.1主要工作模块
4.1.1请示、审批
所有需要向上级请示或汇报的文档由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由WORD、EXCEL撰写的，也可以是从其它邮件上转来的。请示表格有以下内容：
a)审请发文。填写发文稿纸，指明会办单位，撰写文件内容，然后发给办公室。审请发文被批准或不批准时应有回复给审请人。
b)请示。填写请示承办登记表和请示内容，确定审批人员，可以一个也可以多个或由审批人确定下一个审批人。请示被批准或否决后，审批结果应转发给申请人，并存档、实施。各种需要转发的请示先在待办事宜里出现，由请示、审批模块处理，批复后转给申请人员。如果要请示的人不在，则系统会提示你是否还要发出请示，可以发出后等审批人回来处理或改变审批人。如果审批流程中有第二审批人，当第一审批人在审批时间内未批复时则自动转到第二审批人。系统中所有审批流程都有这个功能。图2是审批流程图。
4.1.2统计、报表
所有需要向上级上报的统计结果和综合信息报表由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由其他数据库提取，也可以用WORD、BXCEL编写，或从其它邮件上转来。报表上报给有关部门后，各部门应有回复。
所有发出的文件及回复都能在个人资料库中存档。如果报表文件是一般工作人员起草的，必须给工作部门领导修改后再上报。
4.1.3资料查询
可以用这个模块查询局档案室的文件。正式公文只能查阅目录，选定文件后需向职能部门提出借阅申请，批准后方可查看内容。参考资料可随时查看、复制。
4.2主要职能模块
4.2.1收文
收文是指外部来文。文件收到后由收文管理模块进行登记和将文件用扫描仪录入计算机，并确定传阅流程和传阅人员，需要办理的还要确定承办人员。文件传阅后和承办人办理后，连同传阅意见和办理结果返回收文模块，由收文模块转去归档模块归档。文件发出后可在收文模块中看到文件流通的情况。收文流程见图3。
4.2.2发文
发文是指局内一个文件由起草到发出的过程。起草文件的是一个工作部门，起草文件先发到职能部门，职能部门在待办事宜中看到这个发文要求后，转给职能部门领导核稿并决定会办单位。会办单位意见返回后，再转至职能部门领导综合，综合定稿后转给局长签发。局长签发后由机要室登记、编文号、存档并发文。文件发给各工作部门后由各部门存档。发文流程见图4。
4.2.3归档
文件归档的主要工作是将需要归档的文件分类、设置保密等级并存入档案室。档案室是一个模拟档案管理的数据库，用于存放文件、参考资料等供查询信息。任何人都可查询档案室，但除参考资料外都只能看到目录，要查看文件需要请示借阅，批准后方可查看。
5安全性
5.1权限
办公系统有严格的权限规定，权限分人员权限和文件权限。人员权限由层次化结构决定，不同层次下的人员要进行通信必须通过上一层结构的身份验证和周转。文件权限分数据库权限和文件权限。数据库有一个存取控制表，建立时即可确定存取人员。一个文档的存取权限分作者、读者和编辑者。在一份请示报告中撰写人是作者，审批人是编辑者，而其他人为读者。办公系统中的所有数据库、文档都有严格的存取权限限制。
5.2时效性
可以为文档规定流通时间和存在时间，如一项审批要求在限定时间内答复，如不答复则系统会自动发催办通知。文件在失效后自行删除，如召开会议通知在会议召开后自行删除。
5.3保密性
系统对所有以个人身份发出的信息，包括电子签名等都进行验证。一个文档没有给某个读者权限时，他是无法阅读的。
6结束语
该系统目前已正式投入运行。结合肇庆电力工业局的实际情况，软件设计方面基本做到了实用性与通用性的良好结合，开发了与其它系统的接口界面，使肇庆电力工业局的信息管理水平在办公自动化系统(OA)这个信息传输枢纽的推动下上了一个新的台阶。
参考文献
1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989
2高复先，吴曙光．信息工程与总体数据规划．北京：人民交通出版社，1991
办公自动化论文范文第4篇
