基层档案局档案管理论文

一、基层档案局的职能定位

在基层，一般档案局和档案馆实行馆局合一的管理模式，档案局不仅有对本辖区内档案管理的职责，还直接管理本级档案库，而且还要面向民众提供档案查询的业务。但在实际工作中，档案局更偏重于档案存储、查询等具体的业务工作，而对于档案的创新管理和有效、合理的运用却并不很重视。这表明，从档案局的职能来说存在某种程度的偏离。从职能设置上说，档案局是档案管理的行政单位，其主要职责应当聚焦于档案管理制度的制订和实施、规范档案的使用的途径、探讨档案管理的科学化等富于创造性和管理性的工作。而档案局下设的档案馆则定位为事业单位，应主要负责档案收集、档案存储、档案查询等具体性业务工作。二者可以是行政领导、业务指导与具体管理的关系，也可以是平等的合作关系。但两类工作的职责应当有所侧重和明确区分，而不应当完全重合甚至混为一谈。很多基层档案局实际上并未意识到这二者之间的差别，只是笼统地按照上级的要求活动，“有事启奏，无事退朝”的作风尤甚。这一现象在各类基层单位可以说是普遍存在。另一方面，基层档案局的行政管理职能的管辖对象相对范围比较小，档案工作的主要内容也是业务工作，是否必须在档案局下设置一个档案馆？这个问题也是有待商榷的。当前行政层级过多、行政效率低下的问题已是十分严重，整个行政体系的走向是转变职能、合并机构、裁撤冗员与提高效率，如果基层明确实行局馆人员职能分离，有可能产生如下问题：基层档案管理工作有没有必要一定划分成档案行政管理和档案业务管理两部分？假使机构设置上实现了局馆分离，档案局能不能担负起档案行政管理的职责？会不会出现档案局成为一个无职能的空壳机构的可能？如果这些问题不能得到配套解决，局馆分离仍然只能停留在探讨阶段而难以落实。

二、基层档案管理工作中存在的问题

（一）档案存储制度存在漏洞，存储分散、保管不齐全当前的基层档案局并未收录所辖区域的全部档案，某些职能部门，比如工商局、财政局、民政局等重要的职能部门，一般是建立单独的档案管理系统，并不会将档案管理归属于同级档案局。如此一来，在整个档案管理的大格局下就存在档案局档案管理和分散在某些职能部门的单位档案管理两条主线，而这两条主线是平行运行、互不交涉的。据笔者所知，一些基层档案局曾经试图邀请这些职能部门将某些档案收编于档案局，但被多数单位所拒绝。在这一点上，对于这些职能部门来说，一方面可能是为了便于档案调取方便工作，或者是为了工作保密需要，建立独立的档案管理系统自然是最佳选择；而另一方面，对于档案局来说，档案局的职责是收录、管理档案，以及对外查询。档案收录不全既会使得档案局工作受阻———比如不能提供全面的档案查询，更会是对档案局职权的分割，这又不得不说是一个糟糕的选择。

（二）人员配置结构不合理、素质不高，尤以查阅室查阅员较为突出基层档案局的档案管理工作主要分为三部分，第一部分是各科员负责的档案搜集、存储工作；第二部分是局长及副局长所组成的领导层负责的指导各科员、接受档案相关咨询、完成档案局的各项整理、验收以及与上级进行交涉等事务；第三部分是查阅间所负责的接待来访查阅的群众的事务。因而在当前的情况下，档案查阅是档案局工作的一大重心，也是档案局对外开放的一个主要窗口。但事实上，基层档案局并不一定重视档案的查询和管理工作。笔者了解的一个档案局，其查阅间的负责人是一位年过五十的老职工，而且是返聘人员，每月工资不过一千元，福利也比其他科员要低。虽然这位工作人员对待工作和来访群众，态度比较和蔼，但是出勤率并不高，类似于兼职。而且只会最基本的查询操作，对于电脑操作技术等现代档案管理和查询的技术手段掌握很少，影响了工作的效率和档案管理作用的发挥。实际上，查阅员工作是有特殊需求的职位，其一，工作人员要保证时时刻刻在工作岗位；其二，工作人员面对的是广大群众，需要保持良好的态度，这既是体现政府服务群众的面貌，也直接关系着群众的便利；其三，事务冗杂，耗时长，间歇不确定，重复率较高，这项工作极其考验耐心；其四，要能进行各类电脑操作，最好能进行简单的电脑修理。除此之外考虑到政府的工作人员流动困难，一个查阅员往往要在职很多年，因而设置这类工作岗位时应需要考虑激励问题。如果激励不到位，不考虑这类工作人员的感受，这类工作往往就会成为政府各类政策执行的死穴。目前所谓政府的“门难进、脸难看、事难办”的顽症除了体制问题，更多的却是这类人事管理层面的问题。

