学校档案升级验收工作计划范文

学校档案升级验收工作计划篇1

上个世纪九十年代，国家教委相继颁布了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，经过十几年来的实践，各高校对它分类范畴的界定，客观上保证了分类体系的连续性这一优势有了进一步的认识。随着高等教育事业的发展，特别是高职高专院校人才培养工作自身特点的需要，我们也发现，原来确定的归档范围和保管期限，已不能适应当前教学改革和发展的需要，给当前的档案管理工作造成了一些困扰。因此，笔者认为，高职高专院校应在继续保持《实体分类法》和《工作规范》特点优势的前提下，适应当前人才培养工作水平评估的需要，进行必要的修订工作，以期适应档案现代化管理发展的需要。本文就此作一些探讨，以求同行赐教。

一、教学档案实体分类构建的原则

以教育部高职高专人才培养工作水平评估体系为标准，以《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》为参照，结合高职高专院校办学方向和人才培养目标的正确定位，结合学校教学工作和档案工作的自身特点，与时俱进、开拓创新、求真务实，科学地界定归档范围和保管期限，构建符合高等职业技术教育发展需要的教学档案分类实体。

1、严格地遵循教学工作的规律。高等职业教育办学的一个明显特点和人才培养目标，就是培养技能型、应用型人才，由人才培养目标决定了它的一切必须按教学规律办学，教学档案同样应遵循教学规律。

2、鲜明地体现教学档案的特点。党群类、行政类、基建类、设备类等类别的档案，其内涵具有普遍性，唯有教学档案它的内涵更为丰富，它的实体更是丰满，教学档案是高职高专院校档案的主体。

3、科学地保持教学档案的内在联系。从教学类档案的构建来看，其纵向脉络是比较清晰、相对独立的，而其横向联系却是非常紧密的，如；招生、学籍、毕业生之间；专业建设、课程建设、实习教学、实验教学之间；师资、课务、考务、质量评价、学风建设之间等，整个教学过程的每个环节始终是相互联系、不可分割的。

4、创新地形成教学档案管理的长效机制。制度的建立不是一个很长、很复杂的过程，但是，执行和巩固制度的过程也许是一个漫长而艰辛的过程。通过高职高专院校人才培养工作水平评估，以评促建，创新地形成教学档案管理的长效机制，建设的过程更加重要。

二、教学档案实体分类构建的内涵

教学档案实体分类的框架设计为十四条一级条目，各条目之间既相对独立，又有联系，每个一级条目下面设有二级条目若干个，有的二级条目下面还设有三级条目若干，按学年度，由校、系、教研室三级分别进行收集、整理和归档，按电子文件和纸质文件的不同载体分别归档、保管。

1、综合（JX11）。主要是教学管理和教学基本情况的文件材料。如：上级下达的有关教学工作的文件材料；学校教育事业发展规划；产学研合作方案、成果、总结；学院教学工作计划、总结；学院教学管理工作规章制度汇编；学院教学工作会议记录；学院教学基本建设规划；学院教学设备的装备情况；图书馆藏书情况；校园网建设情况；体育器械统计情况；学院运动会材料等等，这些档案材料的保管期限大部份为永久。

2、师资（JX12）。主要是师资队伍结构和建设方面的文件材料。如：学院师资队伍建设规划、师资队伍建设实施意见、年度工作计划及总结；教师和教学管理人员工作职责、工作规范；教师岗位聘任合同书；国家、省、院各级人才培养工程对象材料；专业带头人、骨干教师、双师型教师材料；青年教师培养方案及实施办法；教师获院级及以上各类教学、科研评奖申报、评审材料及证书复印件；教师获各级各类先进表彰情况汇总；教师业务档案；外聘、兼职教师管理文件、资格审批、协议书、汇总表等材料；校内“双肩挑”教师兼课资格审批表、汇总表；教学工作量统计汇总表等等，这些档案材料的保管期限为永久或长期。其中教师业务档案是一项面广量大的建设任务，要求每一位教师都必须建立业务档案。

3、招生（JX13）。主要是招生及新生录取工作方面的文件材料。如：上级有关招生工作的文件材料；招生计划、录取率、报到率统计材料；新生录取材料及新生名单；学院招生工作计划、总结材料；委培、代培、自费生计划、合同及名单；新生素质调查材料等等，这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

4、学籍（JX14）。主要是学生学籍管理及奖惩情况的文件材料。如：新生入学登记表；每学年初在校学生名册；在校学生档案；学生学籍卡；学生照片册；学生学籍变更材料（升级、参军、休学、复学、转专业、转学、退学）；学生奖励材料（奖学金、优秀学生）；学生处分材料等等，这些档案材料的保管期限为永久或长期。其中学生档案也是一项面广量大的建设任务，要求为每一位在校的学生都建立档案。

5、毕业生（JX15）。主要是学生毕业就业工作方面的文件材料。如：上级有关毕业生就业的文件材料；毕业生工作计划、总结；毕业生毕业资格审核材料；毕业生验印名册；毕业生一次性就业率证明材料、统计表；毕业生当年年底就业率证明材料、统计表；毕业生就业协议、合同；单位用(聘用)毕业生审核备案表；毕业生质量跟踪、信息反馈材料、质量分析报告等等，这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

6、专业建设（JX16）。主要是人才培养目标和专业建设方面的文件材料。如：人才培养目标论证报告；新开或调整专业的社会调研记录、申报、审批材料；各专业建设规划；专业建设方案、年度实施计划、建设工作总结；各专业指导委员会工作记录；各专业教学计划；专业教学计划调整审批材料等等，这些档案材料的保管期限大部份为长期。

7、课程建设（JX17）。主要是课余建设和教材工作的文件材料。如：课程建设规划；院级以上重点课程建设申报材料、审批、验收材料；分专业各课程（理论、实践）教学大纲汇编；学期各课程（理论、实践）授课计划；选修课程内容介绍汇编；双语教学课程建设相关材料；学院教材建设规划，年度实施计划；省、部级建设教材申报材料、审批、验收材料；院级以上获奖教材统计表、证书复印件及样书；参加各级各类出版教材编审统计表及样书；自编校本教材、教学指导书、实验、实习指导书和习题集、教学参考资料统计表及样书；各专业选用教材目录、审批表；教材订购计划表；各课程选用（理论、实践）教材统计表及样本；教材采购及管理实施办法；教学声像资料、多媒体课件建设统计表及实样；教学内容、方法、手段等改革相关材料；优秀、典型教案；重要的集体备课记录；选修课开设课程名称、课程表；重修课开设报名表、课程表、授课计划、学生考勤材料等等，这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

8、实习教学（JX18）。主要是教学实习、毕业设计、技能鉴定方面的文件材料。如：各系学期实习教学工作计划、总结；院内、外实训基地建设材料（建设报告、建设计划、建设总结、协议书等）；实习学生、实习指导教师（学院、企业）名单和实习场所汇总表；实习（专业认识、实习、课程设计等）指导书、授课计划、任务书、指导记录；学生毕业设计（论文）管理文件；学生毕业设计（论文）任务书、指导记录；毕业设计成果材料；学生毕业设计（论文）成绩汇总表；学生毕业设计（论文）成绩汇总表；学院职业技能鉴定站组织鉴定工作材料；学生专业技能、职业技能、职业资格证书考证通过率统计材料等等，这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

