高职院校教学管理中教学秘书的工作现状及改善建议

教学秘书是连接高职院校上级管理层和基层的桥梁，其工作内容不仅涉及到教育教学活动，同时还包含行政管理等各项事务，也就是说教学秘书不仅是组织者同时也是执行者，其地位的重要性决定了其在高职院校管理中不可替代的地位。随着国家对高职院校的大力扶持，高职院校的发展步伐越来越快，而教学秘书工作地位的不可替代，决定了其工作一旦出现问题，就会对教学工作造成极大的影响，因此关注教学秘书工作成为了当前高职院校的重要工作之一。但由于不少历史遗留问题，使得教学秘书工作始终无法受到重视，且工作量非常大等因素，使得当前教学秘书工作质量受到了极大的影响。笔者结合多年教学秘书工作经验，对教学秘书工作存在的问题和对策进行分析。

1 高职院校教学管理中教学秘书工作现状

（1）不受重视，流动性大

由于早期我国高职院校的发展非常缓慢，而教学秘书在当时的地位并不受到重视，随着时代的进步，高职院校的迅速发展，教学秘书的工作量也随之增加，其日常工作也越来越重要。但由于沿袭而言来的传统思想，并未因时代的发展而对教学秘书工作有更深地认识，甚至依然有不少高职院校管理者认为教学秘书工作并不重要，这一思想也致使教学秘书的重要性不仅在上层受不到重视，同时在基层也得不到关注。甚至有些领导认为教学秘书的工作主要是由上级领导安排，因此，其工作情况并不会对教学工作造成任何影响。也正是由于这些因素，教学秘书这个岗位的工作人员配置并不理想，甚至不少院校安排兼职教师或编外人员来担任该职务，不仅人员不稳定同时专业性也非常差，给教学工作造成了非常大的影响。

（2）任务重，压力大

由于我国对高职院校的重视度越来越大，同时人们对学历的也越来越重视，更多地家长和学生乐意接受高职院校的深造学习，再加之每年招生人数的不断增加，教学秘书的工作任务量越来越大，其工作性质又决定了其工作任务的繁多，不管是日常管理还是突发性事件各种工作的堆积，加之社会的演变，在管理上也不再如从前仅需要落实即可，而是在处理工作时，不仅要周全涉及考虑学校的利益，同时还要顾及学生的要求，可以想象全校几千学生和上百教师的各项琐碎事务均由教学秘书承担。不仅如此，不少高职院校的教学秘书甚至只有一个人，在面对这样繁重的任务量的情况，使得不少教学秘书不仅需要长时间加班，甚至还要承受非常大的精神压力。不少教学秘书因高强度高压力的工作，或多或少会出现不同程度的心理不适，主要表现为：工作地位较低非常容易出现自卑情绪，甚至可能发展成抑郁；由于工作量大，事物繁多，不少教学秘书在日常生活中会因担心各项工作是否落实而产生轻微的焦虑情绪；在面对政治待遇、职称评定以及利益分配时，还可能出现非常强烈的不平衡心理。

（3）待遇低，晋升难

由于教学秘书地位和工作性质等因素，使得教学秘书的工作属于一线工作，也决定了其至关重要的作用，而其工作量的巨大和繁多也理应获得更高的报酬，但事实却刚好相反。教学秘书所付出的心血非常多，但根据统计资料来看，教学秘书的待遇并不理想，甚至部分教学秘书的收入还达到一个正常教师的水平，再加之他们大部分时间奔波在一线岗位上，业绩根本无法以量来计算，无法参与到更多的科学研究和教学工作中，这些因素使得他们的政绩并不突出、表现机会较少且科研成果和教学质量均无法提升，最终导致其无法达到职称评定标准。此外，为了提高教学质量，不少高职院校每年均会安排教师出外培训，使得不少教师可以从中获得非常多的学习机会，而教学秘书却几乎与这样的机遇绝缘，进而逐渐与院校发展要求越来越远，最终与其他教职员工的距离越来越大。

2 高职院校教学管理中教学秘书工作改善建议

（1）以人为本，营造氛围

随着国家的进步，“以人为本”的理念被推行到各行各业中，而高职院校作为培养人才的主阵地，应当充分发挥“以人为本”的优秀理念，加大对教学秘书的关注力度，认识到教学秘书在一线岗位中的重要性。同时增加与教学秘书之间的沟通交流，更多地了解教学秘书的职业规划和心理情绪，促使教学秘书能够受到学生、教师以及更多领导的认可，并在工作中积极配合教学秘书工作，使教学工作质量得到有效提升，还可促使教学秘书获得更高的成就感和归属感。合理调整教学秘书的工资待遇，激发他们的工作责任心，并为教学秘书提供更多地学习机会，同时结合教学秘书的日常工作情况，对其职称申请进行全面考核。此外，合理安排教学秘书人员配置，并对所涉及到的工作进行分工合作，通过专人负责的方式，增强教学秘书队伍的责任感，不仅有利于稳定教学秘书队伍，同时还能够大大提高教学秘书质量。

（2）实施激励，健全体制

有效的激励能够激发人潜在的动力，对提高教学工作质量和教学秘书队伍素质均有至关重要的作用。结合教学秘书的工作职责等方面，对其激励机制进行进一步的健全完善，有明确的激励制度，并能够按照制度严格落实，在建立激励机制的同时，还必须形成对等的惩罚制度，使教学秘书在获得激励的同时，能够更加明确自己的职责，使工作责任感更强，确保了教学工作的有序进行。在建立机制时，必须充分考虑到教学秘书的个人人格和发展等方面的追求，从教学秘书职业资格证书开始加强管理，提高教学秘书的个人行为和素质修养，同时通过培训等方式，帮助教学秘书获得更多地学习机会，进而不断完善其工作方式、态度和能力，并将工作各方面情况均纳入到考核评定指标中。针对业绩较为突出、工作能力较强等教学秘书，应当给予其同等的晋升机会；而针对工作能力较差且不负责任的不可塑造人员，则应当给予其相应的处罚，严重者给予开除处理。通过物质和精神双重鼓励的方法，不仅能够大大增强教学秘书对工作的热爱，同时还能够有效提高教学秘书的创新能力和竞争意识，使教学秘书能够以更加积极的态度面对工作，以更高的责任感不断提高教学工作质量。

（3）提供机会，理顺出路

人们之所以参加工作就是为了能够自我实现和不断提高，教学秘书当然也不例外，为此，关注教学秘书的职业规划是提高教学秘书工作质量的重要问题。在聘请教学秘书时，就应当选择具有专业资格证书的专业人员，以免一些“伪教学秘书”在其岗不谋其职，使得教学工作受到严重的影响。在教学秘书进入岗位，必须对教学秘书进行全面地培训，使其能够明确即将面对的任务和工作，同时进一步了解相关规章制度。从源头提高教学秘书的整体素质。由于时代的发展的步伐非常快，为此，高职院校应当为教学秘书安排适当的培训学习、进修深造等机会，通过学习不断提高教学秘书的职业素养和工作能力，为未来院校的发展打下更加坚实地基础。

总而言之，教学秘书的工作尽管看似非常简单，但实际是非常繁琐复杂任务量大的工作，可以说高职院校的发展是离不开教学秘书工作的。为此，高职院校应当结合当前教学秘书工作存在的问题，加大对教学秘书的关注力度，为其创造好的工作和学习环境，使他们能够获得归属感和成就感，进而不断提高责任心，使教学工作质量和教学秘书队伍均能够得到有效提升。