数字化加工方案范文

数字化加工方案篇1

关键词 档案数字化 质量控制 安全保密控制

一、引言

档案数字化这一概念出现在20世纪80年代后期，在90年代档案数字化开始慢慢成熟起来，进入21世纪随着人们对档案管理工作的重视程度不断提高，档案数字化进入全面发展时期。[1]档案数字化开始时的主要形式为文件级目录以及案卷级目录数据库的建设，主要是使计算机辅助管理的目的得以实现。目前，档案数字化已发展的相当成熟，全国几乎所有档案馆都实行了档案全文信息的数字化管理，有些档案馆在档案数字化方面做的已到达很高的水平，可以实现利用互联网络对档案信息进行远程的查询和使用。[2]但与此同时档案数字化的质量及安全保密工作仍存在一些亟待解决的问题，需要引起人们的高度重视。

二、档案数字化的质量控制

质量控制工作通常就是为了达到档案管理质量的相关要求而采取技术手段等各类工作活动，其主要目的是全过程监视档案数字化质量，对有可能造成质量不合格的所有因素进行消除，以期达到规定的质量要求。[3]档案工作由于其独有的特点使得必须对档案数字化进行严格的质量控制。

（一）质量控制的内容

（1）对有关数字化方案进行优选。对于电子档案数字化工作而言科学合理的数字化方案是极为关键的，所选用的数字化方案的科学合理性对档案数字化工作的质量有直接的影响。

（2）对数字化软件进行正确选取。现阶段有很多类型的数字化软件，这些软件各具特色，在选择数字化软件时应结合自身的去求对其进行广泛的调研。对数字化软件进行科学的选取是保证档案数字化质量的前提。

（3）制定适用的标准、确定相关参数。这一工作环节是影响档案数字化质量的一个重要工作内容。目前，已存在较为成熟的档案数字化相关国家标准规范，但为了更好地保证数字化质量有关行业应在国家标准的基础上制定符合自身的相关标准。

（4）档案数字化过程中的监督、检查、验收以及评估工作。这些工作是保证档案数字化质量的最后一道环节，可对档案数据库建设实行有效的监管检测。通常情况下检查工作主要包括工作环节、人员以及设备三个方面。[4]监督工作就是要及时发现档案数字化过程中存在的问题，并要求有关部门及时解决。验收包括粗验和细验环节。粗验通过软件来完成，细验则是在粗验的基础上对档案信息等进行全面的检查。评估是针对档案数字化的过程及质量进行全面的测试和评价。

（二）档案数字化质量控制的手段

（1）做到分工明确，责任分明。由于档案馆的规模、工作方案以及档案总量存在很大不同，因而存在不同的档案数字化流程，尽管如此也应对内部工作环节进行明确分工。档案预处理、档案分发、档案扫描、档案的检测验收、档案入库以及网络设备的日常检查维护等工作内容都应分配到具体的部门和个人，应做到职责分明。

（2）制定完善的规章制度。档案数字化过程必须严格按照一样的规章制度进行，所以制定一套完善的规章制度是极为必要的，它有利于确保档案数字化的质量，同时可保证对档案信息资源进行共享。

（3）及时发现总结问题并制定合理的奖惩制度。档案数字化工作具有很强的基础性以及实践性，同时这项工作还处于不断发展完善的过程中，可以借鉴的成功经验相对较少。因此，需要工作人员不断在实际工作过程中积累经验，逐步探索完善。对实际工作定期进行总结归纳有利于保证档案数字化工作的质量，可及时督促工作人员发现前期工作中存在的不足，对好的方面进行采纳，对不足加以完善，避免以后的工作中出现同样的问题。同时，应制定完善的奖惩机制，对工作人员起到一定的督促作用。

（4）严格检查验收档案数字化过程及质量。实际工作中进行严格的检查验收是保证档案数字化质量的重要一环。档案数字就是将档案中的各类信息进行数字化的过程，是保证档案信息化工作顺利进行的基础性工作。因此，应严格检查验收档案数字化工作的环节及质量，保证后续工作顺利进行。

三、档案数字化的安全保密控制

档案工作中的另一项重要内容便是安全保密工作，档案数字化的安全保密控制目的是保证个人档案的实体、信息数据等的安全，防止由于各种原因出现的信息泄密问题。

（一）档案数字化安全保密控制的内容

档案数字化安全保密控制的主要工作目的是对档案数字化过程中可能存在的各类影响信息安全的因素进行预先分析处理，并据此从技术和工作管理等方面上积极采取有关措施来防止信息泄密事故的发生。实际工作环节中档案数字化的安全保密控制工作主要包括以下方面：制定与安全保密工作有关的规章制度、制定科学的网络安全方案、选择安全等级高的场所并建立完善的安防系统、做好档案实体的使用和保管工作、定期对数据库进行维护、做好档案数据整理及备份工作等。

（1）建立规章制度。档案中会涉及大量有关个人隐私等方面的信息，实际工作中要切实做到档案数字化过程的安全高效，一套切实可行的安全保密管理制度是必不可少的，这套管理制度应包括以下几个方面：有关设备使用以及档案数字化系统安全的保密规定，档案数字化加工人员的选择和管理办法，档案数字化加工场所有关的安全保密制度等等。

（2）制定合理的计算机网络安全保密方案。计算机网络安全保密方案在确保档案数字化的安全保密性方面起到关键作用。要做到这一点首先应做到在一个相对封闭的计算机网络中实现所有的操作过程，应做好计算机网络与外网物理隔断。其次，用于档案数字化工作的计算机及其服务器应安全存放，存放的环境应具有防水、防爆、防火、防震、防暴以及防止外来人员盗取以及破坏的特点，同时，需要引起高度重视的是电磁场对档案数字化网络系统以及相关设备的干扰。第三，档案数字化工作人员（这里所说的工作人员是有权直接接触档案数字化系统的有关人员）在需要进入系统前应通过必要的身份认证，做到禁止非法用户进入，这也是做好档案数字化安全保密工作的首道防线。第四，应对参与档案数字化工作的所有工作人员进行合理分类，将全体按照任务不同进行区分，并对不同群体制定不同的访问权限，避免合法工作人员越权访问其权限以外的相关信息。

（3）选择安全封闭的工作场所，建立可靠的安防系统。档案数字化工作选用的场所一般是各级别的档案馆，但为了提高工作效率一部分会外包给具有相应资质的专业公司。一般讲在选择数字化加工场所是要做到以下几点：首先，场所的选取应方便保管档案实体，即档案加工场所的选取应尽量做到靠近档案实体的保管场所，如果由于某些原因很难做到就近选择，则选择场所时应考虑档案的运输线路，运输线路应不与外来人员进出路线进行交叉。其次，工作场所的环境与档案原来的保存环境应尽量相似。加工场所确定后还应为其配置具有较高安全等级的安防系统，包括防盗报警系统、门禁系统、闭路电视系统、恒温恒湿空调系统、消防报警及自动灭火系统等，这样有利于保证加工场所的安全。

（4）档案实体的保管和保管工作。档案数字化工作中档案实体的使用是不可避免的，为了提高使用和保管档案实体的安全保密性必须制定相关的制度。首先，进入档案库房的人员个数应最少为两人，以使他们之间可以互相监督。其次，要注重实行安全巡视制，安排足够数量的巡视员长期在档案运送路线上进行巡逻，确保不发生档案丢失问题。第三，在交接档案时必须进行登记，交接过程应在严格的监督下进行。第四，档案实体交接完成后应详细讲评与档案实体的保管有关的各种注意事项，这样可以有效防止工作人员在对档案进行扫描的过程中由于操作不当对档案造成的破坏。

