财务档案室要求范文

财务档案室要求篇1

一、财政组基本情况

鄂州市西山财政组位于滨海西路59号。现有人员18人，大专以上文化程度17人，高中文化程度1人。根据“鄂州组通【2003】45号”精神确定财政组为双重管理单位，市财政局为主管单位，街道办事处为协管单位。近几年财政组主任曾昭主带领一班人通过抓文明创建、规范化乡镇财政所建设和创先争优活动，各项工作取得了辉煌成就。财政组连续三届荣获省级文明单位荣誉称号，2011年度被评为全省财政系统先进集体，2012年度通过评审成为全省第一批规范化乡镇财政所验收合格单位，同时档案目标管理的工作实现了新的突破，拿到省二级档案管理合格证书。

二、档案规范化管理达标工作开展情况

（一）加强领导，措施到位，将档案工作规范化管理纳入单位重要工作。一是为确保开展好档案规范化管理工作，成立了档案规范化管理和达标工作领导小组。由财政组主任但任组长，财政组预算会计专门负责抓档案规范化管理达标工作，办公室具体负责工作实施，并配备了专职工作人员。二是财政组各办公室广泛参与档案规范化管理达标工作，做到统一协调、职责明确、相互协作，将该项工作纳入年终考核。三是列支了专项资金，保障了工作经费。

（二）严格执行标准要求，制定详细工作方案。按照《湖北省机关档案工作规范化管理标准》的要求，结合财政组的实际，制定了切实可行的《西山财政组档案规范化管理工作达标实施方案》。方案明确了工作任务和实施步骤。将每一项具体的工作任务分解，落实责任人员，并确定了完成期限，尤其对各类编研材料，根据工作分工和个人特长，落实到相关人员。同时，加强对达标方案落实情况的检查，督促有关办公室及时完成下达工作任务。

（三） 领导高度重视，各部门积极配合。单位领导十分重视加强和改进档案管理工作，经常关心、过问档案工作。在开展档案达标过程中，适时召开档案工作会议，听取达标工作进展情况汇报，及时解决工作中遇到的困难。

档案工作是一项涉及全单位的工作，离不开各办公室的支持和配合。他们通过学习宣传和开展档案知识竞赛等方式，进一步提高了全体干部职工对档案工作的认识，调动了大家参与档案工作的积极性。在档案管理达标工作中，大家主动配合办公室和档案管理人员收集整理档案资料，在编研资料过程中，提供了大量的原始资料、数据。确保了达标工作如期完成。

（四）认真开展自查、整改。在开展达标工作过程中，他们经常对照《标准》要求进行阶段性的工作自查，对存在的问题及时整改。 由于财政组档案管理工作基础薄弱，财政组档案达标升级工作得到了市档案局的指导和支持，得到了鄂州市财政局的帮助。不仅对财政组档案管理人员进行了业务培训，还对档案达标工作进行了全程指导。

三、档案管理工作现状

（一）成立了综合档案室。综合档案室按阅览室和档案库房进行了功能分区，库房面积40平方米，能满足当前工作需要。档案室安装了防盗栏、加固了门窗，保证了档案的安全。

（二）落实了档案管理工作机构，配备了专职档案管理人员。档案管理工作财政组主任负总责，分管副主任具体抓，办公室配备了一名专职档案管理人员。

（三）加大投入，完善了硬件设施。档案室库房配置了5组档案柜，电脑1台，使用了电子文档管理软件，配备了打印机、数码相机等设备，安装了温湿度计、灭火器等防潮、防火器材，购置了档案装订设备等。

（四）建立健全了管理制度，促进长效管理。他们按照档案管理法律法规的相关规定及档案管理工作中的一些具体问题，形成了一套比较完整的档案管理制度，涉及了档案归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管、借阅、记录、统计等各个方面，并按要求做到了制度上墙。

（五）各类档案实现了集中统一管理。严格按要求开展档案的收集、整理、归档和编目等工作，保证了档案资料的全面性、完整性和系统性。截至2012年12月档案室共有其中文书档案33盒，专业档案61盒，会计档案凭证1120册，照片档案2册76张，电子文件档案3盘，实物档案112件。

四、档案信息开发和利用情况

档案室采取主动提供档案信息、分类发放目录、电子查询等办法为领导提供服务，做到查找档案迅速准确，利用档案方便快捷。较好的发挥了档案室作为资料库和信息库的作用，为执法检查、行政管理和领导决策提供了良好的服务。

在市档案局的指导下，通过开展档案规范化管理达标工作，进一步提高了管理局档案规范化管理工作水平，西山财政组档案管理工作取得明显的进步，基本实现了档案整理规范，管理科学有效，利用方便快捷的目标。西山财政组决心继续努力，开拓进取，不断改进和完善档案管理措施，不断提高档案工作规范化管理水平。

财务档案室要求篇2

一、基本情况

经过整改、完善，截止2004年，局综合档案室共立卷归档卷。按档案种类分：文书档案卷；会计档案卷；科技档案；声像档案件；电子档案磁盘件；实物档案卷。局综合档案室有平方米，档案工作人员办公室、陈列室、库房齐全，有轨道式密集架四列五组，有空调，有除湿机，还安装了避光窗帘，备有驱虫、防潮药物、灭火器三铁一器，并配备了专（兼）职档案员名，实行了微机登记管理档案目录，并对近五年的文书档案案进行了全文录入，使我局的档案管理已达到规范化、制度化、科学化、现代化的管理水平。

二、主要整改情况

根据“依法治档、强化基础、管理创优、利用创效”的档案工作目标，使档案工作更好地为机关工作、财政业务工作服务，近年来，我们主要进行了以下整改工作：

（一）健全机构，加强领导

自2000年我局机关档案工作升省特级后，我们从档案利用的实践中充分认识到档案管理工作的重要地位和作用，为此，局党组高度重视档案管理工作，把档案管理工作作为提高机关工作效率和工作质量，搞好财政工作的一项重要内容来抓。针对近年来我市财政系统机构和人员特别是局党组成员变动较为频繁的实际情况，我们及时调整和充实档案管理工作的领导力量和组织机构，配备年轻、有能力、责任心强的同志担任专（兼）职档案员，组织档案整理工作专班，使档案管理工作做到了有条不紊。 （二）加大投入，完善设施

虽然我局档案工作已经达到了省特级的要求，但要想使档案工作不断规范化、现代化，必须加大投入，完善档案管理硬件设施。近年来，我们在升省特级的基础上，克服机关经费困难的矛盾，投资万元，安装了档案密集架，改造、装修了荣誉室，更新电脑一台，购买了国家档案局推荐使用的档案管理软件，添加了扫描仪，使我局的档案资料管理，在硬件设施上得到了保障。

