企业档案归档难题与对策

一、企业档案归档难的缘由剖析

1、档案管理认识单薄，由于员工档案认识不强，对企业档案的不注重，所以形成归档的文件材料不能及时地归档立卷、以至丧失、损毁。企业指导者无视档案管理工作，错误地以为它关于公司的业绩没有奉献，档案管理人员的薪酬待遇程度锐减，少数人收入不升反降，远远低于其他部门工作人员，这大大伤害了档案管理人员的职业盲目性和工作积极性。另外由于各个部门搜集移交给档案室的材料比拟滞后，不能及时完成材料的及时归档。这必然招致档案管理工作持续滑坡，整体工作逐渐弱化以至恶化。再加上档案管理部门由于特殊的位置经常处于默默无闻的境地，历来不与人争名利，也不擅长宣传本人，因而，对企业的奉献就这样被掩盖起来了。其实，档案管理机构是企业效益链环上不可替代的一个环节，档案管理产生的效益在潜移默化中必将表现出来。而无视档案管理工作的重要性，必然对公司的开展形成障碍。

2、档案管理紊乱，归档不标准。大局部企业的管理层或决策者由于对档案工作不够注重，这就招致大量档案未停止审定、分类、归档、编目、组卷，没有构成整套的档案管理流程。由于档案归档的紊乱，招致档案的查找率十分低，存在着查找费事、应用艰难的问题。实践工作中，有些制度还不够科学，可操作性不强，再加上有关的内部职能部门不熟习或不恪守文书及档案管理方面的操作规程和办法，想入非非，只凭经历或想当然办事，文件的搜集递送工作不及时、不标准，结果只能使许多重要的有存档价值的文件失去归案的时机。另外，文件归档前的管理方式不标准并且归档技术落后，使文件管理归档前的电子文件只能手工整理，对日后文件的多途径应用与数据长期保管形成很大艰难。总之，档案搜集的不标准，立卷的不标准，档案应用的不标准以及档案整理的不标准是目前在档案管理归档中存在的普遍问题。

3、纸质档案的电子网络化不尽人意。传统档案是以纸质文件为主要载体的一种档案保管方式。但这一主要保管方式存在着保管、查阅效率低，归档工作量大等局限性。所以注重历史档案库存的纸质档案的电子网络的应用是必要的。但是目前各个企业关于纸质档案的电子网络的应用仍不尽人意。在现往常数字化办公的大环境下，产生大量业务管理系统及相关电子数据，这些数据包含了纸质归档资料所对应的目录信息与全文信息，又应该共享归档。但在纸质归档资料的电子网络化过程中，前端搜集、后期应用各环节以及与各部门业务系统的衔接过程都存在问题，这使得历史档案库存的历史纸质档案的电子网络的应用达不到理想效果。

二、处理企业档案归档难的详细措施

1、增强企业档案的队伍建立。首先，增强组织档案人员停止档案专业学问和业务的培训，实在进步企业工作人员对档案工作的重要性认识。培训对象应包括各部门担任文书工作的管理干部及普通的工作人员，要做到培训目的明白，培训办法得当，培训内容详细，并将理论与理论上分离起来停止指导。随着现代化技术在档案部门的应用和提高，对档案工作者的请求也越来越高。所以，除了请求工作人员控制纯熟的专业学问之外，还要不时进步现代化管理的技艺。

2、强调企业档案归档建立的标准化。健全相关的规章制度,实行标准化管理。档案管理部门应该以档案法规为根据,制定出与本企业相关可行的管理制度。增强文件的全程管理。企业在各职能部门的活动中生成的电子文件类型繁多,有文本文件、图形文件、数据库文件等，这使电子文件搜集、归档复杂艰难,这必需依托制度约束,激起归档工作者积极和严谨的工作。归档工作者应分离相应的技术措施，从电子文件构成开端，不连续的对有关处置操作停止管理，各个相关部门应该装备专人担任每个部门的归档工作。

3、完善企业档案工作的信息化建立。从抓好信息平台的建立开端，尽快地处理档案管理系统与企业的办公自动化系统在数据传输技术上的衔接问题，完成档案管理系统与企业的办公自动化系统和各职能部门的办公自动化系统的衔接，为完成电子文件归档做出奉献。而其中最重要的办公自动化系统，应由专人管理，将契合归档请求的大量文件输入到办公自动化系统运作的文件中。同时，专职的管理人员在积聚纸质文件的同时还要经常性的对电子文件停止积聚，积聚过程中不只应保证信息的完好性、真实性和有效性，也应该避免信息载体的丧失、损坏。

总之，信息和经济的飞速开展，使企业档案的归档管理面临着史无前例应战。所以，各企业部门的指导者应注重企业档案管理部门重要作用，增强企业档案的队伍建立，进步档案管理工作者的积极性和严谨性，为档案工作精确无误的归档做好充沛准备。同时，增强企业档案归档建立的标准化，健全相关的规章制度，实行标准化管理，为归档工作的顺利停止做好铺垫。但是在当下这个信息时期，完善企业档案工作的信息化建立更是燃眉之急，只要完善归档工作的信息化建立，才干进步归档工作的效率和精确水平。