提高社区档案管理水平措施探讨

摘要:社区记载着时代的变迁与当地文化传统，因此社区档案的管理相当重要。本文主要从社区档案的意义目前社区档案管理存在的主要问题及提高社区管理水平方面进行探讨，以期为社区档案的管理方面提供一定的经验和针对性的策略。

关键词:社区;档案管理;提高

1 社区档案管理的作用

1.1 档案管理的重要地位不容忽视。 一方面档案资源可以发挥证据作用，为物业企业防范风险挽回经济损失。比如： 2004年7月18日一小区住户房屋漏水，将屋内木地板泡了起鼓，为此该业主要求物业公司赔偿其经济损失近5万元。物业公司经过查证该业主办理入住手续时的《房屋验收单》，证明入住时该房屋各项设施设备完好。该业主在铁证面前无言以对。

一个社区物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的表现。

另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本”，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。

1.2 加强档案管理，领导决策上水平。 北宋皇帝本着“明乎得失之迹，存王道之正，垂鉴于后世”的宗旨，责成司马光编著了历史史卷《资治通鉴》。档案资源是历史的活化石，是历史经验和教训的总结，对于企业决策、制定战略具有借鉴作用。借鉴以往的经验，吸取以往的教训，可以使企业领导的决策更加适应市场要求，更加有利于企业发展，更加受到员工拥护。档案资源在企业的决策过程中，扮演着参谋的角色，为领导的决策提供了重要依据。另外，借鉴其他物业企业的成果，利用物业办他人的知识信息和资源，为企业发展决策服务也是很重要的。这需要物业企业密切与开发商、业主会、行业主管部门和其他物业企业的关系，获取更多的学习和获取知识的机会，为我所用，更好地充实企业档案和发挥档案的参谋作用。

首先是档案人员不但要在领导决策前根据决策要求，收集所有档案信息，提供相关原始资料和准确完整的数据，还要在决策执行过程中，当好领导的参谋。为领导提供有价值的材料，供领导借鉴；其次在决策落实后，更要做好收集、整理工作，将决策执行全过程所形成的各种文件资料，及时立卷归档，作为新的信息资料储备在档案之中，以便日后查考。

2 社区档案管理现状

2.1 个别社区档案管理不够规范。一是缺乏统一管理。有的社区概况没有进行集中管理，分散在相关经办人手中，容易造成的破坏和损失。二是社区档案收集力度不够。许多社区缺乏工作人员缺乏档案归档意识。一般来说，收集的文件没有受到足够重视，或是对文件和材料归档范围制定的不够完整准确，或是没有严格的执行文件材料的归档范围的社区档案的收集，引起社会档案收集不完整和不准确。三是档案的保管条件差。由于社区组织，资金的使用等方面的个性特征，社区档案工作的投入不足，缺乏保证社区档案工作的深入发展的人力物力财政支持。档案资料室档案设备，防护设施装备水平不高，不能满足社区档案安全保管要求。

2.2 社区档案工作缺乏特色。社区不同于党和政府机关。其工作面广问题复杂职能多样性，档案管理机构显示出自己的特色，不可盲目照搬机关档案管理模式型。但目前，社区档案多为事务性台账形式的记录，像正常参考人口，流动人口计划生育管理；安全管理如，“低保”的户籍登记台账，另有少数上级的各项职责可以的各类文件、标准和审批的项目试验材料，反映了缺乏社会管理职能，社会服务功能，以区域文化特色，历史特色档案。在社区工作的文件如果不注重突出社区功能，很容易成为上级文件和各种统计台账的简单集合［2］。

3 提高档案管理的措施

3.1 通过大力宣传，提高居民认识。社区档案工作者扩大社区档案宣传工作的深度和广度，并采取更加灵活类，使社区居民喜闻乐见的宣传方式，加强宣传工作影响档案工作，为社会创造良好的社会氛围，努力提高社区居的档案意识。首先要充分利用广播电视报纸网络悬挂海报报纸和杂志等媒体宣传档案和档案工作。如公告板推出：社区档案窗口，以文字，图片，图表，弥漫绘画和其他形式的宣传。其次要举办各类档案知识讲座档案工作成果等。通过居民通俗易懂的语言来讲解，通过有趣的档案知识竞赛让其居民明白档案管理的重要性。为顺利开展档案管理提供良好的坏境，为社区服务创造良好的社会环境。三个文件这个活动的监督和指导档案工作的业务组合，促进活动促进企业工作，同时在业务指导监督强大的档案宣传，使档案宣传工作和档案业务指导协会与发展。

