企业档案管理浅议

引言：企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，企业档案的管理是企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。本文阐述了在笔者从事十九年的档案工作经历中，所发现目前企业档案管理存在的问题与思考，并提出了如何解决这些问题的方法和建议。

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，真实地记录着企业的生产、经济和企业发展的全过程。借助档案资料，能够更好地了解企业的过去，把握现在，规划未来。本人从事档案工作已有十九年，亲历了公司的档案从无到有，从简明到现在齐全完备，达到湖北省企业、事业单位档案工作规范管理AA级单位的艰难历程。在企业档案工作在取得可喜成绩的同时，本人在完善与提高档案水平的同时，也发现了一些不容忽视问题。本人结合自己多年的档案管理实践，特与同行探讨一下自己对这些问题的认识与思考。

一、档案管理中存在的问题

1.档案工作有制度，但执行不力。笔者供职的单位企业档案在2001年1月通过了企业档案目标管理国家二级的认定，2006年4月被审查认定的湖北省企业、事业单位规范管理AA级单位。通过两次认定，档案和各项管理制度应该是很健全的。但是在执行和过程中，仍存在一些难度。特别是工程建设档案，存在着重建设，轻档案的现象。工程的前期的图纸资料还能上交档案室，但在工程的施工过程中产生的档案资料就不能及时上交档案室，如工程的变更，竣工验收等资料。档案人员在企业的基本建设工程中参与性不强，档案的管理工作不能与工程的建设同步进行，造成一些工程资料的丢失，影响的归档率。有的虽然有资料，但有很大部分是复印件，影响了档案的质量。

2.档案工作的激励机制不够完善。调查统计显示，在某国企大中型企业。档案员定岗均为七岗，为该企业的最低岗位级别待遇。2007年5月，通过该单位落实与规范岗位待遇时，将档案管理员的岗位待遇增加到11岗，尽管如此，仍低于目前该企业平均12岗的待遇。国家档案局档发字[1996]9号关于印发《企业档案档案工作目标管理办法》的通知的文件中，明确了档案人员与专业技术管理人员享受同等待遇。鄂档[2007]46号文件是关于《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理办法（试行）》的通知，也强调了这一条。而据笔者调查，在基层许多企业其它的专业技术人员的岗位工资是13岗，而档案专责却不能享受其它技术人员的待遇。特别是当企业的一些福利、待遇是与工资总额挂钩时，岗位工资低将意味着工资总额的就少。相应的福利、待遇也要受到影响，如住房公积金、养老保险金、医疗保险金等等。据悉，某国企下属的一个县公司的档案人员，曾因岗位工资偏低，五年内居然更换了四个档案员，人员变动的频繁，严重影响了企业的档案工作的正常开展。

二、几点思考

针对上述问题，笔者认为，新时期的档案管理工作应该完善激励机制，加大培训力度，做好档案的开发利用工作，实现档案管理绩效的复合发展。

1.未雨绸缪，留足档案保证金。对建设工程项目，一但项目得到了批复，资金到位，首先应预留档案保证金。并由档案部门或档案人员管理；一但工程建设档案不能完整移交档案室，承建单位就不能拿回这一保证金。保证金的金额一定足够多，这样才能引起工程承建单位足够重视。二是单位领导要将档案工作者和其它技术人员放在一样重要的位置，让其参与到企业各项活动中。落实档案人员“三参加，四纳入”。使他们的信息渠道畅通，有利于档案资料的收集。

2.提高待遇，完善激励机制暖人心。提高档案人岗位工资，让其享受专业技术人员的待遇，稳定档案队伍，这样有利于保持企业档案工作的连续性，避免重复培训，浪费人力物力。有利于企业档案工作的正常开展。一个人的收入情况，是他的付出所得到的回报，也是一种社会价值的体现。一份文件，一份图纸，一份电子档案，一份照片和实物档案都要经过档案人员的收集，鉴定，整理，输入电脑，打印目录，上架等每一个环节，档案人员都要付出辛勤的劳动，即有脑力的，也有体力的。适当提高岗位待遇，可以充分调动他们的工作积极性。档案人员也要加强自身的学习，要博学多才，既懂档案专业知识，又要懂行业管理知识，努力提高专业素质及开拓创新能力，这样才能使档案工作者有为有位。

3.加强培训，实现档案管理适应时展潮流。现代化的企业对档案工作管理人员的政治素养、专业技能的要求越来越高。档案管理的门类也在不断的增加，档案介质也由纸质迅速过渡为电子文档与实物方案一体化保存；文书档案由卷为保管单位到以件为保管单位等。新的情况将导致新的问题层出不穷，只有强化档案管理员的学习，才能适应企业档案工作向现代化方向的发展。

4.统筹兼顾，做好档案的开发利用。档案的价值通过利用来实现的。档案人员在提供利用的同时，要跟踪利用效果，分析档案的投入与产出的经济效益，并加以广泛的宣传，使公司领导和员工认识到企业档案也是生产力，是宝贵的资产，同时对提高全员的档案意识有积极的作用。档案人员要勤于思考，多动脑筋，分析、加工编研二次信息，服务企业中心工作。档案主管部门也应每年定期召开一次编研工作研讨会，开展业务探讨，交流档案管理经验，努力实现档案管理工作综合效益的最大化。

参考文献：

[1]范晓燕，企业档案管理——电力企业创新研究，经济管理出版社

作者简介：

肖永勤（1960-），女，汉族，湖北孝感人，大专学历，国企档案员。

（作者单位：国网孝昌县供电公司，湖北 孝昌 432900）