人事档案作用的探讨

摘要：社会化的进程给人力资源管理带来了新的课题。更好地管理利用人事档案将给组织人事部门选拔人才，利用人才发挥积极作用，又快又好地促进人力资源的有效配置。

关键词：人力资源管理 人事档案 作用

如何更好地选人用人，充分发挥人才的主动性、积极性、创造性是关系到我们事业成败的大事。怎么能够任人唯贤，怎么能选出德才兼备的人才，让他到合适的岗位发挥最大能量？不论哪个行业，不论职业身份，在选人用人时，必须坚持全面的、历史的、发展的观点。要想看到一个人的全部历史和全部工作，记载着每个人信息的人事档案成为了最有价值的凭据，并且起着至关重要的作用。

人事档案是指劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用员工等工作中形成的各种资料的综合，是有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。因此各单位在招聘人员、选调学生、接收干部时，首先是通过查看档案来了解他们的基本情况和德才表现的。人生中的很多大事都离不开人事档案，确定工龄、评定职称、晋升职务、攻读学位、出国留学、申请住房、享受社保等都需要从人事档案中查找凭证和参考资料。从某种意义上讲人事档案相对于每个人，就像照相机、录音机。因此要使这个影像清晰、真实，不夸大，不缩小，不扭曲，不变形，客观、全面、真实再现每个人的一生。随着国家人事制度的改革，人才交流力度的加大，能进能出机制的建立和完善，人员的流动日益频繁和活跃。借助于人事档案的信息平台，可以有效地开发人才资源，科学地配置人才资源。人事档案管理部门通过人事档案，为人才的培养、选拔、交流、使用提供了翔实而准确的服务。组织人事工作的重要任务是善于了解人、使用人和培育人，做到知人善任，选贤举能。知人是善任的基础，要真正做到知人，就要全面地了解人，既要知其德，也要晓其才；既要明其长，又要知其短，才能使人尽其才，才尽其用。人事档案无疑为领导知人用人提供了翔实的材料。

从人事档案的管理部门来看，国家应加快人事档案管理的制度建设，理顺人事档案管理流程，形成完整顺畅的人事档案管理链条。目前我国的人事档案管理还处于多头分散管理状态，组织部门、人事部门、人才交流中心都分担着人事档案管理的职能。人事档案是一种专业档案，不是每个单位都能自己管理，一般也不由综合档案室负责管理，即使放在档案室，也是专柜存放，由组织人事部门来管理的。个人是不能转接和保管人事档案的。根据相关法律法规，人事档案只能由人事档案管理部门统一转接和保管，个人转接和保管的人事档案不受法律保护。人事档案管理是人力资源管理工作中必不可少的一项基础工作，应该往深处思考。人事档案要想更好发挥其利用服务作用，不但要注重基础环节，而且在人事管理各个环节也要把好关。

各级各类人事档案管理部门要做好相关知识、政策的宣传和普及工作，提高公众的人事档案意识。因为人事档案是记录着一个人不同人生阶段中的真实状况，是自然形成的人生痕迹，同时人事档案的重要性也决定了它的严肃性。人事档案一旦出现应有的材料没有，甚至丢失损毁材料，个人会出现工龄认定就只能依据档案有据可查的年份算起，福利、养老待遇等方面也会受到影响；而组织和人事部门在个人档案材料不齐全的情况下也无法从人事档案全面准确地衡量一个人的品德和能力。因此，档案中断了，应该立即准备能证明工作经历的材料，将档案补充完善。对于缺失的材料例如上学期间的成绩单、毕业登记情况，应该到学校调出来，在档案中进行完善。工作后的情况，应找到原单位，找出当时签订的劳动合同，凭借合同将工作经历、工作单位情况在档案中进行完善。

人事档案工作引起的社会公众的注意比其他门类档案多得多，人们在升学、留学、就业、升迁、调动等过程中，不得不主动或被动地关注如影随形的人事档案。在我国的人事档案管理中坚持的基本原则就是档随人走，其人事档案的管理一般情况下要在其所在的人事或者组织部门管理；有人事档案管理权的单位，单位人员的人事档案自然是人档合一、档随人走，相反，没有人事档案管理权的单位，只能是人档分离了。现在有很多的大学毕业生，由于没有找到理想的工作，到处流动，他们的人事档案肯定也是人档分离的。如果没有工作单位接收自己的人事档案，应该托管到人才交流中心来延续人事档案的生命，以保证其全面完整，为以后有更好的发展打下基础。

加强对人事档案的管理和综合利用将为人力资源管理提供更有力的支撑。让人才在适合的工作岗位上发挥应有作用，人尽其才，才尽其用，使我国人口资源的潜在优势转化为现实的人才优势，促进人力资源的有效配置。

参考文献

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