（5）数据库的整理、维护以及数据备份工作。档案数字化工作的成果都要存储于数据库中，所以数据库的重要性是不言而喻的，该部分也是档案数字化工作安全保密的重要环节。对数据库数据进行维护的目的是为了防止档案数据丢失、更改、破坏等问题的发生，同时还可有效避免病毒侵袭、电磁辐射、硬件损坏、非法下载复制等现象的出现。对数据库相关数据进行整理的目的是对档案数据进行认真校对，发现其中存在的多扫、错扫以及重复发送的数据，对数据进行分发打包预处理，从而为即将进行的下一步工作做准备。数据备份的目的主要是如果档案数据出现丢失、破坏、更改等问题，利用备份数据可将原数据进行还原。

（二）档案数字化安全保密控制的有关措施

（1）对工作人员做好思想教育工作。档案数字化过程中影响其安全的因素有很多，其中，人为因素是安全保密控制工作的重点。因为人为因素造成的信息泄露等问题主要是由工作人员的道德水平较低引起的，所以应通过一定的教育培训来提高工作人员的素质水平。首先，应定期组织有关工作人员认真学习有关档案安全保密工作的相关规章。其次，对档案数字化工作流程进行科学合理的设置，明确每个工作环节中有关安全保密工作的注意事项。最后，应对工作人员进行定期或者不定期的检查，发现问题予以批评或惩罚，要求其及时进行改正。

（2）加强人员管理工作。档案数字化工作中人是开展工作的主体，因而实际工作中应加强对人员的管理工作，笔者认为加强人员管理可从以下方面入手：第一，做好工作人员政审工作。第二，对从业人员的岗位和职责进行明确。第三，定期考核工作人员的思想素质水平及工作情况。

（3）建立完善的制度及安全系统。现阶段已存在较为完善的安全保密制度，但由于种种原因贯彻执行过程中却往往达不到令人满意的效果。[5]这一现象产生的原因之一是人们对安全保密制度有错误的认识，认为该项制度会影响人员的工作效率。因此，实际工作中应改正错误的认识，加强对安全保密制度的执行力度。同时，一套完整的安全系统对保证档案信息安全也是极为重要的，现阶段应加强技术防范手段，配备科学的安全防护设备，加强对设备、软件以及网络等的维护，提高档案数字化的安全性能。

四、结论

档案数字化工作是档案信息化工作的基础，实际工作中应严格控制档案数字化工作的质量并做好安全保密工作。本文对上述的两个方面的内容进行了详细的阐述，对实际工作中做好档案数字化质量及安全保密控制工作提出了相关建议，望本文的研究能够推动档案数字化工作健康有序开展。

（作者单位为漳州市城市建设投资开发有限公司）

参考文献

[1] 王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯，2011（06）： 54-57.

[2] 向立文.档案数字化建设中若干问题的研究[D].湘潭大学，2004.

[3] 朱铮.档案数字化研究[D].苏州大学，2006.

[4] 李学广.档案数字化方案研究[J].中国档案，2007（06）：52-53.

数字化加工方案篇2

关键词：档案管理；数字化；建设

一、 明确档案信息资源数字化的指导思想。

以优化理论为指导，以用户需求为导向，以利用档案为目的，充分应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，兼顾保护档案原件的要求，保证数字化档案的真实可靠，更好地发挥档案信息资源的作用。档案信息资源数字化的目标，一是解决传统档案的存储问题，二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能，三是提高信息传递速度，提供更大范围内的利用。所以说档案信息资源数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其后网上资源共享打下坚实有效的物质基础。

二、档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。

1、档案数字化建设应从标准建设和安全管理两个方面着手。

档案馆数字化建设的最终目标是实现档案信息资源最大的共享，而档案信息共享的前提是包括档案业务流程、管理系统、网络技术、信息交换等方面的标准化与规范化。但长期以来，各地建设数字化档案采用的方式方法不尽相同，档案信息系统没有具体的标准可遵循，数据库的结构不统一，数据不规范，都给实现资源共享带来很大的困难。因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案数字化建设高质量的坚实基础，也是数字化档案馆能否实现最大范围共享的重要前提。

标准化的规范体系包括业务规范、技术标准和管理规则三个层面，数字化档案馆建设中确定标准的原则是优先采用国际通用和适用范围尽可能广泛的标准，以提高系统和数据等软硬件环境的兼容性。我馆认为，如：在技术层面应直接采用国际和国家标准；在数字化档案业务规范层面应优先采用国家标准；在数字化档案管理规则层面则以本馆实际需要为主、以借鉴为辅进行补充，由此形成标准化的规范体系。

安全是数字化档案建设不可忽视的一个重要方面，主要有档案信息泄密和数据丢失两大安全问题。所以数字化档案必须采取一系列措施保证档案信息的保密与安全，通常需要采取制度管理和技术保证两方面的双重措施，方能保证档案信息的基本安全。对此，档案馆的数字化建设中应该形成一套管理制度体系，并采取相应的技术措施进行自动控制。

三、档案信息资源的数字化体现科学性和系统性。

1科学性。我们所说的档案信息资源数字化决不是单纯的档案信息导向数据，即以档案题名、检索目录形式为主的模式，而是目录检索数字化与档案全文数字化之和。这就提出在规模庞大的档案资源中，对数字化是全部数字化还是有选择、区分的数字化。档案信息资源数字化应具科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急，分阶段，分层次有步骤的进行。

2、系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论是对档案的来源，还是档案内容的内在逻辑，又或不同档案的关联性等等，都应保持档案信息外在的连贯、完整与内在的有机联系。另外，还包括保持数字化软硬件的系统性。即软硬件的配置、数据库标准等在数字化阶段保持一致性，保证数字化技术、软硬件的可继承性，从而确保数字化系统内在的可持续发展性。

四、对档案一作数字化管理的几点思考与建议。

1、提高认识，统筹规划。首先必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。其次，作好统筹规划。将大量的档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，包括服务器、电脑、扫描设备等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。最后，档案数字化是一项费时较长的工程，在大规模、流程化的数字化过程中，所有档案原件都需从档案库房分批大量取出，一定要保障档案原件的完整，不允许出现损毁和遗失的现象。

2、加强基础工作，认真做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化中的人员业务培训。数字化工作是需要人来完成的，人员业务培训不过关，直接导致返工，间接导致成本的增加，时间段的延长。C、数字化后的数据质量、图像质量检查。录入后的档案信息要做到非常高的正确率，扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描。

3、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；业务形态于现有技术手段相抵触；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些业务问题和相关技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人无法胜任此项工作，所以应加强这方面技术人员的培养。我们应不断学习最先进的档案管理模式，不断走出去看看，开拓眼界，才能跟上时展的主旋律。

4、重组和再造的优化流程

为发挥计算机网络的优势，重组和再造优化流程的实质，就是对档案数字化整个工作流程进行系统分析，不但要打破原有业务规程，还要改变行政管理分工，进行全方位的变革。档案数字化的任何一个细节都会对整体产生影响，轻者降低效率，重者决定成败。