（三）收集整理，体现现代

为了做好档案的收集整理工作，针对过去存在德档案收集不全、门类不齐全的现象，我们按照新修订的“三合一”制度，对各单位、各部门都一一明确了档案收集归档的范围和责任，各负其责收集相关档案，并按要求及时移交综合档案室。局综合档案室对照考评标准逐次逐条严抓枢组，尤其是在案卷规范上，组织人员集中力量对库藏全部档案逐卷逐条地进行检查和对照，将原有不规范的案卷全部打散后进行重新整理、分类、组卷、编目和装订，对案卷中极个别有三色笔等不耐久的文件材料，及时行进补签和抢救，先后完成规范各类案卷卷，声像资料册（件），更换案卷盒个，保证了案卷的质量，确保了入库档案的齐全完整合规。在我市财政系统局域网建成开通之后，2003年，我们以微机管理为突破，运用市档案局推荐的专用软件，对近5年来的各类档案的分类号、主题词、形成时间等输入了微机，并通过建立文档一体化计算机管理，将各类文书的收发、登记、运转、承办、借阅以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理、提供利用相互衔接，形成了一个有序的整体。目前，我们已经建立了财务收支、预算外资金、周转金使用、企业财务指标等8套财政数据库，完成了计算机辅助的档案管理系统，初步建成了数字化档案室，真正做到档案信息的远程传输和资源共享。

（四）加强编研，充分利用

搞好档案工作的目的就是为财政中心工作服好务，服务是档案工作的出发点和归宿，这既是档案工作的基本要求，也是档案工作的价值所在。几年来，我门认真搞好档案编研工作，发挥档案利用价值。据统计，近年来，市局综合档案室平均每年要接待查档100多人次，调阅档案300余卷（件），我们均做好了查询登记和利用效果登记，在《行政许可法》实施前，需对各类行政许可设定的文件进行清理，为便于工作，市局综合档案室及时为各部门提供了建市以来的所有行政许可设定文件份。通过积极主动提供利用档案，为领导决策和各项工作的开展发挥了重要作用，取得了明显的社会效益和经济效益。（增加事例）。在坚持做好发文汇集、专题汇编、组织沿革、大事记、基础数字汇编的同时，我们还编印了《手册》、《财政政策汇编》、《年度工作总结汇编》、《年度信息调研汇编》等20余种档案编研资料，为领导决策、为机关各部门、为基层各单位主动提供了服务，有效促进了各项工作的开展，如在文明创建中，市局档案室充分发挥大本营的作用，积极为创建提供各类参考资料；在行风评议中，综合档案室积极收集整理行风建设相关规章制度，协助筹办行风建设专题展板；在各类财政专项检查中，综合档案室及时汇编政策法规手册，指导开展专项行动等等。市局被评为先进集体，连续4年被评为省级文明单位，行风评议被评为合格单位，这些成就里面，都少不了档案工作效用的积极发挥。小陈老师工作室原创

三、今后努力方向

财务档案室要求篇3

摘 要：加强行政事务单位财务和预算管理队伍的建设，充分认识财务档案管理的重要性，认真分析档案管理中存在的问题，并且能够找到其中存在的缺陷和不足，为了能够顺利进行档案管理工作探讨出进一步的解决对策。只有这样才能充分的认识到行政事业单位财务档案管理的重要性，以及为财政事业单位的发展和进步作出了贡献。本文首先简要介绍了财务档案管理的重要性，然后对事业单位财务档案管理存在的问题和完善策略进行了探讨。

关键词：事业单位；财务档案；管理措施

1 财务档案管理的重要性

我国现在是一个发展中国家，在现代化建设的途中，对于资金投入的需求量很大，在近几年，尽管我国的财政收入和原来相比较提高了一些，但是还是没有达到该达到的要求。对财务档案进行管理，不仅能明确记载真实收入与支出的情况之外，对财务档案进行归类分档时，在进行预算编制、进行制定工作时，也可以将其作为参考资料。除此之外，对我国的事业单位进行财务档案管理时，也可以为等级的财政部门的财政进行管理供应有关数据；对事业单位而言，财政拨付款本来是做社会公益的，可惜的是，在现在生活中常常会挪用办公室经费。产生这种现象的原因是没有严谨的档案管理，甚至都不进行建档，还有的在记录上弄虚作假。所以，这样不仅浪费了国家有限的财政资源，还让人走上了歧途。

2 财务档案管理中常遇到的问题

2.1 财务档案管理制度不健全

制度的不健全势必造成管理无章可循，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。无用的档案、无序的堆放、无章法的整理给单位会计档案的管理和利用带来许多麻烦，甚至出现找不到档案的情况，造成不必要的损失。

2.2 财务档案管理的重视程度

财务档案管理工作中首先表现出来的问题就是事业单位对财务档案管理的不重视以及财务档案管理人员的整体素质存在的偏差。从重视程度来看，有两个方向的偏差点。第一点是日常维护和管理档案的人员不够重视，他们通常法律意识比较薄弱，责任心不够强又或者说是职业道德水平偏低。第二个偏差点属于事业单位高层的不重视，而这个不重视往往和领导阶层的作风有关系，其具体表现在领导层上面的宣传力度不够和长期性出错方针的影响。

2.3 网络安全存在很大隐患

会计电算化下形成的电子数据资料，缺少必要的网络安全措施，电算化会计运用在会计档案中有着方便、快捷、直观、存储量大等优势，但是，由于网络安全措施防卫不当，通过计算机技术手段的违法行为具有更强的隐蔽性和更大的破坏性。

2.4 管理人员素质的偏差

从当前经济文化政治背景来看，整体上领导层的作风明显改善，并朝着较好的方向发展。事业单位领导层方面通过“各种换血”会越来越保持其积极作用，而反观基层档案管理人员的整体素质却不能得到很大程度上的改变，这是由于事业单位工作特性所决定的。常态性的工作造就了很多素质偏低的财务管理人员，一方面他们的文化整体偏低，只有很少人的学历超过大专；另一方面是他们的职业技能偏低，如有的是会计人员兼职管理档案，有的档案管理人员不具备会计从业资格，随着经济的发展，财务会计档案管理量的增大，档案管理人员的综合素质必定备受关注。

