现代高等学校档案管理工作的探析

【摘 要】档案管理是高等学校管理工作中不可缺少的重要环节。本文论述了高等学校档案管理工作的特点，揭示了高等学校档案管理服务性质，提出了高等学校档案信息化建设的途径，寻求高等学校档案发展的新思路。

【关键词】档案管理；服务；信息化

0 引言

档案是高校整个发展历程中真实的记录，是不可再生的珍贵财产，在高校的事业发展中占有重要位置。随着现代科学技术和网络技术的高速发达，高等学校档案的建设要充分认识档案管理的特点，加快信息化建设的步伐，更好的为高等学校的生存与发展服务。

1 高等学校档案管理工作的特点

高等学校档案管理工作的历史性。高等学校档案记录着学校的发展历史，真实的反映了学校各个发展时期的精神面貌，是高等学校管理的重要组成部分。学校为了生存和发展做出大决策时和在管理、教学、科研等日常工作时需要参考和研究档案材料，借鉴历史，展望未来，体现了高等学校档案的历史价值。

高等学校档案管理工作的基础性。完整系统的档案材料、准确规范的档案检索，是学校的教学安排、教学秩序、教学质量、科学研究和开展各方面管理工作的基础和依据，通过高等学校档案管理工作可以衡量学校管理水平的高低，影响着学校的整体发展。

高等学校档案管理工作的多样性。高等学校的管理部门和教学部门比较复杂，形成的档案材料也就多种多样，如传统的纸质档案、声像档案、实物档案，新时期形成的电子档案等。在传统管理的基础上，运用计算机软件进行现代化管理，即使用现代化工具对文件收集整理、复制传真、查询借阅等进行便捷管理。

高等学校档案管理工作的广泛性。高等学校从社会招入学生，培养成高级专门人才又输送回社会，高等学校的科研成果也服务于社会，所以决定了高等学校与社会的紧密联系。从学校建校起，积累了培养人才产生的招生、学业、毕业、学历等全部的档案材料。高等学校的科研立项和技术开发过程中也会产生科研立项协议、技术专利、成果鉴定书等有价值的档案材料，因此高等学校档案为社会服务和被社会所利用是档案管理的一个发展方向。

2 转变观念，强化服务意识

“以人为本，服务至上”是高等学校档案管理工作的服务理念。为适应高校教育事业发展的需要，档案管理者必须明确工作职责，不断强化服务意识，变被动服务为主动服务，主动与各部门沟通，了解学校发展的需求，随时改进服务方式和方法。改变“重藏轻用”的现状，寻求档案管理工作的新途径，针对服务对象和范围，采取必要的措施，提高档案的利用率。

2.1 为教育教学服务，高等学校的教育教学工作面临着深化改革和长远发展，从课程设置至教学计划安排，从高等学校重组到专业调整，无论改革之路走到哪一步，都会产生档案材料，并在这一过程中利用档案信息，积累总结经验，做好决策工作，避免走弯路，高等学校档案管理工作要为教育教学工作服好务，铺平改革道路。

2.2 为科学研究服务，高等学校是进行科学研究、培养高级人才的摇篮。科技档案的价值体现在科学研究的整个过程之中，科技档案材料中存储的先进科技成果记录，为开展科学研究工作提供了重要依据，为科学研究的突破提供了重要保障，为取得科学研究成果打下了良好的基础。

2.3 为教学评估服务，高等学校的教学评估是衡量一所高校教学重量质量高低的重要标志。大量的档案材料是进行教学评估的基础，为教学评估工作提供精准的档案数据和真实的档案材料，具有一定的参考价值。对高校取得公平、公正的评估结果，做出了贡献。

3 加快信息化建设

档案信息化建设是社会发展的需要。所谓档案信息化建设就是应用现代化科学技术手段和管理软件对档案信息资源进行整理、保存，并提供现代化、网络化服务的一种档案管理模式[1]。

3.1 实现网络管理

现代网络技术的普及，加快了高等学校档案管理信息化建设的进程。通过档案管理软件可以实现档案的网上管理，将各个部门需要归档的材料上传到档案管理网络上，档案管理者按档案管理的要求进行整理和验收，对大量的文字、报表、声像等信息进行数字转换、归档入库、分类检索等综合处理，从文件的产生、归档、检索、利用形成系统化管理，为实现高等学校档案信息化建设打下了良好的基础。

3.2 推行文档一体化管理

所谓文档一体化管理，就是将目前工作现实中各部门相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，取消案卷概念，按照文件材料的自然形成规律随时组卷，实行一文一档的管理模式，依据文件在不同阶段所具有的不同性质而采取相应的手段统一筹划管理[2]。利用计算机设备把文件管理和档案管理纳入办公自动化管理系统，从收文、发文、拟办、签发、传阅等文书处理的过程，到接收、分类、检索等档案管理过程，做好衔接工作，进行一体化综合管理，强化文件管理工作的规范化和标准化，承接档案管理工作的优良发展，完成了文档一体化管理，有助于提高档案管理的水平，推动了高等学校档案管理信息化的建设。

3.3 做好设施管理

档案信息化建设的相关软、硬件和数据库建设，是实现高等学校档案信息化建设的前提条件。高等学校拥有先进的科学技术资源，档案管理工作要借助这一优势，进行档案管理应用软件的开发和先进设备的配置。如配备相应数量的计算机设备和档案管理软件、复印机、扫描仪、打印机等，不仅要熟练操作这些先进设备，还要做好日常的维护和保养工作，使其发挥高数量、高效率的作用。

3.4 注重安全管理

高等学校档案管理信息化建设过程中也会发生一些安全性的问题，应利用先进的科学技术手段来采取有效的安全措施。制定严格的档案信息化安全制度，责任落实到人；对档案施行安全控制技术，访问者需要身份验证，拒绝非法访问；引入科学有效的网络安全策略，结合多种多样的安全防范手段，及时对计算机病毒和黑客入侵等不安全隐患进行排查和清除。档案的存储安全和利用安全是信息化建设的重要保障。

【参考文献】

[1]徐凯歌.高校档案信息化建设与管理探索[J].中国教育信息化，2010（19）：23-24.

[2]赵静.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设[J].东省青年管理干部学院学报，2009（05）：150-151.