五、结语。

数字化加工方案篇3

关键词：国有企业档案数字化存在问题解决对策

随着国有企业信息化建设快速发展，作为国有企业信息化建设重要组成部分的档案信息化建设也提上日程，而档案数字化工作是国有企业档案信息化工作的内容之一，开展档案数字化建设是目前国有企业档案部门开展的重要工作之一，是实现档案工作规范化的重要举措，也是档案部门提升服务能力、拓宽服务领域的重要途径之一。笔者从2004年至今一直从事国有企业档案管理工作，在多年的实践工作中发现国有企业档案数字化建设面临着一些不容忽视的具体问题，本文就存在的问题进行分析探讨，并提出一些解决对策。

1.国有企业档案数字化建设面临的主要问题

1.1对档案数字化建设的重视程度不够

档案数字化，一方面可以提升查阅效率，相较于传统的查阅方式，数字化后的档案查阅只需要几分钟甚至更短的时间就可以查阅到档案原文的扫描件。另一方面数字化后的档案可以封闭保存，没有特殊情况不再使用，有利于保护原件。但是在国有企业，档案管理工作没有得到足够重视，档案数字化工作比较滞后，导致国有企业档案室变成无人问津的部门，档案管理人员责任心强的会默默无闻的工作着，责任心不强的档案堆积成山，没人整理，连查找都困难，更谈不上档案信息化、数字化建设了。从根本上说，档案数字化建设与否，建设质量的好坏，建设进度的快慢，与国有企业的重视程度有关。

1.2软硬件配备不足严重制约国有企业档案数字化工作的开展

随着信息化建设飞速发展，国有企业档案管理部门也配备了一些计算机及扫描仪设备，但是这些设备是有使用年限的，由于资金不足等原因，设备更新缓慢，老的计算机与档案管理软件的要求不匹配导致软件运行缓慢甚至无法运行，扫描仪老旧致使扫描图像不清晰，甚至有的还没有专门的档案管理软件。没有好的档案数字化工作所需的软硬件设备，导致国有企业档案数字化工作无法开展或进展缓慢。

1.3档案管理系统与OA办公系统不兼容

目前，各软件公司制作的档案管理软件和OA办公软件种类繁多，国有企业也是根据自己的需要自行购买档案管理软件和OA办公软件，致使档案管理系统与OA办公系统两者不兼容，造成不能依托OA办公系统实现网上录入和查询等，形成的数据也难以转换实现共享。以昆明公交公司为例，昆明公交公司使用的OA办公系统是电子政务网上的政府信息公开系统，而档案管理系统是珠海泰坦软件公司开发的档案综合管理系统，两者是不能兼容的，政务网上的收发文要归档，只能从政务网上下载下来，然后一条条的录入档案管理系统中，形成的电子文件也只能一条条对应的导入档案软件中，费时费力，工作效率低下。

1.4档案管理人员素质不高、配备不足

档案管理人员素质的高低决定着国有企业档案管理水平的高低，随着办公自动化的普及，对档案管理人员也提出了新的要求，档案管理人员除了会传统的手工整理档案外，还会利用现代化的手段对档案进行管理。但是在国有企业，档案管理人员素质高低不一，为了节约编制，一般使用秘书兼管档案管理工作，专职人员少，档案工作大多停留在手工管理阶段，不利于档案数字化工作的开展。

1.5缺乏技术指导

档案数字化工作是一项技术含量、操作规范度很高的工作，档案数字化工作也正处在摸索和尝试阶段。在国有企业档案数字化工程中，档案管理人员对扫描技术、扫描流程、扫描方式、色彩模式、扫描分辨率、存储格式、扫描过程控制等掌握不够，缺乏技术指导。

1.6安全问题突出

国有企业档案数字化建设的安全问题主要有三个方面，一是缺乏安全保管电子档案的设施，如光盘、移动硬盘、防磁柜等。二是数字化过程中的安全问题，由于纸质档案数量庞大，纸质档案在从库房拿出来数字化的过程中，难免出现纸质档案丢失情况。三是网络安全没有保障，安全措施不到位，其他部门的电脑还连着外网等。

1.7档案数字化制度欠缺

2005年国家档案局的《纸质档案数字化技术规范》是纸质档案数字化的标准，各省市也出台相关标准，为纸质档案数字化工作提供了相关的技术指导，由于各国有企业纸质档案的种类不尽相同，国有企业没有根据自身情况制定档案数字化标准，完全参照国家统一的标准和省市标准进行纸质档案的数字化工作，致使在档案数字化过程中，没有制度可依，无章可循。

1.8有些档案数字化工作重复

随着信息技术的发展，政府也在推行电子政务，实现网上收文发文，推进无纸化办公工作，使信息可以迅速、准确地到达相关部门，从而极大的降低社会成本，提高文件传阅速度。但在很多国有企业，由于各方面的原因，并没有真正实现无纸化办公，政务网的文件还是习惯下载后打印出来给领导批阅后存档，这一部分打印出来的政务网文件存档后就不可避免出现再数字化的现象，造成重复和浪费。

2.解决对策

国有企业档案数字化建设是一项长期而艰巨的任务，笔者认为应着力采取的对策主要有：

2.1加强对档案数字化工作的领导

国有企业档案数字化建设的最终目的在于提高国有企业效率，提高领导决策和管理水平，国有企业应该把档案的数字化建设纳入领导议事日程，把档案的数字化建设纳入国有企业信息化建设当中，作为国有企业信息化建设的一项重要内容来建设，明确主管领导和档案管理人员在档案数字化建设方面的责任，在物力人力财力方面给予支持，有了领导的支持，档案的数字化工作便能顺利的开展。

2.2增拨专项资金，配足软硬件设施

为使档案数字化工作能够顺利开展，国有企业应该把数字化工作所需的经费列入国有企业各项经费预算中，增加拨付档案数字化建设专项资金，重新为档案室配足计算机、扫描仪、防磁柜、光盘、移动硬盘、档案管理软件等设备，并根据需要进行更新换代和最新优化升级，使之完全符合档案数字化工作的需要，档案部门要多与领导沟通协商，争取支持，以保证档案数字化建设顺利进行。

2.3建设统一管理平台，实现档案管理系统与OA办公系统的无缝对接

随着办公自动化的普及，电子档案数量不断激增，建设统一管理平台，实现档案管理系统与OA办公系统的无缝对接至关重要，国有企业要真正实现文档一体化，做到从文件到档案的转变不需要数据的转换与迁移，同时也提高档案工作的效率。这就要求国有企业要加大资金投入，档案部门要加强与软件制作部门的沟通协调，使OA办公系统和档案管理系统具备符合档案管理要求的功能，实现档案系统与OA办公系统的无缝对接。

2.4加强人才队伍建设

人才队伍建设是档案数字化工作顺利开展的先决条件，必须加强档案数字化工作人才队伍建设。一是人员保障，档案数字化工作量大，必须有足够的人员才能完成，如有外包能力可以请专业机构完成，没有外包能力的可以挖掘内部潜力，从其他部门借调一些人员过来帮忙完成，并配备一名计算机专业人才负责网络、数据库的管理及相关业务工作。二是档案管理人员要加强学习，根据档案发展需要不断提升专业技能，学会利用计算机网络和多媒体技术对档案信息进行存储、检索和开发利用，积极参加档案知识培训班，自觉学习档案数字化各项规章制度，读透研透其中的内容并应用到实际操作中，保障档案数字化工作的有效开展。