3 提升财务档案管理水平的措施

3.1 建立健全完善的事业单位会计档案制度

《档案法》和《会计档案管理办法》是财务管理制度的重要法律依据，首先单位应该从领导和管理人员的思想意识入手，充分认识财务档案管理工作的重要性和必要性，认识到财务档案管理工作对本单位发展所起到的重要作用，从而建立一套完整的会计档案管理制度，进而达到会计档案管理步入正规化管理。

3.2 做好数据备份和网络安全管理

对于会计电算化下形成的数据信息，要及时备份进行保存，防止会计数据信息的丢失；以纸介质形式连同其它会计档案、电脑磁盘一同保管；同时要做好网络的安全管理、计算机系统的安全管理，并指定专业的、固定的网络安全人员对财务系统定期进行安全维护，防止恶意破坏网络、篡改数据信息。

3.3 加强岗位人才的培训力度

现在绝大多数事业单位的财务档案管理人员的自身素质都不是很高，学历较低、知识水平较差者比比皆是，这对事业单位的财务档案管理信息化发展来说十分不利。对此，事业单位管理人员必须要予以高度重视，加强档案管理在职人员的教育和培训，定期开展相关活动，平时多多组织学习的机会，充分利用各种有效资源加大在职人员的培训力度，帮助他们不断提高专业水平与自我修养。使其更好的在自己的岗位上发光发热。

3.4 提升事业单位的内部监督管理力度

事业单位的财务监督管理过程中，由于内部监管力度匮乏导致财务资金使用过程中存在着较大的随意性。要对于事业单位的内部监管力度以加强，就需要对于财务人员的各项管理工作以高度重视，且将财务监督管理纳入事业单位管理制度中，不断调整和完善财务监管机制，实施财务监管体系的科学化管理，以将各项财务管理环节落实到位，发挥监督管理的科学性。特别是事业单位处于资金使用权限的有限性，就更需要财务监管人员配合审计人员对于事业单位的财务实施监督管理，以提升财务监管的控制力度。

3.5 加强财务档案保密工作

首先是务档案室的选址和建造，根据《档案法》的有关规定做好财务档案室的选址工作，实现财务档案室与办公区域的分离，财务档案室与阅览室的分离。财务档案室要做好门窗加固工作，做好防盗防潮工作。其次是由专人负责财务档案的看管，无关人员不得进入，需要利用财务档案资料的必须依据相应的程序登记进出。

3.6 建设并完善财务档案管理信息化系统

计算机和互联网在档案管理的日常工作中扮演者越来越重要的角色，建立符合自身发展需求的财务管理的信息系统实在是大势所趋的一件事。与传统档案管理系统相区别的是现有信息化档案管理系统不再是以纸张为媒介，来实现信息的储存于传递，传统档案管理也正在向数字化档案管理进行转变。而建立完善的财务档案管理信息化系统不仅可以充分利用有限的劳动力资源，更能在源头保证信息序列的完整化，大幅提高财务档案管理的工作效率。

与此同时，在财务档案综合运用时，良好的信息化系统可以通过对远程检索和公共使用目录的预设来加强档案的调动和利用性能。在经过长时间的建设和完善后，采取多媒体、多终端、线上线下的信息查询功能，更可以拓宽档案信息的利用率。

结束语：

总之，这是一个信息化计算机技术蓬勃发展的时代，事业单位对于信息量的需求日益增长，普通传统的财务档案管理模式已经无法满足事业单位日渐繁复的需求和先进的管理模式。事业单位的财务档案管理需要变革，需要完善，需要配合事业单位的发展，需要跟上时代迅速迈进的脚步。

参考文献：

[1]规范单位财务档案管理，提高财务管理水平[J]. 任淑菁.山西档案. 2015（S1）

[2]财务档案管理工作的规范化研究[J]. 宁宁.城建档案. 2016（03）

[3]财务档案管理中存在的问题及对策探讨[J]. 张晓红.办公室业务. 2016（05）

[4]新形势下行政事业单位财务档案管理探讨[J]. 徐桂兰.行政事业资产与财务. 2014（12）

财务档案室要求篇4

关键词：会计档案；档案信息化；管理；问题；对策

中图分类号：G275.9 文献标识码：A

收录日期：2014年7月9日

会计档案属于经济档案，是企业档案的构成部分，是记录和反映企业经济活动的史料和具有反复验证作用的重要证据。所以必须按其形成规律，保持其相互之间的勾稽关系，并在保证可靠、完整和系统的基础上，结合企业会计电算化的采用情况，保证应归档的纸质和电子数据形式的会计档案安全管理和有效使用。随着经济的高速发展和信息化社会进程的加速，会计档案信息化管理成为一种必然。会计档案信息化管理是提升单位现代化管理水平的内在需要，不仅有利于规范会计档案的管理和利用，而且对促进单位的财务管理和及时为会计信息使用者提供决策参考信息具有一定的实践意义。

一、会计档案信息化管理现状

会计档案信息化管理的现状主要表现在以下四个方面：一是设备不配套，达不到信息化管理的要求；二是要求多种正版软件同时配合运用，条件要求高，很多单位并没有购买与此相关的正版软件；三是会计档案管理人员很少参加过会计档案现代化知识及软件技术运用的培训，在操作上达不到信息化管理的要求；四是在会计档案开发利用上做得不够，没有实现信息资源共享。

二、会计档案信息化管理中存在的主要问题

通过专项调查发现，单位在会计档案信息化管理和利用中普遍存在以下问题：一是对会计档案管理工作的重要意义认识不够充分。很多单位认为出具财务会计报告、发表财务意见和做出财务决定才是重要的，至于原始凭证及相关文件材料的汇总、整理、分析、归档和保管工作则被视为是无所谓的事情，直接导致财会人员只重视会计核算水平的提高，而对会计档案知识，尤其是对会计档案信息化规范化管理没有兴趣，严重导致会计核算和会计档案管理脱节；二是会计档案管理制度的设计有待完善。一般单位的领导和财务负责人，在日常工作中都非常重视资金的管理和运行，却对会计档案这一块缺乏足够的重视，甚至没有按单位实际情况设计一套有关会计档案立卷、归档、使用、保管及销毁的科学、有效的内控制度，直接导致会计档案工作无章可循；三是档案管理人员人手不够，多是兼职，或是年龄偏大，缺乏新生力量。如果会计档案管理人员身兼数职，会导致会计档案的可靠性和安全性不保；四是单位由于档案管理方面的软硬件设施跟不上利用的要求，尤其是会计档案管理人员的专业知识很薄弱，急需参加档案现代化、信息化、标准化等方面的知识培训；五是会计档案利用的形式过于陈旧、落后，没有有效地利用信息化条件。目前，很多单位还是采用传统的“蹲班守摊”式的档案利用方式，大多仍停留在被动地等客上门式的“守摊”状态，计算机只是个打字机，根本谈不上计算机储存、查阅或网上利用。

