企业ERP再建设的研究

2019-08-30 版权声明 举报文章

摘要:企业ERP建设是一项复杂的工程,只有适时的调整完善ERP系统,规范深入系统应用,才能为企业的生产发展、高效运行提供技术保障,促进企业管理水平的持续提升。本文针对如何进行企业ERP再建设进行了探讨。

关键词:ERP系统;再建设;问题;措施

中图分类号: C29 文献标识码: A

引言

一、ERP简介

ERP(Enterprise Resource Planning的英文缩写)即企业资源计划系统,是指以信息技术为手段,以量化管理为思想,帮助企业决策者和员工提供信息化管理的平台。ERP系统集中信息技术与先进的量化管理思想于一身,成为现代企业的运行模式,和在信息时代生存、发展的基石。

二、运用ERP系统的重要意义

1、ERP系统优化了公司的内部资源

ERP系统能够整合公司内部的所有经营活动,包括了财务会计、管理会计、生产计划及管理、物料管理、销售与分销等活动,从而彻底地摆脱了传统企业存在的诸如运行效率低下、资源分配不合理、闲置资源较多等问题。通过合理的分配,使企业能够在有限的资源下,创造更多的利润。

2、ERP系统加强了财务数据的共享

ERP系统能方便快捷的提供给企业所需要的财务报表和管理报表。通过系统,不同职能的人员可以快速的查询到需要的数据,而不用再像过去通过电话沟通的方式获得相关数据。企业最终释放了这部分的生产力,节省了时间成本和人力成本。同时,通过系统提供的报表数据更加的真实可靠,更能为企业的未来规划和管理层的决策提供服务。

3、ERP系统为企业提供了预警机制

在没有ERP系统的帮助下,企业的管理层做不到时刻关注公司的方方面面,更无法发现自身的风险。而ERP系统则可以根据企业的特点设置监控预警点,一旦发生报警可以第一时间的通知企业的管理层和相关人员,确保公司不会发生重大的损失。

三、企业使用ERP所遇到的问题

1、管理意识和人员素质的落后

中国大部分的企业(除了外资单位以外)管理都比较混乱。为了摆脱如此窘境,企业都希望通过上ERP系统引入世界最先进的管理制度。但是如此“先进”的管理制度在国内却屡遭滑铁卢也是不争的事实,究竟是什么原因造成的呢?据分析主要还是企业的管理意识和人员素质远远的落后于先进的管理制度,管理人员担心被制度束缚手脚,员工因没有使用系统的习惯而担心会额外增加工作量。企业自下而上对规范管理的排斥使管理制度没有坚定的落实到位,因此造成了ERP系统在企业中的失败。

2、系统不能满足新业务的需求

ERP系统在建设阶段是根据公司当时的业务进行系统架构、业务流程的设计。但是随着时间推移,大部分公司的业务都不会保持一成不变的。很多企业都会出现与原来的业务完全没有关联的崭新业务。通过原有的业务流程管理这些新业务会严重影响新业务开展的效率。而在过去的ERP系统,尤其是以定制开发的系统往往是没有考虑到为未来业务进行业务预留的接口,因此这些企业对于系统的改造往往困难更大。

3、没有建立定期内控评估机制

所谓的内控评估机制是由企业内部或者雇用外部顾问团队对公司的系统控制机制进行评估调查,寻找现有的系统控制机制是否存在缺陷,并给予补救的措施。而国内的很多企业都没有建立这种机制。在ERP建设完成之后,系统内部控制就不会再发生变化,系统控制存在缺陷往往只有在发生了严重的问题之后才会暴露出来,届时企业早已承受了巨大的损失。

4、科技发展对ERP提出了更高的要求

随着科技日新月异的发展,企业对ERP提出了更高的技术要求。例如:

随着云技术的出现,企业的ERP也越来越多的架设在企业私有云之上。企业可以通过私有云在全世界各地的办公地点进行ERP系统的访问。

随着3G技术和智能手机的普及,要求ERP也拥有手机访问客户端。对于经常需要出差的公司管理者,可以在无法通过传统的方式上网的情况下,通过3G手机访问ERP系统,并进行ERP的流程审批操作。

