加强高职院校教学档案管理的思考和建议

加强高职院校教学档案管理，提高教学档案管理水平，充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究等工作中的重要作用，逐步实现教学档案管理的标准化、规范化、科学化。如何有效地建立和利用教学档案，是高职院校在长期教学实践活动中值得重新审视和思考的问题，是一项急需完善和重视的基础工作。就高职院校教学档案管理工作，本人提出几点不成熟的看法，与同行们共同探讨。

一、加强教学档案管理的必要性和重要性

学院教学档案记录了在教学活动中形成的具有保存和利用价值的文件、材料、照片、声像等不同载体的原始资料，是学院档案的重要组成部分，是评估和衡量学院教学质量、教学水平的重要依据，是学院教学改革、教学管理水平、科研活动等的必要条件，也是反映学院办学的历史面貌的一项重要工作，是促进学院办学长期发展的重要基础工作。

教学档案为师生提供真实的历史资料，为教师进行教学改革、为学院发展提供有效的利用价值；为学院领导教学管理决策提供依据；为学院教学评估和教学评价提供真实的原始资料。因此，教学档案管理工作是一项非常重要的工作，教学档案管理人员，一定要做到完整、准确、系统、规范，充分发挥教学档案应有的作用，为提升教学质量、教学水平作出贡献。

建立和完善教学档案，教学管理者就可通过原始记载与相关数据，对学院教师的教学计划、教学方法、教学进度、教学效果以及招生就业等方面进行对照检查，发现问题及时纠正，不断完善管理制度。教师得到信息反馈后，进行系统地、科学地对比分析，努力找出问题所在，能够及时改进教学方法，让学生享受到更加适合职业教育的特色，能够较快地完善教与学的过程。因此，加强教学档案管理，是当前迫切需要解决的问题。

二、现阶段教学档案管理存在的的问题与不足

随着高职教育体制的不断改革和完善，很多学院对于教学档案管理逐渐重视起来，但是由于多方面的不足和各项设施的不完善，学院的教学档案管理存在一系列的问题。

（一）档案管理意识不强，对教学档案管理工作重视程度还不够

很多学院对教学档案管理没有提到议事日程上，各系部兼职档案人员多，精力和时间更多地投入到教学日常管理上，对教学档案管理意识淡薄，没有充分认识教学档案管理的重要性和必要性，从而导致教学档案管理不规范，归档材料不系统不完备，甚至有些材料根本就不归档。归档的材料有很大一部分也不够标准，比如：归档的材料必须是原始材料，但我们日常整理中发现也有复印件现象；归档的材料不允许带金属物，但有的档案盒里的个别材料有钉书钉。

（二）教学档案归档范围、期限和要求了解不够深刻

从目前来看某些高职院校对教学档案管理的归档范围、期限以及归档流程不是很清楚。档案工作是一项耐心又细心的工作，要想做好，首先做到心中有数，也就是明确教学档案的归档范围、期限以及流程。

1.教学档案（大类）归档范围包括：综合类、专业建设、师资队伍建设、教材建设、实验实训及实习基地建设、课务管理、考务管理、学籍管理、毕业（课程）设计（论文）、教学评价和质量监控、教学研究与教学改革以及招生工作等。

2.教学档案保管期限分为长期、短期、永久三种。凡在长久时期内具有利用价值的教学档案长期保存，长期保存资料年限为30年。凡在短期内具有利用价值的教学档案定为短期保存资料，短期保存资料年限为6年。永久保存，就是一直具有利用价值，无限期地保存下去。

3.教学档案收集、整理归档一般按学年，就是第二学期末（6月底）整理前一学年的。如果按学期也就是每学期末整理本学期的材料。所有归档的教学文件、材料等必须是原件。做到审查手续完备、格式统一，项目填写完整、字迹工整、不能带有金属物、装订整齐，书写要用钢笔或碳素笔（禁用不牢固的书写工具）。

（三）使用效率不高

俗话说得好：“档案贵在活，而重在于用。”目前我们的教学档案使用率不高，只是在评估、招生时体现较为明显在上级部门检查时作为部门支撑材料。完整的教学档案资料应在教学管理、教学研究与教学改革等方面发挥重要的作用。教学档案管理的目的是服务，要通过创新方式，为教学研究和教学改革服务，为各级领导、各位教师和学生服务，这才是我们的宗旨。

三、加强教学档案管理工作的几点建议

（一）强化教学档案管理转变观念

1.思想转变是做好教学档案管理工作的关键

随着教育事业的不断发展，人们对各类信息的需求越来越多，教学档案对于学院的长远发展以及教师个人的发展起着关键的作用。因此要转变思想领导要高度重视，加大资金投入提供物质条件，配备硬件设施（如档案室、防潮、防火、防盗、电脑、复印机、防磁柜）等基本物质保障。增强广大教职工档案管理意识，特别是一线的专兼职档案管理人员对档案工作的高度认识，进一步提高专业技术水平。转变工作方式、思维方式，把封闭守旧的思想观念转变为积极创新的观念。

2.创新教学档案管理机制

创新教学档案管理工作，就必须有健全完善的工作机制。制订好规章制度，做到有章可循。把教学档案纳入到学院的整体规划，建立目标管理体制，促使档案人员从管理型转向服务型；促进档案工作的制度化、科学化、规范化；完善档案人员的岗位职责，加强监督严明纪律。从而形成责任心强、效率高、服务周到的管理机制，为教学档案管理工作的发展提供坚实的保障。

（二）提高教学档案管理人员的综合素质

1.爱岗敬业

爱岗敬业就是热爱自己的本职工作，对待工作有一种恭敬严肃认真的态度。爱岗敬业作为最基本的职业道德规范，是对人们工作态度的一种普遍要求。作为一名专职或兼职档案人员，首先要具备爱岗敬业的精神。其次要钻研业务、深刻理解、不断创新。抱着对历史负责任的态度，科学地、规范地办理好每一份文件每一个材料。

2.提高教学档案管理人员的业务素质

对一个档案人员来说，不仅要有良好的职业道德素质，同时要具有过硬的专业知识及实践操作能力。要学习相关学科的知识，具有一定的写作能力、协调能力和数字化管理能力。要善于理论联系实际，在实际工作中不断发现问题，总结经验，提高业务素质、增强创新能力。要经常参加业务培训，并且向其他院校学习好的经验。

总之，学院应加强对教学档案管理工作的重视，兼职档案人员应参加岗位培训或由档案专业老师指导，要在专职档案人员的指导下收集、整理材料。学院要把教学档案管理逐步纳入教学工作计划和规划、纳入教学管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结各项工作的同时，布置、检查、总结教学档案管理工作。