三、加强会计档案信息化管理的对策

根据网络技术的发展和会计档案信息化管理的特点，要求会计档案信息化管理必须采取相应措施，及时调整和创新会计档案管理理念和工作方法，在及时、全面、规范日常管理工作的基础上积极探索和创新会计档案管理模式。

（一）要充分认识会计档案信息化管理工作的重要性。在信息化时代，各个单位都要不断更新会计档案管理观念，勇敢探索和尝试新的会计档案管理手段，切实做好单位会计档案信息化管理工作。各单位的领导、财会人员和档案保管人员都要提高其重要性的认识，要把会计档案同人事等其他档案同等看待，规范管理。要求凡与会计档案有关的出纳、会计、保管人员等都要树立科学管理、有效使用和耐心服务的工作理念，并真正使会计档案管理走上法制化轨道。

（二）要重视会计档案信息化管理专业人才的培养。会计档案事业的发展依赖于从事会计档案工作队伍的建设。不仅要求会计档案管理人员能严格遵守各项相关法律法规和管理办法，廉洁自律，作风正派，自觉维护档案的真实性、安全性、完整性和保密性，而且要求档案管理人员必须具有创新意识，在管理体制、操作技术、工作方法、管理手段和管理内容等方面能进行科学探索，并能充分地运用档案信息化管理，提高工作效率，优化服务质量，不断促进档案管理工作发展。所以，单位要重视会计档案管理人员的专业知识、学历层次，后续教育、专业培训、年龄结构，要逐步形成擅长管理服务和技术研究相结合的会计档案管理队伍。要有计划、有步骤、分层次地开展档案管理人员岗位培训和继续教育，要加强对档案工作人员的档案管理、编研、保护、法制、信息开发和职业道德等多方面的专业知识培训。

（三）要优化档案室内设施，加强会计档案信息化管理的软硬件建设。如为档案室添置必要的设备和相应的管理软件等，建立会计档案信息网，使用户足不出户，就能进行档案咨询查阅、利用，实现真正意义上的信息化服务。另外，会计在选择会计电算化软件时，最好是选择带有档案管理辅助功能的软件，而且要完善会计电算化环境下会计档案管理的各项规章制度。如企业核算和管理的系统数据和文件资料必须由各经办人定期负责实行双备份存储，并分室保管，以免系统出错时能及时修复数据，确保会计电算化工作的正常、顺利进行。企业还必须强化系统的安全防护功能，平时要注意定期地进行系统维护，以免因网络安全或电脑安全而导致会计档案泄密或被恶意修改。

（四）努力做好会计档案工作的规范化管理。档案工作规范化、标准化是实现档案信息化管理的重要中间环节，在搞好软硬件建设的同时，做好文书处理和及时归档则是实现会计档案工作规范化、标准化的重要基础工作，所以，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化的指导思想。单位财务处在会计核算过程中，要按照统一的规范格式，健全各类凭证、账簿的记录和保管要求，并严格遵守合理、科学的会计凭证传递程序，保证会计档案的及时、完整和规范。如整理装订除了要及时，还必须各负其责：一是为了防止会计凭证散乱和遗失，一般要求财务处指定的会计凭证管理人员，按照当月记账凭证的数量，定期整理并装订成册，并做到整齐美观；二是会计账簿由记账人员负责整理并装订；会计报告由经办会计负责整理并装订；备查类及其他各类需归档的资料由各相关经办人负责整理并装订，装订成册后再交由财务处负责会计档案管理的管理员统一整理归档。对于已由财务处交由档案室保管的会计档案，任何人都无权私自拆封和抽换，如果确需拆封，则应保持原卷宗的封装，而且应由单位档案室会同财务处原经办人员共同拆封并整理后存档，以分清责任；对于暂时保管在财务处的会计档案，如果确需拆封，则需报财务处负责人同意并在其指定人员的监督下办理拆封整理归档等手续。

（五）应加强对备查账簿的设计和有效使用。由于备查账对完善企业会计核算、加强企业内部控制、强化经济管理与监督、明确经济责任、准确反映会计报表附注等方面都具有重要意义，所以企业必须按规范要求，科学设置、有效使用和严格保管各种备查账簿。备查账的种类繁多，在实际工作中常见的主要有：如设置应收账款备查账，详细反映企业被质押的应收账款的账面金额、质押期限及回款情况以及已核销，但保持有追索权的应收账款的回收情况等内容；设置应收票据备查账，详细反映企业因赊销而接受的每一张应收票据的种类、号数、出票日期、票面金额和利率、合同号、付款人、票据承兑人、到期日、背书人单位名称、背书转让日、贴现日、贴现率、贴现净额、收款日期、收回金额甚至退票情况等内容；设置出租出借包装物备查簿，用来反映出租出借包装物的名称，出租出借期限、租金、押金、起止时间等内容；设置经营租入、租出固定资产备查账，用来反映临时租入、租出的所有固定资产价值、租金、起始时间、支付或收取租金的方式等内容；设置代保管商品备查簿，用来逐笔反映已实现销售，但月末还暂时存放在企业仓库的库存商品的具体情况；设置受托加工来料备查账，用来反映企业因接受来料加工或装配业务而实际收到的原材料、零部件的收、发、结存情况；设置企业持有股票备查账，用来反映企业在持股期间因股利分配而获得的股票股利等内容。

（六）应加强对其他类会计档案的管理。其他类会计档案都与企业重要的经济活动和重大决策密切相关，有的甚至是查处贪污、行贿受贿等违法乱纪行为的确凿证据，所以理应作为会计档案严格管理。其他类会计档案主要包括单位财务制度、与经济活动有关的内部控制制度；管理层决策文件及相应的会议纪要；公司股权投资协议、各种债券投资协议、项目投资可行性研究报告、固定资产建造和购置的招、中标文件以及合同、监理出具的工程进度报告、商品购销合同等投资类档案；借贷合同、投资协议、公司上市和股票发行批文、债券发行批文等筹资类档案；股东代表大会和董事会会议纪要、股利分配政策等资金分配类档案；另外，还有历次的审计报告等。

