浅谈企业档案利用工作

企业档案是企业开展各项工作的基础信息和主要依据，是无形资产的重要体现形式，在一定条件下影响企业的发展。企业档案管理工作是企业管理中不可缺少的环节，而企业档案利用工作又是企业档案管理重要一环。因此，档案部门要更新观念，采取有效措施，积极做好企业档案利用工作。

1 企业档案利用工作的重要性

企业档案部门不同于公共档案馆和专业档案馆，虽然一定程度上具有这些档案馆的某些共同特性，如存史功能等，但是作为企业档案部门，其生存的根本动力主要体现在它对整个企业经济发展的基本保障力和积极推动力。

1、为企业管理的决策提供可靠依据。在一切工作中，决策正确是其成功的根本保证，要做到这一点，必须掌握大量的科学依据。企业领导层可以通过档案了解企业一系列重大事件，了解企业的历史与现状，总结经验、吸取教训，遵循发展规律，扬长避短，掌握当前企业经济发展的趋向，指定出符合市场经济规律的企业发展政策与措施，使企业适应新时期的发展少走弯路。

2、是提升企业核心竞争力的重要保障。企业不同于其他组织的最大特点就是它是以追求利润为目标的经济组织。企业档案管理的存在和发展必须来自其内在的、本质的需要。从近两年一些企业档案利用效果抽样数据来看，档案部门主要围绕企业的招标、投标、联营以及科技开发、专利申请、成果转让、设施改造等外向型经济活动进行企业档案的挖掘和开发利用。档案信息在传递过程中所发挥出的资质信誉作用、知识载体作用、化解危机作用、产品服务作用等事例显著增多，从“质”的层面上逐步揭示着档案与企业科技要素、经营管理要素、生产要素直接结合的资本作用取向。由此可见，档案利用作用的供需视点正在由传统的辅助参与、史料借鉴方面向参与经营、价值交换方面转变。

3、为企业文化建设服务。企业档案不仅是一种信息资源，也是一种文化资源，是企业在生产经营过程中形成的管理思想、经营理念、行为规范和企业精神的综合，是企业宝贵的无形资产，渗透于企业的各项经营管理活动中。企业档案为企业文化建设提供了大量的历史文献，是企业文化建设的历史借鉴和参考，对企业文化建设起着宣传推广和支撑作用。

4、为科学研究服务。由于种种原因，我国各级国家综合档案馆保存的档案绝大多数是党政管理档案。一些专业、专门档案馆保存了一些科技档案和专门档案，虽然这些馆藏中不乏反映国家经济发展的规划、政策、法规等宏观信息，但是反映我国社会经济发展的很多生动的、丰富的微观信息却大量地、分散地保存在各类企业档案机构中。一些学者、新闻媒体或感兴趣的公民对获得反映经济活动的档案抱有一定的期望。这种情况在国外也很常见。我们从维也纳第15届国际档案大会国际档案理事会企业与劳工档案委员会提交的研究报告中可以看到类似的需求。如德国一些地区设立了区域性经济档案馆，将本区域企业档案集中在一起进行专业化方式管理，有效保存区域经济发展的历史，同时为利用这些档案提供了便利。

2 目前企业档案利用中存在的问题

1、某些企业的领导对档案工作认识不足、重视不够。由于档案意识较为薄弱，使得企业的档案管理工作很多还依然停留在建档、管档、看家守摊、你查我找的较低水平，忽视了企业档案信息资源的开发和利用工作。一些企业在进行经营管理重大决策时，决策层甚至没有想到要去查一查文件、档案，分析和研究过去企业在遇到类似问题时是怎样决策和处理的。一些企业无视已有的知识宝库，不吸取前人和他人的成功经验和失败教训，走了很多冤枉路，浪费了宝贵的时间，甚至造成了重大的经济损失。许多珍贵的、有很高利用价值的档案资源被常年闲置，无法发挥它们应有的职能和作用。