2.5加强与档案部门联系

积极到省市档案局参观学习数字化建设方面的经验，请专家亲自过来开展档案数字化建设的业务指导，传授档案数字化方面的专业知识，及时掌握数字化工作的方法，参观其他成功单位的档案数字化情况，获得旁人已经取得的经验和教训，从而少走弯路，提高工作效率。

2.6加强档案数字化的安全管理

档案先进的管理手段带来工作效率的提高，同时也对档案安全管理提出了更高的要求，可以从以下几个方面加强档案的安全管理。一是加大资金投入，购买存储设备如光盘、移动硬盘、防磁柜等，确保档案保管安全。二是加强档案数字化流程的监控，制定明确的责任制度，杜绝数字化过程中档案丢失的现象发生。三是引进计算机网络安全管理人员，制定档案安全管理制度，按时进行备份，定期开展档案安全保密检查工作，发现隐患及时整改，发生责任事故严肃处理，与档案管理软件联网的电脑不能同时连着外网，所有的电脑实行专管专用，实行密码登陆，做好防火墙等安全设置，并随时更新病毒库。

2.7完善档案数字化工作制度

制定规范，明确标准，这是保证扫描质量的重要步骤，国有企业档案在进行数字化工作之前，应根据国有企业的实际情况，制定和完善档案数字化工作制度，包括整理标准规范、图像扫描技术规范、责任制度、安全保密制度等，并使档案数字化责任具体到了岗位和人，严格质量控制，明确工作流程，明确扫描方式、色彩模式、扫描分辨率、存储格式、扫描过程控制等，在制度上保证了档案数字化工作向更高质量、更加规范化、科学化的方向发展。还可以实行激励制度，对档案数字化工作比较先进的档案部门进行激励，以物质激励和精神激励相结合，调动档案管理人员的积极性、主动性和创造性。

2.8实现信息资源的共享，避免重复数字化

在国有企业的信息化建设中，国有企业可以利用内部局域网，把不的档案通过局域网向内部开放，实现内部信息资源联网，无纸办公，减少纸张，OA系统中形成的电子文件可以通过与档案系统的无缝对接系统实现转换，避免出现了在OA系统中形成的电子文件打印后再数字化的现象，造成重复和浪费。同时要做好保密工作，要对外必要信息时，应做到科学地把握保密和利用的关系，做好信息安全保密，同时要积极开展服务，变被动服务为主动服务。

档案数字化建设是一项长期而艰巨的任务，开展国有企业档案数字化工作，重在坚持，要将档案数字化建设纳入国有企业信息化建设中，积极探索出最适合自身的数字化建设道路。

参考文献：

[1]杨公之.档案信息化建设实务[M].中国档案出版社

[2]张彬.国有企业档案数字化管理的思考[J].机电兵船档案,2009(5)

数字化加工方案篇4

[关键词]数字档案；档案资源；管理与利用

数字档案是在信息化技术基础上发展起来，数字档案主要是在计算机技术的支撑下得以形成，通过对人类社会真实活动的数字化记录，有效的改变了传统档案工作的模式，是当前办公自动化、网络和信息技术发展的必然结果。当前我国已将档案信息化建设作为档案工作工作的主要内容，而数字档案也成为档案信息化建设工作中十分重要的一项专题。当前数字档案所包含的内容较多，不仅包括数字档案馆的探索和实践，档案数字技术和与标准，同时还包括电子文件管理、档案数据库及档案网站建设等工作。特别是在当前信息化技术快速发展的环境下，我国数字档案馆进入了快速建设阶段，档案资源数字化和网络化得以不断深入，这就对数字档案的管理和利用有了较高的要求，通过加强数字档案的管理与利用工作，更好的推动数字档案的健康发展。

一、加强档案信息化建设，提高数字档案资源管理的水平

随着科学技术的快速发展，档案信息化建设已成为我国档案工作的主要发展方向，通过档案信息化建设，更好的确保档案资源数字化的实现，全面实现档案目录信息的数字化和档案全文信息的数字化，建立档案信息资源数据库，从而加快档案目录资源和档案信息资源共享的实现。

二、档案资源网站建设

在档案信息化建设工作中，档案资源网站建设是其中十分重要的一个环节，档案机构通过在网联网上建立数字档案资源网站，在网站上可以为广大档案需求者提供档案网络信息服务，同时还能够对档案进一步进行宣传。档案机构利用档案资源网站可以更好的进行数字档案资源的传播。

三、数字档案馆建设

数字档案馆作为档案管理与利用的模式，其是通过网络技术使档案用户能够远程获取数字档案资源。通过数字档案馆建设，可以实现对各地的各种数字档案资源进行动态搜索。数字档案馆不仅实现了档案资源数字化，而且档案信息组织与传输也实现了网络化，档案服务形式开始向多样化方向发展，档案资源实现了共享，档案检索更方便和快捷。我们所说的数字档案馆有广义和狭义之分，广义的数字档案馆是指由若干档案资源库、档案信息资源中心和档案用户群所构成的数字档案馆群体，其是存储和利用档案资源的网络空间。而狭义的档案馆则仅是指其中的个体档案馆，其通过对档案进行数字化工作，完成档案信息从采集到保额、利及鉴定的整体过程中，狭义数字档案馆更多指的是信息互不干涉和基础设施的构建。其包括的内容较多：接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失；将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的和传递；支持对馆藏各种档案实体的自动化管理；支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享；组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。

四、数字档案资源的利用

档案提供利用工作，亦称档案利用服务，是档案保管部门以所收藏的档案为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的～项业务活动。

五、借鉴数字图书馆的文献资源开发利用

模式数字图书馆技术和文献资源开发利用服务模式已经相当成熟，比如国家数字图书馆工程、区域数字图书馆联盟等模式，还有数字图书馆的核心服务模式――文献资源数据库技术（中国知网、万方知识服务系统、维普资讯），都可以为数字档案资源的开发利用提供借鉴。数字档案资源的开发与利用应加快档案资源的数字化建设，深入研究档案信息处理技术，如档案资源数字化工作中的文本处理技术、图像处理技术、音频视频处理技术等，建立各种档案资源专题数据库。

六、结束语

社会的快速发展和网络技术的进步，各种文件和信息开始登录在互联网上，这给人们带来了较大的便利，而且信息服务更具有高效性和经济性。在这种情况下，对档案信息服务的开放性需求不断增强，我国加快了数字化档案的管理和利用工作，通过数字档案网站建设、数字档案馆建设等加快了数字档案开发利用进程，这对我国档案事业的健康发展起到了积极的推动作用。

参考文献：

[1]许莉莉.试析档案资源的管理与运用[J].办公室业务，2012（7）.

[2]连志英.基于用户需求的个性化数字档案信息服务模式构建[J].档案学通讯，2013-09-18.

