招投标档案范文

招投标档案范文第1篇

[关键词]招投标档案；现状分析；存在问题；对策建议

企业招投标档案是指企业在公开招（投）标、邀请招（投）标、比选、询价、竞争性谈判、单一来源等订立合同（协议）预备阶段，形成的具有凭证作用和保存价值的各类文字、声像等原始材料。

招投标档案是企业招投标活动的客观记录，是每个招投标项目的重要法律依据。同时，招投标档案也是企业档案的重要组成部分，是企业的重要资产。结合所在企业的现状，研究分析招投标档案管理存在的问题，明确解决问题的对策和基本思路，确保招投标档案的科学、规范管理，对维护相关利益者的合法权益，维护企业的稳定发展，具有非常重要的现实意义。

目前，企业招投标档案主要存在以下几大问题：

一是招投标档案数量庞大、规格不一，造成严重的管理负担。

由于每个项目所形成的招投标归档文件资料较多，尤其是未中标单位的标书数量巨大，加之现有的档案管理规定与条例缺乏明确的保管期限划分，给企业的档案库房带来巨大的压力，增加企业的管理成本。同时，招投标档案形成主体多且分散，致使投标材料规格不一致，投标人通常欠缺归档意识，认为投标材料越厚越好，包装越精美越好，导致档案实体规格不一，包装复杂，给装订入盒带来一定的难度，影响企业的管理效益。

二是招投标档案形成分散、程序复杂，造成档案完整性不够。

招投标档案一般涉及到需求部门、主办部门（采购部门）等，一般来说，招投标档案应该是每个招投标项目活动完整的、系统的历史记录，但是，由于招投标档案的形成主体不同，如需求文件、成果性文件一般在需求部门形成；采购前期、资格预审、评审文件、中选文件等一般在主办部门（采购部门）形成，档案资料大多散落在各经办人手中，同时缺乏相关制度和措施对关键环节的把控，导致不能及时地抓取到产生的文件，最终造成招投标档案完整性不够。另外，由于招投标工作程序非常复杂，业务经办人员大部分精力集中在具体的业务活动中，对资料的收集反馈一般都是被动应付，长期的滞后移交造成招投标档案易缺失，且缺失的部分难以找回。

三是招投标档案管理模式落后，造成档案的信息化水平不高。

随着科学技术的进步，不少企业在各项经营管理活动中应用了计算机和网络技术，包括建立了档案管理系统，但目前的档案管理系统大多局限于对招投标项目档案的目录管理，而对招投标档案原文的数字化应用甚少，导致在查阅利用时，只能先在档案管理系统上检索到该招投标档案的档号，再到库房翻阅原始资料，不仅产生了更多的工作量，而且容易造成原始档案的破损。另外，目前的档案管理系统大多是在招投标项目归档立卷后，进行后期的录入管理，而没有与相关的招投标管理系统进行连接，无法保证数字化生成的招投标文件在办理完毕时第一时间归档，未达到真正的信息化、数字化。

针对以上招投标档案管理存在的突出问题，结合工作实际，提出几点优化招投标档案管理的对策建议。

解决方法1：依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）和《中华人民共和国招投标法实施条例》，将招投标档案保管期限分为永久、30年、10年三种。土建项目、对外投资项目，以及使用年限在30年以上的大型设备的招投标档案，保管期限为永久；使用年限在10年以上30年（含30年）以下的各类设备的招投标档案，保管期限为30年；其他招投标档案的保管期限均为10年。在公开招标和邀请招标活动中，未中标方的材料可作为资料由主办部门负责保存。保存期限为：第一未中标方的材料保存6年及以上；其他未中标方的材料保存2年及以上。超过保管期后，主办部门可根据实际保管情况，组织开展资料清理工作。另外，在发标时对招投标各项材料提出统一的规范和标准，从投标载体、规格大小、内容涵盖等方面均做出明确的要求，从源头上保证招投标材料整齐划一，便于日后的立卷归档。

解决方法2：首先，档案管理部门要加强与业务部门的沟通和协调，将档案管理触角前移，及时关注采购部门的采购情况通报，掌握采购进度，保证能及时地向相关部门进行催收。其次，档案管理部门要加强宣传，使业务经办人认识到确保招投标档案的完整性，是对其自身合法权益的有效保护，能做到日常及时收集、完整保存招投标过程中产生的各种文件资料，并及时将具有保存价值的文件材料移交给档案管理人员。再次，将招投标档案移交清单进行优化，与招投标项目的采购类型、采购环节保持一致，使得业务经办人员在日常清标时，即完成招投标档案移交清单，减少业务经办人员工作量，提高工作效率。最后，档案管理部门要加强招投标档案的立卷、归档、保管和销毁，确保其存放有序，查阅方便，严防损毁散失。通过便捷的查阅利用服务，推动业务经办部门愿意将招投标档案移交给档案管理部门。

解决方法3：结合企业管理实际，建立并不断升级专门的档案管理系统，提升招投标档案管理的信息化水平。档案管理系统应接入企业相关的招投标管理系统，确保在招投标管理系统上生成的数字化文件能在办理完毕后及时流入到档案管理系统，实现档案管理系统上有招投标档案的部分原文挂接。在招投标档案立卷归档后，利用档案管理系统录入招投标档案目录时，应区别于实体目录，完善相关关键信息，如投资编码（预算编码）、中标单位、中标金额等，以便在查找招投标档案时，能检索到较全面的信息，减少到档案库房翻阅招投标项目档案实体的次数。另外，档案工作人员可根据需求，深度挖掘招投标档案信息，开发出价值较高的编研材料，进一步提升招投标档案的利用价值。

招投标档案范文第2篇

【关键词】：火电；施工企业；档案管理

目前，大多数电力施工企业已经走上了市场经济之路，自行投标获取工程，因为电源建设的重点已经转移到全国各大发电集团公司，而不在电网公司。他们根据市场要求，通过投标获得各发电企业投资的电厂工程建设任务。因此火电施工企业因此除了要管好本单位的科技、文书、会计、声象等档案外，还应做好招投标文件的归档工作。对施工企业来讲，工程招投标资料的搜集、分析与处理对投标报价有举足轻重的作用。

一、招投标档案的归档范围

招标申请报表及批复文件、招标公告、投标资格预审联系函、投标资格预审文件、投标邀请函。招标文件、招标修改文件、招标补充及答疑文件、招标文件出售登记表。投标文件、资质材料、履约类保函、委托授权书以及投标澄清文件、修正文件、投标报价及修正报价。开标议程、开标大会签字表、评标专家签到表、评标办法及标准、评标纪律、评标记录、评标报告、评分表、评标总结。招标领导小组会议纪要、上级定标批复文件。招投标领导小组名、资格审查小组成员名单、评标委员会成员抽取名单、监督小组名单。中标通知书及回复、未中标通知书。公证机关的关于招投标过程的公证书。招投标电子文件。开标会、评标会声像资料。其它应当归档招投标文件。

二、招投标档案归档的基本要求

1、质量要求

归档的招投标文件材料必须是原件；招投标文件的内容必须真实、准确；招投标文件必须字迹清楚，签字盖章规范，手续完备；书写材料应用碳素笔或蓝黑笔等书写，不得使用铅笔或圆珠笔等不耐久的书写材料；归档的招投标文件必须按招标顺序经过系统整理， 并填写文件材料归档移交清单。