9、实验教学（JX19）。主要是实验室建设方面的文件材料。如：实验室建设报告、批复、建设总结材料；实验室建设报告、批复、建设总结材料；实验指导书、指导记录、实验报告；实验开出项目、开出率汇总表；实验室材料购置、消耗、库存明细表；实验室、机房、多媒体、语音室、专业教室等教学设备台账、使用记录、管理规章制度等等，这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

10、课务（JX20）。主要是教学进程开课计划等文件材料。如：院历；院历；教学进程表；理论和实践教学总课程表、课程与任课教师安排表；系、部学期任课教师（专任、双肩挑、外聘、兼职）基本情况统计表；调课审批表；教室日志等等，这些档案材料的保管期限永久或短期。

11、考务（JX21）。主要是考试和能力测试方面的文件材料。如：课程试题库和试卷库；班级/课程期末试卷；各课程（理论、实践教学）学生成绩记录表（含平时、期中、期末、总评成绩）；按课程归类补考试卷；补考成绩记录表；重修课考试试卷；重修课考试试卷；选修课成绩记录表；系、部按课程进行的教学效果分析；考场、监考、巡考人员安排表；监考人员培训会材料；考场记录；考试违纪成绩处理材料；学生英语应用能力考试通过率统计材料（三、四、六级等）；学生计算机应用能力考试通过率统计材料（省、国家）；普通话水平测试等通过材料等等，这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

12、质量评价（JX22）。主要是教学质量评价评估方面的文件材料。如：学院关于教学质量保障与监控工作文件；学院关于教学质量保障与监控工作文件；教学管理规程汇编；教学质量期初、期中、期末检查计划、总结材料；教师、学生座谈会记录；学期各级教学督导工作计划、记录、总结；学生信息员教学信息处理记录材料；教师、学生教学质量座谈会记录；同行、领导听课记录；各类专项教学评估材料；教学质量测评材料；教师评学材料；教学异常个案处理材料等等，这些档案材料的保管期限为长期。

13、学风建设（JX23）。主要是学生素质、学风教育方面的文件材料。如：学生素质教育规划；开展学生素质教育活动材料；加强学风建设措施材料；学生参加院级以上科技竞赛、发明创造、、体育获奖等统计表、证书复印件；院级以上优秀班集体表彰材料；按年度在校学生素质评价、分析报告等等，这些档案材料的保管期限永久、长期、这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

14、教学研究（JX24）。主要是教学研究工作方面的文件材料。如：上级有关教学研究工作的文件材料；学报；教师和教学管理人员在社会学术团体中任职情况；学院及以上教科研成果申报材料、审批、验收材料；系（部）教学研究工作会议记录；教研室教学研究工作会记录、教研活动记录；教师获教研、科研成果一览表等等，这些档案材料的保管期限永久、长期、这些档案材料的保管期限永久、长期、短期都有。

三、教学档案实体分类构建的意义

由教学档案的本质属性，决定了它在高职高专院校人才培养工作水平评估中的重要地位，与人才培养工作水平评估密不可分。因此，科学地构建教学档案的分类实体，是各校规范教学管理秩序、加强教学档案制度化建设，做好“迎评促建”的一项非常重要的建设性工作。

1、规范了高职高专院校教学工作的秩序

根据教育部《高等专科学校、职业技术学院、成人高院校教学管理要点》和《高等学校档案工作规范》，科学地构建教学档案的分类实体，对高职高专学校的教学常规管理本身是一个很大的促进，规范了教学工作的秩序。

2、丰富了高职高专院校教学档案的馆藏

学校人才培养工作的主要信息大量地积累在教学档案里，由教学档案记载和反映着学院的人才培养水平。教学档案提供的都是教学工作各个环节中形成的原始材料，这些材料是教学效果的客观真实反映，是教学成果的不断积累，足以证明学院的办学实力和教学水平。与时俱进、科学地延伸教学档案分类实体，将丰富教学档案馆藏的内涵。

3、提升了高职高专院校教学档案的水平

根据高职高专院校人才培养工作水平评估标准的要求，科学地构建教学档案的分类实体，形成教学档案管理的长效机制，这是一个创建的过程，也是一个不断创新的过程，极大地拓宽了档案人员的视野，拓展了档案工作的思路，创新了教学档案管理的模式，提升了高职高专院校教学档案的水平。

参考文献：

1、国家教委《高等学校档案实体分类法》（1993）

2、国家教委《高等学校档案工作规范》（1993）

学校档案升级验收工作计划篇2

[关键词]人才培养工作水平评估;高等院校;档案管理

一、人才培养工作水平评估的目的意义及档案在服务人才培养工作水平评估中所暴露的问题

人才培养工作水平评估是教育部对全国高职院校加强宏观管理,以推动高职教育持续健康发展,不断提高人才培养质量的一种手段。然而,在 “评估”活动实际开展中却遇到了诸多问题,其中评估资料数量不足、内容不全、质量不高、查阅不便是各受评高校普遍存在的问题。分析其原因大致有以下几方面:

1.档案管理体制不健全、制度不完善,管理分散、混乱。随着办学规模的日益扩大和教育资源的有机整合,学校占地面积扩大、校区增多、校址分散,这无形中给档案管理增加了难度,加之有些领导档案意识淡薄,“重教学、轻档案”意识严重,在档案管理的体制上、制度上、职责划分、人员配备及资金投入上均未给予足够的重视,导致了档案管理体制不健全、制度不完善、职责不明确等问题,造成了实际工作中档案集中管理难、收集归档难、查找利用难的局面。

2.日常收集不完整、不齐全,整理不系统、不规范。有些高校在档案的收集、整理、分类上没有明确规定和要求,日常收集、整理及鉴定工作均由档案人员自行随意来完成,平时收集只重视红头文件,不重视各教学系部教学、科研活动材料,在划定文件材料的保管期限上也没有严格规定和统一标准,更缺乏长远的规划和打算,这些势必造成日后查找利用难的问题。

3.管理手段落后。有些高校在档案管理上计算机及网络技术薄弱,基本上还停留在手工管理模式上,档案信息存储量小,收集、整理、检索难,利用率低。有些高校虽然采用了计算机辅助管理档案,但由于没有实现信息网络化,使档案信息资源难以共享,档案利用效率不高。

这些问题都极大地影响了人才培养工作水平评估的顺利开展,有些高校为了能通过评估验收,不惜花费大量的人力、物力和财力来弥补档案的缺口,这既给学校造成了很大经济损失,也影响了正常教学工作秩序,同时也影响了档案的原始、真实性。

二、档案在人才培养工作水平评估中所起的作用及人才培养工作水平评估对高校档案管理工作产生的影响

档案是“评估”的基础。人才培养工作水平评估的主要方式是通过系统地搜集受评学校教育的主要信息,准确地了解受评学校情况,进行科学分析之后,对学校的办学水平和教育质量进行全面客观的评估。在人才培养工作水平评估指标体系中共有6个一级指标、15个二级指标和32个观测点及1个特色或创新项目,每个指标体系、每个项目都需要大量的佐证材料予以论证,而这些佐证材料大多是由原始档案或以原始档案为基础进行加工过的二次文献组成。因此,完整、丰富、充实的档案资料是开展人才培养工作水平评估的基础。

