人事档案管理存在问题及解决方法探讨

【摘 要】本文作者结合实际工作经验，分析了当前人事档案管理存在的问题，介绍了做好人事档案管理工作的方法，供大家参考借鉴。

【关键词】人事档案；管理工作；探讨

Discussion personnel records management problems and solutions

Hao Jie

（Handan City Zhangfuhe irrigation water management office Handan Hebei 056001）

【Abstract】The author combined with practical work experience， analysis of the current problems in the management of personnel files， introduced Personnel File Management methods， for your reference reference.

【Key words】Personnel files；Management；Discussion

在新形势下，人事档案管理只有坚持与时俱进，在人、物、制度等各个方面不断完善，寻求创新和进步，才能更好地发挥档案工作服务职工，服务工作的作用，才能更好地实现人事档案管理的学以致用、物以致用，真正实现人事档案的价值。

1. 当前人事档案管理存在的问题

1.1 人事档案管理得不到必要的重视。

1.1.1 档案主人个人不重视。市场经济浪潮中，很多人“漂”到大城市就业，而且绝大多数人群就职在各种类型的企业、公司。公司中调整档案工资、进行职称评审、提供合同鉴证、办理社会保险和出国政审等人事项目并不需要档案材料，因此也不重视档案。

1.1.2 部分用人单位不重视。企业必须在市场上寻找最优秀的人才，以应对激烈的竞争。但现有的人事档案，在很大程度上已经不能够帮助他们正确判断某个人的真实才能和客观背景，有些档案因为各种原因造成信息失真，甚至提供了与实际情况截然相反的结论，人事档案在有些用人单位的作用呈现出尴尬的局面，亟待改进。

1.1.3 部分人事档案管理人员重视程度不够。部分专门管理人事档案人员存在工作慵懒散漫的工作态度，形成的人事档案材料不能及时入档，例如每年的工资材料，干部任免或调动材料、各类鉴定材料、出国政审签证材料等材料形成后，有些管理人员把材料堆放在一起归为散材料，甚至随手一放，时间久了，不免造成档案遗失。此外档案在不同单位之间转递的时候，很多环节操作不严，有些工作人员拿到档案时没有查看前一段时期的档案是否完整就填写档案转递单，甚至不填。再加上多数人事档案都是隔一段时间集中整理，等集中整理时才发现材料缺失，这时就不好界定材料遗失的时间和责任。再补材料不但要开具各种证明，费时费力，还可能造成材料信息失真。

1.2 人事档案管理标准化、规范化有待完善。

1.2.1 内容失真。以往个人填写材料比较随意，如出生年月公历、农历填写随意，且没有说明，参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，前后几件材料填写的往往不一致。人事档案部门并不能每次都进行严格的审核把关，及时发现问题，解决问题，导致任其一错再错。

1.2.2 材料不全。由于缺乏对人事档案认识的指导，有些个人并不能辨别哪些材料需要入档，哪些不需要。一些继续教育的学历、参加职称评审的材料，个人拿到后就自己保管，而不是交由人事部门入档。有些分管人事档案工作的人员疏忽懒散，没有及时收集相关材料归档，或收集后予以堆放，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

1.2.3 人事档案多头管理，形式多样。人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位都可能是人事档案的管理部门，随着人才流动，包括学生毕业、就业、考录国家机关事业单位或者进入企业公司，“档随人走”，档案管理的要求难免产生一定程度的矛盾冲突。

2. 做好人事档案管理工作，从人、物、制度三方面入手

进一步做好人事档案管理工作，需要各方加强对人事档案和人事档案管理的重视，尽快形成统一的切实可行的规范和标准。笔者认为可以重点从以下几个要素出发：

2.1 人的因素。

2.1.1 提高人事档案管理人员的综合素质。

（1）人事档案关系职工个人方方面面的利益，可以说人事档案管理的责任重大。这就要求人事档案管理人员具备良好的职业道德、信息道德和保密意识，在档案信息的管理、转递和查阅等活动中，严格遵循信息制度规范。

（2）随着科学技术的进步和信息化、网络化的发展，知识和技术在社会发展中扮演的角色越来越重要。对于人事档案管理人员来说，不坚持与时俱进及时更新知识、提高技能，就会跟不上时代的步伐，更满足不了档案管理工作的要求。作为一名人事档案管理人员，首先必须正确和深入的研习各级组织在新时期的人事档案工作精神，充分认识这项工作的重要意义。及时学习掌握和更新档案专业知识，了解人事档案信息的收集、归档到查阅利用的全套理论与方法，并能将这些档案学理论与计算机网络与通讯技术、声像技术、多媒体技术、数据库技术、数据存取技术、人工智能技术等现代信息技术相结合。

2.1.2 考虑部分人事档案信息向个人开放。出于安全的需要以及方便组织管理的目的，传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定，但这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，因为信息垄断而使“组织意见”主观随意性增强。如果部分信息向个人开放，及时发现和更正不符信息，能更好地确保人事档案真实性。

2.2 物的因素。

就是指优化档案管理设备，实现人事档案管理数字化、信息化，也可以称作硬件建设。这是信息社会对人事档案工作的要求，也是人事档案工作发展的必然方向。传统档案的整理工作采用人工操作，工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大，而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。人工立卷因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。实现人事档案计算机辅助管理势在必行，各级相关部门也越来越重视硬件建设，重视人事档案管理的数字化和信息化建设，适当增加投入，优化计算机网络与通讯设备、声像设备、多媒体设备、人工智能设备等。

2.3 制度的因素。

完善人事档案管理制度，人员是基础，制度是保障。可以说，加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作的关键和保证。随着社会主义经济体制改革的深入和国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，传统人事档案制度已远不能适应现代人力资源开发的需要。这就需要建立和完善一系列人事档案管理制度，从档案收集、归档、保管和利用等方面多措并举，明确收集的范围和要求，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效鉴别，及时去伪存真、查漏补缺，并且采取切实有效的措施，杜绝整理和保管档案过程中人为因素对档案的破坏，明确人事档案利用的方式和方法，保障人事档案的安全性和真实性。同时，各相关单位、部门要建立并执行标准统一的档案制度，从档案形成的前身抓起，从公文制发开始抓起，严格公文用纸质量、幅面尺寸规格、排版形式的统一、规范、标准，严格检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限等。

3. 结束语

在社会主义政治经济体制改革深入推进的新形势下，传统人事档案管理已经与新形势需要不相适应，亟待从人、物和制度等多方面进行改进，从而更好地服务社会，真正体现人事档案的价值。

参考文献

[1] 陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障，2011，（02）.

[2] 吕春影.人档案管理中存在的问题及完善措施[J].蹼阳职业技学学报，2010，（11）.

[3] 潘姝. 人事档案管理现状及对策[J]. 丽水学院学报，2009，（06）.

[4] 羊建国.对当前人事档案工作的几点思考[J].湖南社会科学，2009，（04）.

[5] 胡伟. 浅谈人事档案的特点和作用[J]. 科技，2008，（10）.

[6] 孙鹏.人事档案如何更好地发挥作用[J].中国科技信息，2011，（06）.