医院档案信息化管理刍议

摘　要：档案的信息化管理是档案工作的发展方向和必然趋势，也是医院档案管理的终极目标。本文就医院档案的信息化管理进行探讨，分析了医院档案信息化管理需要面对和解决的问题，提出了医院档案信息化建设是深化档案社会化服务的必然要求。

关键词：医院 档案信息化 管理

档案的信息化管理是在信息时代背景下产生的档案理论与实践。随着计算机网络技术的广泛应用，使医院档案信息化管理进入了现代化管理的先进行列，传统的医院档案管理方式已无法适应医疗改革的整体需要。为了充分发挥档案管理在医院社会化服务中的巨大作用，医院应积极探索将档案信息化管理技术与方法有机结合，提高医院档案的信息化管理水平。

1.档案信息化管理的基本内容

档案信息化管理是指在档案管理过程中，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享。医院档案的信息化应包括以下几方面：

1.1档案资源信息化。档案资源信息化是指将档案资源经过信息加工和计算机网络的传输保存，将原有的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序开发，进而实现档案资源的社会共享。

1.2管理流程规范化。为保证文档的一致性，要求医院的办公自动化系统与档案管理系统兼容匹配，以便通过专用软件实现档案分类、编目和排序，为此首先需要规范管理流程，确定岗位员工的工作标准，以减少人为调控和干预。

1.3档案检索分级化。档案检索分级化指在施行档案信息检索制度的前提下，通过医院网站和因特网可准确检索到所需要的影像资料、存档文件、原始记录、医疗文献等。

2.医院实现档案信息化管理的必要条件及重要性

2.1实现档案信息化的必要条件

随着计算机技术的不断发展与广泛应用，医院的档案管理已经步入数字化的信息管理轨道。档案的数字化包括档案目录数字化、档案原文数字化以及数字化目录与文件的接收。

2.2医院实现档案信息化管理的重要性

信息时代，随着医院档案种类和载体的多样化、档案管理方法的不断出新，对医院档案数据库建设提出了新的更高的要求。医院档案包括人事档案、管理制度、医疗文件、各类报表、影像资料、设备档案等等，医院档案数据库建设应坚持以用为先的优选原则和目录与全文数据库建设同步的原则，即做到常用先上，重要先上；把医院档案目录与全文数字化同步建设，这样做一方面可以满足一般检索的需要，另一方面可以满足对信息内容查询的需要，有利于文档一体化管理，有利于在网络中实现资源共享，更好地发挥电子档案的作用，实现档案数字化加工与利用同步。

2.2.1医院档案信息化是档案服务社会化的必然要求。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识,在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

2.2.2医院档案信息化是提升档案管理水平的需要

医院档案信息化是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过档案数字化接收电子文件，使传统介质档案数字化，从而使数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免各自为政，互不兼容，以提高工作效率，实现管理的现代化，从根本上提高档案管理和利用的水平。

2.2.3确保医疗事业可持续发展的需要

传统的档案管理处于一种封闭的环境下,收集的也只是上级发来的红头文件、科研课题等等,没有对信息进行深层次的开发和加工,致使应变能力不强,竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量，使档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。

3.医院实现档案信息化管理应做的工作和需解决的问题

医院实现档案的信息化管理有很多优势，是一项比较繁杂的系统工程。但工作量较大，如需对现存档案室的纸质档案进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将其转换成电子文件；还要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理，以便于检索利用。同时要对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台，搞好远程服务。还要采取数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，确保档案信息安全。同时要根据电子信息技术的不断完善与进步，要对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，保证纸质档案与电子文档并存。医院要想彻底实现档案信息化管理，不但需要完成上述工作，还需要大量的资金投入。如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等，还需要进行信息的安全防护，这些都需要很大的经费投入。另外，这些电子产品更新换代速度快，生命周期短，其后续的维修、更换、升级等也必须要有大量的资金投入，同时还需要有满足工作要求的既懂档案管理、又会计算机操作、又通卫生管理的复合型人才的投入。因此，就要求我们必须正视问题所在，尽快完善医院的基础设施。目前大部分医院的局域网建设还不完善，办公自动化系统实施不利，无法形成医院档案专业体系，档案信息化管理也由此受到制约。因此必须加强医院的基础设施建设，包括软硬件方面的设施建设，重视人才的培养，加强档案安全管理。引入科学实用的网络安全应对策略，加强监控，以满足档案信息化建设的需要，保证医院档案信息化管理工作的顺利开展。

参考文献：

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[4]程洁.医院档案信息与数字化管理初探[J].实用全科医学，2007，(05).

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作者简介：

赵云凤（1963-），女，汉族，籍贯：吉林省长春市，工作单位：长春市第六医院，本科学历，职称：中级。