1.档案是“评估”的依据。人才培养工作水平评估中,专家组对学校进行了解的信息来源主要有两方面:一是查阅由学校提供的各项指标体系的原始资料;二是通过问卷调查、听取汇报、座谈、访谈、听课等形式获取有关信息。整个评估验收只有两三天时间,专家组要在这短短的几天时间里对一所学校有一个全面的认识了解,主要还是依靠查阅档案信息资料,通过手中收集掌握的档案信息材料,整理归纳出系列数据材料,最后做出符合学校实际的评估结论。因此,完整、系统、真实的档案资料是“评估”专家准确合理评价估量高校人才培养质量的重要依据。

2.“评估”促进了档案管理工作。由于档案在“评估”中的作用无可替代,所以通过“评估”也容易发现档案管理工作中的不足。可以说,人才培养工作水平评估既是对高校教育教学质量的综合评估,也是对高校档案管理工作的最好检验。“评估”之后,许多亲历了“评估”现场的教职工都不无感慨地说:档案工作真是太重要了!学校各级领导对档案工作也越来越重视,相继增加了资金投入,增添了人员配备,充实、更新了设施。档案工作的地位大大提高,全员的档案意识明显增强。

三、结合人才培养工作水平评估,进一步加强高校档案管理工作,提高管理质量和水平

1.加强领导,明确责任。进一步加强对档案工作的领导,理顺管理体制,完善管理制度,明确管理职责范围。把档案工作列入领导重要议事日程,纳入学校年度工作计划与管理目标中,并作为学校建设的一项重要任务来抓。科学划分二级院系档案类目,明确院系档案管理职责范围,加强对院系档案工作的监督和指导,定期开展对院系档案工作的督查,要有计划、有步骤、有针对性地对院系档案人员进行多种形式的教育、培训和指导,促使他们系统学习和掌握档案业务知识、业务技能,逐步实现工作理念、知识结构、工作技能的同步更新和提升。

2.加强宣传和教育,提升全员档案意识。加强档案有关法律法规的宣传和教育,强化全员建档、存档、用档意识,使全体教职员工真正认识到在日常工作及教学科研活动中形成的各类文件材料都是学校的信息资源和文化财富,必须及时完整地归档保存。档案人员要提高自身素质,增强服务意识,积极主动地为教职员工提供热情周到的档案信息服务,使每个教职员工的档案意识在利用档案信息的亲身经历中得到不断增强和升华。

3.加强管理和利用,提高管理水平和利用效率。建立高标准、符合“六防”要求的档案专用库房,提高计算机档案管理技术,充分利用计算机及网格技术逐步实现档案信息资源存储数字化、传递网络化、管理自动化、服务远程化以及信息资源共享和网上汇编资料的传送。积极探索利用途径,不断丰富检索工具,编制丰富的、适合高校当前发展需求的档案编研资料,使各类档案在服务高校教学、科研、管理等各项工作中发挥其最大效用。

参考文献:

[1]沈萍. 教学档案管理在人才培养工作

水平评估中的作用[J].连云港职业技术

学院学报,2005,(12).

[2]倪慧敏,敖杰男. 高校评估是档案工作

创新契机[J].现代软科学,2006,(2).

[3]卢清富. 新形势下如何提高高校档案

学校档案升级验收工作计划篇3

1加强档案收集工作

做好高校档案收集工作，是确保高校科研工作顺利开展的重要基础。一直以来，收集工作都是高校档案工作的难点所在。笔者建议，高校可建立高校信息中心，由中心集中开展档案管理工作和图书管理工作，实现高校档案、图书情报与数据的统一管理、集约化管理，积极构建全方位的档案收集体系：一是强化依法收集。即根据学校档案、科技信息、情报、电子数据收集规范，严格做好日常收集工作；二是加强网上收集。日常工作中，高校各部门会将相关文件上传至部门网站或高校网站，这为网上收集档案提供了条件，中心可配备有关人员密切关注网站信息，及时择取属于归档范围、有保存价值的材料并转录到中心数据库中归档；三是开展现场收集。工作人员要亲赴科研工作现场，收集文字材料、形成影像材料等，并及时整理归档。四是结合电子公文和OA系统的实施，建立完善电子文件归档制度。

2确保档案管理与科研工作同步

高校档案管理与科研工作应实现“四同步”，即科研计划提出与制定科研文件材料建档、归档规范要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料的形成情况同步；鉴定、登记科研成果与验收、审查档案材料同步；上级和有关部门评审科研成果与档案部门出具归档证明材料同步。还要明确由课题项目负责人主持立卷归档，即列入高校科研计划的课题应由课题负责人按要求收集科研文件材料并及时归档，因故中途失败的课题也应及时将所形成的文件收集归档并附上说明情况。需要注意的是，若课题项目由多个单位协作参加，档案工作的有关要求和职责应在签订合同时予以明确。一般来说，由课题主持单位负责保管档案，协作单位如有需要可复制保存与本单位有关的部分材料；凡申请成果鉴定的课题必须在申报材料的同时通知信息中心对项目材料进行检查验收，凡不符合归档要求的不得组织鉴定。

3加强档案信息化工作

高校必须加强档案信息化工作，积极引入现代科技与管理理念，变革传统的手工工作模式和因循守旧的工作思维，提高档案管理效率，特别要提高档案工作为高校科研工作服务的效率。应用计算机管理档案，缩短档案查询时间，提高服务效率；以“十二五”规划总结为契机，归纳分析高校档案工作的经验与不足，明确“十三五”期间档案工作发展发向、主要任务和完成措施，争取尽快完成存量档案的数字化，为高校科研工作提供优质服务。

4提升档案人员业务水平

随着科学技术的快速发展以及高校科研工作者对档案查阅利用需求的日益增长，高校应切实增强高校档案工作人员的业务水平。为此，可采取以下几方面措施：一是大力督促高校档案工作人员深入钻研档案业务知识、提升业务技能，通过开展档案业务培训与再教育、鼓励他们报考档案业务职称等方式，不断提升他们的业务水平；二是帮助高校档案工作人员更新知识结构，通过提供相关技能操作培训，鼓励他们学习新知识、新技能，增强实际操作本领，以更好地适应工作需要；三是加强高校档案部门与高校科研机构的密切合作，使档案工作人员尽快掌握与科研人员合作的方法与手段、熟悉合作时需遵循的规则和注意事项等，更好地为高校科研工作提供切实有效的服务。

学校档案升级验收工作计划篇4

关键词:学校 教学档案 内容 特性 问题 措施

教学档案是教师和学生在教学实践活动中形成的,具有保存价值的,按一定的立卷、归档制度集中保管起来的文字材料、图表、照片、影片、录像带、录音带、软盘、光盘等不同形式的历史记录。它是学校教学工作的真实记录,是教学活动和教学研究中不可缺少的依据和参考材料,是了解教学内容、考查学校历史、总结经验、改进教学管理、提高教学质量、促进学术交流的信息资源,是实现教育目的、培养合格人才的重要保证,是从事教学活动和教学研究工作的必不可少的条件。

一、教学档案的地位与内容

教学工作是学校的中心工作,学校的一切工作都是围绕着这个中心进行的。作为反映学校主要活动的真实的历史记录――教学档案,显而易见地应置于学校一切档案之首,理所当然地成为学校档案的核心。

教学档案作为教学管理和教学实践活动过程中形成的文字材料,必须对学校管理和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,力求完整、准确和系统,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套规律特点。具体地说,教学档案主要包括以下几个方面的文字材料。