2、归档时间

基建项目的招投标文件应在合同签订后一个月内，及时整理归档。不针对工程项目的招投标档案，一般按年代归入文书档案，本年度的招投标文件应在第二年上半年之前归档完毕。

3、归档份数

形成的招投标文件归档两套。

4、招投标档案的整理方法

根据《电力工业企业档案分类规则》的规定，火电企业档案分类设置了十个一级类目，即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、电力生产、科学技术研究、基本建设、设备。新建电厂在基建活动中形成的招投标文件应归入“基本建设”类目中整理、立卷，电厂在生产过程中形成的招投标文件应归入“经营管理”和“生产技术管理”类目中整理、组卷。招投标过程中形成的电子文件、声像资料按专门档案的要求进行整理存档。

三、新建或扩建电厂基建过程中招投标档案的整理方法

火电企业在新建或扩建活动中形成的招投标文件归入“基本建设”类，分类号为8032，采用案卷级立卷方法整理立卷。招投标文件一般由设备部门和计划部门负责整理归档，设备部门形成设备招投标文件和材料招投标文件等，计划部门形成工程招投标文件（设计、施工、监理、调试等）。档案室按问题依照归档时间进行整理归档。

四、电厂投产后招投标档案的整理方法

电厂投产后的招投标文件归入“经营管理”和“生产技术管理”类，作为文书档案整理存档，即以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒。电力企业在物资供应和施工队伍选择活动中产生许多招投标文件，如： 备品备件采购、低值易耗及办公用品采购、劳保用品采购、零星设备采购、燃料采购、材料采购、生产改造施工队伍选择、技术服务队伍选择等。这些招投标文件按问题分类分别归入“经营管理”类和“生产技术管理”类。“生产技术管理”类的“勘测设计管理”和“工程概算定额管理规定及外包管理”中有设计招投标文件和外包队伍招投标文件等，这些招投标文件主要是指在电力生产活动中零星项目建设过程中形成的，要和“基本建设”类中招投标文件区别开来。

五、招投标档案整理立卷应注意的问题

1、不中标的投标文件也应作为档案整理归档，不能作为资料保存。目前大多数电力企业将未中标的投标文件作为资料保存，这种做法是不正确的。《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4 号）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28- 2002）中明确规定，投标书应归档保存，并且保管期限是永久期限，并未仅指中标文件，所以未中标的投标文件也应作为档案整理归档，只是保管期限长短可根据每个企业的实际情况来确定。

2、招投标档案保密工作档案人员要做好招投标文件的保密工作。投标厂商的投标文件和报价资料对于其它投标厂商可以说是重要的商业机密，如果泄秘可能严重损害其它投标厂商的重大经济利益，所以档案人员应在招投标活动中切实做好档案资料的保密工作。

结束语：

招投标档案范文第3篇

一，招投标档案管理面临的实际问题

我们通过实际调查发现，目前我国企业的招投标档案管理依然存在着以下几个方面的问题。

问题一：招投标档案的数量庞大，给企业造成严重的管理负担。目前企业主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》(以下简称《实施条例》)的五十六条所规定的“招标人或者其委托的招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”之要求，来确定本企业的招投标档案的保管期限。由于每个项目所形成的招投标归档文件资料较多，尤其是那些未中标单位的标书数量很多，加之缺乏细化的保管期限划分，已经给许多企业的档案库房造成了巨大的压力。如果不能及时地解决这一问题，必然会给企业带来沉重的管理负担，增加企业的档案管理成本，影响企业的经营效益。

问题二：招投标档案的完整性不够。一般来说，招投标档案应该是每个招投标项目活动的完整的、系统的历史记录，是企业围绕着招投标项目的准备、开标、评标和中标等一系列业务活动形成的各种有保存价值文件材料构成的有机体系。但是，从目前一些企业的招投标档案管理的实际情况看，不完整的问题还是比较严重的。

问题三：招投标档案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。据笔者的调查发现，一些企业的招投标档案管理依然延续较落后的手工管理模式，缺乏必要的检索工具，随意存放现象严重。所以，在查找利用时，只能凭管理人员的记忆，在库房里翻找。

问题四：招投标档案的管理规范和管理制度不健全。从调查的企业情况来看，招投标档案的管理基本上是无相关的制度可循，管理人员一般只是凭经验在管理。这种情形的存在，在一定程度上表明企业的档案管理制度建设还存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。

二、招投标档案管理问题的成因分析

1　法规制度规定的模糊性和粗放性

我国招投标档案管理的直接法律和法规依据就是《中华人民共和国招投标法》(以下简称《招投标法》)和《实施条例》，但这两个法律法规文件对招投标档案的管理所提出的要求和具体规定都比较粗放和模糊，甚至在这两个法律法规文件中都没有出现“招投标档案”的字样。这可以在一定程度上表明这两个法律法规文件的制定者的“档案管理意识”是比较淡薄的。《招投标法》只是在第二十八条中提到“招标人收到投标文件后，应当签收保存，不得开启”；在第三十六条中提到“开标过程应当记录，并存档备查”。《实施条例》也只是在第三十三条中规定“招标人应当如实记载投标文件的送达时间和密封情况，由接收人签字并存档备查”，在第五十六条中规定“[存档及书面报告]招标人或者其委托的招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年”。这样的规定，只是给招投标档案的管理提供了一个非常模糊的框架，并且存在着较大的主观随意性。

企业在招标过程中形成的文件资料不一定都具有保存价值，所以没有必要也没有可能保存所有的文件资料，否则就会陷入“有文必档”所造成的档案管理“陷阱”，大大增加企业的档案管理成本，降低企业档案管理的效益。按照一个招标项目至少有三方参与的法律规定，企业要为保存所有没有中标单位提交的“投标书”负担高额的管理费用，十五年以上的保管期限的规定，也会使企业难以克服档案库房空间不足的实际问题。同时，数量庞大的“招投标档案”也会使企业难以用相同的成本投入来切实提高企业档案的管理质量，招投标档案的信息化管理水平的提高，更会变得举步维艰。因此，这种粗放式的法律法规规定，是必须加以改变的现实，否则将会给有关企业造成更为严重的问题。

2　招标业务工作流程中关键性节点缺乏控制、归档范围不清

就目前而言，一些企业的招标项目档案之所以存在“挂一漏万”的问题，就是因为它们没有明确的全程管理思想，没有把握住招投标过程中的关键性“节点”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存价值的招投标过程文档没能及时“捕获”，并最终造成招标项目档案不齐全、不完整的不良后果。另外，一些企业缺乏对招标项目归档文件范围的必要制度规定，也是造成招投标档案完整性受损的重要原因。如果一个企业在开展招标活动中注意把握好招标活动过程的关键点，如登记、预审、开标、评标和中标等“节点”，注意做好相关文件资料的备案管理，确保招投标归档文件资料齐全、系统和完整的控制目标，还是可以顺利实现的。

3　招投标档案管理缺乏必要的理论支持和指导

在目前的档案学应用理论研究成果中，我们只能零星地找到一些研究招投标档案管理的文章，而且多数都是业务经验介绍层次的研究成果，很难对目前的国家政策制定和相关法律法规及管理制度的完善产生实质性的推动作用。有鉴于此，我国企业的招投标档案管理失范也就不奇怪了。缺乏科学档案管理理论指导的实践，包括法律法规、标准制度的建设，都会是相对盲目的。为此，强化档案管理理论的建设，充实能够指导企业招投标档案管理方面的思想内容，是我国档案学研究者必须直面的一个现实性问题。

4　缺乏成本控制意识，信息化管理水平低

成本／收益比，是每个企业在经营管理活动中都必须要考虑到的一个非常实际的问题。如果沿用现在的招投标档案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就无疑会给企业造成较大的管理压力，如若长期持续下去，也会造成有关企业管理积极性的下降，粗会最终损害国家利益、企业利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理规定，以及落后的文档管理理念和制度要求，不仅会造成招投标档案管理的整体质量下降，而且也会给目后的招投标档案资源的开发利用带来不良影响。

