中职学校教师业务档案规范管理之我见

【摘 要】教师业务档案是指教师个人在业务活动中形成的具有保存价值的历史记录，是学校档案的重要组成部分，规范教师业务档案管理能更好地为学校各项工作服务。本文针对中职学校教师业务档案管理工作中存在的问题，提出规范化的管理措施及建议。

【关键词】中职教师业务档案 管理

学校档案作为一种信息，是对学校和教师在平时活动中形成的具有珍贵价值的原始材料记录，它具有凭证和参考的作用。教师业务档案作为学校档案的一个重要组成部分，它是教师个人在教学活动中直接反映的个人专业水平和教学业务能力，具有保存价值的历史记录，是教师劳动成果和智慧的结晶，是衡量教师教学质量、学术水平的重要尺度，是学校人事档案的重要补充。中等职业学校教师业务档案管理工作繁杂，与教职工业务相关的所有文档资料、实物样品、图片及相关电子文档等，都是教师业务档案管理的范畴。对于中等职业学校而言，这方面的档案资料一是种类多，二是不注意收集与整理，这给中职学校教师职称评定、职务晋级、任职资格聘任等方面造成很多不必要的麻烦。如何规范管理中职学校教师业务档案，提高教师业务档案的作用和学校教学水平，笔者谈谈自己在中职学校多年的档案管理工作中的看法和改进措施。

一、中职学校教师业务档案管理的范围

中职学校教师业务档案是指在教育、教学、科研等实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录，是可以利用的重要信息资源，是学校档案管理的重要组成部分，是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据和参考，是改进教学工作和促进学校交流提高教学质量的信息资源。中职学校教师业务档案比中小学教师的业务档案范围大、内容多，因培养目标的不同，除教学工作外，还要有教研工作、课题申报的研究等。中职学校教师业务档案一般包括以下几个方面的内容：

（一）基本信息：真实地反映教师最基本的个人信息，包括姓名、出生日期、性别、民族、籍贯、政治面貌、工作时间、简历、毕业院校、所学专业、最高学历、最高学位、学术专长、职称、职称评定时间、学历、专业技术职务任职资格证书、教师资格证书、年度考核、家庭成员等内容。通过基本信息中可以了解一名教师的从教历程，充分了解教师最根本的信息，让使用者一目了然。

（二）教学情况：每学期教师所担任某学科某专业的教学工作量，所带班级学生对其本人的教学评价，它能较为细致地反映教师教学水平及态度。

（三）继续教育和培训情况：每学期每学年教师外出参加校外各类级别的培训班评语和成绩，这方面也是反映教师业务水平的参考资料。

（四）教研论文：每年度在各级别的报刊、杂志上公开发表的教研论文，参加各类别论文竞赛获奖的教研论文等，在各类别学术会上交流的教研论文等都应归档。它们是衡量教师教研非常有份量的见证。

（五）科研成果：除论文外的科研，如个人或小组申报的各类级别的课题研究、结题、科研成果鉴定等及获奖作品等，经有关部门认可后，也都应入档。它也是教师科研最有份量的凭证。

（六）奖励与荣誉：教师在教学教研过程中、在社会活动中、在全国全区各类技能大赛中所获得的奖励及荣誉，它是对教师在教学过程和社会活动中的肯定、大家的认可。

（七）教学文件检查情况：不定时地对教师的教案、听课本、作业批改、考试出题及考试分析表等教学文件的检查。它可有效地反映教师的工作态度，更好地促使教师全身心地投入工作。

（八）评优课情况：理论课和实训课的公开课、示范课是教师每学期都要开展的教研活动，它是评价教师教学水平、教研水平、提高教法及教学经验的重要措施，具有观摩、促进和提高学校教学水平的作用。因此，公开课、示范课的情况应系统地收集。

（九）专利情况。教师个人在教学、教研、临床实践中创作的获主要部门批准的专利，它也能反映教师个人的创作能力。

二、中职学校教师业务档案管理工作中存在的问题

（一）思想认识不到位，工作中缺乏主动性

搞好教师业务档案管理，对于全面了解教师、科学使用教师具有重要意义。但有些人常常看不到它的重要性，认为教师业务档案没有多大的作用，与己无关，或口头上讲档案工作的重要性但实际上却不重视、不支持或不配合档案的收集和管理。对教师业务档案的重要性认识不到位挫伤了档案管理人员的积极性，同时也影响到档案材料的系统化收集和及时归档。因此，思想认识滞后是制约教师业务档案管理水平提高的一个重要因素。