数字化加工方案篇5

关键词：高校 历史档案 数字化 档案安全 实践

高校历史档案一般是指1949年以前形成的档案，它是一所学校历史的真实写照，也是其独特的办学传统和优良学风得以形成、继承和发扬的物质载体。尤其是一些保存百年以上的珍贵档案更是研究我国高等教育起源、发展和改革的重要资料。我校档案馆现馆藏有近1万卷珍贵的历史档案，如1896年四川中西学堂和1910年华西协和大学创办资料，、郭沫若、江姐等一大批仁人志士在校求学档案，这些档案对研究近代中国西南地区的文化教育、宗教以及中西文化交流等有重要价值。但由于保存时间较长等诸多原因，这些宝贵的历史档案已出现了不同程度的破损，特别是近年大量而频繁的查阅历史档案，更加剧了档案的损坏程度。为了更好地保护这些珍贵的历史档案，同时，也为了能给大家提供更安全、高效、及时和便捷的档案查阅服务，我校档案馆启动档案数字化示范工程，实施历史档案数字化、信息化项目，同时采用缩微胶片形式对数字档案实施异质备份，保证数字档案信息的有效性和长期保存，努力建立一套安全有效的数字化档案信息资源长期保存体系。

1 历史档案数字化建设模式

历史档案数字化建设目前主要有两种模式，即所谓的“内包”模式和“外包”模式。“内包”模式是指档案管理单位完全依靠自身力量实施数字化，该模式通过自己实施数字化加工过程，实际也是一个熟悉信息化、数字化软硬件设备和流程管理的过程。在进行档案数字化加工的过程中，由于经常操作计算机、扫描仪，使用扫描软件和档案管理软件，在不知不觉中提高了大家档案信息化知识水平，为适应档案信息化，为使用现代信息技术提高档案的利用率和利用效率打下坚实的基础。该模式数字化成本相对较低，能培养和锻炼队伍，但在档案数量巨大时，自行实施加工工期相对较长。“外包”模式即业务外包加工服务模式，随着社会分工日益细化、专业化程度日益增强以及数字化技术不断更新，社会上专门从事档案数字化、信息化加工的机构应运而生。通过选择专业化数字加工机构，可以在较短时间内完成较大量的档案数字化加工任务。本次档案数字化也尝试引入档案数字化加工服务的社会机构，实行业务外包，选择有一定经验和能力的专业公司协助完成历史档案的数字化工作。

2 历史档案数字化建设内容及要求

我校档案馆历史档案数字化建设内容主要包括历史纸质档案整理、档案数字化扫描加工、扫描图像处理、档案目录著录、档案全文转录、数字化档案数据挂接以及采用缩微胶片实施异质备份等。

2.1 档案整理

档案整理是实施档案数字化的第一步，也是保证档案数字化质量的重要程序。因此，数字化之前应根据实施数字化档案的实际情况制定档案出库档案交接档案拆卷档案修复档案扫描、著录档案装卷档案入库等一套完整的方案，并严格执行档案管理制度，保证在数字化过程中档案不丢失，不二次损失，对破损严重或褶皱的档案实施技术修复和作压平或熨平等相应处理。

2.2 扫描加工及图像处理

采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。为更好地展现档案原貌，全部采用彩色单页.jpg的存储格式，扫描分辨率为300 dpi；对于案卷中字迹较小、较密集的档案，可将分辨率提高到600 dpi；照片档案分辨率应不小于600 dpi。根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合，扫描后的原始图像需要进行优化处理，使成品图像清晰、端正，无图像歪斜、图像脏点、脏斑、字迹洇透、图像深浅不一等现象，图像拼接不能有明显的拼接痕迹。

2.3 档案著录

全文转录信息以Word文件存储，全文转录的文字识别率和全文转录的合格率应达到相应要求。目录著录信息以Excel文件存储。

2.4 异质备份

对数字化后的所有档案按16 mm缩微胶片实施异质备份。缩微胶片制作符合《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》（DA/T44-2009）的有关要求。按GB/T18444-2001标准的要求，提供必要的长期包装存储装具，包装存储装具标示明确，便于检索利用等。

2.5 成果提交要求

项目成果包括采用符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）规范要求的扫描图像、目录著录、全文转录的档案级光盘各一套和符合《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》（DA/T 44-2009）有关要求的缩微胶片一套。

3 历史档案数字化建设的风险防范

由于采用外包模式实施档案数字化，因此，档案安全等风险防范措施也是档案数字化的重点工作。主要风险体现在：（1）外包服务公司的选择，历史档案数字化场所以及历史档案数字化过程中外包服务公司的人员管理风险；（2）历史档案数字化的技术标准或技术规范以及历史档案数字化过程中档案的安全风险；（3）历史档案数字化成果形式及其质量控制。要求在外包服务公司的选择上须事先做好充分调研，加强对外包服务公司的资质审查，选择有较强从业经验、有较强技术人员和历史、档案专业类团队的公司。同时，要求外包服务机构必须在指定的工作场地完成项目内容；档案数字化实施过程中，不得擅自安装使用存储介质，不得擅自复制或留存档案文件和数据；不得将档案原件、复制件、数字信息等带出工作场地；工作场地可以辅助安装监控等措施加强现场的管理。根据档案实际事先确定技术标准或技术规范，并在实施工程中根据实际情况与服务公司及时沟通，实时调整技术标准或技术规范。严格质量控制，及时组织专家对工程质量和效果抽查，并反馈信息给外包服务公司，及时纠错或纠偏。由于历史档案多是竖排文字，古体文、繁体字且没有文件级题名，没有标点符号，因此，实施历史档案全文转录便是此次数字化的难点，这不仅需要信息技术人员，更需要具有历史知识和档案知识的专业人员。

4 结束语

档案数字化是建设数字档案馆，实现档案资源整合、提高档案利用效率的基础。选择基于外包模式的历史档案数字化，档案数字化场所的安全、外包服务公司的资质要求以及对纸质档案的安全保护和服务人员的有效管理等是档案数字化得以顺利实施的保障，而数字档案信息资源的安全保存和有效整合，保证作为档案价值的有效性以及提高档案利用效率是实施档案数字化的根本目的。因此，提出一个保证档案安全和人员有效管理的档案数字化外包服务实施方案以及风险防范措施是非常重要的。同时，对数字化档案信息资源的长期保存机制和利用服务以及数字化档案信息资源作为档案价值的有效性进行探索是也档案数字化后续工作的重要任务之一。

参考文献

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[2]史江，秦慧，赵德喜.历史档案数字化进程中的业务外包问题探索[J].档案学通讯，2010（1）：37-40.

[3张小亚.高校历史档案数字化加工问题探讨[J].兰台世界，2011（3）：39-40.

数字化加工方案篇6

当前高校学生档案数字化建设工作开始于2008年教育部、国家档案局联合颁布了可普通高等学校档案管理办法，作为当今档案数字化管理工作的指导性文件，在该管理办法下，突出了高效学生档案管理工作的重点。一是提升档案管理服务质量，二是提高档案管理效率。其中结合计算机网络化管理是高校学生档案管理的出路，作为高校学生档案数字化建设的指南，在理念上实现了更新，特别是把握当前计算机互联网发展的大环境下，充分抓住发展机遇，大大提高了高校学生档案管理的效率。

2 信息数字化对高校学生档案工作的重要性

2.1 推动了档案形式的革新

数字技术改变了信息传播的媒介，从原始信息诸如人们日常耳闻目睹的广播信号、电视信号、录音机都实现了数字化，其储存媒介和传播媒介的革新大大提高了档案管理工作的效率，特别是随着计算机和互联网技术的普及，用于档案管理的新的文件形式一数字文件（digital records）大量产生，这种新的类型的文件的载体是磁性载体材料或光学材料。能够保存大量的文件，转换成数字化档案。从比如“古代的石刻档案、甲骨档案”都可以转换成纸质档案、缩微档案，这个档案管理工作带来了极大的便利，虽然对于档案操作人员在接受时会有一定的复杂性和难度。