四、企业ERP再建设的加强措施

1、建立ERP应用人才培养机制

在实施了ERP企业中,人既是系统的管理者,也是被管理的对象。ERP各类应用人才发挥作用的大小直接决定了ERP系统的使用效率和效果。企业要通过ERP人才应用的培养,使各类应用人才能明确自己的任务、工作的职责和目标、提高知识和技能,具备与实现企业目标相适应的自身素质和业务能力,最大限度地实现其自身价值的同时为企业创造更大的价值。

在ERP实施和运维的过程中主要由以下三类人员发挥重要作用:

关键用户:是企业内部精通各种业务流程的员工。负责在实施阶段配合实施方进行业务流程的设计;在应用阶段负责流程的优化以及业务知识的培训等工作。

技术用户:是企业信息部门的技术人员。负责在实施阶段从实施方获得ERP的技术知识以及承担一定的测试工作;在应用阶段负责日常的运维。

最终用户:也就是ERP系统的最终使用者。可以是一般的员工、中层干部和企业的管理者,也是人才培养机制的核心对象。

2、建立ERP需求变更机制

随着ERP不断地被使用,企业会收到越来越多的改动需求。除了不被采纳的需求和一部分由公司内部技术人员解决地需求以外,需要外部协助解决的需求都会产生一定的费用。因此公司需要建立需求变更制度来管理需求的变更,通过召开变更需求会议来决定需求是否需要修改、修改的时机以及所要投入的资源。最终实现在有限的资源条件下能解决最迫切的需求,使系统得到最理想的完善。

同时,ERP需求变更机制也是决定ERP系统是否需要再建设的一个重要环节,通过变更机制能有效的管理起再建设的内容和明确系统的建设目标。

3、加强ERP业务扩展能力

1)加强与外部系统进行数据交互

企业除建立ERP系统以外, 往往还会有其他的系统来管理公司的业务活动。 ERP系统只有与其他系统进行数据交互后,才可以将企业的所有经营业务、办公业务、企业之间的协同商务业务等等有效的整合。其中目前最普遍的交互有:ERP系统和CAD(计算机辅助设计)、CAM(计算机辅助制造)、CAPP(计算机辅助工艺设计)、PDM(产品数据管理)、POS系统以及自动货仓等管理系统。

只有这样才能保证将企业管理人员在办公室中完成的全部业务都能纳入到管理范围中,实现了对企业所有工作及相关内外部环境的全面管理。

2)方便快捷地调整内控流程

企业的外部与内部环境变化是相当快的,企业要适应这种快节奏的变化,就要不断地调整组织结构和业务流程。因此ERP系统必然要支持企业的快速变化,使企业的工作流程能够方便快捷地按照业务的要求进行调整,以确保企业用最少的环节、最快的速度和最经济的形式完成业务的处理过程。

4、定期进行内控风险评估

企业应该定期对公司的流程控制进行风险评估。对ERP系统中的重点业务流程及影响最大的环节进行专业的评价和分析,追溯流程中的各个活动。在风险评估过程中,帮助企业发现内控的风险以及影响企业效能的环节。

企业还可以在ERP系统中,针对内部控制关键点,设计连续例外报告的日志功能。管理层通过该功能提供的用户访问记录及不相容业务能力冲突等数据,就能识别出企业潜在风险和相应的内部控制不足,从而及时改进内部控制的方法,完善内部控制建设。

企业在内部审计过程中,也应把对ERP关键流程、关键控制点的控制作为重点审计项目之一。企业的财务人员不能因为ERP系统的存在,而减少应有的职业判断及风险意识。财务人员可以把工作前移到对业务端人员录入数据的审核、监督及考核,以保证财务数据核算的质量及内部控制的有效性。

结束语

ERP是横跨在企业财务、生产、供应、经营之上的综合管理系统,是现代企业的办公方式,需要全员参与的一项系统工程。企业的ERP项目只有在一定科学方法的指导下,才能够成功实现企业的应用目标。

参考文献

[1]王欣. 基于ERP的财务实时控制[J].财会研究,2008,(10).

[2]郗蒙浩,王慧彦.谈ERP及其未来发展趋势[J].经济师,2007,(2).

[3]黄予和. ERP在企业中的实施误区与策略研究[J].黑龙江科技信息,2008.

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