2、某些企业馆（室）藏档案结构较为单一，内容不够丰富多样。由于企业档案人员管理工作的不科学、不规范，归档制度不够健全以及缺乏“以用户为中心”的服务理念，企业档案人员普遍对党政部门和财务会计部门形成的档案收集的较为齐全，而对于生产科研部门形成的科研和技术档案等却收集不完整，使得某些具有较高保存价值的档案信息未能及时收集和归档，影响了企业档案信息资源开发和利用。

3、档案信息管理模式实效不高。有不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设根本目的没有长远的认识，甚至认为只要把文件目录库、全文库建立起来，就是数字档案馆。忽视档案信息资源的开发利用，造成档案信息化效益低下，投入大量的人力、设备后，只带来了由纸质文件转变为电子文件这个改变而已，企业档案的深层次加工工作较为滞后，使企业档案的作用无法正常发挥，进而影响到企业档案工作的发展。

3 加强企业档案利用工作的对策

1、明确利用工作地位，建立健全利用工作制度。企业分管档案工作的各级领导，应高度重视企业档案信息资源的开发和利用工作。要在人力、物力、财力等方面向档案开发和利用工作倾斜和支持。企业档案工作者，应立足本职勇于创新和改革，破除“重管理、轻利用”的思想，克服“无所作为”、“不求进取”的消极认识，从而真正为企业生产和经济发展起到引导和服务的作用。企业档案部门要建立档案信息利用的预测制度。通过对企业档案信息资源的开发和利用可行性的预测和分析，掌握企业领导和相关部门对企业档案信息资源的需求和动向，建立需求信息预测网络，有针对性地进行企业档案信息的收集、汇总和分析。同时，也应经常对企业档案的利用信息反馈，明确企业档案工作每一个阶段的利用重点，有针对性开展工作。

2、采取现代科学手段，最大限度满足企业对档案信息资源的需求。一是通过信息检索，实现企业档案信息资源的利用。企业档案部门可根据馆（室）藏情况及用户需要，编制不同的检索工具，准确揭示企业馆（室）藏档案的内容，用户可利用检索工具方便、快捷地查找有关的企业档案信息。二是建立信息交流平台，及时准确地传递信息。可利用信息网络，将企业档案信息及时交流传递，实现档案 资源共享。但要注意在严格保守企业机密的情况下，确保信息交流的适度性。三是开展信息咨询。以企业档案信息为基础，向利用者推荐使用并解答相关问题。

3、要深层次开发和利用档案信息资源。传统档案服务的目的是为用户提供档案，提供解决问题所需信息。而要深层次利用档案信息，服务目的需从为用户提供档案转变为为用户提供知识。可以利用现代信息技术将分散、杂乱的原始信息进行处理，抽取知识单元，将其编成集中而有序的信息，并准备随时为利用者输出；可以建立健全企业档案信息的宣传报道体系，将馆（室）藏档案信息的内容特征、形势特征及其他情况告之于利用者，促进和指导利用者更加充分和有效地利用企业档案信息；可以采用定性与定量相结合的方法，对现有的档案信息进行归纳整理、分析，作出综合叙述、评价建议，以此来预测企业发展的动向和趋势的开发活动。

4、加强横向交流。企业档案部门之间的业务交流相对较少，企业档案利用开发好的经验与做法缺乏共享的平台。从国外档案界看，目前欧洲国家不仅国内企业档案工作者协会的活动很活跃，而且许多企业档案馆负责人还活跃在国际档案组织舞台上。建议档案行政管理部门在这方面加大引导力度，同时帮助建立和发展企业档案工作的业务指导、人员培训与业务交流活动。

总而言之，做好企业档案利用工作，对利用档案挖掘企业生产潜力、提高企业生产、加强企业文化建设、增强企业科技创新能力和现代化管理水平、调动企业职工的积极性和创造性都具有十分重要意义。我们一定要把企业的档案利用工作作为一项主要业务工作，化大力气尽全力做好它，只用这样才能使企业档案工作长盛不衰。