现代档案信息化建设探究

摘要：随着现代科学技术在档案管理工作中的广泛应用，计算机已经成为档案部门最为常见的工作工具和管理手段。档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其它信息，从而在信息领域有其特殊的地位。下文我们先介绍档案信息化建设的基本过程，再了解档案信息化建设的意义，最后探究如何加强档案的信息化建设。

关键词：档案管理；档案信息化

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

1.档案信息化建设的基本过程

现代档案信息化建设应从基本做起，根据实际情况进行档案信息化建设，应该以网络化管理为基础，以档案信息资源为核心，借助政务信息网，拉动网络建设，加强文档一体化、馆室一体化管理，努力使综合档案馆文件级目录数据库的建设得到有效的落实，给档案信息化产业提供良好的基础和条件。

1.1收集档案的过程

想将档案的收集对象进一步扩大，除了向法定的档案形成部门，还要向非法定的信息收藏与研究部门进行收集，别外还应向个人进行收集；为了将档案收集范围进一步扩大，收集文书档案的同时，还应收集其它门类的档案。另外，在进行档案的收集的时候，应注意对地方特色档案信息资源的收集，以补充馆藏档案信息资源的不足，不断优化和调整馆藏结构，和进一步丰富和补充馆藏信息资源。收集档案可以为档案高质量的档案信息服务提供坚实的数据基础，它是一项长期而艰巨的工作。只有认真做好档案的收集，才能使档案馆服务社会走向多样化和时代化，实现档案工作服务渠道的拓宽。

1.2管理档案的过程

数据库系统的重中之重是建立全文存储的档案。要实现有效的档案信息系统，使档案信息系统发挥其实用价值，重点要做到积累起足够多的数字化档案信息。只有形成相对大的数字化档案数据库，不断丰富信息数据——数字化档案，才能发挥档案信息系统的实用功能。实现计算机联网以利用信息技术来管理档案，通过互联网实现档案目录检索，在一定的权限范围内全文浏览档案，尽可能满足社会各阶层的需求。

1.3利用档案的过程

为社会各个阶层提供具有价值的信息资源是建设档案信息化的主要目标，所以不仅要对档案信息资源收集和保管，最重要的是如何运用这些档案信息资源，认真分类、提取、加工、整理档案信息资源，科学分类、排列、索引和编研档案，使馆藏的档案信息资源得到最有效的利用。

1.4档案管理软件的开发

现代多数采用网络办公，会产生大量的电子文件，因此制定前端控制战略和文件、档案一体化管理模型，建立新型的档案安全保障系统是十分必要的。

2.档案信息化建设的意义

档案管理的信息化建设可以为管理人员、职能部门及公司带来不可估计的好处和收益。

2.1对于管理人员的意义

2.1.1给档案管理者节省时间

管理人员一般都是通过手工对档案进行收集、整编和管理，以便于给单位有效利用档案，因此档案的管理所产生的工作量很大，以至于管理人员效率很低，浪费了不少时间和精力。但如果实现了档案管理的信息化，管理人员可以通过信息系统对档案实现自动化和网络化和管理。仅需要短时间的一次性输入数据，就可以多次反复利用，还可以打印各类报表，对档案的信息进行自动统计，有效地提高了档案管理人员的效率。

2.1.2为检索查询提供方便

实现档案管理的信息化后，只需要利用网络就可以立刻实现检索和查询，在时间和空间上为信息查询提供便利。档案的信息化系统查询分为模糊查询、组合查询、分类查询，管理人员可以自行选取最优的查询方法，在档案库中快速筛选出需要的信息。与此同时，公司内部的工作人员，可以自行根据档案管理的权限从互联网上查询所需要的档案信息，这样可以有效地减轻档案工作人员的负担。

2.1.3档案的查借阅工作变得可控

在过去，查阅档案多以人工为主，浪费时间的同时容易出现错误，档案管理实现信息自动化后，可以利用计算机管理进行档案信息的筛选查询，操作简易，与此同时系统会自动生成催还记录，为逾期不还的借阅者提供催还途径。

2.2对于职能部门的意义

2.2.1提高部门的工作效率

一旦实现档案管理的信息化，部门管理人员可摆脱繁重的手工劳动，工作员工不再需要重复单调枯燥的打字录入和档案保管工作，便于更好的收集和编制档案，将职能部门的工作效率提高一个层次。