1、教学管理活动中产生的综合性材料。主要包括上级下达的教学工作方面的规划、指示、规定、办法、学校制订的教学工作规划、工作计划、实施计划、工作总结,有关教学方面的制度、规定、办法、条例、会议记录、教学检查、评估,各级优秀教学质量评奖材料、年终统计报表、学生运动会材料等。

2、招生管理方面的文件材料。主要包括上级有关招生工作的文件材料,学校的招生计划、规定、生源计划、新生录取材料及新生名单。

3、教学计划及课程教学实践方面的文件材料。主要包括学校各学科教学计划、教学大纲、课程建设要求及安排、校历表、课程表、各科各段的典型教案、重要备课记录、教师情况调查表、电化教育中的录音、录像磁带、磁盘、光盘等。

4、学科与实验室建设方面的文件材料。主要包括上级有关学科、实验室建设的文件材料,学校有关学科、实验室论证、评估、申报、审批材料,实验室建设材料,学科、实验室建设计划、简报、总结材料等。

5、教材方面的文字材料。主要包括:教学指导用书、课程设计指导书、实验指导书、社会实践指导书和习题集等。

6、其他方面内容。教师培训方面的文件材料,毕业生工作方面的文件材料,学籍管理方面的文件材料等。主要包括教师教学情况,教师工作量的规定,教师业务考核材料。新生入学登记表、学生学籍卡片,学生成绩总册,学生在校花名册等。

二、教学档案的特性

教学档案同其他档案一样,具有“自然形成”、“历史记录”、“利用价值”、等一般属性。同时它又是教学活动的客观反映和总结,其内容和范围既不同于科技档案,也不同于文书档案,是一种具有自己特性的专业档案。

1、记录的成套性。教学活动是一个有工作者、有工作对象、有工作数量、有工作质量,有时空概念,有科学知识,有计划、有组织的自觉活动。因此教学档案既有指令性的“招生指标”,又有依据性的“教学计划”;既有原始性的“讲义”、“试题”,又有成果性的“教材”学生探究性学习小论文;既有规章性的“课程安排表”,又有凭证性的“毕业证书存根”。教学活动的规律决定了教学档案必须是一套教学活动记录转化而来的。

2、内容的多学科性。教学档案既有教学管理性的,也有业务成果性的材料,教学内容几乎包罗了人类的全部知识。高级中学除了设置相应的语文、数学、英语、物理、化学、生物、政治、历史、地理、微机、音乐、体育、美术等课程外,随着科学技术的飞速发展,社会科学与自然科学相互交叉、相互渗透不断加强,教学档案内容多学科属性愈加明显。

3、渠道的分散性。由于教学档案中绝大部份材料产生于学校内部各科室、各位教师,来源较为分散。教学文件材料有来的自教学管理机构的,如招生、毕业升学、学籍管理等;有来自教师手中的教育教学论文等。平时,一般不经收发登记,是分散在各个部门和个人手中的。这就给教学档案的集中统一管理带来很多困难,也给查找者带来诸多不便。要保证这部分文件的完整系统,就必须根据其渠道分散这一特性制定出相应的管理办法,以确保教学档案规范化、制度化和科学化,逐步实行集中统一管理。

4、教学档案与其他档案归档时间的不同步性。文书档案一般是按公元年度归档,在第二年初进行;科技档案则是在一个项目、一个工程或一个产品完成后归档;教学档案则是按教学年度归档,如2008―200年,就是从2008年9月1日开始到2009年8月31日结束。在一个公元年度内不仅有头一学年的第二学期,而且还有新一学年的第一学期。

三、教学档案管理工作存在的问题

1、收集资料困难。大多数教学、教研人员教学档案管理工作认识不足。甚至对教学档案的归档持抵触态度。有的人认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,理应由自己来保管,怎么能够交档案部门呢。

2、教学部门与档案管理部门缺乏沟通与协调。大部分人会认为教学部门的主要工作是教学,至于档案收集、管理工作该由档案部门去做,因此在部门规划和工作制度中,很少涉及到此方面,即使收集到部分移交的材料,也可能因为缺乏统一的可执行性标准,没有对教学档案进行整理、分类而导致缺乏系统性、关联性。

3、资金缺乏。舆论宣传和管理难以到位,教学档案无所适从,收集、整理、归档、保管和提供利用等工作无法有限开展。

四、加强教学档案管理的几点设想与措施。

正是因为教学档案内容繁杂,涉及面广而深,有其重要的地位和特有的属性,所以必须由专人实行集中统一管理。但是目前许多中学在教学档案管理方面普遍存在着这样一些问题:一是教学档案大部分为分散管理,缺乏完整性、系统性;二是没有专职档案员,大多数是兼职,而且不熟悉档案工作业务,没有受过专门培训;三、是缺乏这方面档案管理工作的规章制度。所以加强教学档案的科学管理,是势在必行和迫在眉睫的。

1、强化档案意识。要依据教学档案工作中的新特点、新情况,深入细致地开展宣传档案法规和档案工作的活动,努力培养广大师生员工的档案意识,特别是要强化主管教学工作和教学管理部门的领导的档案意识。重点宣传档案法制思想,有效贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和有关学校档案管理制度,使依法治档的观念深入全校师生员工的脑海,为实现教学档案规范化管理打下良好的思想基础。

2、加强领导,实行集中统一管理。教学档案的管理应当实行由主管教学工作的校长负责分管,实行教学档案的集中统一管理。档案的集中统一管理是档案工作的一项基本原则。教学档案只有实行集中统一管理,才能保持教学文件之间的有机联系,确保其完整性、系统性。

3、建立健全教学档案管理制度。制订必要可行的管理制度,以学校名义印发各处、室和部门贯彻执行。如建立教学文件材料的形成、积累、整理和归档制度,保管、保密制度、岗位责任制等,使之与有关人员的考核、晋升、职务、职称、工资等挂勾。为明确责任,校档案室应该设计一张各科室档案材料的签收表,注明交接人、交接材料名称、交接时间,以免相互扯皮、推诿责任。年终由校考核组依据档案交接表对各科室负责人的档案移交工作进行考核。

4、成立综合档案室。档案室为学校的职能部门,由专人负责做好教学档案的收集、整理、保管、提供利用等工作。成立教学档案工作网络,由教务处指定一位兼职人员负责教学文件材料的积累、收集、整理、归档工作。

5、科学分类、系统整理档案。分管教学档案的工作人员,一定要认真搜集各类教学档案材料,保证教学档案的完整、准确、系统和成套,依据国家档案法规标准,对教学档案进行科学合理的鉴定分类、统计编目和系统排列,以便为开发利用教学档案信息资源做好准备。科学分类整理教学档案是实现教学档案规范化管理的中心环节。

6、积极应用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。教学档案的规范化管理还必须依赖于工作方法的改进和现代办公技术的应用。随着学校规模的扩大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。因此,积极应用现代办公技术和设备,依托计算机和网络技术,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高教学管理的工作效率。将现代办公技术与教学档案管理相结合,是实现教学档案规范化管理的重要途径和发展方向。

参考文献:

1、邓绍兴、陈智为:档案管理学(修订本),中国人民大学出版社,1999。

学校档案升级验收工作计划篇5

[关键词]当前高校 科研档案 归档现状 探索对策

[中图分类号] G271;G647 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2015）01-0170-03