基于上述认识，笔者认为目前必须采取切实的改进策略，积极行动起来，才能真正找到解决问题的出路。各有关企业与其采取消极观望的态度和被动的行动方案，毋宁率先变革，积极探索招投标档案的科学、合理、有效的管理方式，并努力通过自身的管理实践加以验证。

三、解决招投标档案管理问题的基本对策建议

通过研究和分析目前现有的成功经验和有关新的政策和规定，我们提出以下几个方面的解决问题的对策和建议，供企业在管理招投标档案的实践中参考。

1　治标不如治本，国家有关部门应当立即着手修订《实施办法》，通过总结各部门和地区比较成功的经验、规定和做法，

进一步明确规定各种招投标档案的保管期限。目前，我国中央和地方又陆续出台了一些与招投标档案管理相关的政策、行政规章，其中的一些规定可以作为我们进行《实施办法》修订工作的重要依据。例如，《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》中所规定的国家电子政务工程建设项目招投标文件归档范围和保管期限，就比较明确具体。该文件规定：招标文件、委托招标文件的保管期限为30年，评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管期限为10年；中标的投标文件(正本)的保管期限为永久；未中标的投标文件，终验后保存2年。政府采购文件保存10年。再如，《水利工程建设项目档案管理规定》规定的水利工程建设项目招投标文件材料归档范围与保管期限为：招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期保存，投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件保存期限为永久；开标、评标会议文件及中标通知书长期保存。《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》规定“招标、投标、租赁文件：由建设单位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投标档案管理办法》规定：“大型基础设施、市政工程、公共建筑和市级以上重点工程的招投标档案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投标档案保管至工程竣工后三年。未中标单位的投标文件保管期限为半年(自开标之日起计算)”。《湖北省建设工程招投标交易档案管理办法》规定：“招投标档案管理人员应遵守国家《保密法》，合理划分招投标档案密级和保管期限。原则上一般工程招投标档案应保存五年，重大工程项目招投标档案应保存五至十年，投标文件副本可保存半年至一年时间”。还有扬州市、宁波市、河北省、辽宁省等地都在投标档案管理办法中做了相应的规定。

根据上述有关规定的精神，企业的招投标档案的保管期限可以做如下划分规定：招标文件、委托招标文件的保管期限为30年；评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知的保管期限为10年，中标的投标文件(正本)的保管期限为永久，未中标的投标文件，可保存6个月到2年。

2　梳理招投标工作的业务流程，明确招投标档案的形成节点，实现对招投标档案的全程控制。各有关企业可以根据自己的招标工作的业务活动特点，认真梳理招标工作的业务工作流程，明确招投标档案形成的重要节点，标明各节点需要形成的文件种类，并实行全程管理控制，确保招投标文件资料的有序形成、积累和归档，避免缺失和失控，维护每个项目尤其是重大招标项目档案的完整性。

3　强化成本管控意识，逐步实现招投标档案管理的数字化、信息化和网络化。努力按照国家的电子文件管理规定要求，以电子化手段取代传统的手工管理方式，提高企业招投标档案管理的现代化水平，降低管理投入，提高招投标档案的信息检索水平，为企业各项有关业务活动的健康发展提供必要的信息支持和证据保障。

招投标档案范文第4篇

在当前信息化环境下，招投标档案数字化后，有效的提高了档案管理的效率，在对档案利用时有了更大的便利条件。但招投标档案数字化过程中，也面临着较大的压力和挑战。首先，长期以来档案管理人员因循守旧的思想很难改变。由于信息化环境下，招投标档案的数字化其先进性和科学性是传统档案所无法比拟的，其无论是收集方式、管理方式还是利用方式都发生了较大的变化，但长期以来在传统档案管理工作中，档案管理人员谨小慎微及因循守旧的思想和观念在受到来自于档案数字化变革的冲击下，本能的会产生抗拒，在工作中就会有消极的情绪存在，不利于档案数字化管理工作的正常开展;其次，在配套设施上，包括档案数字化后所需要的信息生产设备、信息存储设备和信息管理设备，同时还需要软件、网络和信息安全保障，但在目前很多招投标机构中这些系统配套都存在着严重的不足，从而无法更好的满足招投标档案数字化的要求。由于当前软件开发时往往只是面对单一的档案管理部门，这就导致档案信息系统缺乏统一性和规范性，不能更好的满足档案信息共享性的要求，制约了档案数字化的进程。特别是在当前信息化环境下，网络和信息安全问题尤为突出，这对于招投标档案数字化管理带来较大的较大的安全隐患。最后是档案管理工作中缺乏统一的规范和标准。这就在很大程度上导致档案数字化水平处于较低的水平，更是不能与当前信息化环境下对档案管理的新要求相适应。另外当前招投标机构中信息处理复合型人才较少，由于人员信息化水平较低，不能更好的对数字化设备进行操作，从而无法将数字化的优势更好的体现出来。

二、信息化环境下招投标档案数字化管理的创新

(一)管理与理念创新

随着科技的快速发展，人类社会的不断进步，人民群众对档案信息的利用要求越来越高。就拿招投标档案而言，很多企业都有诉求反映到招标单位，如果能方便的浏览过去在该单位的投标记录和投标文件，企业愿意为此支付费用。所以在管理上，要考虑满足个人和企业法人的需求，在理念上，档案不再是“包袱”，它也可以创收。之前凭介绍信到窗口查阅的非保密档案，完全可以利用信息网络平台，电子商务交易办法处理，辅以个人、法人身份验证，届时，用户浏览授权内的网站就如同网购一样方便。

(二)技术与架构创新

应充分利用云计算技术、物联网技术、大数据技术及移动互联网技术对档案数字化进行技术升级与架构创新。基于云计算的数字档案管理系统主要由云计算数字档案管理应用程序，数字化档案管理节点，计算机专用网络、信息安全设备等构成。利用物联网的RFID技术可将电子档案与纸质档案完美结合，一一对应。基于大数据的数据挖掘与数据分析技术，则为档案信息化增值服务提供了想象空间。招投标双方能够从历史文件库中找到与当期项目相似的案例，对于招投标文件的理解，对于招投标工作的组织，都是非常有利的。

(三)规范与流程创新

真正把招投标工作和档案管理工作以及数字化技术结合起来，需要更新标准、再造流程。《电子招标投标办法》虽然对电子招投标的归档也进行了约束，但还是从大框架上给的要求。实际操作上，很多档案工作都是事后再次归口相关人员整理。如能够更新一下流程，把招投标工作的任何一项活动记录文件都作为档案组成因子，自动操作、随时归档，那么当一次招投标实例完成时，全部归档工作就自动完成。一切都可以靠程序完成，不再依赖人工，即提高效率又降低了人为错误。除了在招标机构内部考虑电子招投标与归档的实时结合，还可以由专业档案部门考虑各部门各机构档案数据的统一入库整合，这都是标准流程适应招投标档案数字化管理发展需求的体现。

三、结束语

在当前信息化环境下，信息网络给我们带来了全新体验，其可以将不同操作系统和不同类型的终端连接在一起。在这种环境下，招投标档案管理也运用了信息管理系统，这有效的提高了招投标档案管理的效率，同时利用现代化的数据库技术，将招投标数据集中在一起，为管理工作带来较大便利。并通过将招投标数据进行备份、多份布放等有效的确保了数据的安全性。这为招投标档案更好的为社会经济发展服务提供了充足的保障。