（七）要严格规范会计档案的借阅程序。会计档案是重要的经济档案，不能视同一般档案来管理。会计档案管理人员应健全并严格办理会计档案查阅、借阅和复印登记手续。借阅人应切实负责所借档案的安全，不得损坏、涂改、拆卷。在借阅和归还时，必须严格履行登记手续，并当面点交清楚。归还时，保管人必须检查案卷有否损坏、遗缺，并在登记簿上签收注销。如果是本企业有权属的因正当理由需要查阅会计档案，需财务处负责人同意并办理相关手续后方可查阅；如果是外单位需要查阅会计档案，则需要提交外单位的正式介绍信，而且经财务处负责人同意并办理相关手续后方可查阅。会计档案不得外借，如确有需要，必须经单位负责人同意，并办妥相关手续后才能复印。

（八）重视会计档案销毁程序的设计及监销工作。单位档案室和财务处应定期对会计档案进行检查时除了要注意其安全和完整，还需要注意其存档期限问题，对保管期届满，经档案室、财务处、审计处鉴定确认已无保存价值的会计档案应尽快申请并办理销毁手续；虽保管期满但仍未结清的债权债务以及涉及其他未了事项的会计凭证要抽出并另外立卷，直到事情完结为止。对应销毁的会计档案，应先由档案室会同财务处提出销毁意见，并编档案销毁清册，在销毁清册上要明示被销毁会计档案的名称、编号、卷号、册数、起止时间、应保管和已保管期限以及销毁的具体时间等，而且在销毁前，会计档案销毁清册上必须由单位档案室和财务处负责人、分管档案和财务工作的领导、单位负责人分别签署确认销毁意见，并报经上级主管单位批准。监销人根据销毁清册逐一清点核对，签字确认无误后，才能由单位档案室会同财务处到指定地点进行完全销毁，销毁完毕，监销人还必须将监销情况向本单位负责人进行汇报。

综上所述，会计档案管理工作不仅要适应社会需求的变化，而且要寻求更有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，为单位的发展和社会的全面进步提供优质、高效的会计档案服务。

主要参考文献：

[1]李萍.会计档案管理工作中存在问题与对策[J].广东科技，2013.3.

[2]常霞，张亮.试论会计档案管理中存在的问题及对策[J].科技视界，2011.9.

财务档案室要求篇5

一、农村、社区档案“三个体系”建设列入了政府工作议程

农村、社区档案“三个体系”建设是一项点多面广、纷繁复杂的工作，既涉及到区委、区政府多个部门，更涉及到全区各级基层组织。如果缺少区委、区政府的有效支持，势必会大大增加工作的难度。为推进北市区农村、社区档案“三个体系”建设，北市区区委、区政府认真分析档案“三个体系” 建设存在的多重困难和面临的发展机遇，反复研究修订推进“三个体系”建设的方法措施。在编制北市区2012年工作规划时，北市区将全区农村、社区档案“三个体系”建设列入工作规划。区委书记赤光明、区长张少轩多次听取汇报，对档案“三个体系”建设提出具体要求。2012年2月，区政府制定了“自2012年起，用3年时间实现全区农村、社区档案‘三个体系’建设全覆盖”的档案工作规划。为保证此项工作的有序开展，成立了由分管档案工作的领导为组长，北市区两办、财政局、档案局等相关部门负责人为成员的档案“三个体系”建设领导小组，负责全区创建工作的组织领导和监督协调。

2013年，北市区一如既往的将农村、社区档案“三个体系”建设作为一项重要工作紧抓不放。区委书记姬林、区长张少轩听取了2012年及2013年上半年全区农村、社区档案“三个体系”建设和2013年工作规划专题汇报，对此项工作的深入开展提出了明确要求。北市区政府将此项工作列入2013年政府工作报告。

市档案局对此项工作更是重视有加，局领导多次深入到北市区韩庄乡、留守坟村、东方家园社区等基层单位，亲自进行业务指导，与档案员共同研究解决工作中遇到的问题。市局业务指导处多次派出业务骨干到北市区农村、社区进行业务指导，讲授业务知识，大大提高了农村、社区档案工作人员业务水平。

二、扎实推进农村、社区档案“三个体系”建设工作

（一）明确“一条主线”。根据区政府任务目标，确立了“以点带面、统筹推进”的工作思路，并以此为主线，引领农村、社区档案“三个体系”建设全局工作。

首先，制定了以“典型示范、统筹推进、巩固提高”为主要步骤的全区农村、社区档案建设工作3年规划。2012年重点抓好7个高标准社区、1个乡、1个街道、15个村的档案室示范点建设（已完成）；2013年重点抓好7个社区、15个村、1个乡、1个街道办事处的档案室建设（9月底完成）；2014年重点抓好7个社区、1个乡、3个街道、15个村的档案室建设及全区档案室的升级提高。

其次，为保证任务目标的完成，制定了《北市区档案“三个体系”建设实施方案》和《北市区档案“三个体系”建设推进方案》。建立了区、乡（街道）、村（社区）三级档案工作网络。由区档案局牵头负责档案收集、整理的业务指导和硬件建设及安全标准的把关；由乡（街道）、村（社区）负责按照要求和统一标准具体抓档案室建设工作和档案服务工作。形成了一级抓一级，层层抓落实的良好局面，确保了全区乡、村（社区）档案工作扎实推进。

再次，坚持“时间服从质量”的原则。区政府张少轩区长多次召开调度会，要求各乡、街道及相关部门积极行动，主动投入，全力以赴抓好档案室建设。张杰副区长带领政府办、档案局、社区办、民政局等部门深入乡、村、社区现场办公，组织现场观摩、逐乡逐村督导工作落实，确保按质、按量、按期完成各项任务。区档案局每周进行督导检查，坚持高标准，严把质量关。经过近两年的不懈努力，全区4个乡（街道），14个社区，30个村级档案室软硬件的配套升级工作已经完成，全区农村、社区档案“三个体系”建设取得了阶段性成果。

（二）加强“两项建设”。一是加强农村、社区档案室硬件设施建设和档案资源建设。在区政府主要领导的关注下，区财政加大对开展农村、社区档案建设工作的经费投入，帮助解决具体困难，提高乡、村（社区）做好档案工作的积极性，采取“区财政投一点、乡财政补一点、村资金出一点”办法，鼓励和倡导乡、村加大投入。两年来，区财政先后投入资金70多万元，同时带动乡（街道）、村（社区）投资50多万元用于档案室建设。全区各乡、村（社区）共扩大档案用房近900㎡，增加档案密集柜4列，增加5节档案柜204组，安装空调44台，安装防盗门、防护栏32套，配备电脑39台，高速扫描仪1台。避光窗帘、灭火器、防虫药、防鼠药等档案“八防”设施设备均配备齐全，乡、村（社区）档案硬件设施有了较大改观。两年来，全区各乡（街道）、村（社区）档案室共收集、整理文书、会计、音像、实物等档案20000多卷（册、件）。

