地方高校二级学院办公室管理效能研究

摘 要： 高校开展校院管理体制改革后，二级学院办公室的职能及任务大大增加。本文在分析地方高校二级学院办公室管理存在的主要问题的基础上，提出了转变观念，树立正确的管理意识；有章可循，构建完善的管理制度；以人为本，强化管理人员的培养；绩效管理，注重工作效率的提高等思路，以促进地方高校二级学院办公室管理效能的提高。

关键词： 地方高校 二级学院办公室 管理效能

随着我国现代化事业的蓬勃发展和高等教育大众化时代的来临，高等教育已进入一个前所未有的快速发展时期，高校管理体制也随之发生深刻的变化。许多地方高校为适应发展需要，大都实施了校、院二级管理，使二级学院成为了具有相对独立行政权力的内部单位［1］。体制的转变固然有利于提升高校办学活力，促进各学院间和学院内部各学科的交叉融合，但二级学院的管理效率，却直接影响了地方高校的改革和发展。因此，二级学院办公室作为综合管理部门，在校、院管理体制改革中显得尤为重要。如何与时俱进，适应新形势下二级学院办公室工作职能的转变和要求，提升二级学院办公室管理效能，更好地为学院服务，是地方高校各二级学院办公室管理共同面临的严峻课题。

一、地方高校二级学院办公室管理存在的问题

（一）自主管理意识缺乏。

新形势下，二级学院办公室管理如果依旧处于被动位置，停留在“经验型”、“事务型”的管理上，将极大地降低工作效率，影响二级学院的发展。受锢于高校二级管理体制改革前的既有经验，办公室人员的思想观念尚未完全转变，还未树立“二级学院自主管理”意识，束缚在原有的管理思维之中，缺乏管理的主动性和积极性；管理权的下移和形势的发展，造成二级学院有些管理思想、管理手段、管理方法落后，不适应高校现代化管理的要求；地方高校为突破发展瓶颈，需要二级学院加大服务地方社会的力度，办公室工作涉及范围扩大，复杂性增加，造成办公室角色定位不清晰。

（二）管理制度不完善。

办公室各项制度还未适应新时期的具体要求，作出相应调整，缺乏比较规范科学的管理体系。岗位职责不明确，新时期二级学院办公室工作要做到什么程度，办公室人员要完成什么目标，缺少定量分析，工作中存在拖拉、推诿现象；没有完善的日常管理制度，会议、接待、外联、资产管理等日常工作缺少制度化管理，对紧急任务和突发事件估计不足，不能满足实际工作需要；考核评价标准模糊，奖惩制度不明确，导致二级学院办公室人员工作缺少积极性，因此科学的绩效考核体系有待进一步构建。

（三）管理人员素质不高。

管理人员的素质高低直接决定着管理工作的水平和效率，并直接影响到各方面工作的顺利进行［2］。面对新的工作要求，办公室管理人员的综合素质未能满足现实需要。思想政治素养低，工作态度不端正，办事拖沓不积极，服务意识不强，抱着“多一事不如少一事”的态度，敷衍塞责，影响办公室和学院的形象；管理意识和业务能力不高，缺乏现代化管理知识，局限于“办事、办会、办文”的常规事务，存在“凭经验、跟感觉”工作的现象，没有充分挖掘和利用现有资源发展潜力；综合协调能力不够，缺少与地方社会、学校各职能部门和二级学院间的组织交流经验，不能做到沟通上下、联系左右、廉洁内外，没有真正发挥桥梁、纽带作用。

二、地方高校二级学院办公室管理效能的优化

（一）转变观念，树立正确的管理意识。

校级部分管理权限下移，二级学院有了相对独立的权力和职责。学院办公室也统筹承担财务、人事、科研和行政等各项管理工作，是各种信息的聚集地和中转站，起着上情下达、下情上报的纽带作用，办公室管理工作的好坏，直接影响到二级学院的管理和发展。

1.二级管理体制改革实质是转变原有以校级职能部门为主的管理模式，调整学校与二级学院及职能部门间的责权关系。二级学院办公室作为主要管理部门，要明确职责与权力，树立正确的校、院二级管理意识，通过相对的自主管理，强化沟通协调功能，做好咨询服务工作，有效地为学院领导的各项决策当好参谋，促进二级学院的发展。

2.二级学院办公室作为管理的基层窗口，管理对象直接面向师生员工，管理事务具体复杂；在地方行政部门看来，又是学院的业务部门，联系工作灵活多变。因此，要科学定位办公室角色，界定办公室职能，转变观念，牢固树立为学院中心工作服务的思想，增强服务意识，改善服务态度，提高服务水平，根据工作实际，变被动服务为主动服务，发挥对工作的主动性、前瞻性和预见性，提高管理效率。