网络普及相当迅速，使得计算机被大量的普及，特别是在办公中，有很多办公都需要利用计算机来进行处理。在这场变革之中，多媒体手段因为网络传输环境的需要得到了重大的发展，使得其在传输使用上更加的方便，为办公自动化提供了更为方便的途径。在网络环境下实现的多媒体技术，有一个十分重要的前提就是保证在使用者能够接受的品质的前提下，将数据量十分庞大的多媒体信息进行压缩，达到最大程度的减小，使得这些多媒体信息能够在网络中快速的传输。但是在进行压缩时很多都是以牺牲多媒体信息的品质来作为代价的，因此不能够奢求通过这些方法能够达到传统的多媒体视觉和听觉的要求。在进行传输时，不仅仅需要对多媒体文件的大小进行控制，同时网络中的多媒体还支持“流”传输方式。这种传输方式中，信息的接受者能够在完全接受到完整的信息前就可以对已经收到的部分信息进行处理。这种接受、处理同时进行的方式，能够很好的解决多媒体在网络上传输的问题。
二、多媒体术在办公自动化中的应用
（一）办公自动化基本概念
办公自动化技术是当前信息社会发展的一个十分重要的标志，办公自动化技术将人、计算机以及信息这三者结合成为一个有机的办公体系，构成一个为办公业务进行服务的人机处理系统。通过利用先进的机器设备与技术能够让办公人员充分的利用各种办公信息资源，并让这些资源能够进行共享，使得办公效率能够得到有效提高，让办公室业务能够从事务层进入到管理层中，甚至是辅助决策层，让管理提高到一个崭新的水平上。
（二）办公自动化中能够使用的多媒体技术
办公自动化中，信息处理相当重要。所谓的信息管理就是对信息系统进行监督与控制的过程。在办公自动化系统中就是要实现采集、输入、处理、复制、分发、存储、销毁信息等。表格处理是办公自动化系统中的重要内容。表格主要是由三部分组成，分别是表首、表体和表尾。表首主要包括了表头与表首标志，表体则是表格的实体，是反映出该表的真实用途的主要信息，而表尾则主要是包含有各种脚注信息。表中所存储的数据类型主要是文字型数据与数值型数据这两种，而这也是办公中常用的两种类型的数据。在计算机中进行表格处理，通过键盘和鼠标在屏幕上完成表格的设计、处理、制作等全部操作，实现了表格处理中各个环节的自动化。语音处理是多媒体技术中的一项很重要的内容，主要分为语音合成与语音识别技术。语音合成是对人的语言生成过程进行模拟，而语音识别则是模仿人的语言识别过程。语音识别系统的复杂性主要与以下三方面的因素相关：词汇表的大小；是能够识别任何人讲话还是只能够识别使用该系统的人的讲话；只能够识别孤立的单词还是能够识别连续不断的讲话。语音系统的复杂性将会影响到整个办公系统。图形图像处理技术的应用能够有效的提高办公的效率。计算机的图形处理功能指的是利用计算机进行图形设计与处理。图像处理功能是指能够输入照片、签字等图像，并能对这些图形进行分析处理。数据压缩技术。多媒体应用到办公自动化中往往会产生非常大的数据量。因此，不仅仅需要对存储器容量进行增加，还需要使用数据压缩技术来减少存储所需要的容量。数据压缩主要可以分为两种类型，一种是无损压缩，另外一种是有损压缩。所谓的无损压缩指的是压缩后的数据能够进行重构，并且重构后的数据与原来的数据完全相同。有损压缩则是指的压缩后的数据能够进行重构，但是重构之后的数据与原来的数据相比有所不同，但是却不会让人对原始资料中所要表达的信息造成误解。有损压缩通常用于重构信号不一定非要和原始信号完全相同的场合。当前所常用的压缩软件有WinZip和WinRAR这两种。例如视频会议（NetMeeting）就是一种基于网络的全新的信方式，由微软公司开发。它能够用于视频会议，其功能十分强大，集成了许多有用的功能方便用户上网使用，如实时语音、视频、共享程序、白板、发送文件等。
三、结语
办公自动化论文范文第5篇
（一）规范化、标准化的档案归档
档案的归档主要会分为纸质档案归档和电子档案的归档两部分。充分利用计算机网络平台实现档案归档工作，以实现信息化和现代网络化为目标，着眼于建立高标准、高性能的系统。利用计算机网络平台，归档工作需要对每一个环节都进行明确的规范，使各个层面达到一定的水平，这样才能提归档工作的综合能力，发挥出整体优势。
（二）医院部门之间的共同协作
在办公自动化的背景下，档案自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，医院的自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个档案管理部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案管理需要系统性的特点。
二、改善办公自动化环境下的医院档案管理工作的具体措施
（一）转变传统的方式，促进高效档案管理
