会计软件操作中的熟巧准

[摘要] 专业证书是专业知识和专业技能的象征，是打开职业大门的金钥匙。会计软件的操作关键在于：熟悉软件的运行环境、熟悉软件的操作流程；了解各软件模块的功能、掌握各软件模块的操作技巧；懂得各软件模块的关联，能够快速得出准确的会计信息。

[关键词] 会计技能 软件操作 技能 熟巧准

专业证书是专业知识和专业技能的象征，是打开职业大门的金钥匙。要获取会计从业资格证书、会计电算化等级证书和会计软件应用能力证书，除了要具备相应的理论知识外，还需要具备主流会计软件的操作技能，通过理论和实操双重考试。会计软件操作关键在于：熟悉软件的运行环境、熟悉软件的操作流程；掌握各软件模块的操作技巧；理解各软件模块的功能、懂得软件模块与模块的关联，能够及时得到准确的会计信息。

一、会计软件的运行环境

会计软件能否正常运行取决于会计软件的运行环境是否满足其运行要求。

1.硬件基本配置:915主板（自带声卡、网卡）/P4 506 3.G CPU/512M DDR400内存/80G 7200转SATA硬盘/ATI X300 128M PCI-E显卡/BENQCombo光驱/17寸彩显/光电鼠标/键盘/软驱/南京远志保护卡（还原大师6.02版）。

2.软件环境。以金蝶K/3为例，其软件运行环境除IIS、IE6及SQL Server 之外，不同部件还有其具体要求。

（1）金蝶 K/3 数据服务部件、中间层服务部件

①操作系统。支持Windows 2000 Server 简体中文\繁体中文\英文版；Windows 2000 Advanced Server 简体中文\繁体中文\英文版；Windows Server 2003 Enterprise 简体中文\繁体中文\英文版。Windows 2000 Professional 简体中文\繁体中文\英文版，Windows XP Professional 简体中文\繁体中文\英文版等操作系统均不属于服务器类操作系统，不推荐安装、使用金蝶 K/3 数据服务部件和中间层服务部件。

②基础软件。需要安装Microsoft SQL Server 2000 中文版；还需要安装：MicrosoftData Accesee Componnents2.8、Microsoft Net 框架软件包1.1、Sentinel System Driver5.41.0组件。

（2）金蝶 K/3 客户端部件

①操作系统。支持Windows 98（以及2222A版）简体中文\英文版；Windows 2000 Professional 简体中文\繁体中文\英文版；Windows XP Professional 简体中文\繁体中文\英文版。Windows 2000 Server 简体中文\繁体中文\英文版，Windows 2000 Advanced Server 简体中文\繁体中文\英文版，Windows Server 2003 Enterprise 简体中文\繁体中文\英文版等操作系统属于服务器类操作系统，不推荐安装、使用金蝶K/3客户端部件。

②基础软件。需要安装：Microsoft Data Accesee Componnents2.8以及Adobe SVG Viewer3.0。

③特别设置。金蝶K/3客户端必须启用分布式COM（E），启用COM Internet服务，否则不能正常调用中间层部件。操作方法是：控制面板=》组件服务=》计算机=》我的电脑属性（右击我的电脑选取属性打开我的电脑属性设定窗口）=》选取“默认属性”页签，在启用分布式COM（E）和启用COM Internet服务两个选项的复选框前打上对勾。

二、软件的操作流程

软件的操作流程指的是软件各模块、模块内操作内容的先后顺序。以用友U8-861总账模块为例，软件整体处理流程为：

1.以系统管理员admin的身份登录U8系统管理模块，完成账套文件的建立、操作员的增加及其角色确认和权限划分；

2.以账套主管的身份进入U8企业应用平台，完成模块启用、基础档案设置，以及余额录入等账套初始化设置;不具备反启用账套功能的软件，启用账套前切记先备份账套资料。

3.分别以制单员、审核员、记账员的身份进入U8企业应用平台，完成凭证的制单、审核和过账;切记制单和审核不能由同一个操作员完成。

4.以账套主管的身份进入U8企业应用平台，结束账务完成报表的编制和报送。

操作流程具体到某一模块又有正向流程和逆向流程之分，比如总账处理，其正向流程为：总账初始化设置=》填制凭证=》审核凭证=》记账=》自动转账=》对账=》结账；当结账后发生因制单引起账务记录错误时，其逆向流程则为：反结账=》恢复记账前状态=》取消凭证审核=》凭证的修改或删除，然后再次审核凭证=》记账=》结账=》编制会计报表。

