信息化条件下的医院档案管理刍议

摘要：随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化信息技术管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛应用。在信息化条件下如何改进医院档案管理工作是档案工作者面临的新课题。本文将针对信息化条件下的医院档案管理进行探讨，分析医院档案信息化需要面对和解决的问题，并提出了相应的对策。

关键词： 档案管理 信息化 标准化 网络共享

随着科技进步，以往的档案管理模式很难满足当前数字化档案管理的实际需要。在医院管理过程中，档案管理是非常重要的组成部分，是医院必须真正重视的基础性工作。特别是现在信息化条件不断完善，医疗改革也在不断进行，档案管理工作也面临新的挑战和机遇。

一、档案的信息化管理

（一）档案信息化管理的内涵

档案信息化管理内涵包含两个方面。首先是利用信息技术来分类档案并进行档案信息系统的集成，并进行分类，从而给人们的信息查询提供方便，以便于更好的开发和应用，提高档案鉴定分类以及保管的效率，从而切实提高医院管理的实际效率。其次则是通过信息量来合理调控档案物流，实现档案管理的无纸化，从而创新管理形式。

（二）档案信息化管理的主要内容

数据资料应该实现信息化。在信息资料录入的时候将扫描仪和计算机等手段运用进去，这样能够保证信息资料录入的统一性和规范性，从而给处理工作做好准备。

工作流程实现信息化。工作流程的信息化指的是通过专用的软件来分类、编目和排序档案资料，为了确保工作流程信息化的实现，首先应该规范管理流程，进行员工工作标准的确定，减少人为调控和干预，为了确保文档一致，应该保证档案管理系统和医院办公自动化系统的兼容。

实现档案检索的信息化。档案检索信息化的基础应该是分级检索制度的制定，通过医院网络或者互联网能够较为准确地找到自己需要的相关资料。

（三）实现档案信息化管理的主要条件

首先应该配备开放式的电脑查询系统，这样能够给使用者提供更好的服务。其次，应该合理的建设局域网，加快建设的进度。最后应该重视档案用户信息库完善，全面了解用户对档案管理方面的需求，保证系统档案信息编辑的完整性和针对性，切实提高档案的实际利用效率。最后，应该围绕中心工作，多个层次、角度和形式的做好宣传工作。

二、医院档案信息化现状

（一）医院没有给档案信息化建设足够的重视

现在，我国很多医院中，都广泛的将计算机应用了进去，无论是简单的管理信息系统（MIS）和财务系统到完善的医院信息系统（HIS）、影像存档和通信系统（PACS）、放射科信息系统（RIS），还是实验室信息系统（LIS）以及局域网管理、办公自动化等，都已经逐步的运用到了医院中去。但是现在还有很多领导并没有认识到医院档案信息化建设的迫切性和重要性，这也导致了很多医院信息化的过程中，档案信息化建设不受重视。

（二）档案管理软件落后

现在，进行档案管理的相关软件，其开发速度和水平都比硬件技术落后很多，特别是医院档案管理的相关软件，更是非常欠缺。随着医院的发展，档案数量不断增加，档案信息利用需求也增加明显，以往的计算机档案管理模式，已经很难满足形势发展的长远需要，无法和医院信息系统结合在一起，其可扩张性和兼容性非常差，必须更新和升级。

（三）档案管理标准化程度较低

想要确保归档信息能够得到合理有效的运用，必须实现档案管理标准化。医院档案管理标准化程度会影响医院档案信息化建设的推进，这也导致了水平较低的重复建设的出现；就现阶段而言，医院的很多系统还没有实现一致，规格也没有得到同意，无法做到通用，这和接口和存储方式有直接关系，方式和接口的不同，便无法进行信息交换，档案资源共享也无法实现。医院在建设信息网络时，档案信息系统和网络建设没有结合在一起，这也导致了其共享性、服务性和规范性较差，规范和标准没有统一，医院数据分析也无法统一，档案共享也无法实现，档案信息化管理更是无从谈起。