招投标档案范文第5篇

[关键词]市重点工程建设项目；招投标；档案管理

城市重点工程建设项目招投标档案是指经市人大会议审议通过，由市发展改革行政主管部门印发的重点建设项目，在招标投标交易活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等不同载体的原始记录。重点工程建设项目招投标档案是招标投标过程中的真实记录，是招标投标管理工作的重要依据，重点工程建设项目因为规模大，既有勘察、设计、监理等服务，又有主体工程、配套工程、既有土建工程又有机械设备的采购安装，形成周期长，招投标文件具有数量大种类多，发挥作用时间长的特点。作为档案工作者，应当建立健全市重点工程建设项目招投标档案工作，认真研究思考，采取积极的措施，保证招投标档案的真实、准确、完整，为建设项目中标后的跟踪管理和咨询服务提供依据。

目前，城市重点工程建设项目招投标文件主要存在以下几个问题：

首先，工程招投标档案数量巨大、规格不一，给库房管理带来压力。城市重点工程建设项目往往参加单位多，招投标文件数量庞大，没有中标的单位招投标文件更是数量巨大，而且各类文件至少一式三套。目前，现行的档案管理规范中没有对工程招投标文件的规格大小、保管期限等没有明确的规定。一些重点建设项目往往工期长，查阅频繁，招投标文件大小又无法入盒，给档案保管和利用带来不小的管理难度。

其次，招投标档案管理规章制度不完善，造成档案资料管理混乱等问题。很多建设单位没有真正建立招投标档案管理工作机制，与招标签订合同后，招标给什么就接收什么；一些单位对重点工程招投标档案的归档范围、归档要求模糊不清，招投标文件随意堆放，没有分类标准，没有按照按类排列、组卷，以至于给以后的档案查询利用、审计工作带来很多困难。

再有，档案管理专业软件的单一性，无法满足招投标文件数字化的需求，也制约了档案资源的共享。现在不少企业采用了专业档案管理系统，但目前的档案管理系统只能满足招投标档案的目录管理，不能与评标管理软件实现对接，档案的查阅利用，只能根据档号到档案室翻阅原始资料，不仅加大了工作量，也容易造成档案资料的破损。

针对重点工程建设项目招投标档案管理实际存在的一些问题，下面从管理职责、制度建设、规范要求等方面，提出几点改进建议：

1、明确招投标档案管理分工协作机制。应明确部门和相关责任人的职责，进一步规范档案管理，做到分级管理、职责明确。重大建设项目工程招标委托招标机构进行的，由招标机构负责招标投标档案原始记录的收集、整理和移交工作，建设单位负责立卷、归档、集中保管。招投标交易活动结束后，中标通知书发出一周内，应按照归档范围移交档案部门，在规定时间内没有按照要求上交的，可考虑不予划拨费用。建设单位应建立由技术部门、综合档案室人员组成的小组，明确档案管理负责人。负责接收、立卷、归档，并将其纳入本单位档案综合管理分类体系，实现集中管理。

2、建立健全招投标档案管理规章制度。在实际工作中，建设单位主要是依据《中华人民共和国招投标法实施条例》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》整理招投标项目档案，条例中并没有对招投标档案的管理做出详细规定。因此，细化各地现行的工程招投标档案管理办法，才能规范招投标档案管理工作。另外，要与交易中心加强联系，业务审批人员在文件的收集过程中，严格执行标准和依据，对报送人的文件严格审查，不符合归档要求的不予办理，从源头上规范档案材料。

3、规范档案资料的收集、整理、鉴定工作。首先，细化资料收集清单，是精简库存数量的前提。重点建设项目招投标文件，建设单位档案室收集保管的档案材料主要有工程前期文件材料和工程招投标文件材料两部分。在《条例》没有具体规定的情况下，在实际工作中，笔者认为，市重点项目招投标档案应主要包括：1、前期阶段：包括立项批文复印件、招标协议、招标申请等。2、过程阶段：招标公告、投标申请人汇总名单、投标资格预审、招标文件、招标答疑、工程量清单、预算控制价或投标限价、投标人标书，包括技术标、经济标等；3、签约阶段：评标委员会名单、开标记录、符合要求的投标一览表、废标情况说明、评标标准、中标通知书、合同副本、未中标人投标文件等。其次，在精简招投标档案方面，招投标办公室在条件允许的情况下，建立企业诚信档案和信用投标人，以后的投标项目资审文件和投标文件可不再提交有关人员业绩、人员资历材料等复印件。这样，不但减少投标单位的重复工作量，同时也减少了档案的数量。再有，建设单位应统一移交格式，方便以后的管理工作，移交前将归档范围、移交表统一格式后发给招标，中标单位投标文件一正三副，不中标单位一套正本就可以了，改变以往招标将所有招标过程中产生的材料全部交给建设单位，造成资料重复，库存紧张的状况。最后，关于归档年限的设定，将市重点建设项目招投标文件划分为永久、三十年、十年，中标单位土建部分建议划为永久，设备按使用年限划分为三十年和十年，未中标单位建议作为资料保管五年。

4、清晰招投标档案的组卷。招标各阶段的勘察设计、工程监理、施工、装饰装修、材料设备采购等应当分别组卷。招投标文件的立卷和归档，应遵循文件材料的形成规律。同一个项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，不必重复归档，在备考表中注明即可，卷与卷之间保持相互联系。

5、提高招投标档案信息化管理和服务水平。通过对档案专业管理系统与招投标管理系统的接口连接，实现条目检索和全文检索，逐步实现招投标档案的数字化管理。做好档案的编研工作，编制招投标项目汇编，包括录入项目名称、中标单位、合同金额、合同签订日期，并对主要数据进行分类、汇总、分析，对各类数据按照档案的分类要求以及数据之间的联系进行整合，各类分析报表的进行插件处理，改变以往单调、静止的文档提供利用方式，为用户提供图文一体化的利用服务，为投标单位和有关部门提供综合性信息，实现档案的精细化、科学化、信息化，充分发挥招投标档案价值。

6、做好档案的借阅、保管。由于招投标档案的保密性，招标投标档案只为工程的招标人、投标人、招标机构以及纪检监察部门、司法机关等提供查询服务。投标文件正副本须在封面上注明，正本每一页均要求加盖投标人公章，副本可以复印正本与正本具有同等法律效力。档案的借阅和使用应以副本为主。招标投标档案应在档案室查阅，需复制或将档案借出的，应按规定办理审批手续。

招投标档案范文第6篇

关键词：独立学院招投标 档案 管理

独立学院招投标的数据和资料是对学生管理工作的依据，独立学院招投标数据的管理是对招生的评估，独立学院招投标所收集来的信息和数据越来越多，这是独立学院招投标档案的特点。

一、独立学院招投标档案特点

独立学院招投标站档案信息量庞大的原因主要是两方面的，其一是长时间的积累。这是每个独立学院招投标档案信息量大的共同原因，大量的信息采集和数据录入来形成巨大的信息量，随着科技的发展，独立学院招投标越来越频繁，而且范围和频率越来越大，常年累月的记录数据造成了整个档案室的冗杂和信息量大。如果说分类管理得当的话，那么数据查找起来还比较容易，但是一旦有一个差错，那么就跟多米诺骨牌一样，造成一连串的错误。所以过于庞大的信息量是独立学院招投标的主要问题，为独立学院招投标站档案的管理增加了难度。其二是传统数据记载的方式。传统数据的记录方式主要是纸质的媒介，就是数据值表，即在一张表上有基本的几个名目，然后独立学院招投标的工作人员每天的工作就是将每天的数据记录下来。但是这项工作要求非常严格准确，不能有一点的错误，在传统的数据记录整理中，主要是人工操作，那么其中的正确率就不能百分之百的保证了，十几年的数据值表积累下来，即使是现在的电脑和网络的帮助，但是其中的弊端还是存在的。 二、 独立学院招投标档案管理工作的作用