熟悉软件的操作流程可以使我们在工作中事半功倍、少走许多弯路。比如，在固定资产核算模块的操作中，业务设置包括资产类别、部门及对应科目、增减方式等内容，这些内容的设置显然要受到公共设置中部门、会计科目设置状况的影响。又如，固定资产卡片处理中，卡片项目、卡片样式、卡片管理，也需要遵循相应的流程；在固定资产业务处理中，如果采用平均年限法提取折旧，在提取折旧前就不宜处理固定资产的减少业务。总账期末自动转账中汇兑损益结转要先于期间损益结转，而且要在汇兑损益结转生成的凭证完成审核和过账后再进行期间损益结转，以保证会计信息的完整正确。

三、软件的操作技巧

会计软件的操作技巧主要体现在功能键的灵活应用。这里仍以用友U8为例，常用的快捷键或功能键有：

F1--在线帮助。在软件操作的任界面均能激活，为操作者提供及时服务-即时提供操作引导，是软件操作者最直接的老师；

F2--参照（光标所在字段的参照）；

F3--查询（在账表及列表中调出查询条件窗）；

F5--增加（新增一张凭证或单据）；

F6--保存（保存单据、凭证或账表格式）； 4{H

F7--会计日历；

F8--成批修改；

F9--计算器；

F10-激活菜单；

F11-记事本；

F12-显示命令窗；

Ctrl+F3--定位（用于单据、列表和报表界面）；

Tab--同一操作窗口不同操作区的切换，比之鼠标要方便快捷得多（同一操作窗口相同操作区不同内容的切换使用方向键）；

Ctrl+方向键--在单据设置中可以微量调节表头项目在单据中的位置；

Shift+方向键--在单据设置中可以微量调节表头项目在宽度和高度；

“-”负号--如果借贷标志不能改变，余额可以用“-”符号表示；

Ctrl+H--激活恢复记账前状态；

Ctrl+shift+F6--取消结账;

此外，在凭证处理时：F3--参照；F11--原币、汇率、本币换算，空格--改变金额方向；“=”--借贷平衡；负号--红蓝字切换。

在金蝶等其他软件上也有类似的快捷键或功能键，比如金蝶软件：F1--帮助；F7--万能获取键（用来提取存放在软件里的信息，比如会计科目，摘要等等）；F5--凭证录入时增加；F6--凭证录入时保存；F11--计算器；F12--计算结果回填;CTRL+F7自动平衡平整的借贷关系；Ctrl+F9--出纳系统反扎账;Ctrl+F11--反过账（如果凭证过账后发现凭证输入错误可以通过此快捷键反过账后修改）；Ctrl+F12--反结账（结账后发现上期录入错误，可以通过此功能，一般结合反过账一起使用）；小键盘“..”--自动复制上条凭证分录摘要（按“//”可复制第一条摘要）；已录入的金额转换方向，按“空格”键即可；若要输入负金额，在录入数字后再输入“-”号即可。

四、会计信息的及时准确

会计软件的功能随计算机技术的进步及电算化的普及，变得越来越大、越来越完善。受人力、财力、物力的影响，会计单位购买的可能是某一品牌会计软件的全部，也可能是其中的某一部分，比如总账系统（含报表系统）/ 薪资管理/ 固定资产/ 应收应付等。完整使用会计软件的所有模块，综合使用其中的几个模块或者单独使用其中的某一模块，均可以获得各自所需要的会计信息。

由于会计软件在处理会计业务时已经程序化，影响会计信息及时准确的因素表现为：

1.初始设置是否正确。包括：初始信息是否与本单位相吻合，是否完整；该启用的模块是否已经启用，不该启用的模块是否被启用了；公共设置的内容是否齐全；关联模块的初始信息是否一致，如启用时间和会计期。

2.人工录入的基础资料是否准确。比如凭证录入时，使用的会计科目、记录的借贷方向和金额（数量、项目）等是否正确。

3.处理的流程是否符合制度。比如前述固定资产折旧，如果采用平均年限法提取折旧，在提取折旧前就不宜处理固定资产的减少业务，因为本月减少的固定资产本月继提折旧下月才停提折旧；采用工作量法计提折旧，其工作量是否已经先行录入。

4.系统是否稳定，是否受到病毒的侵害。安装杀毒软件，安装网络防火墙；配备不间断电源；经常性地备份账务资料。

5.制度是否健全、管理是否严密。账套管理要职责分明、权限分明，允许一人多岗或一岗多人，但各人的密码要保管好。设置的密码要不易被人破解，切忌合用登录密码。