高校科研档案是高校承担的教学研究、科研项目在执行过程中直接形成具有保存价值的文字、图表、数据及声像载体等材料。它客观记载了高校科研实践活动的过程，而且记录了科研人员在科研活动中的科研创意、科研经验、科研成果，是科研人员智慧的结晶，是高校科研水平的重要标志。新时期随着高校科研工作的不断推进，科研档案已成为高校档案的重要组成部分。加强科研档案的收集归档，规范和完善科研文件材料的积累，充分开发和利用科研信息资源，对于高校的教学发展、人才培养和科研成果推广、科研再活动、科研能力提升都将发挥着越来越重要的作用。但从当前高校科研信息资源开发利用最基础的环节――科研档案归档工作的实际情况看，明显存在诸多缺陷和问题。

一是对科研档案归档的观念淡薄。有些科研部门更多关注的是如何争取项目和资金、如何保证如期取得科研成果，普遍缺乏对事后科研文件材料归档的责任意识，甚至对档案部门的工作不予积极支持配合，表现为态度冷漠、马虎应付、拖延推脱。有些科研部门在向上级机关办理科研成果登记、申报评优评奖时，拿走存档的文件材料，却不能及时归还，导致科研档案材料处于零乱不规整状态。

二是科研档案收集工作难度大。有的科研人员只考虑个人工作便利，将关键性资料长期留在手中;有的对科研成果能否得到有效保护存在疑虑，担心资料归档后科研信息会失控，以各种理由回避相关资料特别是核心资料的归档。有一些科研项目，出资人并未对完成课题研究后必须形成完整的科研档案有硬性的要求，课题（项目）组不需出具归档完整的证明即可通过项目验收。由于科研档案归档缺乏有效的制约措施，常常发生课题（项目）组不交档案，档案部门三番五次向课题（项目）组和科研人员催收科研档案却毫无结果的状况，严重影响了科研档案的顺利归档。

三是科研档案归档质量不高。参与科研档案归档工作的科研人员和部门兼职档案员，大多不太熟悉档案管理这门专业，缺乏实际工作经验，业务上凭感觉，做多少算多少，很大程度上影响了科研档案归档的水平和质量。当前，科研档案归档工作状况不容乐观，对已收集归档的科研档案的质量问题同样不容乐观，其中最突出的问题是文件材料不完整、不规范，如文字材料多，其他载体材料如光盘、磁盘、图表、照片少;复印件多，原件少;红头文件多，专业文件材料少等等。

笔者针对当前高校科研档案归档中存在的缺陷和问题，对如何采取相应的对策，谈几点粗浅的想法和建议。

一、充分认识完善高校科研档案的重要意义和作用，是做好新时期科研档案归档工作的前提

党的十提出实施创新驱动发展战略。“科技创新是提高社会生产力和综合国力的战略支撑，必须摆在国家发展全局的核心位置”。西方人更是把振兴经济的主要希望寄托在科技创新上。高校不仅是培育科研人才的重要基地，而且是“产学研”协力实现创新战略的实际参与者。科研档案印记着科技创新的足迹，体现着办学的特色和实际科研水平，因而完善高校科研档案有着以下四方面的意义和作用：一是情报“晴雨表”的作用。高校领导通过科研档案反映的真实情况，更好地通观全局，及时针对某一方面或某一层面存在的薄弱环节，有重点地加强人力、财力的投入，使之在较短的时间内加快科研步伐，力求有所建树。二是实例和凭证的作用。许多高校都以丰硕的科研成果来体现本校与众不同的特色，并以此吸引地方政府和社会各界的关注和支持。如果档案工作跟不上，拿不出完整的实实在在的案例材料和凭据，在尊重客观事实的科学面前，就难以取信于人。三是“梯子”的作用。牛顿曾说过：“如果我看得比别人更远些，那是因为我站在巨人的肩膀上。”完整配套的科研档案材料就像一排排助人登高的梯子。有了“梯子”，就可以避免那些低层次的重复劳动;有了“梯子”，就可以让大家顺梯而上站在高处共享科研成果。四是“鞭子”的作用。科研档案的收集整理，是建立在一般性档案材料收集整理基础之上，具有周期长、专业性强、分散难集中等特点的一项具有挑战性的工作。提出做好科研档案归档的要求，实际上是档案管理档次的提升，对档案管理人员是一种鞭策和激励，推动他们努力跟上时代的步伐，自觉提高个人素养，更全面更高层次地去完成好档案管理工作。

要使各级领导干部、科研人员和档案管理人员都清楚地认识到科研档案收集归档工作的意义和作用，仅靠颁发几份文件、做几次动员报告是难以奏效的。这需要高校领导层予以关注，坚持把科研档案工作与高校人才培养、科技创新能力的提升联系起来看待，并摆在适当位置上进行宣传和引导，还要在工作部署上有安排有要求，使大家都能感受到新时期加强科研档案管理工作的重要意义和作用，从而能很好地理解、支持、参与科研档案的归档工作。

二、探讨界定科研档案归档的标准和范围，是理顺科研档案归档工作的重要环节

标准是衡量人或事物的依据或准则。《文选・袁宏》有：“器范自然，标准无假。”秦始皇统一度量衡，对于推动当时经济社会的发展起到里程碑的作用。由此可见，标准化所起的作用是至关重要的。当前一些高校对科研档案的归档标准和范围的界定较为笼统，在具体操作中存在较大自由发挥的空间。这对规范归档工作，保证档案质量，有效地实现科研档案的自身价值，是十分不利的。我们必须看到，新时期，随着高校科研工作的快速推进，科研水平的不断提升，科研档案的形成也发生了巨大变化，其结构层次多维，内涵更加丰富。如科研课题（项目）级别有部级、省级、校级不等，科研课题（项目）经费有几千、几万、几十万元不等。同时，高校科研档案形成数量也在膨胀，科研文件材料来源渠道越来越多，种类呈多样化。如有的来源于政府，有的来源于社会。有的科研实验阶段形成的各种测试、观测、调查、考察等原始记录、数据处理材料就多达几十卷甚至上百卷。还有科研活动的周期长短不一，有的科研课题（项目）几个月内即可完成，有的需要一、二年，甚至更长时间。有的科研课题（项目）因各种原因中途“搁浅”，甚至“夭折”等等。

面对这种头绪繁多、错综复杂的状况，认真探讨、科学界定科研档案归档的标准和范围，是理顺科研档案归档工作的不可逾越的重要环节。笔者认为，各高校遵循科研档案归档以科研文件材料是否具有保存价值为标准，凡是直接记录和反映本单位科研活动的，具有现实和长远保存价值的科研文件材料，都应列入归档范围，这无疑是正确的。这是科研档案归档标准化的大前提，是基本原则和要求。但当前遇到急需解决的问题是，如何在此基础上，坚持从各高校实际出发，修订出符合本校科研工作实际情况的可操作性强的具体标准和范围，并且要细化到对某阶段某些类型的文件材料应归档，对某些类型的文件材料则不必归档。比如科研准备阶段的开题报告与课题调研论证材料、课题研究计划、执行情况、计划调整或撤销报告等文件材料必须归档。一些取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。而未生效的科研项目合同、未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目等文件材料可以不归档。归档和不归档的文件材料界定得越具体越明确，科研档案归档工作就越落实。