1.招投标档案的管理具有凭证的作用

独立学院招投标档案的管理，是学院针对招投标进行的项目的准备，各个环节都是贯穿其中的，通过对开标、评标等业务形成一套完整的记录。在独立学院招投标的过程中，要提供完善的档案，从而能够确保招投标的可靠性，为院校的员工提供维护合法权益的途径，从而能够确定各方的职责，减少各方纠纷的发生。档案的记录具有凭证的作用，其作用突出，是其他的材料不能替代的，而且具有法律效应，在法律上具有权威性。

2.独立学院招投标档案的参考价值比较突出

独立学院招投标档案能够为项目的建设提供合理的规范，使项目在建设的过程中能够按照整体的规划进行，形成成套的管理体系，而且能够使项目的各个环节形成一个有机的整体。如果没有科学的档案管理，在独立学院建设的过程中就不会有计划性，各个项目在施工的过程中就会比较混乱，会造成成本的浪费，在施工中还会产生一些不必要的损失。所以，从实践的角度去分析，独立学院招投标的档案管理能够提供合理的信息，从而有助于各个部门的审查，促进招投标业务的开展，而且在招标项目的运行过程中发挥着突出的作用，所以，独立学院招投标档案的管理在业务的运行中具有很重要的参考价值。

三、目前独立学院招投标档案管理进程中所面临的问题

随着时代的不断发展，人们对于档案管理的信息化有了一定了认识和了解，但是就目前独立学院招投标档案管理的信息化进程而言，还是存在一定的问题的。档案管理的网络的基础还是不牢固的，独立学院没有单独的档案管理的局域网的同时，其高性能、大容量的服务器的也严重缺失。同时现在正在使用的档案管理的软件系统存在着一定的缺陷，缺乏高质量的软件系统。在进行档案管理的时候，容易泄露信息，没有对安全隐患进行评估，采取有效的措施防止信息的泄露，而且，在信息化档案管理的实际运行中，还是存在着操作等问题。

1.独立学院招投标档案管理的意识比较差

从独立学院发展的长远的角度去分析，其经营的效益是重点，所以，从这个层面分析，档案应该为独立学院的发展做出贡献。但是，档案在管理的过程中存在很多难点，而且档案管理人员的管理意识也不高，在独立学院中，在经营方面是比较看中的，但是在档案管理方面却存在着人力不足的问题。在档案管理的实际工作中，招标的机构往往都是以经营为主，他们认为经营才能够带来大量的利润，认为档案管理是无足轻重的事，这就导致了独立学院招投标档案的管理不够规范。

2.独立学院招投标档案管理人员的专业化水平比较低

在独立学院招投标档案的管理过程中，这些档案的管理人员并不是专业的，他们一般都是办公室的文员，所以在进行招投标档案管理时存在很多的问题，导致招投标档案的管理不够规范，他们在管理档案的过程中是比较被动的，而且没有高度的责任意识，不能够对档案进行全程的管理，也找不准档案管理的重点，所以，就会导致档案管理的整体质量不高的问题。

四、独立学院招投标档案的信息化管理

1.档案的整理与归档

独立学院招投标的档案复杂繁琐，要对信息量如此大的档案进行整理与归档，实现信息化有条理的分类是首要的任务。可以针对独立学院招投标的主要档案做出基本分析，将所有的档案分为几大类，比如说，人事档案、检测档案、数据分析档案等等，诸如此类的档案要出基本的分类，这样在档案的存放与查找中就会有根有据，实现有条可查，有名可看，并且对于所有的档案都实现了管理与统计，这样信息化管理在独立学院招投标的档案系统中已经开始展开。

前面已经讲过独立学院招投标的数据主要是供学院对招生人数的统计，对于独立学院招投标自身来说，这些数据就会存成档案以备不时之需，如何让这些档案在紧急需要时能够快速显示，这是档案的整理与归档所涉及的第二个任务。用时间的顺序将所有的档案进行有次序的排放，这是在分类的基础之上实现的，并且将同类的档案放在一个系统里，这样查找起来也比较容易，但是要注意相关纸质资料的防潮处理，保护好相关的文档，同时将所有的文档存放在特制的档案室里，就类似于图书馆的文献储藏室，公共机关的档案室。

2.网络化监测

独立学院招投标网是一种典型的传感网，通过网格化的监测将采集来的信息进行分类，整理、存储和处理，是一种典型的大数据技术架构，通过网络化的无线电检测设备，利用数据分析，挖掘独立学院招投标的丰富数据量，网络化监测主要是通过网格化的监测将数据进行分析和计算，利用网格化检测的覆盖广、频段宽的特点，来全面掌控无线电频谱资源的使用和动态变化，通过多方面的统计数据和深度分析数据，将范围比较广的频谱态势进行大范围的监控，实现信息化资源管理手段的大幅提升，同时利用监测的精确定位和计算，将数据挖掘深层次化，从而实现信息化管理的精细化。

3.档案的统计分析和系统数据库的建立

形成对于独立学院招投标档案的统计和分析计划，运用实际的操作，提高档案的科学性和管理性，最终建立独立学院招投标的系统数据库。

根据任务的需要，制定档案的统计方式和分析策略，保证档案信息化管理的准确性和有效性，对于独立学院招投标站采集来的原始数据进行一定的过滤筛选，这样就能形成基本的档案，即监测频率表，将制作出来的档案与过去的进行对比，同时将独立学院招投标的数据与监测频率表进行结合处理，最终生成新的档案库，这样就能得出档案更新与管理的有效方法，实现档案的全方位统计和标准的分类管理。

总之，现在独立学院中的档案越来越多，所以，要提高档案的管理效率，就要运用信息化的管理方法，提高档案管理人员的信息化素质。

参考文献

[1]邱玲.独立学院招投标档案管理的现状分析及规范管理的对策[J].甘肃科技，2013（11）：90-91，125

招投标档案范文第7篇

关键词：数据；智能；招标档案管理；非结构化平台

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.01.105

0 引言

本文主要通过业务系统开发招投标及合同档案归档接口，基于档案管理系统开辟专项管理平台，进行招投标及合同档案统一管理和利用。招投标及合同档案存储在非结构化平台，基于非结构化平台的大数据研究成果，开展适合招投标及合同档案的智能查询、自动分类、特征建模等应用建设，及提供可视化的文档分析管理工具，提升档案管理及利用水平。

1 应用开发的基本目标

（1）梳理ERP系统及电子商务系统中的招投标文件及合同档案数据，研发基于档案管理系统的批量数据归档传输接口，存储于非结构化平台，利用数据分析、挖掘技术，研究各阶段招投标资料及合同档案非结构化数据的自动归档、提取、分类、聚类及语义关联。为招投标资料及合同档案利用奠定基础。（2）开发历史招投标档案及合同档案迁移工具，开展历史数据的迁移工作，并对迁移后的数据进行验证，保证数据迁移的完整性和准确性。（3）基于非结构化数据管理平台，提供招投标及合同档案的信息统计分析功能，构建公司全量招投标档案及合同档案数据一站式搜索服务，实现对不同类型的招投标档案及合同档案数据的集中检索，解决跨系统、跨业务的多源信息分散搜索问题，实现一对一的精确检索。实现图谱化的招投标档案及合同档案数据动态关联检索、实现基于用户兴趣域的非结构化数据自动推送；（4）研发可视化分析技术，提供智能交互界面，实现招投标档案及合同档案的可视化分析、挖掘。最终达成招投标档案及合同档案资料在非结构化数据平台上的统一存储及智能、快速、准确的利用。（5）开展招投标及合同档案权限控制研发，用户的根据当前职位、当前岗位、工作历程、参与的事项，建立用户权限模型及实现档案查询、管理及利用的统一权限控制。