（三）档案管理施展空间有限：所涉机构繁多冗杂，工作效率低下以一基层档案局为例，该局正在准备进行一项大格局的档案整理工作，主要是要把各单位的档案收录齐全，进行全库档案的数字化，建立一个全面的能及时更新的方便调取的档案库。在当前政府的组织结构下，档案局需要向下级各街道办下发命令，向平级单位征求意见进行合作，向上级部门进行报告等待批复等。而档案局内部工作则是把收集的全部档案库进行全面整理、修裱、归类，再进行扫描入档。在完成这些工作之前档案局面临着很多问题，一是人手不够，档案常年堆积，数量相当大，整理、修裱、扫描的工作量太大，档案局现有人员明显不够，只能考虑外聘人员。二是行政命令耗时太长，以发档案入库意见征集表为例，下发需要2-3天，下发单位填表需要1-2天，回收需要2-3天，一个来回至少需要5-8天，如果遇到单位不愿意入库，又需要进行第二轮协商，甚至有单位态度不友好、不合作，导致意见征集表的情况不令人满意。如此拖耗，效率自然就会很低。而据基层档案局负责人透露，正是因为档案局工作耗时太大，一般局里都不愿意有什么动作，尽量维持现状。而这种工作的“不作为”，会导致很多小的纰漏难以弥补。这是体制因素影响了工作效率，工作效率又拖累了工作态度的典型。在当前情况下，档案局工作掣肘，难以施展拳脚，档案管理自然要受到影响。根源在于僵化的行政体制，使得组织内部信息传递效率极其低下，尤其是政府这类庞大的公共机构。而对于档案局这类基层单位而言，行政信息的及时更新又是开展工作必不可少的条件。在制度的权威积压下，权力逐级萎缩，等待信息传达的漫长过程倒逼着基层单位无所事事，最后在长年累月中集体沉陷于“照吩咐干活，无吩咐下班”的工作氛围。

三、基层档案管理工作中问题的改进措施

（一）完善档案存储制度，创新档案管理方法如何协调档案局与各具体职能部门的档案管理的矛盾，是我们首先应该解决的现实问题。试图使职能部门的档案收编于档案局理论上是可行的，但很多情况下是不具有现实操作性的，比如检察院的各类卷宗档案都是具有保密性质，不可能备份。所以档案局可以创新档案管理的模式，改变收编完整档案的传统，可通过与各职能部门的独立档案室建立直接联系，合作办公，这不仅仅是指两边能互通信息和相互知会就可以，而是指更深层次的制度性的联系，这种联系既要紧密，又要快捷。除此之外，如果有必要档案局还可以加强与各职能部门的交流与联系，建立专门的网络档案数据库，突破档案存储的限制，提高档案管理水平，不断满足各类需求。

（二）加强对工作人员的培训，提高查阅员素质，建立并完善相应的激励机制上文通过对查阅员所负责工作要求的分析后，笔者认为在考虑这类问题的解决方案时，需要满足以下三个条件：其一，使查阅工作本身能够吸引人；其二，不能让一个工作人员长久地担任这一个职务；其三，尽可能的提高查阅员的工作积极性。据此笔者认为：其一，提高窗口工作者的待遇。这个待遇首先是要能吸引有足够耐心的人员担任这项工作，而不是随便凑合一个人；其次是要能让人看到长期担任这份工作的前途，比如深圳市正在推行的基层行政执法类公务员工资改革，公务员通过工龄工资能够享受副处级待遇的做法，就很值得各类窗口性工作工资改革者的借鉴，或者建立独立的上升渠道，例如可以表述为“在担任若干年查阅员，考核合格后能优先进入某类工作岗位”之类，也能达到安抚窗口工作者的情绪使其耐心工作的效果。其二，定期进行岗位轮换。由于此类工作不需要很强的技术性，事务简单易上手，因而具有很强的轮换性。定期轮换是为了在工作人员出现厌倦期之前及时改变工作环境，保持其对工作的新鲜度，从而保持其工作热情。但是轮换过多过频繁也会延长工作队伍的磨合期，增加轮换的成本，影响组织稳定，因而其轮换的对象、期限都需要认真考虑。除同级轮换之外，也可以考虑上下级轮换，但是具体措施有待仔细考虑。其三，将查阅员的工资待遇与查阅绩效进行挂钩。接待来访群众查询的质量直接与其考核挂钩，以保证其工作的质量。比如来访群众的好评率加权后参与到工作人员的工作考核指标中等改进方法。

（三）加强与各职能部门的交流与合作，提高档案管理的技术水平和工作效率基层档案局的档案收录工作之所以效率低下，拖延严重的情况，其中很大一部分是源于档案局与各职能部门的交流太少，直接导致工作交流时出现矛盾，工作进行不畅。所以加强与各部门的交流、合作是顺利开展各项工作的必要前提。除此之外，档案局应在加强交流和吸引优秀人才的基础上，不断探索技术的革新，争取突破传统纸质档案的诸项限制，努力拓展自身的发展空间，高效实现各档案的整理、修裱、归类和扫描入档等工作。同时，建立科学的网络系统，争取早日为查询档案的人员提供科学的一站式服务。

作者：谷江红单位：太原科技大学运城工学院