三、建立健全科学合理、规范有序的归档管理体制，是提升科研档案归档质量和水平的关键

改革开放的总设计师邓小平同志高度重视管理体制建设，他极力反对那种“名曰集体负责，实际上等于无人负责”的浮躁、松散的管理模式，并称之为“危险的祸害”，必须予以根除。科研档案将长期服务于高校教育发展事业，随着高校科研活动的广度和深度的不断扩大，科研档案归档的难度和要求也随之提高。要在人类社会又迎来新一轮改革创新的浪潮中有所作为，保质保量地完成科研档案的归档任务，就必须建立和不断完善科学规范的管理体制和组织模式，明确相关部门和人员工作职责，合理分工，做到分级管理，层层负责，狠抓落实。

（一）突出科研课题（项目）组的归档主体地位

作为科研档案主要来源的课题（项目）组，掌握着科研课题的第一手资料，对本课题（项目）产生的全部材料十分清楚，而且了解科研文件材料的形成以及相互间的有机联系，便于遵循规律，把握重点，高质高效的完成归档任务。因此，科研课题（项目）组理所当然应成为完成归档任务的主体。科研相关部门、档案部门应管好科研档案的源头，紧紧抓住课题（项目）组这一基础环节，特别在科研文件的形成与积累阶段，更要充分利用课题（项目）组的各种优势，把归档的各项工作抓紧抓实。

归档的主体地位是要通过明确管理人员责任和权限来实现的。笔者倾向课题（项目）组应作为档案归档的立卷单位，做到科研课题（项目）一经立项，就在课题（项目）组内选定一名责任心强的兼职档案员，全权负责科研档案材料的收集归档工作，课题（项目）组应提供必备的各种条件，支持其尽心尽责地完成好工作任务。

（二）充分发挥科研部门的监管作用

科研部门作为科研活动的管理部门，科研课题（项目）从课题申请、经费审批、计划书下达、科研进度检查以及成果验收等各阶段都是在科研部门直接管理监督之下进行的。因此，对于科研档案的收集归档，科研部门相比档案部门而言，更易于介入，更能有效地把握重要环节，做好监管工作。科研部门要把对科研档案收集归档的监管作为自己的重要职责，并有序地细化到科研活动各关键阶段中去。

首先，立项阶段。高校科研部门在订立课题（项目）合同时就应加入关于档案归档的条款。科研课题（项目）一经批准，课题（项目）负责人就要向科研部门办理科研档案预立卷手续。此后，还可以在经费下拨、项目进度检查等环节，对科研档案归档工作落实情况进行跟踪检查，发现问题，及时解决。

其次，鉴定验收阶段。课题（项目）结束时，科研部门对课题（项目）进行检查验收，同时也要对科研档案归档情况进行检查验收。应明确规定，课题（项目）负责人向科研部门办理档案材料归档手续后，才能申请技术鉴定或专家评审。凡是没有提供完整的科研档案材料的课题（项目）不予鉴定验收。

再次，成果登记和申报奖励阶段。对申报科研成果登记或评奖的课题（项目），应进行一次科研档案归档状况的复查，凡是归档工作未做好，或尚未办妥档案材料归档移交手续的，不予进行科研成果登记与申报评奖。

（三）加强档案部门对科研档案归档工作的跟踪指导

在实际工作中，由于大部分参与科研的人员还肩负着繁重的教学任务，投入档案管理的时间有限，难免在科研档案的材料积累和收集上有疏漏，或对归档标准和范围把握不准，导致归档文件材料的不规整。因此，档案部门不能只偏重于科研档案移交和移交后的管理，而应根据科研档案形成的特点，将科研档案收集工作的跟踪指导贯穿于科研活动的全过程，对科研文件材料积累进行过细的把关，发现问题，及时采取措施予以补救，确保科研档案归档的完整规范。

四、积极完善各项配套措施，是加强科研档案归档工作的保障

唯物辩证法告诉我们，世间万事万物都不是孤立存在的，而是相互关联、相互依存的。科研档案的收集归档工作看似简单，但它在高校建设事业中生存和发展，同样需要与其他各项工作相辅相成。因而，要保证科研档案收集归档工作卓有成效地开展，就必须十分关注与之密切相关的制度建设，借助各方力量促成和完善各项配套措施，使之成为科研档案归档工作的有力保障。

认真落实档案管理工作的检查、考评制度。高校建立和实施档案管理工作检查、考评制度，不仅对档案工作本身进行考评，而且对管理人员落实责任制状况进行认真的检查考核。不少高校还建立起一套个人工作绩效考核的管理系统，并把考核的结果与相关人员的职级晋升等物质利益相挂钩，做到有赏有罚，赏罚分明。这些措施，营造了奋发向上的良好氛围，同样激励着科研人员和档案管理人员对科研档案收集归档的积极性和负责精神。档案部门应借助绩效考评等管理制度，落实好有赏有罚的具体措施，持续有效地推进科研档案归档工作的良性循环。

尽快建立保密和知识产权保护体系。高校的科研人员是科研档案形成的主体，也是科研档案收集归档和利用的最大群体。科研人员档案意识的强弱，直接影响科研档案的归档质量。因此，要特别注重引导科研人员增强档案意识，让他们自觉配合档案部门做好科研档案材料的收集归档工作。鉴于科研档案涉及知识产权、科研开发等方面重要信息的特殊性，很有必要建立一套可操作性的知识产权保护制度，认真处理好科研档案的利用与保密的关系，创新科研档案服务于教学、服务于高校的建设事业的服务方式，严格把好保密的关口，确保科研成果专题档案不泄密。要让科研人员感受到自身权益有了可靠的制度保障，同时依靠制度又能共享科研成果，自然就能很快地消除一些不必要的思想疑虑，积极配合相关部门做好科研文件材料的归档工作。

[ 参 考 文 献 ]

[1] 梁艳玲.浅谈高校科研档案收集与管理[J].经营管理者，2011（8）：299.

[2] 任红燕.新建本科高校加强档案收集工作路径分析[J].档案与建设，2012（11）：66-67.

学校档案升级验收工作计划篇6

[关键词]高校；科研档案管理；内容；创新；措施

随着社会的快速发展，目前我国高校的科研水平有了较大的进步，无论是科研的范围还是内容都开始向深层次方向发展，科研成果所给社会带来的影响也日益提升。高校科研档案作为记录高校科研活动的真实记录，其不仅是高校学术水平的重要象征，而且也彰显高校的实力。所以在高校档案工作中，加强科研档案管理工作是极其重要的，通过对高校科研档案的开发利用，可以有效的推动社会的进步及经济的快速发展，同时通过对科研档案管理工作的加强，也能有效的推动高校科研管理工作更加全面、系统和完整，促进高校科研工作能够得以健康的发展。

一、高校科研档案管理的内容

（一）科研项目材料档案

科研项目档案是探索科研规律的实践活动的直接记录，它记载和反映了科学研究活动的全过程和具体成果.这部分档案是科研档案的主体部分，主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等文件；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报资料及审批材料；推广应用阶段中的推广应用方案、总结、转让合同、协议书、生产鉴定材料，扩大试生产的设计方案，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等.

