基层医院档案管理改进与提升的思考

摘要：本文就基层医院档案管理在医院总体建设中的作用及功能进行了探讨，并针对大型医院档案“高、大、上”的管理模式，提出适合基层医院“小而精”的分散又集中的管理方式，同时对该模式在基层医院建设中的支撑作用进行了说明，对将来逐步建立现代化的档案管理模式并实现信息化管理提出了一些粗浅的见解。

关键词：基层医院 档案管理 改进与提升

医院档案是医院信息的重要载体，是医院管理工作的一部分，科学规范地管理好本单位档案，对资源的开发和利用起着重要作用，对医院的生存与发展至关重要，同时，也是一个考核医院业绩与管理水平的重要尺度。但由于档案工作的结果不能产生直接经济效益，在以医疗救治为主要职能的医疗单位属非主流工作，加上相当一部分职工档案意识薄弱，认识不到档案是一种宝贵的信息资源，从而使基层医院档案工作的开展产生了局限性，致使档案管理弱化，管理手段单一，其结果是管理水平始终没有向上提升的空间。

一、医院档案管理的基本职能

医院档案的基本职能是负责医疗单位在重要的工作和活动中产生的具有保存价值的材料的归档管理工作。它涵盖了医院党政、医疗、科研、基建、设备、人事等多方面的信息。当前，很多大型医院在其雄厚的经济和技术实力支撑下，无论在人员组成、办公环境等方面都极具现代化优势，档案管理工作全面实现了科学化、规范化、信息化管理。电子数据的共享为医院管理者和决策者们开发利用档案资源提供了便捷的途径。反观基层医院档案管理却大都是在专业人员少、技术平台简易、工作环境一般等情况下进行着传统的“封闭型”和“保管型”的管理，加上人员档案意识及管理水平等各方面因素的制约，很难体现出档案资源在医院发展改革中的地位和作用。

基层医院麻雀虽小，五脏俱全，在其发展运行过程中仍然产生了具有医疗行业特点的各种门类的档案。诸如病历档案、医疗器械档案、文书档案以及人事档案等，它们是医院重要的信息资源，也是一种无形的财富。所以，基层医院的档案管理工作既要坚持门类齐全，满足需求，又要因地制宜适应客观条件的限制，找出一种适合本单位特点的灵活机动的管理方式，而采取既分散又集中的简约化、扁平化的管理模式不失为一种简单有效的方法。

二、基层医院档案管理的重点

基层医院的档案管理，首先要建立科学有序的档案管理体系和完备的规章制度，树立开放的理念和创新观念，明确档案管理思路，根据各职能科室的分工着手建立一套完善的档案管理三级网络管理模式（见图1）。

三、建立有效的管理措施

（一）收集资料

扩大档案材料的收集范围，对专、兼职档案员进行专业培训，利用档案知识做好档案材料的收集与鉴定工作，去糟取精，剔除重复及无用的文件，以保证档案材料的实用价值，同时防止重要材料的流失。

（二）建立索引

在计算机已普及的情况下利用现有的条件进行计算机录入、编目、检索、统计、借阅等工作，改变传统的手工操作，提高效率，为档案工作日后的平稳延续打好基础。如医院已建立自身局域网，可以将档案目录和部分内容上传，利用网络系统加强各部门间及兼职档案员的联系，及时沟通档案信息，初步实现资源共享，提高管理水平。

（三）科学存放

根据各部门档案利用规律，对案卷进行分门别类式存放，定时对超期保存的档案资料及时进行注册销毁，确保案卷的实用价值。

（四）改善环境

大部分基层单位档案室硬件设施不完备，库房不足，分散保管，其后果是加重了环境因素对档案造成的损毁，减少了档案的寿命。所以，这就要求档案人员要大力宣传《档案法》，使医院领导及干部职工都充分认识档案工作的重要性，从而在物质、人员及技术上给予档案工作大力支持。

（五）稳定队伍

基层医院的档案管理人员多为兼职，且流动性很大，带来的后果必然是责任心不强，这于对维护档案资料的安全完整十分不利。要解决这个问题，就要求院领导重视档案人员的队伍建设。一方面，要正确认识档案管理人员岗位的重要性，纠正“什么人都能干”的偏见；另一方面，把档案管理队伍建设作为医院发展的战略性基础工程来抓，制定科学的建设规划，确保档案管理队伍的后备力量充足。

四、发挥档案管理对医院建设的支撑作用

医院档案包括文书档案、科技档案、人事档案、基建档案、会计档案等，还有各种专门的特殊档案，如病历档案、公费医疗档案和医疗器械档案等。它涵盖了医院医疗及管理活动的所有临床及职能部门，它是医院信息建设的重要资源，加强对这一信息资源的规范化管理，对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。

（一）医院文书档案，成为医院领导决策的依据

基层医院文书档案是医院长期以来各项活动的真实记录，是原始的和唯一的信息资源，是医院领导进行决策处理问题时最为重要的依据之一。领导在处理问题、谋划工作时常常借鉴医院的档案资料寻找可行的道路。

（二）病历档案是维护医患双方利益的法律依据

病历档案是医务人员对患者诊疗过程的全面记录的医学文件，是进行临床诊疗、教学科研、医疗技术鉴定的重要资料。随着医疗法律法规的不断完善，其在处理医患纠纷、伤残事故等方面有一定的法律效用。基层医院病案室的信息资源虽然在科研教学以及解决疑难杂症上无法与大型医院匹敌，但随着医疗卫生体制改革全面展开，它将在开展社区卫生服务方面发挥重要的作用。因此，提高病案的书写质量，加强病案书写规范化培训，让医务人员从思想上予以重视，从而达到提高医院医疗水平、增强综合实力的目的。

（三）人事档案管理要规范化、制度化

人事档案在基层医院的档案管理中也占有很大的比重，它对医院在人才管理方面起着非常重要的作用。它是医院领导全面考察了解并正确使用员工的重要依据，因此，对它的管理要更加规范化、制度化，在材料的收集上要及时、完整、鉴别上做到去伪存真，确保材料的真实性，在材料的归档中要分类准确，装订整齐，依照制度传递、查阅，档案人员注意档案的保密性和安全性。为加快人事档案的现代化进程，档案管理人员要通过计算机建立起个人信息微机检索，最大限度地为医院人事管理服务。

（四）加强基层医院档案管理人员的素质培养

加强对档案管理人员的素质培训，使其熟悉档案工作的各个环节和基本要求，充分发挥他们的积极性和创造性，抛弃“守好摊、不丢失、不泄密、能应付外调查档”的陈旧管理思想，争取机会到大型医院档案管理部门参观学习，开阔眼界，了解本专业最新动态，积极探索新的管理模式，使档案工作向着更科学、更实用、更规范的方向发展。

五、建议

科学有效地档案管理是一项长期和复杂的系统工程，其目的就是让档案资料能够得到最充分有效地利用，更好地为医疗卫生事业服务。基层医院目前尚不具备搞大型医院那种“高、大、上”的管理模式，但在际工作中仍然要根据现有条件建立一套灵活、机动的管理方法来实现档案管理的职能，满足医院的实际需求。在此情况下，采取既集中又分散的管理方式不失为一种高效便捷的管理方法。同时，随着现代化科学技术的飞速发展，档案载体呈现出多样化，这对档案工作保管技术也提出了新的要求，逐步建立电子档案和管理流程模式也势在必行，从长远来看，实现信息化管理，这是保证档案管理水平提升的关键所在。

参考文献：

[1] 陈建敏.军队地籍档案管理工作初探[J]，北京档案，2016（2）29- 30.