2 技术方案

2.1 系统架构

本文研究主要要求通过技术手段从数据平台中发现并归集招投标及合同档案，具体则指通过设计的自动分类、聚类等规则实现招投标及合同的整理归类，自动筛选。总体架构如图1：

招投标及合同档案专项管理应用，基于档案管理系统提供的统一标准归档接口，从ERP、电子商务等系统采集招投标及合同档案数据，并通过非结构化数据管理平台进行数据存储等。实现招投标及合同档案专项业务管理水平提升。

2.2 架构遵从

本文在概要设计、详细设计中均遵照前期项目中的业务架构、应用架构、数据架构、技术架构进项细化。

2.3 技术架构

应用展示层：主要包括综合检索、关联检索、自动推荐和可视化展现功能。采用JSP、Flex、Html等关键技术确保数据可视化效果和浏览器兼容性，增强用户体验。接口层：采用JAVA API、WebService和Http RestFull方式预留统一的标准接口，提供系统集成使用。服务层：主要包括基础公共服务、业务建模及算法解析组件服务、分布式调度任务、搜索引擎服务和数据可视化组件，采用“微服务”形式隔离各个服务，为系统提供柔性支撑能力，并支撑应用层实现。存储层：主要包含非结构化数据存储、索引数据存储和关系数据库。数据集成：通过统一的集成接口实现平台、业务系统的多源异构系统数据的集成。

3 研究成果

非结构化平台的智能招投标档案管理系统的建设成功彻底避免了纸质档案批量大，查询不方便的问题，并且信息检索按照检索内容的广度、深度、关联度以及智能化程度不同，检索的结果也不尽相同。结合档案管理系统实现非结构化数据的自动归集，为跨业务关联使用档案数据奠定基础。以及开发了可视化工具，可以直观、迅速地揭示数据趋势和外露层。按目的，可视化技术又可分为三类：探索型、验证型、表示型。总之，各项技术的完成都是一次重大的进步，都是顺应大数据信息时代下的潮流方向，接下来需要更加多元化的探寻非结构化平台的研究方向，为推动信息时代进一步发展做出应有的贡献。

4 结束语

本文针对智能招标档案管理应用建设，从非结构化平台的数据管理方式进行了相关研究。通过非结构化平台，基本解决企业以往招投标的档案存储查询不方便且耗时耗财的相关问题，同时非结构化平台的智能招标档案管理应用将历史档案全部迁移与验证，不会造成企业数据的流失。在档案的查询，招投标文件的检索方面都具有良好的性能。

招投标档案范文第8篇

一、建设工程招投标档案综述

1、建设工程招投标档案的含义

建设工程招投标档案是指按照国家有关法律法规规定，在房屋建筑和市政基础设施工程的勘察设计、施工、监理、材料及设备的采购安装以及项目代建法人招投标过程中形成的，具有保存价值的各种图纸、文字、数字、表格、音像等多种文件资料原件。它是真实反映承发包交易过程的原始凭证，具有特殊的法律依据和保存价值。

2、招投标档案的法律依据

建设工程招投标档案的产生、存放及使用就该严格遵守《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》等法律法规的相关规定，涉及保密工程的，还应该符合《中华人民共和国保密法》的要求。

3、招投标档案的特点

招投标档案不仅拥有专业档案的共性，还有着其明显的特点：

（1）权威性

在建设工程招投标完成以后的建设项目施工及合同履行过程中，招投标档案具有极大的权威性。一是建设工程招投标档案主要是建设单位与施工单位、监理单位等有关单位相互之间进行承发包交易的原始记录，是招标现场产生的第一手资料，具有准确性和原始性；二是建设工程招投标档案真实的记录了工程项目承发包交易的全部过程，尤其是开标、评标以及定标阶段的活动，具有公正性；三是建设工程招投标档案记录了建设工程招投标过程中的多方面资料，并且整理规范，便于查找，具有较高的完整性。

（2）连续性

建设工程招投标档案的产生具有完备的法律依据，从招标申报到评标定标、合同备案，所有资料均前后互应，缺一不可。任何一个环节出现漏洞，都会对工程建设管理工作带来困难，严重的甚至会造成无法弥补的结果。

（3）互联性

建设工程招投标档案的所有资料的互联性很强，共同构成了一个有机整体，只有将各个阶段的不同档案资料进行系统的规整，保证档案间的互联性，才能真正发挥招投标档案应有的作用，促进建筑市场与施工现场的联动，有利于进一步规范建筑市场行为，加强建设工程标后管理。

（4）长效性

关于建设工程招投标档案的保存周期问题，国家有关部门没有明确统一的规定，各地均按照自己的要求进行保存，时间长短也不尽相同。根据对各地招投标档案保存时间的统计，保存周期基本集中在三年到五年之间。

二、招投标档案的使用

1、建设工程招投标过程的原始记录

建设工程招投标档案是在招投标现场产生的，记录整个招投标过程的重要资料。通过查阅招投标档案，可以对招投标过程中的每一个环节进行审查，对于确保招投标工作的公开、公平、公正具有十分重要的意义。另外，招投标过程要形成详细档案保存，有利于预防职务犯罪，保护投资人利益，为工程结算及国家资金投资工程项目审计提供原始凭证。

2、解决法律纠纷的重要依据

对于产生法律纠纷的建设项目，可以查阅招投标档案进行调查取证，供相关法律部门参考。可以确定工程建设项目的存在，基本反映招投标过程的细节工作，以确定招投标过程是否严谨、合理、合法。对照合同的约定与实际合同履行情况裁决责任归属。

3、数据统计的重要来源

由于建设工程招投标工作的法律地位优势，可以根据档案记录情况，按照不同的分类对工程面积、竣工工程、工程造价、从业人数、合同履行以及劳动生产率和节约社会投资情况等多个指标进行有效统计，这样得到的统计结果能够最接近实际的反应出市场发展趋势，为行业发展和各级领导做出正确决策提供可靠参考依据。

另外，招投标档案对于建立健全建设领域市场信体制，构建诚信平台，评价工程信息提供依据，起到保障建筑市场有序发展的作用。

三、招投标档案管理工作存在的问题及建议

1、管理意识淡漠，重视程度普遍不高。

招投标档案之所以有局限性，源于其所处的位置十分尴尬。它只是工程建设环节的一部分，不及城市建设档案馆所收集的建设工程档案系统全面。因此，往往对其重要作用认识不充分，把对招投标档案的管理工作当作可有可无的事情，束之高搁顺其自然，从而放松思想，忽略了对业务的整理、总结和思考。

2、责任主体混乱，保存周期不统一。

到目前为止，国家相关部门没有制定对招投标档案的管理进行统一规范的相关文件。由于各地的管理体制不同，在档案管理方面产生了许多问题。比如，档案管理责任主体不明确，有的地方是交易中心，有的是招标，也有的被纳入城市档案馆。再者，保存周期不统一，时间过长，就会加大工作负担和投入，但涉及工程招投标活动，没人愿意主动对招投标档案进行处理。

3、管理难度大，管理手段落后。

虽然近年来全国各地在招投标活动中均或多或少的引入了无纸化办公模式，但招投标档案仍然避免不了大量纸制资料的存在，导致管理困难。加之管理人员变动过于频繁，专业性又不强，几经易手，招投标档案的延续性便得不到很好保障。

4、档案重复性强，管理任务重。

建设工程招投标过程中，往往会产生大量档案资料，由于招投标工作的敏感性，档案入库时，往往胡子眉毛一把抓，全部移交。这样，许多重复的资料，被多次保存，既加重了管理人员的工作强度，又不利于档案室空间优化。