在办公自动化的背景下，文件自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案档案管理需要系统性的特点。
（二）制定标准化、规范化的档案管理制度
办公自动化下的档案管理具有及时、方便、快捷等的优点，同时伴随着这些优点下的问题就是档案管理工作必须要标准，统一和规范化。第一，如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况。因此，单位必须制定一套标准，规范档案的管理工作。第二，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。
（三）建立专业档案管理队伍
一方面，办公自动化的发展越来越快，档案管理工作就需要跟上科技的步伐，企业应不断培养和更新管理人才，适时通过学习或者培训更新管理人员的知识。另一方面，管理人员自身的业务素质也是关键因素，企业可以实行激励制度，将业绩与职称挂钩，充分调动人才的工作积极性，建立一个整体水平高的专业档案管理团队。总的来说，面对新的形式，医院的档案管理工作应做到一定的调整，以适应全新的形式，通过建立和完善相关档案管理制度，改变传统的方式，引进先进的技术与手段，建立专业的档案管理队伍，并不断提高其综合素质，并制定出标准化、规范化的自动化档案管理制度，全面的提高医院档案管理工作效率，更好的服务于工作。
办公自动化论文范文第6篇
工商管理办公自动化系统设计的特点
工商管理OA系统可以实现重名查询与企业登记等功能，在真正意义上实现了无纸化办公。工商管理OA系统帮助工商管理部门解决实际工作需求与实际业务工作流程，并且顺应网络办公系统的技术应用要求，还具有相当大的实用性与易用性。工商管理OA系统的开发设计主要是从基于浏览器相对应的办公自动化来考虑，如何能够方便地让系统各组件灵活进行搭配成了设计重点考虑的技术问题，系统接口模块对接与内部流程根据实际工商管理工作的变动而变动成为技术设计的最大挑战，工商管理数据的冗余同时也成了困扰系统整体设计的重点难题。一般考虑系统功能不仅可以成为对外的网站，而且还重点在于工商管理部门内部可以实现是网上办公，相应的数据安全可以开展实时监控与授权访问、对数据采用双机备份等方法力求达到相对安全，系统还能够在远程办公方面独具特色，即使工商管理领导出差在外，同样可以通过互联网等方式方便地实现公文的审批与流程的指派等公文处理工作。工商管理OA系统的大众化与安全性。工商管理OA系统设立大众化的操作接口，对大多数工商企业与用户而言，系统的界面简单并且易操作和易学与易用是非常重要的，而相应的web技术支持的系统设计可以集成多数办公软件，同是也是一个最简单而且能够直接获取文档数据的重要技术途径。工商管理OA系统设计要求安全保障，通常采用的方式是各模块之间进行相互监督进行设计，同时在模块假死时可以很快促使正在操作的重要文件能够即时恢复，同时采用双机进行备份，系统在数据加密方面通常采取最为有效的安全策略进行设计。系统模块之间的权限往往是通过相互之间的通讯协调来完成，针对不同的用户可分配数据的控制权利，而且控制权利有多大都是集中在一个模块进行控制，再另外设计一个附加模块开展协调监控。系统使用的用户名密码或者是流转文件的行为管理，系统相关的所有数据操作均可以进行反向加密，相关的用户名与密码全部都采用密文加密等形式进行安全管理。
工商管理办公自动化系统的总体设计
工商行政管理部门主要从事所在辖区内的企业与个体户工商执照注册办理并且对相应工商行为进行管理等事宜。工商管理OA系统对所在管辖区的个体工商户及企业相关的注册名称核准以及同名企业查询和企业经营范围等规模开展管理，系统可以在原有的网络办公系统基础上继续开发出工商管理部门自有的网络办公系统，力求能够提高我们开展信息查询与核准的效率，尽快帮助办理工商营业执照的企业与个人用户能够早日拿到自己所需要的各种证件。而且在资料审核的子系统能够实现审核模块与流程相应的自动判别，力求达到企业无重名以及证件号无重复这种双重技术保证。系统的模块可以加入常用的功能模块，还能够同时加入信息资料的快速存储流转，目的是帮助系统在部分模块出现故障的同时工商管理部门同样能够正常启用备用库来进行信息存放与信息查询等相应工作。工商管理OA系统公文流转方面的设计总体上一般包含七大功能模块，即公文发起、下达公文、已发公文、已办公文、公文委派、流程监控模块以及部门管理等，同时系统还具备邮件的内外网接口管理的信息。工商管理OA系统在模块通信运行时，首先能够判断用户是否真正登录成功，倘如用户已经成功登录，系统则进入相应的规范操作界面，系统具备的七个子模块立即在公文流子系统中相互平行并且通过数据库与程序来进行控制，系统管理人员可以根据工商管理的实际情况随意来定义公文流转运行的路径，从而最大程度上确保系统的实用性与安全性，真正实现设计的初衷并产生巨大的经济效益与社会效益。总之，针对工商管理办公自动化的现实需求情况，充分利用既定计算机语言，科学设计工商管理办公自动化系统，不仅可以实现服务企业的各项功能，还同时实现真正无纸化办公提升工商管理的品质与效率。
