企业基建工程档案归档工作的分析

摘 要：当前市场经济带动建筑行业快速发展，企业在基础建筑工程当中的任务更加艰巨，不仅要保证建筑工程的质量和安全性、可靠性、舒适性和美观性，还要保证基础建设的每个环节都保质保量，严格规范。基建档案是所有环节当中非常重要和基础的一点，它真实记录和反映着基建的所有过程。基建工程档案归档工作关系到工程资料的完整度、准确度，是工程竣工投入使用后正常生产、改造和扩建、维护等方面的重要前提条件。

关键词：基建工程；档案；归档；分析

建筑行业的蓬勃发展，经济社会的需求不断提升，对建筑行业的各方面要求越来越高。在建筑工程的所有环节中都必不可少的基础性重要环节就是基建档案的归档工作。基建工程档案是工程建设过程的真实记录和反映，在工程立项、可行性探究、勘察设计、招投标、施工与调试、验收与竣工、投入使用等所有环节都贯穿着档案管理工作。因此，基建工程档案归档工作是体现工程质量和工程施工过程的重要方面，为后期的投入使用和维护等工作提供重要凭证和条件。

1 基建工程档案的含义及归档工作的要求

首先，基建工程档案是指在建筑工程项目实施过程中，所形成的对企业、社会和国家具有保存和使用价值的文字、图表、图纸、影像等多种载体的文档资料。它涵盖了建筑工程项目的立项、规划、设计、施工及投入使用和维护的所有环节。在档案资料的管理上要求集中统一管理，以保证档案资料的完整性、系统性、准确性、安全性和有效性。

基建工程档案归档工作至关重要，基础要求为：归档资料需准确、完整、易保存；归档文件需一式三份，本单位、城建档案馆和上级主管部门各一份；移交需在工程竣工验收后的三个月内完成。所要归档的资料包含了所有项目环节的所有资料。例如，项目有关所有批复书、计划书、合同、图纸、施工图、工艺规程和标准、各种施工和验收记录、竣工和验收记录、工程决算和总结等等。可见归档内容的复杂性，对归档工作要求不仅要精细、准确、系统，还要保质保量。

2 基建工程档案归档工作的重要意义

企业基建工程档案资料将立体的工程项目以文字、图像、图纸、图表或影像的方式记录下来，更加直观和容易解读。不仅是对工程项目的一个历史记录，而且是后期投入使用、维修、改造及扩建的依据和凭证，缺少档案资料就无法保证整个工程项目的安全性和可靠性。基建工程档案从静态和动态两个方面集中反映了工程的发展变化和施工过程，是所有环节中最为基础和重要的前提条件。

通过对工程档案资料的查阅和解读，在后期工程的改造和升级上就会容易很多。不仅可以节省设计时间，还能够为技术改造难题提供解决方案和建议。当前，很多大型工厂或企业都在力求将老旧工程项目进行改造升级，这就需要用到前期保存好的档案资料，通过对档案资料的理解分析，以最快和最高效的方案进行改造升级，减少了人力物力的投入，为企业赢得了效益。

3 基建工程档案归档工作常见难题

企业基建工程项目周期长、环节多且复杂，在档案归档工作中常常会遇到资料收集、整理、保存、管理等方面的问题，这些问题会导致档案资料不完整、不准确，不仅会影响归档工作，而且会给整个工程项目带来更多的麻烦。目前，常见的档案归档工作问题有以下几方面：

3.1 对档案归档工作不重视

很多企业都将工作重心放在了立项和施工等环节上，对文案性工作的重视性不强。尤其是很多领导不够重视，导致档案管理工作较为涣散，工作不到位，落实性不强，只是将档案归档工作作为一项简单的文字工作来对待。这种行为直接影响了工程项目资料的收集、整理和归档。在档案归档工作中就会出现资料不齐全、不准确、不系统、不合格等表现。

对档案归档工作不重视还表现在对归档文件弄虚作假，混淆资料。很多领导人为档案归档工作繁琐复杂且不重要，就私自制造要归档的文件，而没有将重要的真实文件进行归档，导致后期工作无法查找到可用的文件资料。

3.2 档案归档意识薄弱

这种情况不仅是由于领导不够重视导致的，还由于档案管理人员和工作人员在归档工作中没有提高认识，敷衍了事，在收集和整理阶段没有认真和仔细对待。例如，应该是原件的文件错收集成复印件，应该是图纸加数据的资料只收集到了图纸资料等等方面的错误，都使得档案归档工作显得可有可无，混乱无序，虽然这种情况并不是所有企业都会存在，但是，它所带来的不利影响是十分巨大的，对工程项目的安全性和使用性将产生恶劣影响。

3.3 档案工作人员素质不高

基建工程档案归档工作的复杂性和系统性较高，对工作人员的专业要求也比较高。但是很多企业的档案管理队伍建设较差，工作人员管理能力和管理水平及素质不高，不仅专业性不强，而且责任意识也不高，这对档案归档的质量产生了直接深远的影响。

4 基建工程档案归档工作的几点建议

4.1 建立健全档案管理制度

政府职能部门和企业管理部门应该建立健全基建工程档案归档的管理制度，制定管理规范和工作制度，从严要求档案管理部门的工作。从制度、秩序、奖惩三个层面进行规范，使档案管理工作有章可循、有标准可参照，明确工作职责和任务。

在归档工作的具体标准上应该明确归档范围、明确归档资料编织单位，明确图纸、图表等的完整度、准确度。对所要归档资料的要求要明确复印件、影印件、盖章及位置等。关键是明确每个环节的职责并强化问责制。

4.2 加强监督、检查和管理

企业应该加强对档案管理部门工作的实时监督、检查和指导。根据项目工程实施进度配套制定档案归档计划，并及时下达指令，明确责任人很归档移交期限，对每个归档环节都明确负责人和工作范围。阶段性归档工作结束后要及时进行审核和考察，对出现问题的环节和人员进行处罚。

4.3 强化意识和队伍建设

企业应该从上至下进行档案归档意识强化，加强宣传，强化基建档案的重要地位。并加强各部门间的沟通交流和探讨，及时接受监督检查，便于档案资料的收集和整理及归档，提高基建档案的工作水平。例如，施工和监理等部门或单位应该和档案管理部门及时沟通，将资料在竣工验收之前进行移交归档，并办理相关手续。

招收具有专业性和责任意识强的档案管理人员，加强队伍建设。对现有的管理队伍，邀请专家进行定期的业务培训和考核。提高工作人员归档工作的准确性、系统性和规范性。

5 结语

企业基建工程档案归档工作对工程项目的运作、实施和后期维护、改扩建都至关重要。档案归档工作中常见的领导不重视、员工素质不高、归档资料不系统、不准确的问题，是当前档案管理工作中常见的难题。这就需要企业和相关职能部门从制度建设、意识强化、队伍建设等方面入手加以解决，从思想意识到工作规范等进行积极探索，提高企业基建工程档案归档工作的质量，以确保建筑使用的安全性和可靠性。

参考文献

[1]王金木. 企业基建档案归档难的原因及对策[J]. 科技档案，2004，02：3-6.

[2]黄惠敏. 浅谈基建工程档案的归档工作[J]. 办公室业务，2008，06：60-61.

[3]董桂祥. 企业基建工程档案归档工作的研究与探索[J]. 兰台世界，2007，21：12.

作者简介

卢英，中铁大桥局第六工程有限公司，大专。