2.2.2提高部门的技术水平

企业发展的大方向是实现信息化和数字化。因此每个部门都应该从信息化方面投入更多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和同行业公司进行竞争，以适应日新月异的外部环境，在竞争中生存下来。

2.2.3使档案的收集工作更为便利

管理人员在档案的收集付出了很多精力；档案的分类、整编也需要付出很多精力，如若没有一个好的管理手段，就不可能有系统地进行档案的收集和整编。

2.3对于公司的意义

2.3.1更好的收集和管理档案

档案是立档单位为了适应职能运行需要而产生，它是历史活动的原始记录，对单位具有保存价值的文件与材料都进行依法归档的。一般来说，每年大型的企业和事业单位都会产生很多档案资料，其中内容包括合同、文档和科技等多种重要信息，这些信息都真实地记载着企业和单位的发展历程，对企业的发展有着不可磨灭的借鉴作用。因此当企业实行档案信息化管理，可以更好地收集和管理企业的信息资源。

2.3.2方便二次利用、提高利用率

一般来说，企业单位形成的档案花费一年的时候才可以完整地有效整理，然后在实际操作中，当年的档案需要二次或者多次利用，如果隔年才整理完毕，这就会在一定程度上影响档案的利用效率；与此同时，对于已整理完毕的的档案，利用起来会有一定的麻烦。具体步骤是先登记，然后在繁多的档案中查找，在此过程中，档案可能会遭到损坏，并且在同一时期，同一份档案不能多人借阅，使档案的利用率下降，但如果成功地建设了档案的信息化，档案信息可以在内部网上共享，大大地提高了档案的利用效率，为企业员工带来更多便利。

2.3.3帮助解决档案损坏丢失的问题

传统的手工归档工作，在收集档案以及借阅者进行实体借阅时，都有可能会给企业的重要档案造成损坏和丢失。而实现了档案的信息化管理后，不再需要直接接触实体档案，可以保证许多重要档案的完整。

3.如何加强档案管理信息化

3.1增强档案管理现代化意识

档案管理现代化的宗旨是管理观念现代化。管理思想的现代化的首要原则是档案管理现代化。如果档案工作人员没有现代化意识，将会阻碍档案管理现代化的发展。没有实行档案管理现代化，即便拥有先进的档案保护和管理设施，也算不上实现了档案管理现代化。因此档案管理人员要时刻谨记注意利用科技的进步和科学的管理，建立顺应时代潮流的档案管理系统，摆脱封闭陈旧的思想，变被动进行档案管理为主动服务，使档案工作更好适应企业和社会经济发展的需要。

3.2加快硬件设施建设

企业要注意加快实现信息化管理设备的建设，对于信息化管理所需要的计算机等办公设备，要注意及时更新配备。在档案的信息化管理中充分发挥现代科技、缩微技术，还要加速研制实用、通用的管理软件，只有这样才能跟上时代的潮流，实现企业的档案信息数字化处理。因此，企业和事业单位应该加大对档案管理的财政投入的力度，努力提升档案部门的工作水平。另外，档案部门工作人员要不断提升自身素质，注意充分利用现存档案资源的优势，挖掘档案的潜力，帮助将有效档案的潜在价值转化为企业的经济利益。

3.3建立规范的管理机制

为了明晰各方的责任，保障档案系统和数据库的安全运行，在进行档案信息化建设中，要根据实际情况，规范管理机制，不断更新档案管理制度，改善管理制度的不足。档案管理部门应注意及时更新管理制度以适应信息化建设。可以通过健全和提升档案管理业务流程和技术规范，将电子档案工作环节及步骤细化；另外还可以通过制定必要的安全措施，对电子文件和电子档案，要特别注意确保它们的安全性与完整性。

3.4统一档案管理标准

档案信息化建设的重要基础是实现管理标准的规范化。档案管理标准化可以衡量工作效率高低，包括档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等内容。如果这些标准没有得到严格的规范，就不能监理档案数据库中的信息资源。

4.总结语

总而言之，创新企业档案的管理，实现档案管理的现代信息化，切实管好用好企业的档案，对增强企业整体竞争能力，挖掘企业生产潜能，提高企业现代化管理水平，具有不可估量的现实意义。

参考文献：

[1]许雷雷，信息化在档案工作中的应用，《信息技术与信息化》，2007年04期.

[2]刘瑛，档案信息化建设的意义和策略，《大连大学学报》，2012年03期.

[3]李香仙，人事档案管理发展方向的探索，《中国新技术新产品》，2012年13期.