（二）从属关系不清，管理机制分散

中职学校教师业务活动领域非常广泛，除教师本人完成日常教学和科研工作外，往往有的教师还承担班主任、辅导员或行政管理等多项职务的工作，部分教师同时承担几门学科的教学、科研工作。教师工作性质的多样性，就会产生内容丰富、种类不同的活动记录，形成反映不同性质活动的档案。为了保持档案的系统性和完整性，应将同一性质活动中形成的材料归为同一类。作为人事档案的补充，教师业务档案要服从学校档案全宗，应与人事档案、文书档案及其他档案在收集内容上明确划分，互为补充，由校档案室统一协调管理。但在许多中职学校，还没有理顺关系，没有统一的职能部门对全校的档案进行协调组织与管理，学校文书档案、人事档案、教师业务档案等管理存在各自为政、材料分散管理、从属关系不清的现象。这种管理格局，极易使教师业务档案材料产生重复收集或遗漏，不能全面地反映教师的真实面貌。

（三）档案内容单一，管理手段落后

目前，中职教师业务档案材料主要包括记载教师本人基本状况的履历表、各学期基本教学工作（授课工作量、授课和实训内容、教务科及科室评价意见等）、个人总结等。记载信息简单，反映个人特征的材料少，档案语言僵化抽象，缺乏科学的定性描述和定量考核，信息资源往往不能系统全面地反映个人的真实情况，也不能准确地评价一个人。档案管理基本处于手工操作阶段，手段相对落后，缺乏相应的现代化管理设备和手段。材料收集办法老化而单一，随意性大，实时性、系统性差，影响了档案管理质量和使用价值。

三、规范中职学校教师业务档案管理的改进措施和方法

（一）增强档案管理意识，健全运行机制

第一，要从建立教师业务档案的管理机制入手，教师业务档案要实行专人专管，校领导及其决策层要充分认识教师业务档案对教育教学改革及提高教学质量的重要地位和作用，把教师业务档案管理当作学校管理工作的一项重要内容来抓。另一方面，增强广大教师的档案意识，在全校范围内养成主动收集、自觉上交应归档的必要材料的良好氛围和科学运行机制。第二，要建立健全各项规章制度，使档案材料的收集、整理与归档工作有章可循、有据可依，步入制度化、规范化管理轨道，使每学期或每学年都能相对按时上交、收集、整理和归档。

（二）档案员进一步提高服务意识

学校综合档案室应建立严格的保密制度，档案员一定要坚守职业道德，涉及个人成果的，不能随便外借；本人急需的，及时做好服务。档案员应积极主动收集相关资料，提高服务意识，让教师感受到利用教师业务档案能给他们带来的好处，使他们感受到有人为自己梳理业绩，省时、省力、省心且又安全无顾虑的时候，便会更主动、更积极、更完整地移交个人业务档案，积极配合档案室的工作。

（三）采用多种手段相结合的综合收集法

由于教师业务档案内容的多样性，应根据学校内部管理制度、机构设置和教师业务档案的形成规律，采用多种手段相结合的综合收集法。一是定期收集法，就是各科室管理部门和教师本人，在学期中常规的教学、教研活动、临床实践和外出参加技能大赛中产生的活动记录，因具有规律性，可以按学期或在学年结束前最后两周，定期收集并按时向管理部门移交，整理立卷。二是随时收集法，对教师获奖、继续教育培训、教科研情况等不确定时间形成的档案材料，根据形成档案的特点和掌握的信息，及时向有关部门或个人收集。三是跟踪收集法，对教师在职深造、挂职锻炼、开展教科研课题等活动地点分散、周期长的活动记录，沿着活动地点和时间进行跟踪收集。

（四）提高教师业务档案的数字化管理水平

教师业务档案数据库管理系统用于存储和管理教师个人业务档案的详细信息。数据库管理系统应该具有：备份数据、数据信息采集功能、FTP文件上传和下载的功能、信息的功能、查询及显示的功能、对数据进行管理及备份的功能，这样能大大提高了管理工作的效率，有利于遗漏材料的补漏增缺，又有利于文档的保密。

【参考资料】

［1］宋阳.中高职学校教师业务档案的科学归档[J].中国科教创新导刊，2010（27）.

［2］周玉翔，覃泱，王昌明.临床教师业务电子档案的规范管理[J].华夏医学，2010（5）.

［3］单鹤舫.浅谈教师业务档案的建立与管理[J].现代交际：下半月，2011（5）.