本文作者：陈蕾工作单位：雅安职业技术学院
办公自动化论文范文第7篇
关键词：办公自动化软件管理
一、办公自动化软件的应用价值
（一）连接
通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。
（二）沟通
及时进行信息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等。沟通是协同工作的基础。
（三）协同
以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。
（四）监控
工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。
二、办公自动化软件的管理价值
增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中，办公自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。
（一）建立内部通讯平台
平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。
（二）建立信息平台
公告、调查、讨论的让信息准确无误地传递到各个用户。
（三）实现工作流转的自动化
协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。
（四）实现文件管理的自动化
通过OA办公平台进行电子公文的，在协同工作中设置专门的流程，在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。
三、办公自动化软件在公司的应用
（一）连接
就厂区而言，公司下属厂、机关处室地理位置较分散，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。使用了办公自动化软件后，将分散在局域网的各个分厂和机关处室的电脑连接起来，在厂区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。
（二）沟通
通过办公自动化软件办公平台的在线交流、信急提醒(收到新的协同、有新的公告均会有一个红色的信息提示弹出)功能可以及时地将最新的信息告知该平台的每位用户。及时的信急沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础。
（三）协同
协同是网络办公的有力体现。协同工作的要素:流程、事件名称、事件内容。以定义工作流程的方式将事件传送给接受者。在编辑事件内容时，使用者进行文档格式编辑。若文档内容需要修改，办公自动化软件办公系统会自动显示修改痕迹(如修改的内容、时间、修改者的姓名)。
（四）监控
监控是协同工作的有力保证。办公自动化软件办公是通过定义工作流程进行流转的，协同的发起人可以通过查看流程的节点流转情况来监控事件的处理过程。在协同事件建立时可以进行事项跟踪的设置。
四、办公自动化软件的应用体会
首先，使用该软件后使管理工作变得轻松。原因有三:(1)信息流通快，以前两三天处理的一个报告，在平台上可以压缩在1h内完成(2)文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减少了工作量;(3)信息平台使无效会议减少。
其次，协作性、灵活性显著提高。20世纪福特汽车创始人首先倡导的专业化分工的产业模式是一个伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化软件不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。