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，它记载和反映科研管理活动的历史过程和经验.包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。其中，上级管理部门下发的科研文件在科研文书档案中又占主要地位，包括各级各类的项目申报文件、各种项目立项文件和成果获奖文件。另外，高校自己制定的有关科研工作的一些规章制度文件和每年一度的项目汇总等文件，这些都是平时使用和查阅频率较高的文件，这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

一所高校科研实力的高低直接取决于科研成果的数量，而且近年来高校科研实力的增强，使其科研成果得到不断增加，所以需要对这部分科研成果进行规范化的管理，避免由于管理不善而导致科研成果的缺失，为以后工作中查找和利用带来诸多的不便。

二、高校科研档案管理创新的具体措施

（一）强化科研档案的开放性

科研档案开放性的实现，即需要加强对科研档案的开发利用工作，这就需要高校科研档案管理人员首先需要加强对科研档案的认识，其次要做好科研工作者的工作，使其能够及时转变观念，努力提升科研档案的完整性。科研档案的开发利用工作，需要档案管理人员和每个科研工作者的共同参与与配合。

（二）强化科研档案的可延续性

高校在校学生是我国科研工作潜在的力量，向高校学生开放科研档案，不仅能及早地教育学生养成科研意识、科研档案意识，而且能为他们在校期间及今后从事科研工作打下良好的基础。科研档案来自教师在教学科研中的科研实践，其内容、方法与教师的教学内容、研究方法、方向关系密切。学生在课堂上听了教师对他的研究课题和主攻方向的介绍后，再从科研档案中寻找教师的相关科研成果、科研实践路径，可以更好地理论联系实践，使他们较早地进入该领域该专业的学术前沿。

（三）强化科研档案的辐射面

为了更好的提高科研档案的价值和实际意义，需要进一步对科研档案的辐射面进行拓展，这就需要高校科研档案管理工作人员需要加强与国内外其他高校的联系，吸收和借鉴对方科研档案管理中的成功经验。同时还要提供服务，增强国内外其他高校对本校科研档案动态的了解。这样使各高校之间建立了友好互术的关系，不仅可以有效的推动高校档案管理水平的提升，而且也能够更好的促进高校科研工作者的积极性，从而增强本校的科研实力。

（四）完善配套手段，提高科研档案的科技含量

首先，科学完善地建立多种检索工具，最大限度地揭示档案信息资源。科研档案的检索工具编制越完整、越科学，用户查询档案所用时间就越短，查全率、查准率就越高，就能把信息及时、准确、系统地传递出去，方便用户利用，适用于科研工作。

其次，电子档案的出现，对高校档案管理人员提出了更高的要求。在这种情况下，高校档案管理人员就需要不断的增加自身的服务意识，加快高校科研档案管理工作向科学化和现代化的方向转变。通过加强自身的学习，从而更好的实现对电子档案的接收和保管工作。同时充分的利用当前网络和多媒体技术，使档案工作的空间得到进一步拓展，利用校园网在确保档案资源保密范围内实现资源的共享，从而更好的推动高校的快速发展。

三、结束语

科研档案管理作为高校管理工作的重要内容，这是一项需要长期坚持的工作，而且对工作的细致性要求较高，所以需要在科研档案管理工作中进行不断创新，从而努力提升科研档案管理水平，使高校其他工作能够顺利开展。

参考文献：

[1]侯爱花.高校科研档案的人性化管理.兰台世界.2013年20期.

学校档案升级验收工作计划篇7

[关键词] 院系教学档案 建设 高职学院 教学管理

一、前言

教师专业化是教育改革的核心工作,而教学档案则是促进教师专业的主要途径之一。透过教学档案,教师可以有系统的思考教学目标、设计教学方案、进行教学、反省对照教学历程和学生的学习成效,并透过专业成长计划,把省思所得应用于日后的“教”与“学”。而院(系)教学档案管理与学校综合档案馆档案管理一样,都是对院(系)积累起来的一系列有关教学、科研和学科建设等方面的资料进行收集、分类、整理和归档。教学档案具有十分重要的作用,因为院系教学档案管理工作存在许多问题,这些问题不解决,不利于教学改革的进行,也不利于教学评估工作的开展,更加不利于高职学院教学管理规范化。教学档案是重要的教学资料,对于提高教学管理水平、促进教学质量提高具有重要意义。因此,本文系统分析院系教学档案管理中存在的问题及其原因,力图寻找解决的途径与方法,为科学而规范的管理教学档案提供参考依据。

二、院系教学档案的特性

1.明确的目的

教学档案目的在于提升教师专业能力,虽然教学档案可能具有不同型态,例如,评鉴型、求职型等,但是呈现教师教学过程与表现,以提升教学效能,则是共同的目的。

2.完整的脉络

档案的资料,是依据其目的与结构,收集能代表真实教学情境的资料,藉以呈现教学完整的脉络。

3.反省的历程

档案形成的过程,是教师自我检视、反省与修正的过程,这一个过程是教学档案重要的本质,倘若教学档案缺少了教师的反省,将使档案失去原有的价值,成为闲置的文件。因此,教师的反省成为良好的教学档案必要的条件。

4.合作的对话

档案是教师合作互动进行专业对话的结果,此一对话的历程,系以档案的内容为基础,以各种角度来检视教学档案所呈现的意义,发现教学真实的脉络,并分享教学经验.拟定改进策略,提升教学品质。

5.多样化的内容

教学档案为结构性的档案,但是内容的来源却是多样性的。例如,在“描述自我”这一个结构下,教师可以呈现自传、图片、札记等来说明自己的背景及教学理念。换言之,教学档案的结构性是档案发展的方向,避免档案流于庞杂,无法达成目的;而档案内容的多样性是教师主体的抉择,可以呈现教师思考的脉络与轨迹。

三、院系教学档案管理存在的问题及其原因

1.档案管理制度不健全

目前,由于许多院(系)不重视教学档案管理这项工作,使得档案资料收集的内容、整理的范围、分类的标准、移交手续、查询登记等都没有制定严格的管理制度,全凭管理人员的随意性来完成。从而出现资料归档不及时,需要查阅的资料找不到,借阅时不登记,借阅的资料也不按时归还,重要的文档资料丢失时有发生,致使档案资料残缺不全,从一定程度上影响了教学改革及教学评估的质量,同时,严重影响了档案管理的完整性和规范性。上述这些问题的出现,说明了健全教学档案管理制度的重要性。

2.档案管理手段落后

目前,高职学院院系教学档案管理技术手段严重滞后,主要表现在教学档案管理仍停留在纸质档案、仅用档案柜保存的状况,大部分档案资料整理还处于手工操作阶段,工作效率低,自动化和信息化程度不高,这与高职学院管理科学化严重脱节。尽管个别高校院系采用计算机辅助管理档案,但由于没有实现信息网络化,使资料信息资源难以共享,严重影响了工作效率。正因如此,档案资料利用率较低,这种状况不利于教学质量的提高及教学改革的推进。

四、如何加强院系教学档案建设来规范高职学院教学管理

教学档案是教学活动和教学管理中直接形成,并具备保存价值文本(或电子)资料、图表、声像和实物等历史记录。完好教学档案可为教学实践、教学研究、教学管理及其经验总结提供重要的参考资料,同时也是高校教学工作水平评价和教学质量评估的第一手凭证。

1.强化各教学院部教学档案的归档范围

各教学院部在教学工作中自然形成的材料,能反映本院部教学工作任务、范围的材料,对今后有利用价值的教学材料均需将原件(定稿)整理归档保管。归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、系统、准确。归档的教学文件遵守其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。上级有关教学的文件原则上与本校教学文件分开组卷。教学档案是教学管理的重要组成部分,应实行“三纳入、四同步”管理。“三纳入”即纳入教学工作计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。“四同步”即下达教学任务与提出教学材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业(设计)论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业派遣、上报评审材料、教师考核晋升与出具归档证明同步。

