高速公路工程监理档案管理分析

摘要：随着我国高速公路等级的越来越高，对工程质量要求也越来越高。在实际工作中，监理档案作为公路工程施工管理、验收、检验工程质量的重要凭证，它所具有的重要的作用。基于此，对高速公路工程监理管理有效性的分析探讨就显得尤其重要。

关键词：高速公路；监理；档案；措施

中图分类号：U412文献标识码： A

1、工程监理档案资料信息的重要性

所谓建设工程监理是一种对建设工程项目实施全过程控制管理的工作。监理单位接受建设单位的委托，对工程项目建设的前、中、后期的全过程进行控制管理，具体落实到工程项目的可行性研究，工程招投标，工程施工过程控制、协调，工程竣工综合验收等全过程、全方位的管理。工程监理作为一种工程管理行为，具体体现在一个项目监理部的监理人员在实施项目监理过程中，为实现预定的“三控制、二管理、一协调、一履职”的监理目标，而形成的各种信息记录，也就是最终的监理档案资料。示范监理项目部创建成功与否，项目监理部的档案资料管理工作是关键。

1.2、监理档案资料是评价监理工作成效的重要依据，也是创建省示范项目的重要指标之一。工程项目建设过程中产生的各种信息，经过收集、加工传递，以监理档案资料的形式进行管理和保存，成为有重要价值的监理信息资源。监理档案资料管理工作，严格要求把监理过程各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行及时、完整、统一地管理和保存，以确保文件和档案资料的时效性、真实性、完整性。监理资料的形成经过设计、施工、验收的各个阶段，是与工程项目建设同步进行的，因此监理资料是评价项目监理机构监理工作成效的重要依据。

2、高速公路工程监理档案管理中存在的问题

2.1、重工程建设，轻文件材料管理

过于重视工程建筑，忽视管理，尤其是施工方案等文件的管理。随着我国经济的不断发展，高速路工程在经济发展过程中的作用越来越突出，人们对工程的质量越来越重视，因而参建方不仅要重视公路工程的施工质量，而且要注重施工方案、材料等方面的管理工作。然而，在实际的施工过程中，工程资料发挥的作用是隐性的，因而常常会被忽视。施工单位在实际施工过程中，常常会出现工程档案的资料缺失的情况，施工单位都比较注重施工质量以及工程的开展进度问题。对资料管理方面的问题重视程度不够，甚至出现管理混乱的现象。通常是在竣工后在进行资料的整理工作，处理时间的限制再加上之前施工过程中没有做好记录，给相关管理工作者的工作增加了一定的难度。

2.2、工程档案管理制度不健全

工程档案管理制度不完善，对与质量管理体系的制定、工程档案资料涉及的内容不还充足。虽然一些施工单位也开始重视档案资料的管理工作，在实际工作开展过程中，相关的管理制度也不健全，这样就导致后期的资料整编工作无法顺利进行。施工单位缺乏了一些控制档案文件质量的措施，是因为对工程档案资料的编制要求不明确。施工单位对质量安全的保障体系和措施的建立，没有将档案管理放在领导的负责内容中，也没有对系统管理进行高度的提升。

2.3、对平常的档案资料管理不规范

在高速公路工程的建设施工中，在档案管理方面虽然花费了人力、物力、财力。但对平常档案资料的管理并没有形成规范的管理要求。在档案管理的工作上，没有认真地收集、整理资料，对资料管理的深度不够，最后的整编归档也没有与工程进行有机地结合。高速公路工程施工的报检，只是满足工程的规范以及施工的质量要求，签认后监理工程师就不再过问其他的事情了。但施工单位相关的档案管理人员进行资料的收集、整理、归档的过程中，并没有专业人员进行指导。

2.4、缺乏专业人员

专职档案人员缺少，工程项目监理档案人员大多是兼职人员，专业的档案人员严重匮乏，有的档案员多“半路出家”，有的档案人员甚至由一些老弱病残的担任，缺乏档案管理的专业知识，对档案现代化管理的技术掌握较少。工程监理档案专业性很强，需要既懂监理专业知识又懂档案管理知识的人员，或者需要懂档案管理和懂工程施工现场的监理人员相互配合，但现实是施工现场监理人员肩的虽然有专业技术，但现场施工监理水平差，对现场签证工作把关不严，影响到档案的质量。虽然部分单位也配备了一些专门档案管理人员，但他们缺乏工程监理方面的专业知识基本不懂工程监理；而工程监理人员又不熟悉档案管理的有关规定，缺少相关的知识，两者未得到很好的配合，导致监理工作与档案工作脱节。

3、高速公路工程监理档案管理措施探讨

3.1、设置专家资料监理员

按照《建设工程档案工作常用文件》的规定，总监理工程师应指定专人负责本项目监理部全部档案资料的管理，其具体工作是：负责收集工程准备阶段建设单位形成的应向监理单位提供的相关文件、资料，如工程建设审批文件、建设工程施工合同等；收集、整理本项目监理部形成的应当归档保存的监理文件，如监理规划、监理细则、监理月报以及监理工作会议形成的会议纪要、文件、指令等；按月汇总、整理各专业监理工程师在工程的进度、质量、造价控制中形成的各种签证见证记录、报验审批资料等；对各专业监理文件、资料的形成、积累、组卷和归档进行指导、监督和检查；负责本项目监理部档案资料的保管、借阅工作；督促施工单位做好工程档案的形成、收集、积累、整理和移交工作，按照国家有关规定和要求编制工程档案。

3.2、建立健全相关管理制度

建设单位在招标文件中明确各参建单位在项目文件材料的形成、整理、档案移交等方面的义务，并在工程建设过程中采用有效的经济手段，将档案与计量挂钩，严格实行“资料不全不予计量”的管理模式；与信用评价挂钩，与经济处罚挂钩，对档案滞后严重的必要时公示或通报监理单位相关领导。监理单位在管理上建立本单位档案管理工作规章制度。组建相应档案机构及分工。根据监理资料产生于监理过程的特点，实行“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则，保证岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，监理日记有人记，确保监理资料的连续性、完整性。

3.2、科学管理好监理档案

建议监理资料统一划分为五类，即：合同文件、质量控制、进度控制、投资控制、综合管理。监理机构采取按标段划分管理的原则，每个标段采取单独的文号，监理机构的资料，应与施工单位资料文号相对应。施工过程中，施工单位和监理单位在日常整理资料的同时能及时核对资料是否完整、文号是否一致，有利于资料的完善统一。要善于应用计算机管理系统，建立建设监理信息管理系统，提高工作质量。

3.4、实行日常动态监督管理及奖优罚劣制度

建设管理单位按照相关法律法规和技术规范的对定和要求，层层落实档案管理工作，督促监理单位在项目实施过程中严格执行自检、互检、交接检三检制度和档案验收移交制度。在施工过程中，定期或不定期的对监理单位内业资料收集整理情况进行监督检查，对档案管理先进单位和个人及时进行表彰和奖励，对公路建设档案工作中有法不依、有章不循的违法单位和个人进行严肃处理，以促进各单位积极性，为搞好监理档案管理工作提供保证。监理单位按照规范做好每个部位监理工作的质量控制工作交底，明确各部位控制指标，总监理工程师应不定期签阅监理日记及巡视现场，及时掌握现场施工情况，督促各监理人员按规范要求做好监理工作。

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