2.2 档案工作人员观念的更新

现代科学技术发展下，改变了我们的日常生活，同时也对档案管理工作带来了巨大方便，一方面档案馆将不只是一个实体机构，同时实现了存储实体与虚体共存，另一方面数字化档案管理工作以虚拟化方式存在，工作重心不在是传统的客户，而是能够满足社会的多元化需求。

我国长期以来都努力构建完整的档案管理理论，用于指导档案工作人员数字化工作的开展，这就促进了档案工作人员档案管理方面观念的更新，特别是改变过去传统的档案管理的观念，适应数字化档案管理的发展趋势。因为观念上的落后，势必上会阻碍档案数字化管理工作的开展，实现人―计算机的双向互动，才能把档案管理工作开展得有效率且具有深度。数字化管理的改革一方面需要技术上是革新，另一方面也需要档案工作人员能够加强培训，内部和外部推动档案管理人员技术化水平的提高，这是一个循序渐进的过程。

2.3 实现了信息组织的标准化

数字化档案的产生使得档案管理的机制和组织更具标准化，刨去了许多人为方面的要素，改使得档案管理呈现了直接的、网状的方式。方便管理者和用户的检索，数字化管理的组织非常标准化、有序，而不是过去过于依赖人工的资源管理，以防止档案管理的杂乱无章，同时信息组织的标准化也在不断改进过程中，比如对“数据仓库技术、数据挖掘技术、数据推进技术，数据打包技术”等的改进，都为信息组织的标准化打下了坚实的基础。

3 当前高校学生档案数字化工作的开展现状

我国在全球档案数字化、网络一体化浪潮的?_击下，自1996年就加入了档案管理信息化、数字化的进程，国家档案局把电子文件研究项目列入科技计划，直到1999年上海市档案馆与电脑科技公司，共同致力于档案信息数据系统的开发。2000年5月，经国家档案局批准，深圳构建了我国第一个高校学生数字档案馆，这也象征了我国开启了高校学生数字化档案的进程。纵观二十年来我国高校学生档案数字化的发展历程，我国当前虽然已经大面积铺开档案数字化建设，但是因为资金的限制，数字化管理的技术条件依然不够成熟，主要体现在技术应用的不经济以及成本较高，因为其主导方式依然是键盘录入和光学字符识别扫描输入，速度较慢的同时储存质量不高，容易受到诸多要素的干扰，在互联网技术飞速发展的今天，高校学生档案管理的网络化建设依然缺乏统一的技术标准，使得跨区域的数据信息库无法实现对接和共享，所以说我国高校学生档案数字化工作依然还有很长的路要走。

2011年由中国档案学会、北京市档案学会和清华大学档案馆在清华大学联合主办了“国际档案数字化研究与发展”学术报告会，议题是探讨档案数字化工作的标准化问题，对当前档案数字化工作最为迫切的问题进行了探讨，比如对高校学生档案数字化建设的原则问题、档案数字化与数字档案馆的关系问题的研究，对于近五年档案数字化工作的开展打下了坚实的基础。总的来看，目前档案工作管理人员对于档案工作的数字化进程的认识依然不够，没有充分认识数字化对高校学生档案工作的现实价值。

4 高效学生档案数字化工作发展的对策

4.1 统一认识，确定范围

目前许多高校学生档案管理部门都没有充分认识到数字化媒介对于高校学生档案管理的重要性。这就需要统一认识，特别是要认真贯彻落实教育部和国家档案局第27号令，把高校学生档案管理数字化工作纳入到年度工作日程中来，领导在体制上和管理上对高校学生档案数字化工作严格把关，顺应时代要求，扩大学生档案的归档范围。特别是丰富高校学生档案管理的功能，覆盖数字化档案管理的使用范围，对于档案的“收集、鉴定、归档”的每一个步骤实行程序化、标准化的管理操作。

4.2 调整工作节奏，参与必要培训

如今高校学生档案管理数字化工作大大提高了工作的效率、免去了不少不必要的流程。但是在工作的方式和节奏上会有所改变，这就要求管理人员能够充分适应高校学生档案管理的工作时序。比如要按照归档的关键时间点及时安排上传。如考试成绩在期末结束后一周内录入，过期即锁定，严禁改动。同时校园网也可以作为一个窗口接受大众的监督。同时高校学生档案管理工作的推进是一个动态过程，需要管理人员能够接受相关的培训，不断实现数字化档案管理升级和优化工作。

4.3 设置权限，保护隐私

数字档案系统一大隐患就是隐私问题，因为安全问题隐患造成的数据信息泄露的后果是非常严重的，因为档案数字化管理的有点在于区域范围内的数据共享，其缺点也是如果不注意权限的加密或是设置网络防火墙、数据加密传输等措施，容易造成个人数据的泄露（比如学生的身份证号码、家庭住址、生理缺陷）。所以设置权限，保护学生和学校的隐私变得尤为必要。

4.4 拓展功能，完善服务

上述提到了高校?底只?档案管理是一个持续发展的动态过程，需要在功能、管理和服务商不断加以完善，比如目前许多高校都在改善远程拓展功能，方便对毕业生的档案状态，如档案的去向、转出和接收时间等，应能通过学生档案管理系统进行远程在线查询。数字化档案管理对于高效学生档案管理而言，无疑是一次深远的变革。

5 总结

数字化加工方案篇7

一、加强档案信息化建设，提高数字档案资源管理的水平

随着科学技术的快速发展，档案信息化建设已成为我国档案工作的主要发展方向，通过档案信息化建设，更好的确保档案资源数字化的实现，全面实现档案目录信息的数字化和档案全文信息的数字化，建立档案信息资源数据库，从而加快档案目录资源和档案信息资源共享的实现。

二、档案资源网站建设

在档案信息化建设工作中，档案资源网站建设是其中十分重要的一个环节，档案机构通过在网联网上建立数字档案资源网站，在网站上可以为广大档案需求者提供档案网络信息服务，同时还能够对档案进一步进行宣传。档案机构利用档案资源网站可以更好的进行数字档案资源的传播。

三、数字档案馆建设

数字档案馆作为档案管理与利用的模式，其是通过网络技术使档案用户能够远程获取数字档案资源。通过数字档案馆建设，可以实现对各地的各种数字档案资源进行动态搜索。数字档案馆不仅实现了档案资源数字化，而且档案信息组织与传输也实现了网络化，档案服务形式开始向多样化方向发展，档案资源实现了共享，档案检索更方便和快捷。我们所说的数字档案馆有广义和狭义之分，广义的数字档案馆是指由若干档案资源库、档案信息资源中心和档案用户群所构成的数字档案馆群体，其是存储和利用档案资源的网络空间。而狭义的档案馆则仅是指其中的个体档案馆，其通过对档案进行数字化工作，完成档案信息从采集到保额、利及鉴定的整体过程中，狭义数字档案馆更多指的是信息互不干涉和基础设施的构建。其包括的内容较多：接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失；将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的和传递；支持对馆藏各种档案实体的自动化管理；支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享；组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。

四、数字档案资源的利用

档案提供利用工作，亦称档案利用服务，是档案保管部门以所收藏的档案为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的～项业务活动。

五、借鉴数字图书馆的文献资源开发利用

模式数字图书馆技术和文献资源开发利用服务模式已经相当成熟，比如国家数字图书馆工程、区域数字图书馆联盟等模式，还有数字图书馆的核心服务模式――文献资源数据库技术（中国知网、万方知识服务系统、维普资讯），都可以为数字档案资源的开发利用提供借鉴。数字档案资源的开发与利用应加快档案资源的数字化建设，深入研究档案信息处理技术，如档案资源数字化工作中的文本处理技术、图像处理技术、音频视频处理技术等，建立各种档案资源专题数据库。

