加强图书馆档案管理工作促进图书馆事业发展

摘 要：图书馆档案管理工作是全面反映图书馆借阅记录等的重要手段，在图书馆的发展过程中起着非常重要的作用，只有不断提升图书馆管理水平，才能促进图书馆事业的全面可持续发展。在目前图书馆档案管理过程中，只有不断地健全图书馆档案管理的规章制度，加快图书馆档案管理的信息化脚步，才能促进图书馆事业的提升发展。

关键词：图书馆;档案管理;事业发展

中图分类号：G258.2 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-11-00-02

一、档案管理的内容、性质和特点

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理;二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息管理。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容。通过档案资源建设来建立科学合理的资源体系，是对管理中各项工作记录的科学合理的管理，同时也是档案现代化管理的基础。档案信息组织是对档案中包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发和利用，它是为管理工作服务并对促进管理工作的改进提供一手材料。

就图书馆来说，档案管理是管理工作的一部分，又是图书馆各项管理工作的组成部分，如设备管理档案是设备管理的一部分;人事档案是人事管理的一部分;行政管理档案是行政管理的一部分;技术档案是技术设备管理的一部分。档案管理工作包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。因为档案具有原始纪录性的特点，所以档案管理具有档案资源积累过程的缓慢性和档案管理活动对档案形成者的依附性及档案管理工作对社会的相对保密性。

二、图书馆档案管理的重要意义

图书馆档案管理工作是图书馆提供的文件、图片、音像等服务的记录，档案不仅记载着图书馆的办馆历史，而且记载着图书馆的基础业务、读者服务、现代化建设的发展过程。

（一）档案管理可以全面记录图书馆的工作。档案管理不仅针对与图书馆提供的文件、图片、音像、书籍等公共服务的记载与记录，同时也详细记录着图书馆自身的党建工作、财务工作、设备情况、基建及后勤档案等。由此可见，图书馆的档案管理工作，不仅仅针对业务管理，同时也是对图书馆自身管理的集中反映，档案管理全面记录了图书馆的各项工作和成果，是全面反映图书馆情况的真实而宝贵的资料。

（二）档案管理可以指导未来工作的科学规划。每个档案卷宗中所存在的信息是静止的，但图书馆作为一个整体，其档案资料所反映的工作内容之间必然存在着必然联系，这种联系体现在一定的历史时期内图书馆工作的总体规律性。在图书馆档案管理工作当中，通过不断翻阅资料和总结记录，可以总结出图书馆管理工作的一些规律性的东西，这些规律可以直接引用到图书馆档案管理工作当中，还可以为图书馆未来的工作计划与安排提供一种切实可行的参考价值，有助于图书馆在制定规划的时候，能够保证规划具备一定的科学性。

三、图书馆档案管理工作中存在的问题

在现在图书馆档案管理工作中存在着很多问题，这些问题主要表现为：

（一）对档案重视不够意识淡薄。在图书馆档案管理过程中，工作人员档案意识淡薄，对档案重视程度不够，在整理档案工作的过程中，态度不认真，造成档案丢失，档案分类不统一，给后期查阅档案带来了很多难题。

（二）档案类型比较单一亟待丰富。在图书馆档案收藏中，图书馆馆藏书籍的档案占着非常大的比重，而关于图书馆业务的档案只占据着非常小的比重，另外在图书馆档案管理中，纸质档案的比重比较大，其他类型的档案，尤其是电子档案的比重比较小，从整体上来看，档案类型比较单一，内容亟待丰富。

（三）档案现代化程度比较低共享困难。图书馆现代化进程的发展比较快，国外一些大型图书馆已经实现了数字化与自动化的进程，很多图书馆建立了电子图书馆，并实现了图书资源网上共享。相比之下，国内大部分图书馆的现代化程度仍然比较低，尤其是一些公共图书馆在基础设施建设方面，存在着滞后性，一些图书馆虽然配备有档案管理软件，但计算机管理的水平比较低。