第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。
第四，规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督性。
最重要的一点是实现了知识管理。文档管理自动化可以使优秀员工的思想技能不断积累；能即时管理、更新每个部门的各种资料(如客户资料)，使企业最大限度地降低人员离职时所带来的人事成本。
五、结束语
办公自动化论文范文第8篇
肇电力工业局直辖鼎湖、高要、四会、广宁四个县区局，同时局本部按生产职能设置多个管理所，地点分散，信息传递不便，难于管理。为此，肇庆电力工业局决定建立全局办公自动化系统，通过该系统将局本部与下属单位紧密联系在一起，使得分散在各单位各部门的各种信息能够相互交换。经过一年多的努力，我局的广域网已基本形成，软件开发也已取得阶段性成果。
1软件开发平台的选择
LotusNotes是一个基于各部门协同工作的工作平台，有强大的通信和信息管理功能，保密性强，有良好的扩充能力，且通过了美国C2级安全认证，因此我们选择LotusNotes作为开发平台。
2管理层次结构
2.1系统层次结构
层次结构是一个物理模型，它体现实际机构设置。肇庆电力工业局办公系统是一个整体，其中局本部和各县局分别是一个管理子系统，整个层次结构共分4级，即肇庆电力工业局办公自动化系统、子系统、工作部门、工作人员。
2.2管理层次
管理层次、机构设置是一个单位工作的基础。一般管理层次是指上下级管理层次，不同级别的科室向上级负责并管理下级。在实际工作中一些科室的任务突破了行政隶属的关系，它会成为某种信息的枢纽，从某些方面对其它平级科室进行管理，如局办公室，在全局日常工作中它是一个工作信息的枢纽，对全局日常工作起协调作用。
工作部门负责具体工作，是办公系统的基础信息点。一个工作部门由工作组成工作人员组成，任何一个工作人员或工作组的请示、汇报都必须通过工作部门领导上报局领导或其它工作部门，上级的指示、各种文件也要通过工作部门传达到工作人员。
职能部门也是一个工作部门，只不过在某项职能上有特殊地位。职能部门的另一个特征是它有信息转贮的功能，职能部门负责收集与自己职能有关的各种文件、请示、报告、报表，并上报局领导及有关部门，同时将文件、上级领导的指标等转发给有关单位。每个职能部门都有档案库，用来存储有关资料。
整个系统管理层次分四级，局领导是管理工作的最高层，局领导通过职能部门管理工作部门，工作部门将具体任务下达给工作组或工作人员。
3数据形式
办公自动化系统中流动力和存储的数据主要是文档数据和图形数据。文档数据以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存储，与其它系统接口数据采用纯文本方式。图形文件(如上级发文)采用扫描压缩方式存储。
参与流通的数据有发下几种形式：
a)传阅型。传递给有关人员阅读并提出意见，然后返回发文单位，存档。主要指有文号的正式文件、综合信息报表。
b)阅办型。有关人员阅读后交给经办人，经办人需把办理结果返回发文单位存档。主要指有文号的正式文件并有催办要求。
c)公告型。同时给有关人员如通知、公告、参考资料等，可有答复也可没有。
d)请示、审批。发文人要达到某种目的需要各级领导批准。发文人可以指定一个或多个审批人，审批人可另行指定下一个审批人。审批完成后返回发文人存档。
e)私人信件。所有人员与人员之间的邮件，可回复也可不回复。
f)共享信息。使有权限的人在公用档案库、资料库及INTERNET上查询有关资料。
4工作界面及功能模块
系统设置两组模块(见图1)。工作模块是以个人常规工作为主要目的的模块，系统中每个人都有一组工作模块用以处理个人的工作；职能模块是职能部门处理职能工作的模块。
4.1主要工作模块
4.1.1请示、审批
所有需要向上级请示或汇报的文档由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由WORD、EXCEL撰写的，也可以是从其它邮件上转来的。请示表格有以下内容：
a)审请发文。填写发文稿纸，指明会办单位，撰写文件内容，然后发给办公室。审请发文被批准或不批准时应有回复给审请人。