六、结束语

数字化加工方案篇8

数字档案馆建设理论研究

长春市数字档案馆建设理论研究的内涵是运用现代管理理念和系统科学方法论，形成新的理念和原则并指导数字档案馆建设的实践。

（一）形成六种理念

1． 管理为利用服务的效益理念。无论是实体档案管理还是数字化档案管理，其根本目的都是为了更好地发挥档案作用，追求最大社会效益和经济效益。在计算机网络环境下，传统档案管理的标准规范、方式方法在一定程度上对追求档案管理效益最大化形成了制约。所以说，本项目的改革、创新都源于管理为利用服务的效益理念。

2． 技术为需求服务的科技理念。如今，信息技术迅猛发展，计算机软硬件技术升级周期明显缩短。作为科技研究项目，研究人员遵循“需求―技术―需求”的客观规律，把需求带动作为前提，把提升档案管理系统层次、拓展软件性能作为技术支撑的重点，其实质是将新的管理思想、管理理念浓缩形成不断完善的软件系统，通过软件系统升级来固化管理创新，实现管理思想与管理模式上的与时俱进。

3． 动态与静态结合的发展理念。档案原件少动、开放信息多用是档案工作者长期追求的目标。然而，用什么样的方法实现其目标一直困扰着档案实体管理者。本项目运用档案动态与静态结合的发展理念，通过网络发挥数字化档案作用，避免档案实体倒架和提供利用时对档案原件的调用，优化档案动态与静态的管理过程。

4． 系统工程的整体理念。系统工程的重要特征就是整体性，把数字档案馆建设亟须解决的几个突出问题作为一个项目来研究；对档案实体管理研究从档案价值鉴定开始，经过数字化加工、重新整理一直到保管利用；对数字化档案管理研究从计算机档案管理软件设计编程、运行调试、数据录入到上网利用，这些都是按系统工程的整体理念进行的，取得了整体大于单项之和的效果。

5． 投入产出的成本理念。虽然档案馆是社会公益性事业单位，由国家投资建设，不像企业那般注重考核投入产出比。但是，在市场经济条件下，档案馆不改变馆藏数量递增、档案利用率递减的趋势，就很难得到更多的投资。本项目引进投入产出的成本理念，研究长春市档案馆馆藏档案鉴定、数字化后上网利用这一个案的投入产出成本，构建数字档案馆建设投入较小产出较大的新模式。

6． 常用先上的优选理念。馆藏数十万卷档案，无论是档案鉴定还是档案数字化，总要有个先后顺序，全宗之间要排先后顺序，全宗内立档单位要排先后顺序，档案形成年代要排先后顺序，是简单处理还是理性优选？本项目研究采取常用先上的优选理念，以现实利用为导向，研究档案管理过程中的“二八定律”，以20％的努力，获取80％的效益，推进数字档案馆建设。

（二）总结五个原则

1． 档案鉴定原则创新。档案鉴定工作按照“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的要求，遵循丰富馆藏与剔除无用统一、现实价值与历史价值并重、法律凭证作用与参考作用区分、管理成本与管理效益兼顾的原则。

2． 档案筛选原则创新。档案筛选遵循筛选重要档案数字化的价值性原则、筛选常用档案数字化的实用性原则、筛选开放档案数字化的开放性原则、筛选褪迹档案数字化的抢救性原则，以提供数字化档案为手段，最大限度地开放馆藏档案，满足全社会对档案信息的迫切需求。

3． 档案开放原则创新。通过研究确定，档案开放原则是积极、稳妥、高效、便民。积极：自觉地按照《档案法实施办法》的要求，该开放的档案无论是否满三十年都要积极开放。稳妥：保证档案开放内容的准确性。高效：有紧迫感，强调档案开放的速度。便民：采取多种开放方式为公众服务。

4． 档案数字化原则创新。档案全文数字化原则是：最大限度发挥数字化加工设备能力，突出解决档案全文检索难题，保证数字化档案真实，保护馆藏档案原件完好，为在网络中更好地发挥档案作用打好基础。

5． 档案整理原则创新。“深化检索、淡化整理”是文件归档改革的重要思路。开展鉴定后档案整理工作，坚持以充分利用计算机软硬件功能为前提，以立档单位、责任者、同一期限、同一案卷为基础，以减少手工劳动为重点，遵循方便利用和便于保管的整理原则。

建立数字化档案形成、管理、利用环环相扣、相互约束、保证安全的制度是数字档案馆建设的主要内容之一。在人员管理制度方面主要是按照系统工程思想在组织、机制、制度保障方面形成一整套实用的措施。在数据管理制度方面主要是把数据管理的要求，变为科学使用权限控制功能，形成相互约束的操作规程，达到既保证数据安全又方便利用的目的。

数字档案馆建设技术研究

从目前我国数字档案馆建设的实践看，虽然已有发达地区较为成功的案例，但受我国区域经济发展不平衡的影响，数字档案馆建设不可能齐头并进，传统载体档案管理与数字化档案管理将长期并行，迫切需要多样化、分层次的数字档案馆建设模式。因此，如何探索出一条基于国情、在我国大多数档案馆可以推广和借鉴的数字档案馆建设道路便成为首先需要考虑的问题。寻找能解决常规方法时间久、周期长、成本高、见效慢的弊端，选择信息化这一网络经济时代最活跃的生产力要素，科学设计数字档案馆建设技术路线，走捷径高速度地进行馆藏档案数字化建设并同步上网利用，此项目对此研究有了突破性进展。

（一）技术路线

1． 档案鉴定与数字化同步。目前，我国综合档案馆档案数字化工作，因受经济条件、人员结构、保密观念、总量偏大的影响，与许多行业信息化速度相比处于落后状态。加快数字档案馆建设，把馆藏档案价值鉴定与数字化同步进行，是加快数字档案馆建设的好方法之一。既符合节约、高效的原则，又可加快数字档案馆建设步伐，收到事半功倍的效果。

2． 目录与全文数据库建设同步。按照利用为本、常用先上的思路，同步建设档案目录和全文数据库。一是满足一般检索需要，建好档案文件级目录数据库。二是满足特殊检索需要，适时建立档案专题数据库。馆藏档案仅靠文件级目录数据库是不可能解决全部检索问题的。随着客观需要的变化，对某一专题档案集中利用需求是经常发生的，组织力量突击建立专题数据库，满足社会需求，是档案馆与时俱进的突破口，也是充分发挥档案作用的最佳时机。三是满足信息检索的需要，建立档案全文数据库。按照国家档案局提出的重点的、利用频繁的档案首先实现全文数字化的要求，科学地选择、建立档案全文数据库是十分必要的。

3． 电子文件归档与进馆同步。随着办公自动化速度的加快，档案馆要实现社会信息共享，电子文件归档与进馆同步是大势所趋。档案馆提前接收归档电子文件的必要性主要体现在：一是档案馆可以及时规范各单位移交电子档案的格式，最大限度地减少浪费和重复劳动。二是提前接收归档的电子文件是保持电子文件档案属性的有效方法。三是有利于文档一体化管理，在网络中实现信息共享，更好地发挥电子档案的作用。四是能及时地采取必要的保护措施，延长电子档案寿命，保证其使用价值的长期有效。

