应用文格式亟待规范

【摘 要】本文研究了应用文格式乱象及其危害，并探求其成因和解决途径。

【关键词】应用文 格式 规范 教材

【中图分类号】G642 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2014）20-0089-02

笔者在教学中发现中职、高职《应用文写作》教材存在格式问题，这应当予以研究，以期规范格式、利于教育。

一 格式乱象及其分析

1.概念不明确

概念必须明确，但教材中概念不明确的现象并不鲜见。

第一，以“内容”为结构要素。某教材如是写：“调查报告一般由标题、内容和结尾三个部分组成。”内容是指事物内部所含的实质或意义，不能作为文章结构的组成部分。概念有误。

第二，问候语与祝颂语混用。“请柬的结尾要写上礼节性问候语，如‘致以――敬礼’等。”问候语是问好的话语，写在正文之前，而写在正文之后表示良好愿望的话语是祝颂语。概念混乱。

第三，结尾概念不明。A教材称：“合同结尾包括签订合同各方的名称、公章、法定地址、法定代表人的签名、电话号码、传真号……”B教材写道：“会议记录的结尾包括记录人签名、主持人签名。”C教材：“贺信结尾要写上祝愿的话。如‘此致――敬礼’等。”结尾是正文的结束部分，然而，A教材“结尾”的内涵被添加了诸多含义，B教材将签名称为“结尾”，C教材将祝颂语称为“结尾”。结尾为何物？

第四，落款概念不明。A教材道：“合同落款写明双方单位全称和法人姓名，以及当事人的地址、邮编、电话、图文传真、银行账号等……”B教材如是写：“计划的结构是：标题+正文+落款……落款包括署名和日期。”落款是在书画、书信、礼品等上面题上款和下款。应用文中的落款专指下款，即作者署名。A教材“落款”的内涵与外延均不明确，B教材的落款增添了新内涵“日期”。落款作何解？

2.格式的类似划分混乱

类似划分是指将事物整体分为部分或将事物按照一定次序排列。众所周知，一般应用文的正文部分由开头、主体和结尾三部分构成。但多部教材存在层次划分不当，以下举例评述。

第一，结尾与正文划分混乱。A教材道：“总结一般由标题、正文、结尾、落款组成。”B教材写：“倡议书一般由标题、称谓、正文、结尾、落款组成。”将结尾与正文划为一个层次，实属划分不当，因为正文包括结尾。

第二，正文与主体划分混乱。A教材写道：“毕业设计的主体由前言、正文……等组成。”此处主体包括正文，应当是正文包括主体。B教材称：“正文是计划的主要部分，包括任务、措施、步骤。”但任务、措施、步骤仅仅是计划的主体而非正文，正文包括主体而不等同于主体。

第三，前言与正文划分混乱。A教材称：“学术论文由标题……前言、正文……等部分组成……前言是论文正文的开头部分。”划分混乱且前后矛盾。应当是正文包括前言。B教材写道：“实习报告包括标题、前言、正文……”划分同样混乱。

第四，主体与标题划分混乱。A教材道：“计划的写法：标题、引言、主体……”B教材称：“经济信息的结构由标题、导语、主体……组成。”主体、引言或导语属于正文的构成要素，不能与标题列为同一个层次，而正文与标题方为同一层次。

第五，公文格式问题。现行党政机关公文格式，采用类似划分将公文整体分为部分并按照一定次序排列的形式。其第一层次将公文划分为版头、主体、版记三部分；第二层次对主体划分为标题、主送机关、正文等部分。虽然其未对正文作划分，但正文通常包括开头、主体、结尾，然而此“主体”非彼“主体”，一份公文必然在两个层次里出现主体概念。公文作为严肃庄重的文体，理当严谨周密、不存歧义。

3.同一教材对同一概念说法不一

A教材称：“启事的结构：标题+正文+落款+日期。”“声明的结构：标题+正文+落款……落款包括署名和日期。”B教材说：“合同落款写明双方单位全称和法人姓名，以及当事人的地址、邮编、电话、银行账号……”“条据的落款包括署名和日期两项。”两种教材解说落款前后不一，自相矛盾，令人困惑。

4.各教材格式不统一

第一，计划。A教材称：“计划的写法包括标题、引言、主体、落款。”B教材说：“计划的格式由标题、正文和落款组成。”

第二，求职信。A教材道：“求职信主要包括称呼、正文、结尾、署名、日期和附录共六个方面。”B教材称：“求职信一般包括标题、称呼、问候语、正文、联系方式、祝颂语、附件、落款八个部分。”

第三，申请书。A教材称：“申请书的格式写法：标题、称谓、正文、结尾。”B教材称：“申请书的结构由标题、受文对象、正文、结尾、附件、落款组成。”

以上众说纷纭，究竟该分几部分？不得而知。

二 格式混乱之危害

第一，学生难学。学生非但不能准确掌握基本概念和正确格式，还将深受不规范、非逻辑之浸染。

第二，教师难教。教师或产生困惑无所适从，或颇费口舌阻碍进度，影响教学不言而喻。

第三，阻碍应用文学科的健康发展。教材呈现不规范、非逻辑，编撰呈现各自为政、随意而为，于发展何利之有？

第四，损害学术风气。不严谨、不严肃乃至不负责尽数毕现，良好风气何以保障？

三 产生格式混乱之原因

第一，缺失统一的格式标准，错漏百出却无规范可循。

第二，编撰者囿于浮躁、功利、水平等，格式混乱在所难免。

第三，院校的教材审查环节断裂，使问题教材肆行校园。

第四，出版商编审失察，使问题教材出版、再版。

四 规范格式之途径与方法

第一，相关组织应当制定应用文格式标准，规范各文种的写法，使教材编撰有标准可依、有标准必依。

第二，出版商严肃出版，杜绝出版不规范教材，阻遏其流入校园。

第三，学校设立行之有效的教材审查制度，编撰教材、选用教材均应严肃对待，严格把关。

第四，编撰者严格自律，摒弃浮躁名利思想，确立严肃严谨态度，不能以“水平有限，时间仓促”来推卸责任。

综上所述，应用文写作教材格式问题不少，危害不小，亟待规范，以防谬种流传、贻害后人。

参考文献

[1]李振辉.应用文写作实训教程[M].北京：机械工业出版社，2005

[2]王婕、于新秋.应用文写作[M].北京：中国传媒大学出版社，2009