人事档案管理的创新内涵与途径

[摘 要]档案工作创新必须经观念创新为先导,以管理创新为基础,以服务创新为主线,以机制创新为动力,遵循档案工作规律,才能在新的历史条件下求创新求发展。

[关键词]档案工作;创新;途径

创新是一个国家和民族进步的灵魂,也是我们档案事业兴旺发达的不竭动力。创新意识它不仅影响档案事业生存质量,也代表档案事业发展的方向。因此,在新的形势下,档案工作者如何创新,怎样创新,这就是我们必须研究解决的重要课题。

一、人事档案工作创新的内涵

1.人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性。市场经济的建立,产生了多种经济组织形式,这有利于人的吸纳、流动,但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞,新型人事管理制度如人事制应运而生,人事管理就成了一种社会化的活动,因此,作为人事管理重要组成部分的人事档案工作,也必然具有这种社会化的性质。

2.人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性,决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。

3.利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人才,无论是外资、合资、国有企业招聘的管理人才、技术人才,选拔合格或优秀人才,还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业,都不会忽略人事档案的利用。

4.人事档案管理方式和服务方式的开放性。市场经济的建立,减弱了人事档案政治化、神秘化的程度,与此同时,信息技术和因特网的飞速发展,改变了人事档案管理和服务方式,可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案,还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网,采用网络化管理和服务方式,使人事档案管理部门与外界的人才信息交流,由单一的途径变为开放式的交流模式。

二、人事档案工作创新的意义

在中国,人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如果建立人事档案社会化开放式管理模式,每个人是社会人而不只是单位人,每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理,与户籍制度、人事制度协调运行,那么许多问题都会迎刃而解。可见,在社会主义市场经济条件下,建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的。

三、人事档案工作创新的途径

1.传统模式中,人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理,比较封闭和内向,在过去人事管理中起到了重要作用,在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式,而应更新、改革旧的模式、建立新的模式,是对现代人事档案管理模式的补充。这两种管理模式处于并存发展阶段,各有利弊。

2.思想观念上创新。观念的文学含义是:客观事物在大脑里留下的概括的形象。观念创新也是思想意识的创新。首先要解放思想,转变观念,进一步增强创新意识。首先,要充分认训依靠创新发展档案事业的重要意义,要彻底摒弃和摆脱过去传统的与现实不相适应的管理模式和思维方式的束缚,在思想上创新。其次,要站在时展的前沿,用战略的眼光去认识创新,不创新就不能发展,不创新就不能生存,寻找出存在价值的支点,再认识的创新。再次,要有创新的思维理念与分析问题,善于捕捉新经济时代的发展动态,领会其内涵,汲取营养,借助学科间的相容性,完善发展自我,在思维上创新。

3.在利用方式方法创新。在新时期特定的条件下,档案服务工作必须有所创新。一是服务职能的创新,由单纯的保管型向利用型转变,实现规范服务;二是在服务主体上创新,由封闭型向开放型转变,将单纯服务对象变成面向全社会服务;三是在服务方式上创新,由实体型向信息型转变,把提供档案实体,变为提炼加工后的“精品”信息,深层次开发,高层次提供利用;四是在服务手段上创新,由手工型向技术型转变;五是在服力环境上创新,由行政型向法制型转变,把行政型为变为法律行为,把行政管理方法变为法律制约,真正做到依法遵章服务;六是在服务质量上创新,由合格型向优质型转变;七是在服务条件上创新,由滞后型向超前型转变,要有超前意识;八是在服务群体合作上创新,加强馆际交流与协作服务多元化。

4.应用现代技术上创新。一是没载体、不同种类的档案要分别立卷,分别保管,分类检索;同样内容、不同载体的档案可立双套卷,彼此备份说明和检索路径。二是纸质档案和特殊载体档案要依据其性能和保管期限的不同进行分库保管,并定期对其存储内容进行检查鉴定。三是要建立安全的数据库,将文件的形成、档案的存储、分类编目、主题词标引和利用等工作在计算机上进行,档案已建成的数据,以便减少馆(室)重复。四是有条件的地区和部门要利用计算机技术 和网络系统,建立局域网和系统网。五是要积极引导广大利用者利用电子文件和上网查档,最大限度地减少重要档案原件的利用率。

5.以人为本,在人才培养上创新。人是工作中最积极、最活跃的因素,只有人的素质提高了,工作才能做好。要结合新形势、新特点、新任务培养创新型人才,首先要进行知识更新和创新。知识创新是工作创新的基础,也是事业发展的动力,只有知识创新才能跟上时展的步伐。

6.在机制上创新。机制是制约工作开展的关键因素,档案工作创新,必须在机制上进行创新。要积极研究和探索新形势下档案工作的特点和规律,用以调动激励档案工作者的积极性和创造性;建立以工作目标管理为中心的考核机制,用以评定工作质量和完成情况;建立工作规程管理机制,明确工作纪律,规范工作行为;建立工作保障机制,提供必要条件,确保任务实施;建立人才选拔、竞争上岗、提职晋级的竞争机制,确保优秀人才脱颖而出,优胜劣汰;建立档案科研、教育成果、评模评先的激励机制,对在档案科研工作中做出突出项献者给予物质上的奖励。