（四）医院进行档案管理时格局混乱

很多医院在对其档案进行管理时，经常会多个部门一起进行，很多医院的综合档案室仅仅管理一些普通的财务档案、文书档案以及科技档案。综合档案室归行政办公室管理。医疗文书档案和影像资料则由其他部门管理。不同部门在管理时，方式也存在一定区别，管理职责也没有得到明确，并且和部门员工考核没有关系，各有政策、多头管理的存在，导致了管理标准化迟迟不能实现。

三、做好医院档案信息化管理的必要性和重要性

（一）和社会发展相适应

现代社会信息发展速度非常快，人们对价值较高的时效性较强的档案信息需求不断地增加，对资源共享要求也愈加迫切。医院档案管理时，也应该做好信息化建设，但是以往的医院档案管理环节以及模式很难满足人们需要，面对较大的挑战。

（二）能够切实提高档案管理水平

总体而言，我国当前医院档案管理现代化程度较低，还存在少部分医院分厂落后，所以必须更新管理意识，重视管理方法改革，在档案管理过程中运用先进设备和技术，切实提高医院的管理效率，实现管理现代化，从而提高档案管理水平，将档案作用发挥出来。

（三）和医疗事业发展相符

档案管理信息化实现，不但能培养更多专业人才，还能够帮助医院提高其工作效率，所以应该重视档案资源的利用和开发，从而提高档案的寿命和使用价值。

四、档案信息化管理的主要要点

（一）重视电子文件归档管理的强化

发挥医院网络资源共享的功能，切实做到各种文件自由转换，并将这些电子文件纳入到档案室数据库中进行管理。在归档时不但应该归档纸质文件，还应该归档电子文件，并进行档案的整合，确保医院电子归档管理到位，能够和医院办公自动化运行，切实实现二者运行的同步，发挥其作用。

（二）投入更多的硬件基础设施

医院想要完善档案信息化建设，不断地提高其建设速度，在建设时，医院可以根据档案管理现代化和自身的需要选择合适的软件和硬件，从而加快档案信息化建设的速度。对于现有设备应该充分利用，购置合适的设备，不能够随意浪费资源。此外，还应该加快档案管理软件的开发，确保开发的软件符合档案管理的需要。

（三）建立标准化、规范化档案管理体系

在进行信息化建设规范以及规定制定时，需要根据国家的法律进行，选择软件时应该选择能够存储多种格式的软件、具备检索功能，可以实时浏览。能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，确保能够满足医院文档一体化管理方面的需要，能够进行信息资源开发、能够管理业务流程，文件信息存储的通用性应该比较强，能够进行格式标准的交换，这样才能够确保卫生系统网、医院内部网以及档案系统网之间能够进行信息的交换，保证交换的顺利性。

（四）加强档案信息资源传输网络化，实现信息资源共享

整理和收集档案的目的便是利用档案的价值，通过档案信息化建设能够给档案利用更加充分提供前提和条件。利用医院内网来建立档案信息网站，及时新信息，让使用者可以通过电子邮件交流，网站也应该进行光盘远程检索的进行。此外，还应该开展档案咨询服务，咨询工作开展时应该提供定项定额的服务，在档案开发时，运用现代信息技术，加工和开发档案，拓展医院档案服务功能，提高档案服务的质量。医院档案数字化的基础便是那些信息资源，信息资源也是进行网络建设的重点和核心，若是资源较少，那么网络建设也很难进行，资源共享更是无从谈起。

（五）规划建立具备医院特色的数字化信息资源库

数字化信息资源库主要包含了数字目录中心管理系统、数字档案管理系统、数字文件管理系统以及数字文档管理系统等内容。在档案室网络建设中，档案数据库是非常重要的组成部分。在进行数据库建设时应该将国内和国际的相关标准作为依据，进行通用性较强的数据库建立；另一方面，档案资源数字化整理也要与之配套进行。

（六）加强档案信息技术人员队伍建设

在档案管理中，信息化建设能够实现档案的信息管理，网络技术以及信息技术的使用也要求档案工作人员必须提高自身的素质。所以，医院应该采取措施做好档案管理人员的培训工作，提高其信息技术水平。只有提高学习和培训的质量，才能够切实提高档案人员的综合素质，满足信息技术和计算机技术发展需要，将档案信息化的优势发挥出来，切实做好档案管理现代化工作。

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