b)请示。填写请示承办登记表和请示内容，确定审批人员，可以一个也可以多个或由审批人确定下一个审批人。请示被批准或否决后，审批结果应转发给申请人，并存档、实施。各种需要转发的请示先在待办事宜里出现，由请示、审批模块处理，批复后转给申请人员。如果要请示的人不在，则系统会提示你是否还要发出请示，可以发出后等审批人回来处理或改变审批人。如果审批流程中有第二审批人，当第一审批人在审批时间内未批复时则自动转到第二审批人。系统中所有审批流程都有这个功能。图2是审批流程图。
4.1.2统计、报表
所有需要向上级上报的统计结果和综合信息报表由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由其他数据库提取，也可以用WORD、BXCEL编写，或从其它邮件上转来。报表上报给有关部门后，各部门应有回复。
所有发出的文件及回复都能在个人资料库中存档。如果报表文件是一般工作人员起草的，必须给工作部门领导修改后再上报。
4.1.3资料查询
可以用这个模块查询局档案室的文件。正式公文只能查阅目录，选定文件后需向职能部门提出借阅申请，批准后方可查看内容。参考资料可随时查看、复制。
4.2主要职能模块
4.2.1收文
收文是指外部来文。文件收到后由收文管理模块进行登记和将文件用扫描仪录入计算机，并确定传阅流程和传阅人员，需要办理的还要确定承办人员。文件传阅后和承办人办理后，连同传阅意见和办理结果返回收文模块，由收文模块转去归档模块归档。文件发出后可在收文模块中看到文件流通的情况。收文流程见图3。
4.2.2发文
发文是指局内一个文件由起草到发出的过程。起草文件的是一个工作部门，起草文件先发到职能部门，职能部门在待办事宜中看到这个发文要求后，转给职能部门领导核稿并决定会办单位。会办单位意见返回后，再转至职能部门领导综合，综合定稿后转给局长签发。局长签发后由机要室登记、编文号、存档并发文。文件发给各工作部门后由各部门存档。发文流程见图4。
4.2.3归档
文件归档的主要工作是将需要归档的文件分类、设置保密等级并存入档案室。档案室是一个模拟档案管理的数据库，用于存放文件、参考资料等供查询信息。任何人都可查询档案室，但除参考资料外都只能看到目录，要查看文件需要请示借阅，批准后方可查看。
5安全性
5.1权限
办公系统有严格的权限规定，权限分人员权限和文件权限。人员权限由层次化结构决定，不同层次下的人员要进行通信必须通过上一层结构的身份验证和周转。文件权限分数据库权限和文件权限。数据库有一个存取控制表，建立时即可确定存取人员。一个文档的存取权限分作者、读者和编辑者。在一份请示报告中撰写人是作者，审批人是编辑者，而其他人为读者。办公系统中的所有数据库、文档都有严格的存取权限限制。
5.2时效性
可以为文档规定流通时间和存在时间，如一项审批要求在限定时间内答复，如不答复则系统会自动发催办通知。文件在失效后自行删除，如召开会议通知在会议召开后自行删除。
5.3保密性
系统对所有以个人身份发出的信息，包括电子签名等都进行验证。一个文档没有给某个读者权限时，他是无法阅读的。
6结束语
该系统目前已正式投入运行。结合肇庆电力工业局的实际情况，软件设计方面基本做到了实用性与通用性的良好结合，开发了与其它系统的接口界面，使肇庆电力工业局的信息管理水平在办公自动化系统(OA)这个信息传输枢纽的推动下上了一个新的台阶。
参考文献
1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989
2高复先，吴曙光．信息工程与总体数据规划．北京：人民交通出版社，1991
办公自动化论文范文第9篇
从大约七十年代开始，计算机的技术处理系统逐渐的向文字处理方向迈进，而这项技术从出现到成熟正是为办公人员提供了许多的方便，而其中信息的自动化处理系统成为了应用最广泛的系统。近年来，这项技术的不断发展以及推广应用，数据处理系统和通讯技术等优点也逐渐的增加到了办公领域之中，功能的不断增加，性价比也不断的提高，也为医院普遍应用提供了条件。医院涉及到的资料文件是十分复杂的，医患的病例，每天的治疗情况，专家的会诊结果等等都需要整理成文档，这样数量庞大的文档，如果依旧通过纸笔进行记录将会造成十分混乱的结果，而电子信息处理自动化的应用，不但能够使这些文档统一的管理，且提取高效快捷方便，不会再存在文件遗失现象，借阅和提取方便，查询更是快捷且无需排队等待的时间。同时也提升了医院的管理与应用。医院因为是一个需要大家合作的地方，所以多个科室的联系自然是少不了的，召开会议时通知大量的人员，查询没有被占用的会议室，互相之间商讨的主题，分别就一个问题提出不同的观点。