二是提高档案人员业务素质，提升档案工作服务能力。市档案局指导处多次到社区、村档案室进行指导，解决问题。区委农工委、区档案局、区社区办多次组织各乡（街道）、村（社区）档案管理员进行业务培训和交流。区档案局全体业务骨干分成4组，分片包点、统一标准、指导建立工作制度，手把手教授档案收集、整理、保管、利用等业务知识。并利用网络、电话等多种方式解答村、社区档案工作人员实际工作中提出的问题。指导1个乡档案室进行了档案数字化录入和扫描，指导26个村、4个社区档案室进行了档案数字化录入。在全区社区网络平台中加入档案管理和档案应用相关内容，通过多种渠道提高村、社区档案工作人员业务素质。

（三）建立“三项机制”。为把农村、社区档案“三个体系”建设工作做好做实，我们进一步完善了三项保障机制：一是责任分包工作制。各级农村、社区档案建设领导小组成员单位对村、社区进行责任分包，充分发挥职能作用。形成党委、政府领导，档案部门牵头，社区和涉农部门推动，村级组织实施，社会力量支持，群众广泛参与的新格局。二是“以奖代补”激励机制。区财政采取“以奖代补”的方式，对开展农村、社区档案工作好的村给予资金支持。坚持政府投入与各乡、街道自筹相结合，整合多方资源的办法，来推动各乡（街道）、村（社区）档案室建设。按照时间节点要求，区政府对农村、社区档案“三个体系”建设进行检查验收，对验收合格的村，区财政给予适当经费奖励。三是建立绩效考评奖惩激励机制。区政府将农村、社区档案“三个体系”建设纳入年度政府工作报告落实事项，由区两办督查室定期督导，实行量化考评，确保农村、社区档案“三个体系”建设工作抓出实效。对农村、社区档案建设工作搞得好的乡、街道、村、社区，进行表彰与宣传，努力形成全社会重视、关心、支持农村、社区档案“三个体系”建设的舆论氛围。

（四）构筑“四个平台”。一是构筑“业务交流学习”平台。在创建活动中，采取多种形式开展业务培训，通过课堂讲座、参观学习、现场观摩等方式，举办了各类档案业务培训班6期，培训人员300多人次，为农村、社区建设档案工作提供了人才保障。为方便乡（街道）、村（社区）做好档案工作，创新建立档案工作QQ群，进行业务交流。二是构筑“档案下乡入社区”平台。对未开通宽带的村开展“送档下乡”活动，发放档案信息光盘及涉农宣传资料等，使农民不出村就能查阅政府公开信息和涉农档案信息，基本实现了农村档案信息共享。三是构筑“信息服务”平台。及时收集图片资料，将各村建设前后情况、市区领导指导工作等资料以图片的形式进行微机存档；将农村基本情况、组织机构、建设完成情况等资料进行微机录入，为区委、区政府及各级、各部门提供信息服务；同时，开展乡与乡、村与村档案“三个体系”建设经验交流，相互学习、取长补短。四是构建“档案规范化管理”平台。通过抓制度建设、抓示范点、抓规范整治等措施，全区示范乡、示范村（社区）实现了有独立的档案室、有较好的装具、有档案、有制度、有人管、有陈列室、有计算机“七有”管理模式。村级（社区）档案室建设，坚持“业务标准统一、档案分村管理，自建自管自用、存凭留史惠民”的管理格局。

我们坚持以人为本、服务民生。加大对土地承包延包、林权改革、新型农村合作医疗、产权流动、残疾人救助、新型农村养老保险、农村社保等方面的档案收集和管理力度，对关系到村民、居民利益的档案应收尽收。

三、为农村、社区经济发展和居民生活提供高标准服务

（一）充分利用档案资源为基层组织决策和基层经济发展服务。存凭留史是档案工作手段、资政惠民是档案工作目的。乡（街道）、村（社区）档案是了解村情社情、历史沿革的重要资料，也是各级基层组织制定工作措施、推动工作发展的重要依据。北市区在加强档案基础设施建设和档案资源建设的同时，始终把档案工作的资政服务摆在重要位置。一是梳理、编制档案简报为各级基层组织决策、施政服务。二是充分利用档案资源，为全区工作规划和经济发展服务。三是提供档案资料为党委、政府编史修志服务。四是利用档案资料为爱国主义教育服务。

（二）充分利用档案资源为村民、居民工作生活服务。2011年底，东方家园、东部风景等社区根据《关于加快推进养老服务体系建设的意见》的相关规定，要求对全市80岁以上的老年人补助每人每月50元高龄津贴。因为社区档案材料翔实，档案人员服务到位，短短几天，所有符合补助条件的老年人均办理好手续，按期拿到了高龄津贴，得到了社区居民和上级部门的表扬。2008年初，市人力资源和社会保障部门每年会推出一些岗位安排失业人员就业，东方家园社区通过核实社区失业再就业人员档案名单，主动上门为失业人员宋某，妥善安排了一个社区保安的就业岗位，解决了宋某及其家人生活上的燃眉之急。

（三）充分利用档案资源为化解农村、社区矛盾纠纷服务。东金庄乡尚庄村的温某在1996年承包了车某的土地，合同签到2000年，后来他们又在此基础上续签了10年，2009年初，车某想要收回自己的土地，两人为此事闹到法院，温某到档案馆查阅了他们当年在公证处公证的土地承包合同原件，打赢了这场官司，维护了自己的权益。

财务档案室要求篇6

近年来，我局档案工作坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻《中华人民共和国档案法》、《*省档案管理系例》等法律法规规定，在局党组的领导和市档案局的指导下，进一步强化管理、创新服务机制，档案管理规范有序，档案服务利用成效明显，没有发生失密、泄密事件，机关文件管理和档案管理工作上了一个新的台阶。

一、领导重视，把档案工作摆到重要位置

局领导非常重视档案工作，*局长多次强调档案是党和国家的宝贵财富，档案工作是局机关工作的重要组成部分，人、财、物的管理和广电事业的发展都离不开档案工作。不但列入领导议事日程，还纳入每年工作考核目标和经常过问、关心和支持档案工作，研究和指导加强档案工作，局分管领导和办公室主任高度重视，将档案事业的经费列入财务预算，并在人、财、物等方面给予倾斜，从多方面帮助和解决了档案事业建设中的许多实际困难，只要档案工作需要，领导有上求必应，大开绿灯，及时研究。档案由局统一管理，局办公室主管，并配备了一名档案管理人员负责对档案的收集、传递、保管和整理，档案管理人员职责明确、能依法治档。