4． 档案数字化加工与利用同步。长春市档案馆已具备了加快馆藏档案数字化步伐和在网络中发挥档案信息作用的条件。通过采用CA认证、权限控制、数字水印、电子签章等方法从技术上保证上网档案的安全?鸦通过制定具有法律责任的连锁责任制，保证上网档案的准确，在网络中实现数字化档案的法律效力，充分发挥档案的作用。馆藏档案数字化边建设边利用，在建设中把利用搞活，通过利用促进建设，是档案馆今后走向兴旺的战略选择。

5． 长春市档案馆档案数据库设置。长春市档案馆构建七类数据库。即档案案卷级目录数据库、档案文件级目录数据库、档案专题数据库、档案全文数据库、照片档案数据库、多媒体档案数据库、资料数据库，每类数据库内根据需要可设分库。

（二）技术实现

长春市档案馆在数字档案馆建设中，除跟随计算机新技术进行硬件升级外，重点是将新的管理思想、管理理念浓缩形成不断完善的软件系统，通过软件系统升级来固化管理创新，实现管理思想与管理模式上的与时俱进。

1． 利用新技术，固化管理创新。充分利用计算机新技术，科学设计、完善档案管理系统。一是努力使档案管理系统覆盖档案实体管理和数字化档案管理所有业务。二是把重组和再造的业务流程利用计算机新技术固定下来。三是内外部数据顺畅导出导入，并保证其可以更大范围的共享。四是基于大型数据库的安全机制和系统完备的授权控制，并将身份认证、电子签章技术嵌入档案管理系统，保证数据安全及有效利用，使数字化档案法律效力的实现成为可能。

2． 利用档案数据库结构自定义功能，全面提高档案管理质量和效率。充分利用档案管理系统数据库自定义功能，结合研究与实践的需要，科学合理地设计、设置数据库结构和字段，使数字化档案的关联度更大、系统性更强。长春市档案馆数据库建立和档案鉴定、筛选、数字化、整理、利用等具体内容研究都是在档案管理系统支持下，按照系统工程思想设计的，数据相互关联，系统即时记录。使用人员根据需要自动提取字段数据，任意编排，批量（单独）利用，使过去手工无法做到的事情迎刃而解。

3． 技术实现案例分析。长春市档案馆在档案利用接待中，利用1121680名工人调配档案数据库作为数字化档案实现法律效力的研究对象，用数字化档案替代纸质档案，用电子签章替代手工签章，用计算机打印件替代复印件，积累了利用数字化调配档案进行电子签章输出的打印件成功办理社会保险的案例，其数字化档案的法律效力得到认可。其依据是：

法律效力是指法律的约束力。法律效力内含于法律规范之中，法律实施的相关力量设置也来自法律规范的授权。法律效力的实现方式是多样的，其中法的执行和法的遵守是法律效力实现的最基本、最主要的形式，法律的适用即法律效力实现的一种最终的制度保证，是国家强制力的终局性的直接介入。

结合工人调配档案案例来说，劳动行政部门行使法定职权所形成的劳动调配证存根，依法移交到档案馆，档案馆依法定职权和程序提供劳动调配证复印件（加盖查档专用章）或提供项目研究所实现的利用网络技术进行电子签章后的数字化档案打印件，此法律效力得到社会保险公司、相关企业、职工个人的承认，其行使权利并履行义务，成功办理了社会保险，体现了数字档案的法律效力的主要和基本的实现形式。

从工人调配证数字化档案的利用效果来看，法的执行和法的遵守最基本、最主要法律效力的实现形式已得到有关方面的确认。

从数字化档案的特殊性来看，数字化档案是纸质档案的复制品，毕竟还有原始的纸质档案做后盾，虽然法律的适用是法律效力实现的最终方式，但是，即使有人篡改数字化的档案，司法部门也很容易查实，作出正确的判决。

从工人调配证档案内容及其法律效力的特点来看，该数字化档案法律效力的实现并不以可能损害第三方的利益为前提，它与一般法律纠纷中档案的凭证作用有所不同。

档案数字化实践研究

长春市档案馆按照数字档案馆建设的总体方案，在不断加大网络硬件建设的同时，对档案资源数据库建设全面展开，成为长春市信息资源建设和有效利用的典型单位。特别是通过项目研究的形式，对数字档案馆建设的最大工程馆藏档案数字化问题进行了实证研究，积累了很有使用价值的基础数据。

（一）基本数据统计分析

研究人员按照项目研究计划任务书的要求，对馆藏现行档案1982年度全宗各市政府全宗不同历史时期的32428份文件类档案和工人调配1121680人专题类档案进行了鉴定、筛选、数字化、整理、上网利用的研究。

文件类档案：

档案价值鉴定情况是：留存档案占60％，缓销档案占31％；销毁档案占9％（包括3％的重复档案）；

档案开放鉴定情况是：开放档案占留存档案60％；政府全宗占81％、其他全宗占44％。特别是政府全宗开放档案占留存档案81％，最多的达90％。档案开放的特点是年代越久远开放越多。

档案全文扫描的占鉴定总数的12％，占留存总数的19％。档案扫描的特点是年代越近扫描越多。

（二）长春市档案馆现行档案数字化成本分析

1． 馆藏全部现行档案两种数字化方法成本分析。长春市档案馆有19万卷共90万件现行档案，利用两种数字化方法的成本（显明成本）分别是：

采取档案鉴定与数字化同步的方法，完成90万件任务，成本计算需投入40万元。不需要更多的扫描设备，也不影响有用档案数字化的速度。但需要投入档案鉴定专业人员。

采取鉴定与数字化分步的方法，完成90万件任务成本计算需120万元，是鉴定与数字化同步成本的3倍。

2． 长春市档案馆优先数字化的对象成本分析。对馆藏现行档案各立档单位档案近三年利用情况进行了统计分析，按照“二八定律”，找出了优先数字化的对象。

（1）全馆现行档案先后有190个立档单位：有95个立档单位档案三年没有被利用。有32个立档单位档案三年都被利用过，最多的立档单位档案被利用43个年度，最少的立档单位档案被利用4个年度。有29个立档单位档案有两年利用过。有34个立档单位档案只有一年利用过。

（2）根据以上统计数据，运用“二八定律”，确定针对公众且利用频繁的档案优先数字化；针对个人利用的档案边利用边数字化；三年没有利用的档案暂时不数字化的原则。具体选择19个利用最频繁的立档单位档案作为优先鉴定数字化、开放利用对象，满足社会80％左右的基本需求，是一种多快好省的方法。

（3）19个立档单位档案是70169卷共362661件，商业化运作8人鉴定、3人扫描、5人整理，一年时间可以完成其鉴定与数字化同步的任务。

3． 档案鉴定与数字化同步的好处与挑战。

（1）档案价值鉴定、提前开放鉴定、数字化筛选、整理、上网利用一次完成，不但避免多次重复调卷，节省人力和时间，更重要的是加快了档案提前开放利用的步伐。

（2）避免无保存价值档案数字化，加快馆藏档案数字化速度。

（3）剔除无保存价值的档案，节省保管空间，降低保管成本。

（4）相对来说，档案鉴定与数字化同步即刻就需要培养、使用专业的档案鉴定人员。

数字档案馆建设是一个长期的任务，随着综合档案馆功能的扩展，馆藏文书档案比重偏大的现状必将改变，多元数据库的建设任务会更重，需要解决的问题会更多，档案工作者面临着新的挑战和机遇。