5、法律地位不明确，使用过程中存在误导。

一般来讲，在招投标过程中产生的档案，一方面是工程建设项目在招标、开标、评标以及定标过程中的客观记录。方便各级纪检监察部门对相关建设行政主管部门及工作人员进行监督。另一方面，可以为日后解决合同纠纷等提供依据。但实际上，为了方便评标专家评审，各地建设工程项目在招标过程中，均要求投标单位提交的投标文件设置正副本，一旦出现不统一的情况，便认定以正本内容为准。并且正本投标文件又是标后签订承发包合同以及施工过程中工程结算的重要依据，一般由招标人自行保存。因此，在解决合同纠纷时，法院到有形市场调取的存档资料在招标过程中的有效性便会大打折扣，这对于正确解决合同纠纷便产生了一定的误导性。

针对以上招投标档案管理工作中存在的问题，提出以下几点粗浅建议：

1、提高思想认识，强化管理人员业务水平。

档案室配备专业档案管理人员，加强对管理人员和其他相关人员的业务培训，保证管理人员职位的相对稳定，提高大家对招投标档案管理工作重要性的认识。把招投标档案的管理工作作为一项日常工作来抓，及时处理档案管理工作中存在的问题。

2、建章立制，强化招投标档案管理。

健全招投标档案管理制度，建立和落实岗位责任制。不断健全和完善档案管理制度，把各项制度真正落实到档案工作实际管理活动上。同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作列入年度岗位目标责任制中，既要列入分管领导的目标责任制，更要具体落实到有关人员的职责中，真正地把岗位责任制贯穿于档案建立保存的全过程。

3、提高招投标档案管理现代化。

随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用网络技术进行现代化管理，目前，大多数企业已经从传统的档案管理逐渐过渡到现代化自动管理，这从根本上使档案管理工作跨上了一个新台阶，有效地减少了工作中的重复劳动，节省了大量时间和人力、物力，大大提高了工作效率。

4、加强档案保密管理。

涉及公共安全的重点工程档案就加强保密管理，配备专业管理人员，提高绝密档案管理人员的素质和政治觉悟。档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

5、精简招投标档案，提高工作效率。

对入库保存的建设工程招投标档案进行精简，明确有保存价值的资料以及保存时限，压缩档案资料所占空间，减轻管理人员工作强度与压力，提高工作效率。

招投标档案范文第9篇

关键词：货物采购档案管理

一、电力建设中项目招标采购管理的基本要求

招标采购是通过在一定范围内公开购买信息，说明拟采购物品或项目的交易条件，邀请供应商或承包商在规定的期限内提出报价，经过比较分析后，按既定标准选择条件最优惠的投标人并与其签订采购合同的一种采购方式。

招标采购是在众多的供应商中选择最佳供应商的有效方法。它体现了公平、公开和公正的原则。通过招标程序，招标项目可以最大程度地吸引和扩人投标之间的竞争，从而使招标方有可能以更低的价格采购到所需要的物质或服务，更充分地获得市场利益。

招标采购是一个复杂的系统工程，它涉及各个方面各个环节。一个完整的招标采购过程，基本上分以下六个阶段：编制招标计划(申请、审批及流程)、招标、投标、开标、评标、定标。

二、货物采购招投标要求加强档案的管理

笔者认为，档案的齐全、完整、规范，从一个侧面反映了工程管理水平。严把档案关，能起到规范工程管理的作用。招投标档案是企业档案不可分割的一部分，特别是在工程档案中。当城、农网改造工程结束后，国网公司、发改委组织了工程建设抽查，发现了不少问题，有些问题就是直接从档案资料中发现的。招投标档案是纪检监察部门、审计部门检查的重点档案。因此，保证招投标档案的齐全、完整、系统、规范，是保证工程管理质量的一个有效手段和措施。

(一)招投标档案门档范围

1．招标方案及批复、招标计划申请(报)表、招标公告或邀请函、资格审查文件(资格审查公告、审查报告)；

2．招标文件及补充；

3．投标文件(商务部分、技术部分、企业资讯)、投标人澄清、说明或者补正文件；

4．标底、开标记录；

5．评标办法及标准、评标纪律、评标记录、评标报告(含各评标人员打分一览表)、工程决标报告(定标意见)；

6．项目招标领导小组会议纪要(标前会、定标会)、评标专家签到表、中标函(通知书)；

7．项目招投标领导小组名单、资格审查小组成员名单、投标人名单、评标委员会成员抽取名单、监督小组名单；

8．其它应当归档的招投标文件。

(二)招投标档案归档的基本要求

1．归档的招投标文件材料应该是原件或正本。(盖红章、手工签字)。

2．招投标文件的内容必须真实、准确，与实际相符。

3．招投标文件必须字迹清楚，工整，会签手续齐全，印章完整，签字盖章规范，手续完备。文件不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。

4．针对项目的招投标档案原则上归入项目。对于本单位涉入到多个项目的打捆招投标档案，原则上此批档案放入第一个项目，其它项目注明。

5．不针对项目的招投标档案，一般按年代归入文书档案。

6．招投标档案移交时，双方必须办理移交手续，填写交接清单，签字认可。

7．中标的投标文件材料应该永久保存，未中标的招投标文件材料应作为资料短期保存。

(三)招投标档案案卷编制要求

1．案卷装订的文件材料页号的编写是三位数，从001开始，单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右卜．角，背面在左下角；图纸的页号编写在右下角。

2．卷内目录中的页号一位数，从l开始。填写文件材料在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止贞号。

3．案卷的外、内封面、案卷目录、全引目录、卷内目录、卷内备考表按照国家标准GB/Tll822-2000和行业标准。

4．案卷封面的内容填写要全面，案卷题名应准确揭示案内文件的内容。(包括项目名称、主要内容及文种)

(四)招投标档案分级管理原则1．工程(含设计、施工、安装、监理、调试等)及相关物资的招投标档案，项目单位必须保存一套正本归档。

2．由总包单位承包并负责分包招标的工程，原则上总包单位、分包单位保存招投标档案的正本，需用单位存副本。

3．由省公司组织集中打捆招标采购，省电力物资供应公司负责招投标具体实施的llO千伏及以上输变电工程的主要物资等，其招投标档案由省电力物资供应公司存正本，需用单位存副本。省电力物资供应公司负责按要求将整套档案副本移交需用单位，办好交接手续。

4．《浙江省电力公司物资集中招标管理目录》范围以外的llO千伏以下输变电工程物资等的招投标档案，由系统各单位档案部门保存整套(含过程材料)招投标档案。

5．招标单位在招标时，要具体考虑需用单位的家数，明确招投标文件的套数，以确保需用单位项目档案的齐全、完整。

6．系统各单位自行招(议)投标的工程及相关设备材料等档案的管理，要保持齐全、完整、规范，由档案部门统一保管。

三、招投标档案管理现存的问题及对策

(一)工程招投标往往沿用上一次的

招标结果。刚开始时，有可能还记得住。时间一长，有可能就忘记了。这就需要在办理移交时，一定要写明沿用哪一次工程招标结果。好记性不如烂笔头，这就要求档案人员口勤、手勤，认真负责，把好档案移交关

(二)由于采用集中打捆采购，一个批次招标就有可能有十多个项目，几十种设备的招投标资料一股脑几的堆到档案室。档案人员根本搞不清楚这包是什么，那包是什么，涉及什么工程，这就给档案资料整理带来很大的不便。因为这只有招投标管理中心的工作人员才清楚具体的工程、设备名称。在招投标文件移交到档案室时，档案人员就要求具体经办人员在移交清单上必须注明包含的工程名称，设备名称用标签贴在资料袋上，这样就清楚明了，便于移交归档及整理。