二、档案管理进一步规范

建立和健全各项规章制度是做好档案工作依法治档的重要保证。我们在认真学习《档案法》的基础上，为使档案管理有章可循，《档案法》的精神在实际工作中得到贯彻执行，建立健全了一整套档案管理制度。我局根据《中华人民共和国档案法》及档案工作要求制定了《机关档案职责》、《档案借阅、接待制度》、《档案立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密、保卫制度》、《档案移交、接受制度》、《档案鉴定、销毁、统计制度》等规章制度，并制成图板悬挂于墙上，一方面便于全体人员随时对照遵守，另一方面也使档案室美观规范。局里全体干部、职工能都自遵守这些规章制度，尤其是领导能带好头起表章作用，使这些制度不但挂在墙上，而且落实在行动上。

在日常的档案管理工作中，我们主要把好三关：一是接收关，认真检查档案质量，对不符合规定的退回补充、纠正，直到达到要求为止，切实保证归档质量。二是整理关，对接受的档案进行分类、整理、编目、装盒、入库，做到整齐规范、排列有序、查找方便。三是借阅关，借阅档案一定要填写查、借阅单，凭有办公室主任签名方可借阅，杜绝各类档案丢失，损毁和泄密事件发生。在日常管理工作中，加强保管，除了采用设备进行防盗、防火、防尘、防潮等外，我们还做到了四勤：勤察备、勤整理、勤回收、勤修补，使档案达到了不散、不乱、不丢、不坏，有效地保护了档案的完整与安全。

三、档案基础设施进一步加强

我局非常重视档案工作基础设施建设，局党组充分考虑档案工作的实际需要，决定将二间套间分配给档案室使用，并按档案保管的特殊性要求设计了档案库房和阅档室，投入*万余元添置了10组密集架（可存放档案4千余册），为档案库房配备了空调、灭火器、监控器等设备，档案库房的建设符合防火、防火、防潮、防虫、防尘、防盗的“八防”要求。档案室设有借阅室一间，配备了桌椅为查、借阅提供了良好环境。

四、不断提高档案管理人员素质

办公室非常重视档案人员的学习培训工作，经常派员参加市档案局、保密局举办的各类培训。为了提高档案管理人员的业务素质，增加其责任感和事业心，我们一方面狠抓了管理人员的岗位业务培训和在职学习，还把档案工作作为本部门学习培训的重要内容。还组织人员学习《档案法》和档案管理条例，使每一位同志熟悉掌握档案工作基本知识，不断提高他们专业知识和基本技能，把档案干部的政治、学习、思想教育、作风建设列入档案工作日程。我局档案管理人员政治立场坚定，甘于寂寞、甘于平淡、爱岗敬业，无私奉献，具有优良的思想品质和工作作风。200*年完成了大量档案的搬迁任务，未有一件档案丢失、毁坏、泄密事件，全部档案完好无损地搬迁到新库房。

财务档案室要求篇7

一、地勘单位财务会计档案管理的内容

财务会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据,具体内容为:1.会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证。2.会计账薄类:总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账、其他会计账薄;财务报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告;其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他保存的会计核算资料、会计档案移交清册,会计档案保管清册。3.电算化会计档案。包括:(1)存储会计凭证,报告的介质、包括磁盘、磁带等,及年度数据备份。(2)财务软件升级前的数据库备份。(3)打印输出的经过盖章签字的会计资料。(4)每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本。(5)所有版本的系统、网络、数据库、软件。(6)其他应该存档的有关资料或数据。

二、煤田地质勘探单位财务会计档案管理中存在的问题。

1.对财务会计档案管理的重要性认识不够,意识淡薄。

2.超期、失去继续保管价值的财务会计档案不定期销毁,占据宝贵的档案室空间,浪费保管费用。

3.档案管理方法落后,调阅效率低。

4.财务会计档案人员素质有待提高。

5.财务会计档案管理不完善、不规范。财务会计档案管理机构是进行财务档案管理工作的组织保证,设置财务会计档案管理机构是工作的需要,也是法律规章的要求,但实际工作中煤田地质勘探单位财务会计档案工作均不完善,不规范,都未设置此机构,财务会计档案的装订,由会计人员完成,档案的归档由办公室人员完成,由于工作分散,管理环节的分散造成财务会计档案管理工作一系列的不规范,管理设施也不完备,财务会计档案没有专门库房,不符合“七防”要求,没有档案的检索工具,查找及不方便。纸质档案和磁质档案未能同步归档。致使向单位档案管理机构移交的仅为纸质会计档案,从而影响了档案整 体的工作质量和效果。

三、煤田地质勘探单位财务会计档案管理存在问题的解决办法

1.提高认识,加强领导。地勘单位主管领导要高度重视财务会计档案工作,实行一把手负责制,明确专人专职负责财务会计档案的收集、整理、归档、查阅等日常财务会计档案工作。牢固树立起良好的财务会计档案意识,按照《关于财务会计档案管理工作的规定》的办法实行谁财务、谁立卷、谁整理、审结卷成的原则,认真来做好这项工作。

2.完善规章制度,明确单位各级领导及档案管理部门的责任,将财务会计档案鉴定销毁工作纳入执法范围,定期开展财务会计档案鉴定销毁工作的具体条款与档案财务部门的岗位职责相联系,落实到具体人并与奖惩挂钩,明确档案工作人员的责任、有制度、有措施、档案主管部门可依法进行执行执法检查,对久拖不办者予以适度处罚,限期整改,为超期财务会计档案的销毁工作提供保证。

3.实现财务会计档案管理现代化,将计算机技术和网络技术应用到财务会计档案管理工作中,实现财务会计档案信息管理应用自动化,用计算机现代化手段整理财务档案,可按文件形式的先后顺序排列打印,降低人为因素在文件归档工作中的影响,发挥计算机的管理优势,减少手工操作,提高工作效率,在档案管理中注重档案信息的组织化、系统化、在输入检索词时在点查找范围,检索得中的文件就是与事件密切相关的,即准确又不浪费时间,只有这样丰富的财务会计档案的资料才能快捷、有效、充分合理的利用。

4.强化财务会计档案管理人员素质。把勘探单位财务会计档案工作要适应不断发展的新形势需要,财务会计档案管理人员必须具备高素质,能力强的专职人员,同时对档案人员进行多途径、多形式的培训教育,不断更新知识结构,来提高档案管理人员的实际工作能力及责任心。