当医院实现信息自动化后，方便与快捷同时被应用进去，人员通知不再需要面对面的交谈，通过书面传达、电话传达所要耗费的大量时间也得到改善，会议室也不再会有临时被征用尴尬出现，可以在不同的空间内进行主题中心的讨论，对应会议主办人之间的相关主题探讨，并且集思广益是有很大方便的。信息自动化可以收集大家对主题的探讨，所以自动化技术的应用也逐渐的缩短了会议之前不必要的流程，节省了时间也提供了方便。越是庞大的医院，医疗设备就越多，每天接待的病人也就越多，昂贵的医疗设备就越多，损耗的器械也就越来越多，而医疗器材的成本核算，器材的损耗记录等等都是一项繁琐的核对工程。而自动化信息应用的出现，不但解决了这一问题，还使得繁琐的记录不再变得混乱难以辨认，这其中也包括救护车的配置数量以及办公用品的数量等等。医院自动化信息不但使医院的同事们更加紧密的联系在一起，还为网络会议视频会议提供了可能，极大地丰富和发展了医院各部门之间沟通的方式，使同事之间的接触得到了增加，配合也变得更加的默契。信息共享、时空传递的时间有了减少，让各个部门的人员在短时间内就可以得到有效的大量信息的传递，从而管理的效率也得到了有效地提高。
医院是个管理繁琐计划繁多的地方，医生平时的工作也是需要在计划中进行，交接过程中为了防止遗忘了某些重要的环节造成重大的医疗事故，计划管理和有序的分类，及时的传输也成为了必不可少的环节，工作计划、工作记录以及工作总结，都有助于养成良好的办公习惯，而这些文档的存储，自动化信息处理系统，则提供了永久性的保存，以及查询时的快捷与方便。医院内所要配置的设备之一就是打印机，它也依旧是通过地域网来进行共享的，在完全的自动化处理的时态下，十分合理的去应用这些高品质的处理软件，合理的配套打印设施，为众多的医生提供了服务，采用优先级顺序来为每个不同科室的领导者提供服务，使它与服务器建立紧密联系，此时，办公信息自动化处理系统体现出了优势，信息得到了有效的处理同时又能够平衡打印机所承载的压力，成功的解决了打印机超负荷的弊端。在医院内部与打印机相配套的设施传真机也由于管理系统很自然的连接在一起，这类设施的出现和作用是方便自动化信息处理系统存在的，专门设立这样的一个版块来为医院的管理提供更加快捷的服务。医院涉及到广阔的文档记录，其中包括繁多的管理和控制系统，种类繁多样式繁杂的各类通知，每次例行记录的会议统计，伤患每日的检查用药情况，以及伤患的恢复情况，每次大小手术的手术记录。全部都会被整理成样式庞杂的电子信息文档，保留在信息库之中，以便随时的查看与验证，由于是这样的文档整理方案，监管和控制的模块也变得增多起来，上报到领导手中时。在领导查看和审阅披览环节上，因为有了自动化的信息系统帮助，领导使用电子批阅系统，节省下了传送文件的时间和审批流程的时间，办公效率得到了大幅度的提升，且这样精密的监管和控制下，文档还更加增加精确性。
二、网络的分析
医院办公系统还需要网络畅通，因此需要对网络传输协议进行分析。城域网传输问题的根本原因是通讯的协议问题，在通讯协议之中传输协议是最为重要的，而在传输协议之中TCP协议又是应用最为普遍大众所接受的，为了让传输服务更加的让人们信任，TCP提供了更多更广泛的改进方式，像是路由器反馈、实验反馈和丢包反馈的几种：Reno和STCP、FastTCP和Westwood、VCP和ECN等等。在这样的网络条件下，CP协议和一些别的应用交互层之间的协议也随时会影响着传输速度的变化，调节窗口机制也在同时达到改善，把拥塞技术的算法进行到更加有效的改进。综上所述，IP的不断发展明显使传输变得更加方便快捷，因此广泛的应用于医院办公系统之中，并不断使安全管理系统得到优化改进，从而提高了医院的办公效率，在不断的提高与改善过程中达到了最佳效果。
三、结语
在医院不断发展与自我完善中，自动化的信息处理系统越来越进入到重要的领域中去，为其以后的发展开辟出更加广阔的道路，医院作为一个事物繁多工程量庞大的单位，它需要办公所处理的信息是非常杂乱的，整理信息，保存信息，查找信息，验证信息，提取信息都是需要进行的,近年来树木大量砍伐所造成的资源浪费逐步的提高，而存储此类信息若依旧使用纸张进行记录的话所造成的必然就是资源的不合理应用。近年来随着时展的变迁，计算机不断的应用到人类生活中的各个领域中去，单独就计算机进入医院的发展中而言，自动化的信息处理系统所提供的方便是影响非常巨大的，它所具有的软件处理优势，使病人的病例能够进行统一的数据库管理，及时的查看病人的情况，对病人的情况作出处理和准确的判断，身处不同空间的专家同时进行会议探讨研究，极大地提高了病人治疗的可靠性，同时也能够让病人在第一时间就进行及时准确的治疗，总而言之，提高这项电子技术的发展对我国的医疗建设至关重要。
