人事档案管理信息化对策研究

摘 要：随着网络技术的普遍应用和计算机技术的发展，世界各国在档案管理方面着手进行了改革，向着网络化、数字化的方向发展。本文简要探讨了我国档案管理信息化的发展途径。

关键词：人事档案；管理；信息化

1 档案信息化趋向应用

以业务应用为核心已成为当前档案信息化乃至整个信息资源管理领域最为主流的发展导向。电子档案移交有两种方式：一种是在线，就是联网；另一种是离线，通过介质、传输通道进行分享。而上述方式的基础，是基于相对安全的环境提出的。由于电子档案运维系统的运转本身就在内网，所以在物理上就能做到隔离。而执行层面，所有的账号操作和用户信息都会有具体的记录。此外，档案信息化项目可以根据干部人员的出生年月、学历、任职情况、业绩等多项参数组合检索。近几年来，我国政府提高了对人事档案管理的重视，多举措施强化档案管理，健全管理机制，完善管理措施，不断提高档案管理的细化水平。目前我们遇到的最大难题是庞大的数据收集量，要对全部人事档案进行归档清理，对所缺档案资料要列出目录并逐一查缺补漏，将所要清理和收集的资料要进行鉴别和分类，确保档案信息的准确性和及时性。但是对某些部分系统来说，由于档案分类繁多，积压时间长，年代跨度大等原因，档案信息化的初步整理工作必定十分繁重，可根据实际情况委托专人处理这项工作，务必保证电子档案的完整性和准确性。

2 人事档案信息化管理中存在的问题

2.1 基础设备差

就目前档案管理水平来看，大多企事业采用的还是主要还是传统的手动记录模式。想要实现档案信息化管理，软硬件设施必须要配套得上，但是很多企事业对这一改良还存在认识不足的问题，资金投入力度不足，基础设施设备不完善。此外，随着计算机的升级和更新，那些已经成采用信息化管理档案资料的企业也要持续保持资金的投入，保证系统的升级能够跟上技术发展的步伐。

2.2 信息数据库假设不完善

档案信息化中最重要的部分就是数据资料的收集整理，还包括信息的存档、查询、更新和传递、共享等一些列过程，如果档案资料在录入时不完整，或者信息更新不及时，就会严重影响到后期对档案的利用。此外，数字化资料在安全性方面还存在着很多影响因素，如病毒、系统崩溃、计算机硬件的使用寿命等等。目前最普遍的问题是数据资料录入不规范，网络建设形式不统一，网络的共享性较差，这些因素都严重制约了档案信息管理工作的电子化发展。

2.3 档案信息化安全受到威胁

在我们主观上对信息化建设的安全认识还不强，档案数据的保密意识较弱，在进行档案资料的归档时，缺少严格的管理和审查制度。此外，一些档案管理工作人员的操作不规范，数据的更新备份不及时，这些都是影响档案资料安全的因素；客观上，由于数字化的档案资料在修改、移动方面较为容易，所以一旦操作稍有失误就会影响档案资料的正确性和完整性。此外网络还会受到黑客和病毒的攻击威胁，影响到档案电子信息的安全性和保密性。

2.4 信息化档案管理缺乏高素质人才

信息化时代，需要的是具备相应能力的高素质人才。但是反观当前我国大多数企业事业单位来说，档案信息化管理队伍在专业素质和文化程度上还存在参差不齐的现象，工作人员的管理水平不高，缺少档案管理专业的人才，特别是专门从事计算机网络技术的人才更是缺乏，远不能满足新形势下的发展需要。

3 信息化档案管理方法

3.1 重视档案信息化管理的安全

物理安全是档案信息化安全实施的基础。在项目进行的过程中，物理安全方面需要关注的是实施阶段和实施完成后的应用交付阶段。首先在设备上，我们使用的档案采集、存储和浏览设备，都必须通过国家保密局的安全认证。对于员工也会加强管理和安全意识教育，比如只能使用不带有存储功能的扫描仪、设备都有加密口、实施过程中手机不能带入现场、工作现场全程摄像头监控、数据移交要求客户现场监督签收等。双保险监管，防止人为和意外事故发生。

2.2 严格要求抓质量

加大对抽调人员的培训力度，不断强化操作人员的业务素质和保密意识。在干部档案数字化操作和处理过程中，按照“保密、高效、安全”的要求，采用定期与不定期相结合的方式，对信息库的干部信息进行全面自查或随机抽查，发现问题及时修正，不断规范档案流程，确保干部档案信息的真实性和准确性。

2.3 设立奖惩制度

比学赶超提业绩。突出“比学赶超”，不断提升工作业绩。比业绩，看谁的效率最高，差错率最低；学业务，相互讨论，深入学习，共同提高；赶标杆，向作风过硬，业绩突出的同志看齐；超一流，树立敢于超越的优良作风，创造性地开展工作。

2.4 提升人事档案信息化工作水平

推进干部人事档案信息化工作，严格遵循“严谨、规范、细致、保密”原则，创新管档机制。可以从企事业基层抽调政治素质高、作风正派、熟悉计算机操作的工作人员到档案信息管理中心进行跟班学习，建立信息化建设的专兼职工作队伍。严密档案管理，注重把制度建设贯穿于干部人事档案信息化工作的始终，进一步强化制度的执行力。实行了干部档案出入库“五登记”制度，即出入库的干部档案数量、单卷干部档案的姓名、干部档案重要材料、档案经手人和干部档案出入库时间必须详实登记，坚决维护了干部人事档案信息化工作的严肃性；严守信息安全。把干部档案的信息安全作为干部人事档案信息化工作的重中之重，严格要求，全程跟踪，不断强化安全管理。经过对干部人事档案信息化工作的环节分析，实行“两跟踪”工作法，即对干部档案从档案室到信息化加工场所的搬运过程进行全程跟踪，对干部档案的信息化加工过程进行全程跟踪，确保与工作无关人员不接触档案；严保信息准确。严把干部档案信息的录入、扫描、技术处理环节，明确具体操作流程及规则，对照标准，反复审核，精益求精，坚决做到“三杜绝”，即在信息录入环节杜绝电子档案与纸质档案信息不符；在电子扫描环节杜绝纸质档案损坏、扫描的信息不全；在技术处理环节，杜绝电子档案信息识别度不高、页面不清不真，确保干部档案电子信息的“鲜活度”、真实性和准确性。

2.5 加大资金投入力度

加大资金投入力度，完善档案信息化建设的设备，为推进人事档案信息化建设奠定坚实的硬件基础，搭建必备的平台。

3 结语

档案管理要统一思想、认清形势，政府也加大对档案工作的支持和投入力度，推动档案管理工作的发展。初步建成了结构合理、管理科学、设施完善的档案工作体系，创新档案工作体制机制和档案资源建设，着眼大局，提高对档案管理的重视，增强做好档案工作的责任感和紧迫感。信息化档案管理首先要科学整合科研档案资源，做好数字档案资源的收集、管理和利用，加强科研项目档案管理。此外，要紧密结合实际，认真研究解决新形势下加强和改进档案工作的深层次问题。科研活动组织模式的变革，给科研档案工作带来了新问题，要加强理论研究和实践探索，统筹谋划，深化改革，不断提高档案工作水平。更重要的是，档案管理也要坚持以人为本，建设优秀的档案工作队伍，要从设施到人员，从制度到建设，从整体到部分，全面提升信息化档案管理水平。

参考文献

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