高职院校电子化档案应用初探

摘要： 本文通过对高职院校档案应用情况进行分析，结合高职院校实际情况，对高职院校电子化档案应用进行了一些探索。

关键词： 高职院校 档案工作 电子化

高职院校档案在学校工作中起着承前启后的作用，是整个教育管理工作中的一个重要环节。最近国家放宽了档案使用的权限，可以部分作为收费查询项目，因此高校档案同时也具备一部分商业价值。在高职院校全面改革的新时期，高职院校档案工作面临着新的课题。

一、当前高职院校档案工作的现状及问题

（一）高职院校档案工作的内容

高职院校档案主要内容包括文书类档案、教学工作类档案、科学研究类档案、基建档案、仪器设备类档案、会计档案、特种载体类档案等。其中高职院校教学档案是高职院校全部档案的基础，是高职院校档案重中之重。

（二）当前高职院校档案工作存在的问题

不可否认，近几年高职院校档案工作的发展速度、规模、社会效益和经济效益都是有史以来最高的，取得了令人瞩目的成绩，但是仍然存在以下四个方面的问题。第一，领导重视不够，没有从根本上认识档案工作的重要性。第二，管理体制不够健全，工作效率低下。第三，档案管理没有统一。很多学校，不同档案由学院和系里分别保管，甚至人事处也管一部分。第四，档案信息开发利用不够。

二、高职院校档案工作的作用

（一）教学档案是学校最基本档案

教学是高校教育工作的首要工作。无论是宏观的专业设置改革，还是微观的课程教学改革，都离不开教学档案，特别是在改革开放新形势下，教学档案呈现出发展速度快、开发效果好的姿势。广大教师利用教学档案的要求越来越高、范围越来越广，教学档案渗透着广大教师的心血，记录着广大教师辛勤劳动的成果，是教学研究工作的经验总结，它不仅是教学工作历史的真实记载，而且为今后高校的发展提供了可靠的依据。做好教学档案的管理工作，积累好这些材料，对于做好教学研究、教学改革具有积极的意义，既可少走或不走弯路，避免教育资源的浪费，又可在经验和规律的指引下不断创新。

（二）学生档案是高校培养合格人才的重要依据

学生档案详细记载了各个年级、专业学生的花名册、学籍表、成绩登记表、操作评定表等全面情况，他们的这些情况，按种类分编为不同的目录，清晰地存留于档案之中。据此，高校的教学管理人员可以较快捷地了解学生过去与现在的表现，包括德、智、体等多方面，从而使管理工作更加高效。例如依据操行评定，我们就可以建立起有相当凝聚力和示范作用的干部组织，事半而功倍。另一方面，一旦学生毕业后走向社会，我们也可据此向用人单位详细、准确地介绍学生情况，为其输送合格的人才。同时学生档案中有许多内容，诸如父母职业、家庭住址、社会关系等内容，我们在个案中还可进行归纳，提炼出不同文化背景对学生成长的影响，实施有针对性的教育，主动探索学生成长的规律。

（三）文书档案及人事档案是学校建设与发展的见证

文书档案，包括党和政府机关下发的有关政策法规方面的文件，本校教育发展规划、计划、教育改革方案等。人事档案包括教师队伍建设资料，教师进修、培训计划，模范教师和知名人士材料，聘请外籍教授、顾问情况等。学校的发展是在党和政府的政策指引之下，在广大教职员工的辛勤努力之下得以实现的。因此，上级部门的有关政策与规定，对学校的发展壮大有宏观上的调控作用。教师作为学校的核心部分，其质量的高低，可以说是直接关系到学校的前途。因此，高校档案管理中，不应忽视这两个方面：吃透政策法规，能使学校坚持正确的办学思想和办学方向；了解干部和教工的真实状况，有助于队伍的优化组合，形成合理的人才结构，产生巨大的整体效应。

三、高职院校电子化档案应用

（一）电子档案及其特点

档案工作向电子化、网络化的方向发展，这是一个划时代的变化。它带给我们的不仅是一种挑战，而且是一次提高档案管理水平，充分发挥档案信息效用的机遇。电子档案是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取，并可在通信网络上传输的文件。它与纸质档案有很大的不同，产生了巨大的变化。其主要特点是：电子档案呈数字化信息形态在计算机内部，无论是生成、存储还是传输等处理，电子档案均是以数字编码的形式存在。

（二）电子文件的归档

电子文件以其新颖性及与传统管理方法和手段的不一致性，给高职院校档案工作带来管理方法上的根本性改变。电子文件与纸质文件有着本质不同的归档方式和特殊归档现象。

1.归档要求

归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用，因此档案部门应采取措施，保证电子文件归档的质量要求。

2.归档范围

由于电子文件产生与利用的环境的特殊性，其归档范围与其它介质档案相比有不同的特点。电子文件归档范围不仅包括文件本身，而且对产生电子文件的支持文件、数据文件及其它有关文件一并归档。

3.归档时间

电子文件亦需要文件形成部门经过一段时间的积累并加以鉴定和整理，因此电子文件的归档时间可与纸质文件相同，即管理文件在次年年初归档，技术文件在项目完成后归档。

4.电子档案管理体系

电子档案作为档案管理的一种重要形式，应纳入我国现行的档案管理体系，由档案部门集中管理。对于电子档案进行管理的初期需要注意下列问题。

（1）集中统一管理电子档案

随着办公自动化的普及，使用计算机制作文件的机关越来越多，大部分机关将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件保存在各形成部门。从档案发展的角度来看，各机关档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档，实行对电子档案的集中统一管理。

（2）纸质文件和电子文件双套归档

目前，在高职院校中大部分档案室将电子文件转换成纸质文件归档保存，是因为电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在一些问题。在这些问题没有得到有效的解决之前，这种纸质文件和电子文件双套归档的状况有存在的合理性和必要性：一方面，在没有充分的技术保障和科学的管理制度的条件下，档案人员不能轻易地用电子文件取代纸质文件归档保存；另一方面，电子文件的归档保存也有其积极的意义。这样就形成了双套归档的局面。

参考文献：

［1］于红英.高职院校档案管理现代化的几个决定性因素［J］.档案管理，2003，（04）.

［2］许丽华.当前高职院校档案工作存在的问题及其改革对策［J］.福建师范大学福清分校学报，2004，（06）.