（二）有章可循，构建完善的管理制度。

完善的管理制度，是各项工作科学化、规范化的重要保证，二级学院办公室工作要适应校院管理体制改革的需要，明确人员岗位职责，量化工作标准，积极推进规范化管理，加快制度建设和制度创新步伐，建立和完善科学的规章制度体系。

1.确立岗位责任，完善职责制度。在明确二级学院办公室工作职能权限的基础上，科学划分每个岗位的职责，保证各项工作目标明确、责任到位，合理分配资源，使办公室每个人都各司其职，各尽其能，实现优质管理。明确岗位责任并合理分工的同时，还应倡导团队协作精神，讲究分工合作，互相支持，保持团队一致。

2.日常管理制度化，运行规范化。二级学院办公室要根据学校相关规定，结合学院特点，建立一套科学的内部日常管理制度，以此来规范学院工作，包括科研项目管理、财务管理、实验室管理、信息管理、公文处理、奖惩考勤、会议接待等，并在此基础上严格执行，接受学院师生的监督检查。

3.细化业务流程，量化工作标准。办公室工作范围扩大，任务增多，如果不摸索业务规律、细化工作流程，那么提高管理效率只会是纸上谈兵。因此，要对办公室整体工作进行归类分解、量化指标，使各项工作有明确的质、量要求，客观上避免工作失误，提高工作效率。

（三）以人为本，强化管理人员的培养。

以人为本是科学发展观的核心，也是高校管理和学院开展工作的指导思想。在二级学院管理实践中应改变“实用大于培养”的观念，牢固树立和落实以人为本的理念，加强办公室队伍建设，注重学习培养，全面提升业务素质［3］。只有拥有了良好的思想政治素养和现代化管理意识，才能充分发挥人力资源的优势，进一步提升二级学院办公室管理效能。

1.注重理论学习，提升思想素养。学习国家、学校的政策和法规，关心时事政治，不断提高理论政策水平，研究新形势下的新问题，更好地为学院领导传达实情、反映问题，为学院政策的制定提供资料。坚持正确的工作态度，培养高尚的职业道德，谦虚谨慎、热忱待人，主动为广大师生服务。

2.定期组织培训，提高业务能力。针对二级学院办公室工作繁杂、面广量大等特点，建立学习机制，定期为办公室人员开展培训，引入现代化管理理念和手段，创新管理与服务方法，并结合实际开展业务研究。有计划地选送素质能力较高的办公室人员参加业务系统学习或专业培训，培养内部管理工作的专业人才。此外，办公室人员还要注重对计算机及外语知识的学习。

3.正确把握原则，综合协调到位。随着高校管理体制改革的不断深入，二级学院办公室的协调事务日渐增多，对于办公室人员的综合协调能力提出了更高要求。除了要有良好的语言表达能力和沟通技巧外，办公室人员还必须把握工作原则，争取综合协调到位：按照领导意图，坚持公平公正；依据学院政策，主动热心服务。

（四）绩效管理，注重工作效率的提高。

二级学院办公室要发挥好承上启下的作用，加大对工作人员的管理力度，构建办公室工作目标责任体系，使管理效益提升的理念渗透到各项工作中，以此为基础，根据岗位职责进行细化分工，加强绩效评估，提高工作积极性。

1.制定考核目标，落实管理责任。根据二级学院办公室管理工作的实际，对各个工作岗位进行科学规范的工作分析，统一部门和个人职责，制定出具有可操作性的考核目标，落实管理责任，使办公室人员将考核意识贯穿工作始终。另外，要坚持考核目标难度适当原则，适当提高考核要求，才能不断地提高办公室人员的综合素质和工作效率。

2.注重平时考核，加强日常监督。贯彻高校管理工作的特点，办公室要定期举行期中、期末考核，搜集考核信息材料，考查个人岗位职责的具体履行情况，为完善年终绩效考核奠定基础［4］。二级学院办公室绩效考核工作还应强调日常监督管理，成立由院领导、教师和学生组成的考核监督小组，使绩效评价透明、公开，接受公众监督。

3.重视结果反馈，完善考核奖励。实施绩效考核不是办公室管理工作的目的，而是提高管理效率的手段，要通过反馈结果，发现管理工作的各种问题，积极寻求改进措施。发挥考核的导向、激励功能，把绩效考核结果与员工的晋升、奖罚联系起来，强化办公室人员对绩效的认同感，不断提高办公室人员的积极性与工作质量。

参考文献：

［1］马进明，韦钢，刘金岭.高等院校二级学院定位的思考［J］.中国成人教育，2007，（11）：37-38.

［2］何军峰，黄红球.学校行政管理干部素质的思考［J］.教学与管理，2006，（3）：17-18.

［3］黄城锐.坚持以科学发展观为指导，改进高校综合办公室管理工作［J］.中国科教创新导刊，2010，（7）：218.

［4］李曙冬.高校行政管理人员绩效考核现状分析［J］.现代商贸工业，2009，（18）：128-129.