5.建立健全煤田勘探财务档案管理的规章制度。要使煤田勘探财务档案规范化,必须将档案管理工作纳入单位工作的总体,制定档案工作管理目标,明确责任,并建立健全一套档案管理制度,如《财务档案工作人员职责》、《立卷归档制度》、《财务档案保管制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等,规范财务档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序,使财务档案管理工作有章可循。

6.优化管理手段,提高现代管理水平,服务地质勘探建设。财务档案信息化是社会信息化发展不可缺少的组成部分,也是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。因此,大力改善财务档案工作的硬件设施,确保档案的安全完整。一是及时添置、更新档案室部门设备,如 防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等;二是加快档案工作现代化步伐,配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备,并对财务档案基础信息实行计算机存贮。加强管理,方便查阅,利用大量的会计档案资料为各类财务检查提供最真实的依据。

财务档案室要求篇8

一．培训内容

这次培训班的课程充实紧凑，涉及到办公室工作的各大方

面，具体讲授了以下专题：

财政部办公厅秘书处邱玲处长讲授的《认真执行国务

院公文处理办法进一步提高财政公文质量》。内容包括：

（）年月了《国家行政机关公文处理办

法》，相较于旧的《办法》，作了重要的修改并新增了不少内容。（具体内容见材料）

（）公文办理中需要注意的问题和常见差错。其中，主

要讲解了“函”这一文体。“函”说白了就是非文件，是一个大类。相较于正式的“文件”，函的形式更灵活、运作的过程更简便。

府办公厅秘书处冯宏梅处长讲授《关于国家行政机关

公文格式的若干问题》。对公文的格式作了具体而详尽的总结。

（）介绍了公文的种类。分为①文件式（红头文件）；②信函式、命令式；③会议纪录、电报；

（）介绍了文件式的格式，文件式是公文中最常用的

文体，包括版头（眉首）、主体、版记三部分，每一部分都有具体而详尽的规定；

（）介绍了信函式、命令式的格式；

（）介绍了会议纪要的格式；

（）介绍了省政府办公厅的动作。即收文、分办、办

理、呈送、核稿、审批、发文（对外发文）、督办、返谴、归档的全套模式。

广东省档案局石大泱处长讲授《加强机关档案工作、提高档案水平》。内容涉及以下三个方面：

（）《档案法》对机关档案工作的规定。重点指出行政部门形成的档案是国家档案的重要组组成部分。受国家重点保护；要求行政部门档案要集中统一管理，要维护档案完整。

（）档案工作与机关工作的联系。石处长指出档案工作是各项业务工作的一个基础，机关工作的过程、结果都客观地记在档案中。同时，档案材料也是加强机关管理的基础材料、是机关领导决策的重要参考、是开展机关各项研究工作的重要材料、是编史修志的第一手材料。

因此，机关部门应对档案工作给予高度的重视。

政府办公厅信息处罗展怀处长讲授《政务信息工作理

论与实践》。主要内容包括：

（）怎样看待信息工作。首先认识信息工作的特点：对

现实情况反映快、涉及社会经济的范围广、形式灵活。其次是了解信息工作的作用：是领导了解各方面工作的渠道，可以让领导掌握社会动态；是向领导同志汇报工作、扩大影响的经常性渠道；是反映问题和解决问题的一个途径；可以成为推动政府转变职能、转变工作作风的有力手段。

（）信息工作的具体内容。作为政务信息，包含了三个

层面：为上级领导服务；为本级领导服务；为下级领导服务。

二、培训心得

各级领导在培训班上的发言、授课，对办公室作为一切工作运转中心的重要地位给予了高度肯定，对今后更好地开展办公室各项工作提出了新的建议：

邱玲处长在如何提高财政公文质量的问题上提出在办公室的具体工作中，首先要深入学习年的新《办法》，严格按照新《办法》的各项规定进行公文写作，务求格式规范、内容严谨；

其次是要深入了解新《办法》中提出的“函”这一形式，相较于文件，“函”的灵活和运转的简便有助于减轻繁杂的办公室事务。一些重要性、紧急性低的内容应多用“函”的形式发出，以简便流程、减轻办公室的工作量。

冯宏梅处长在公文格式的问题上提出各级机关部门应严格把住公文的格式关，将格式上的错误降到最低点。

同时，冯处长也介绍了省政府办公厅的运作过程以供各级机关部门参考：①收文，由秘书处资料科收文，包括上级、同级、下级各方面的来文，分为阅卷和办卷来进行登记，分送承办的科室；②办理，由省政府办公厅综合一二处办理，收文后每人签收，按规定处理，将不符合要求的文退回，将不属于本处职权范围内的文再分送；③承送，报送领导审批；④核稿，是正式文件的核稿，领导审批完付印前由办公厅主任最后审核，再由秘书处审核一次，有原则性改动的重新审批，没有原则性改动的可付印；⑤发文，由发行科发文，电报则由省委机要局发出；⑥督办，对已发文进行事后监督，包括电话催办、领导上门等方式；⑦返谴，用领导批示回报表，复印领导批示，送达先阅先批者处；⑧归档，书面存档，方便以后查阅，将所涉及所有材料罗列。

此外，冯处长建议各级机关制作政务动态通报，将一天内重要领导批示，上访情况等整理制文，第二天放至领导处，以全领导全面掌握情况。

石大泱处长对档案工作提出了新的要求：首先是要对《档案法》进行深入学习，将《档案法》里的各项规定落实到各项具体的工作中；其次是认识到档案工作与机关工作的密切联系，在具体工作中加大对档案工作的重视；再次是提出办公室作为档案工作的领导，应如何在具体工作中加强它的领导作用。

罗展怀处长提出了做好信息上报工作的具体内容：首先，要保持良好的沟通交流渠道，其中又以人的沟通为主为重；其次是要把握上报住处的最基本的内容，这些内容包括重大的经济社会动态、突发事件、重要的工作部署、领导决策落实的情况、需要上级帮助解决的困难、上级要求上报的内容、领导批示的反馈等等；再次是要提高上报信息的针对性。这主要是指内容的针对性：考虑内容的重要性、综合性；介绍的经验是否先进和可借鉴性；反映的问题是否需要上级关注和帮助解决、提出的建议是否针对上级提出来的。

同时，罗处长也对今后的信息工作提出了具体要求：首先是明确政务信息工作的定位，将其视之为等同于政府公文的另一个渠道；其次是要宣传政务信息工作，让领导们了解它的实际用途；再次是改进信息工作的方式方法，提高信息工作的水平，走主动地、有重点地收集信息这条道路，要主动地综合、调研；最后是要注重信息员自身素质的提高，要有高的素养、能明确表达自己的意思、要有责任心。