办公自动化论文范文第10篇
关键词：办公自动化软件管理
一、办公自动化软件的应用价值
（一）连接。通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。
（二）沟通。及时进行信息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等。沟通是协同工作的基础。
（三）协同。以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。
（四）监控。工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。
二、办公自动化软件的管理价值
增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中，办公自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。
（一）建立内部通讯平台。平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。
（二）建立信息平台。公告、调查、讨论的让信息准确无误地传递到各个用户。
（三）实现工作流转的自动化。协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。
（四）实现文件管理的自动化。通过OA办公平台进行电子公文的，在协同工作中设置专门的流程，在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。
三、办公自动化软件在公司的应用
（一）连接。就厂区而言，公司下属厂、机关处室地理位置较分散，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。使用了办公自动化软件后，将分散在局域网的各个分厂和机关处室的电脑连接起来，在厂区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。
（二）沟通。通过办公自动化软件办公平台的在线交流、信急提醒(收到新的协同、有新的公告均会有一个红色的信息提示弹出)功能可以及时地将最新的信息告知该平台的每位用户。及时的信急沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础。
（三）协同。协同是网络办公的有力体现。协同工作的要素:流程、事件名称、事件内容。以定义工作流程的方式将事件传送给接受者。在编辑事件内容时，使用者进行文档格式编辑。若文档内容需要修改，办公自动化软件办公系统会自动显示修改痕迹(如修改的内容、时间、修改者的姓名)。
（四）监控。监控是协同工作的有力保证。办公自动化软件办公是通过定义工作流程进行流转的，协同的发起人可以通过查看流程的节点流转情况来监控事件的处理过程。在协同事件建立时可以进行事项跟踪的设置。
四、办公自动化软件的应用体会
首先，使用该软件后使管理工作变得轻松。原因有三:(1)信息流通快，以前两三天处理的一个报告，在平台上可以压缩在1h内完成(2)文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减少了工作量;(3)信息平台使无效会议减少。
其次，协作性、灵活性显著提高。20世纪福特汽车创始人首先倡导的专业化分工的产业模式是一个伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化软件不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。
第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。:
第四，规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督性。最重要的一点是实现了知识管理。文档管理自动化可以使优秀员工的思想技能不断积累；能即时管理、更新每个部门的各种资料(如客户资料)，使企业最大限度地降低人员离职时所带来的人事成本。
五、结束语