2.加强院系教学档案立卷程序管理

根据教学文件、材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷,相同内容的文件材料视情况组成一卷或多卷。在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下,同一卷内文件可按永久、长期的顺序排列。卷内密不可分的文件材料要按正件在前、附件在后,印章在前、定稿在后,批复在前、请示在后的顺序排列。

3.加强宣传教育,提高认识

学校的教学档案建设必须常抓不懈,不断学习、不断加强、不断完善。学校领导不仅要对此有高度的认识,学校的教学管理人员和全体教师也要对此有充分的认识,只有这样,才能上下一心,才能把教学档案建设工作变成自己自觉和日常的行为,才能从思想上保证教学档案建设工作的落实。

4.档案管理制度创新

实现院(系)教学档案管理规范化,必须根据《高等学校档案部门业务建设规范》的要求,逐步改进和完善院(系)教学档案管理规章制度,使文档资料的收集整理、分类归档、目录检索、文件编号、借阅移交、信息传递等方面都有章可循、有据可依。只有这样,才能使档案管理工作步入规范化的轨道。随着教学改革和教学评估工作的规范化、科学化,教学档案也日益复杂,因此,必须使管理制度创新走在实际工作的前面,因为制度指导和约束管理行为。

参考文献:

[1]刘亚超,杨剑云,刘英.加强教学档案建设 做好本科教学评估[J].管理观察,2009,(08):102-106.

[2]陈晓伟.浅谈高校教学档案管理与本科教学水平评估的关系[J].佳木斯大学社会科学学报,2008,(04):112-115.

[3]王文铃,许红梅.“质量工程”视域下校院两级管理模式中院级教学档案的建设与管理[J].科教文汇(下旬刊),2008,(10):163-165.

学校档案升级验收工作计划篇8

关键词 高校；科研档案；现状；管理对策

中图分类号 G271 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2013）03-0334-02

高校科研档案是科技工作者知识的积累和成果的结晶，它建设的好与坏在很大程度上反映了科研工作成效的一个方面，为此以浙江农林大学为例，统计分析学校科研档案的现状，以期达到更好的保管、利用，为广大教师和职能部门服务，从而为高校的科研档案工作提供借鉴。

1 科研档案的现状

浙江农林大学自2002年起逐步建立起科研项目档案，截至2011年6月，共归档各类纸质项目档案960余卷及电子数据库4 300余卷。主要以省部级以上项目每项1卷，各主要厅局级项目每项1卷，其余按年分别以立项、结题分卷建立，同时单立了科研成果卷、专利授权卷、软件著作权及科研经费到账文件等一些重要的科研依据。每卷中都分别由项目论证、立项申报书、立项批准书、中期检查、各年度进展、验收报告等全套结题材料、审计报告、结题（验收）证书等组成。同时建立的科研数据档案，包括科研项目库、论文库、著作库、专利及软件著作权库及科研成果库[1]。

通过建立科研项目档案，逐步规范了科研项目的管理工作，使科研工作向规范、科学、程序化更迈进了一步，为学校在职称评审、硕士点申报、学科评审、升格大学等方面都起到了重要的作用，为学校在这些方面获得成功奠定了基础。

2 科研档案的利用情况

2.1 利用率

通过建立科研项目档案，使学校的科研项目管理工作进一步受到教师的重视，教师对科研档案的管理意识也逐步增强，科研档案的查阅量也逐年提高，提高了科研档案的利用率。从表1可以看出，每年查阅各类项目档案的人数平均约543卷，利用率还是较大的，从2005—2010年，年利用率逐年增加（含电子数据），档案管理工作量巨大，成效显著。因此，设立专职管理人员，建立科研项目档案是十分必要和非常可行的。

2.2 利用途径

从表2可以看出，学校很多工作都与科研项目档案有关，尤其在涉及广大教师切身利益的职称评审、科技成果奖申报、学科点、博士学位点和硕士学位点的申报、教育部的教学评估及升格大学等标志性成果方面发挥了重要作用。科研项目档案管理工作对学校的科技工作起着举足轻重的作用，它见证着学校各年度科学研究的总体情况及发展现状，展示科学研究的丰硕成果。从一个方面反映出学校科研工作的水平。

2.3 利用主体

从表3可以看出，按学院分类，项目多的学院查阅量也大，林业与生物技术学院是学校的主干学院，科研项目最多，因此查阅量也最大；农学院由于成立较晚，查阅量较少；工程学院具有国家工程中心，科研力量较强，查阅量也较大；学校本身是以农林为主的大学，农林类项目较多，与农林相关的学院查阅量较大，总体占到了47.3%。但近几年文科类项目也在大量增加，同比增加速度也较快。通过项目的查阅也可以反映各学院科研活动的一个方面，同时也说明由于二级学院没有科研项目档案，也增加了很多工作量，如果给二级学院建立起科研电子档案数据库，也可方便学院教师及管理人员查阅，提高工作效率。

3 科研档案管理存在的问题

科研档案经过10年的组织和建立，已初具规模，为学校的发展和建设提供了卓有成效的贡献，但是目前的科研档案还存在很多问题[2-3]，如科研档案管理工作的规章制度有待进一步更新和完善，原始数据收集的不够全面，教师存档意识不够强，有些教师还存在着放在自己手里方便的想法和做法等，这些都有待于在工作中改进和提高，为科研档案工作做贡献。

4 建议

4.1 发展电子档案

随着科学技术的飞速发展，科研档案越来越受到重视和广泛利用，但无数次的查阅，造成档案的损坏与流失严重，因此制作电子科研档案越来越被人们所接受，这样既不损坏纸质档案，也不会造成档案流失。科研档案有它自身的特性，需要保密，大部分科研档案都需长期或永久保存，因此更应该保护好纸质档案，把教师经常需要利用的部分科研档案，如立项通知书、合同书（计划任务书）的部分、结题报告的部分等进行电子扫描，存于计算机中，这样同时可以防止一些不必要的科研档案泄密，减少由此引发的学术剽窃，更好地保护项目负责人的权益，从而方便查阅。

4.2 建立二级科研档案系统

学校实行二级管理后，把厅局以下项目档案划归学院管理，鼓励各二级学院自己建立科研档案系统，方便本学院教师查阅，为评职称、评奖、各种考评及各类检查等所需要佐证材料提供便利，减轻学校科技部门的压力，使之用更多时间和精力进行分析研究，做好科研工作，为广大教师服务。

4.3 扩展和延伸科研档案工作

随着“十二五”的到来，对科研档案工作也提出了更高的要求，目前学校的科研档案只局限于查阅、复印、提供佐证等初级阶段，更多的开发利用科研档案工作尚未开展，学校应该配备专职的科研档案管理员，定期提供从科研档案中获取的科研信息，为领导及教师服务，为其决策提供一定依据。

4.4 做好科研档案管理者

一名好的科研档案管理人员，不仅应管理好教师上交的科研档案，还应该为教师提供更高级的服务，充分利用科研档案，编辑科研档案信息，提醒教师能够报奖、申请专利、成果转化的档案等[4]。有条件的管理人员，还可以定期与学校科研工作较强的教师建立联系，帮助他们总结分析，促进他们把科研工作做得更好。提醒科研工作者保护好自己的知识产权，为教师做好科研后勤工作。

5 参考文献

[1] 佟春杰.辽宁省科技计划项目档案管理现状分析[J].科技档案，2009（1）：3-5.

[2] 谢小红.著作权作品合理使用的限制与高校科研档案的利用[J].兰台世界，2011（9）：46-47.

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