3.2 明确责任，加强监督。社区相关职能部门的重视，是社区档案顺利开展的基础。由于社区档案不仅涉及面广内容复杂混合多元化，而且众关注度高，必须要明确有关部门的职责任，规范档案的行为，以档案部门自查，职能部门监督，舆论监督相结合的监管措施和法律，行政治经济等手段。管好，用好社区档案。社区档案构和档案工作者在社区工作中也发挥主力军的作用。积极为各级领导某策略提建议，要认真履行职责，使社区档案工作有序，规范运作。社区档案服务实施全过程的领导责任制，实现全过程管理主管，以便互相监督互相促进。因此，只有明确责任，社区档案部门的各级领导职员才能各尽其责任，形成促进社区档案事业发展的力量。

3.3 加大经济投入，提供保护基础。首先，政府应提供社区档案建设必要的基础设施。各级领导要提高社区的档案工作，加大社区档案工作的投入，优先解决影响和制约社区档案发展的人钱物和其他实际问题，坚定的把社区档案建设落到实处。其次，应以广大人民群众的需求为导向，面向计划的资金，出台鼓励政策，积极吸引民间资本进入社区档案建设。

3.4 依法治理档案，规范档案管理。规章制度是需要依法治档的基础，是社区档案工作标准化规范化建设的基础。做好社区档案工作，必须建立相应的法规和规章。考虑到社区档案本身其自身的特点，笔者认为，档案行政管理部门应当出版机构区档案管理制度，并建立和完善社区档案系统，为社区服务提供法律支持。首先，发展社区档案管理方法，促使社区档案管理纳入法制轨道，增强社区档案法律意识。其次，制定有关社区档案管理，保管期间，分类，使社区档案的公约。第三，发展社区档案管理规章制度，包括文件案例参考系统，文件存储系统，文件鉴定销毁制度，使社区档案工作有章可循。第四，规范档案利用服务民生工作，不断提高社会的整体水平档案服务。社区档案该服务必须把重点放在就业，收入分配，社会保障，住房等面做好档案服务利用，加快社区，使社区档案确保人民群众合法权益方面发挥有效作用。

3.5 加强管理人员培训。首先，提高社会档案人员的思想。建立一套新的理念服务社会，只有思想到位，才能在实践中的身体现在为人民服务。其次，在商业社会档案工作者不仅要。解决社区工作的性质和功能，但也熟悉企业档案工作每一个环节步骤，掌握各门类档案，档案的各种整理方法，社区档案的来源数量价值阶级和整理方法要了如指掌。同时，还培养和造就了一批掌握现在现代科学和技术的复合型社区档案管理人员，提高他们的掌握计算机网络和现代通信技术，操作和维护能力信息组织和开发能力，使他们成为新档案工作人员，并采取有效措施，为档案的才艺表演，创造一个良好的环境，使知识在档案管理方面扮演重要角色。社区办公室应积极提供必要的条件，定期培训档案管理人员，提高档案业务知识和业务技能可以，它可以适应社会档案管理要求，确保社区档案工作总是能为社会提供最好的服务［3］。

4 结语

通过做好社区档案工作，可以推进了社区的建设和发展。提高社区档案管理水平，是社区各项工作发展的基础和进步的动力。我们应当加强对社区档案工作的管理，把社区档案工作做得更好，努力为和谐社区建设提供有效的服务，推动社区各项工作向更高层次发展。

参考文献

［1］ 齐红晶.社区档案管理工作探析［J］.黑龙江档案:2011（01）.

［2］ 刘平,韩宏.建立保障体系破解社区档案管理难题［J］.业务研究:第一期.

［3］ 王铁男.提升社区档案管理水平的有效策略［J］.经验交流:2011（02）