（四）在档案管理中存在重藏轻用。图书馆在档案管理中，虽然通过一些规章制度和工作程序，保证了图书收藏的有条不紊，很好地实现了图书的收藏。但在档案管理工作中，明显存在着“重藏轻用”的情况，重视档案的整理与保管，却轻视了档案的利用与开发。档案过多得被使用在查阅、记录、复制等工作中，没有重视档案的再次开发与利用，档案的信息价值无从体现。

四、加强图书馆档案管理促进图书馆事业发展

（一）健全图书馆档案管理规章制定。周密而实用的图书馆档案管理的规章制定，是图书馆档案管理的前提条件，因此在图书馆档案管理过程中，应该不断健图书馆档案管理的规章制度，并制定严格地档案保密制度、档案借阅制度以及保证文件材料归档完整、准确、系统在内的制度体系，这样有利于图书馆档案管理工作的有章可循和有的放矢。

（二）丰富馆藏档案内容。图书馆在档案内容上，要根据自身的实际情况，结合工作实际需求，尽可能地丰富档案内容，在重视文字历史等馆藏资料的同时，不断开发开拓业务档案资料的整理，尽可能地让档案管理全面反映图书馆的真实全部。在重视纸质资料的整理与收录的同时，还应该重视非纸质资料的收集与整理，包括音像、图片、实物等资料，保持不同档案内容的种类及比重，丰富图书馆的档案收藏工作。

另外，图书馆还可以通过募捐或者号召等方式，向广大市民征集遗落在民间的珍贵资料，来充实图书馆的档案管理工作。

（三）加强档案资源的特色化建设。在图书馆档案的管理建设中，要不断加强特色化建设，对一些利用率高、数量大的档案，尽可能地形成专题档案，将他们集中起来，更好地为翻阅者等服务。同时将一些内容相似或相同的动态信息进行整理汇总，全面收集该类事件的档案，形成特色专题，突出档案管理的系统性。

（四）不断完善档案数字化建设。随着计算机技术的不断发展，档案管理工作已从纸质管理演变为计算机信息化管理层面上来了。图书馆要不断提升档案管理的水平，对档案信息进行数字化处理并建立一定的数据库，并根据图书馆自身情况，构建档案信息资源共享的互动环境，提高档案的利用价值。

（五）加强档案信息的开发利用。对档案的利用不能仅仅停留在查阅、抄录、复制等浅层利用上，而应该重视档案资料信息的深层次价值，不断开发与利用档案资料，通过档案资料的研究与开发，编制综述、述评、专题报道等，从事对档案内容进行浓缩型的揭示与报道。

图书馆档案的开发和利用，就是对图书馆档案信息进行加工、整理并将储存于档案中有价值的、适应高校发展需要的各种知识、信息充分挖掘出来，并使之有序化、系统化，最大限度的为广大师生所用，以提升高校档案信息利用效能的一种信息整理和传递的过程。开发档案信息资源，是高校档案工作的根本目的，同时也是衡量高校档案管理工作的业务水平和工作成效的主要标志。图书馆档案管理的主要目的是为了科学的开发和有效的利用档案信息资源，使图书馆档案发挥其应有的社会效益和经济效益。档案信息的开发与利用工作是高校档案管理工作中最富有活力的环节，做好档案信息利用工作是带动整个高校档案管理工作发展的关键步骤，促进档案工作由被动变主动，做好做活信息服务，充分利用和发挥档案信息资源的实用价值作用，更好地为高校图书馆的发展和学校科研服务。

五、总结

图书馆档案管理是图书馆各项工作的综合展示，因此在档案管理过程中，要查找出管理漏洞与弊端，不断结合实际情况，进行管理制度、管理方式、管理模式等层面的改进，提高档案管理的水平和利用率。

参考文献：

[1]欧阳宏，试论图书馆档案管理工作的创新与发展[J];晋图学刊;2003年03期

[2]孔繁青，图书馆应加强档案管理工作[J];北京档案;2006年08期

[3]江冰，试论高校图书馆的档案管理工作[J];科技信息（科学教研）;2007年22期