招投标档案范文第10篇

重庆市电力公司作为国家电网档案管理信息平台建设的试点单位之一，于2007年12月实施建设了工程项目档案管理系统。系统建设运行以来，突破了诸多对传统档案管理的探索和研究，实现了档案资源的整体规划和统一管理。

档案事业是电网建设事业的重要组成部分，档案工作也是电力公司重要的基础性工作。截至2009年年底，重庆市电力公司具有各级各类档案机构47个，专兼职档案人员399人，共保存档案31.39万卷、28.04万件。档案信息资源十分丰富，形式多样。

一、重庆市电力工程档案管理的探索

结合近年来重庆市电力公司的发展速度和工程建设的投资情况，公司档案的归档量也在成倍增长，尤其是关乎公司正常运行的工程项目档案。而其涉及的量大、面广、周期长等特色，更是给档案管理带来不少难题。由于电网工程项目档案涉及的归档部门和参建单位众多，各个阶段或环节中项目资料的管理方式也随着企业改革和机构变化产生不同，其中最突出的问题包含：

1　项目招投标的档案管理

传统的项目档案管理将招投标文件作为工程项目归档文件中不可分割的一部分，进行归档整理，以保障项目档案存储的完整性和利用的方便性。随着电网企业的发展，各单位均成立了招投标中心，专门负责招投标采购工作。在招投标中心的实际招标工作中，会对各个工程项目中相同的采购部分进行统一规划。例如，针对一个变电设备的采购，是同时为多个工程建设而进行的招标。这种工作方式更加适合招投标工作的开展和管理，也能提高招投标工作的效率和质量。但同时，为工程项目档案的管理带来了不少困扰：

涉及多个项目的招投标文件，很难将其拆分，并归入不同的项目。如果各个项目都将此次招投标文件全部归档，势必造成大量的重复归档文件；

招投标中心采用以“件”为基本单位的管理方式，对招投标文件进行管理。即以招投标项目为具体单位，在每一个招投标项目下以“件”的形式进行流水编号，直接装盒管理。这种管理方式对招投标部门而言，简单、方便、合理；但因为立卷整理方式的不同，无法与项目档案放在一起归档；

工程项目中所涉及招投标文件的内容只是招投标中心处理招投标业务中的一部分，并不能涵盖招投标中心需要归档的全部内容。而且，招投标中心对采购档案的分类与档案业务部门对传统工程项目中招投标阶段归档文件的分类也不尽相同。

因此工程项目档案中招投标阶段文件的归档工作就变得十分困难和混乱。此外，上述问题在其他工程阶段也有体现。例如，项目竣工验收时的照片，可能归入照片档案门类中。因为形成照片实体后的管理方式，与工程项目档案是完全不同的。

2　跨全宗移交和接收的档案管理

建设项目从项目前期开始到竣工投产，建设周期少则两年，多则十几年，时间跨度较大，为保障项目归档的及时，一般都是按阶段进行归档，即各阶段项目完成后3个月内进行归档，这就给档案管理带来一定的难度。同时，工程项目竣工验收后，在业主单位保留完整工程项目档案的同时，各项目参建单位也需要将各自所涉及的项目档案归人自身单位的档案部门，业主单位也需要移交项目档案给后期的运行使用单位。当上述参建单位和运行使用单位都属于电力公司系统内的企业时(大多数情况为电力公司内部的企业)，就存在工程项目档案的跨全宗移交问题。其中，经常会因为移交和接收的手续繁复，缺乏统一规范等，使得归档文件的真实性和完整性不到有力保障。

二、电力工程档案管理信息化的实践

针对工程项目档案中存在的上述管理现状，重庆市电力公司秉承了国家电网档案信息化建设的基本思想，通过在档案信息管理系统中引入“归档模板”、“档案类型关联”和“跨全宗移交”等功能，彻底解决了上述各项问题。通过“归档模板”的创新设计，解决了外单位的采集整理和移交问题(参见《中国档案》2009年第353号增刊“工程项目档案管理的探索和实践”)。“档案类型关联”和“跨全宗移交”的概念，则满足了工程档案管理的多样化需求，彻底实现了工程档案的同步建档、同步关联，在提高工作效率和归档文件质量的同时，充分保障工程项目档案归档的及时、齐全、完整和准确。

(一)“档案类型关联”的实现细节

针对工程项目档案中涉及招投标中心的归档文件管理问题，重庆市电力公司本着档案管理要服务于一线业务部门的思想，系统通过采用“档案类型关联”的技术，使得招投标中心既可以按照自身业务方便对招投标档案进行收集整理和利用，也可以通过档案管理信息系统方便实现工程项目档案的齐全完整。具体实现细节如下：

1　建立一个适合招投标中心文件资料管理需求的“采购档案”类型

招投标中心所涉及的业务不仅限于招投标采购，还包括：谈判采购、寻价采购、直接采购、框架采购等方式。因此，为适应招投标中心对自身采购档案管理的需求，由档案业务部门指导、招投标中心业务骨干为主制定了一系列的采购档案管理办法，明确规范了采购档案的数据结构、管理方式、归档文件整理规则和归档流程，并建立了分类体系，明确了采购档案的归档责任和向档案部门移交的接口。最终，通过档案管理信息平台的业务定制功能在系统中得到基本实现，提供给招投标中应用。采购档案的建立，不仅解决了招投标中心大量业务文件的管理问题，同时也解决了采购档案的收集、整理、归档问题，通过档案部门业务指导、采购档案业务规范的建立，实现了招投标中心和档案部门的双赢，受到招投标中心的大力支持和欢迎。

2　将“工程项目档案”与“采购档案”建立关联关系

由于“采购档案”采用“项目一件”的管理方式，不同于工程项目档案的组卷管理，并且分类和数据结构的不同也导致无法在工程项目档案类型中统一管理。为保障工程项目档案的完整、齐全，重庆市电力公司通过系统提供的“档案类型关联”功能，将“工程项目档案”与“采购档案”建立了关联关系。在相关部门查询项目档案时，可自动通过系统对采购档案中题名和重要字段内容的智能分析，将相关的采购档案信息一并列出。这样，在档案管理中工程项目档案中不归档的招投标部分文件，在查询利用时可同时列出与该项目相关的招投标文件。这样，既保证了项目档案查询利用的完整性，又避免了招投标文件的重复归档，还适应了招投标部门的业务管理需要。

3　“档案类型关联”功能的其他应用

上述“档案类型关联”功能，同样应用在了“合同档案”和“照片档案”中。使得项目相关的合同和照片可同时查询到，保障项目档案的完整性和关联性，同时又适应了合同管理部门、新闻中心的业务管理需要。“档案类型关联”功能的应用，既满足了各业务部门的需求，又满足了项目管理部门的需求，同时更保障了档案管理的要求，形成了档案业务部门指导监督、各业务部门分散整理的良性流程。

(二)“跨全宗移交”的实现细节

工程项目档案的跨全宗移交和接收是个项目参建单位和业主单位实现档案统一归档的主要手段。一般情况，各参建单位将项目档案移交业主单位后，自身需保留一份归档，归档时一般不会重新进行整理，而只需根据本单位的分类对归档案卷重新进行分类和编号。因此，重庆市电力公司的档案管理信息系统通过“跨全宗移交申请一申请移交的电子档案审核一实体对照接收”的流程，实现跨全宗的移交管理。同时通过批量修改的功能，实现对接收案卷的项目代号、分类号和档号的修改。这项功能大大提高了工程项目档案移交管理的效率和对移交管理工作的控制，为业主、项目各参建单位和运行使用单位提供了安全、高效的工具，解决了以往移交手续复杂、缺少管理控制和记录、移交后整理工作烦琐等一系列问题。该流程化的规范设计，充分保证了工程项目档案移交工作的简单、高效和准确无误。