中职学校电子档案管理论文

一、中职学校电子档案管理现状

（一）存储载体不安全电子档案对存储载体有着很高的要求，如果存储载体的安全性得不到保证，将可能直接导致电子档案损坏乃至灭失。如：学校里部分教师把应归档文件（如学生成绩、考试试卷和备课教案等）简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至丢失；有些以U盘作为电子文件存贮的介质，由于U盘的质量、寿命、丢失、病毒感染等问题，电子档案的保存可靠程度不能保证，存在很大安全隐患。

（二）专业人才缺乏电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。由于学校从事档案工作的专业人员相对偏少，多数科室都是档案兼职人员。有些科室虽然有现代先进的计算机设备，但因部分档案专兼职管理工作人员还是原来纸质管理下的工作人员，工作方式无法适应电子档案管理工作的需要，缺乏专业人员、操作不够规范等都在影响着电子档案管理工作的规范化。（四）电子归档意识薄弱学校部分科室还没有将档案工作中纸质档案纳入现代科学管理和法制管理的轨道，归档不鉴定，真伪不辨别，其利用率也比较低，除了在办学水平评估期间引起重视外，平时在档案管理中都没有意识到电子文件的重要性，对其归档、保管等一系列问题也没有给予充分重视和关注，不仅达不到存真去伪、存精去杂的目的，还使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给电子档案规范化管理带来诸多不便。

二、提高中职学校电子档案管理水平的对策

（一）树立科学的电子档案管理发展理念要用观念创新助推电子档案管理工作，重点树立三种观念：一是“以人为本”的电子档案工作观念，一切工作都应该围绕如何服务和促进人的全面发展，特别是教师队伍教育教学水平的提高和学生整体素质的提升。二是全面发展的电子档案工作理念，坚持中职学校档案建设与科室、职能部门二级档案建设的全面发展，增强全体师生员工的档案意识；三是协调发展的电子档案工作观念，加快中职学校档案工作发展步伐，促进档案工作与学校各项工作全面协调发展，更好地为学校的发展服务。

（二）加强档案信息化建设加强档案信息化建设，在硬件建设和软件建设两方面都要加强，两手抓两手都要硬。在硬件建设上，完善档案信息化基础设施，加强档案的场所建设和库房建设，争取采用自动化的密集架管理系统，进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境。

（三）不断提高档案管理人员的思想修养和专业技能电子档案管理人员要熟练掌握现代档案网络化管理知识，并能够熟练运用计算机等网络设备；全面熟悉档案业务管理，包括纸质档案和电子档案各个环节的具体管理方法；刻苦学习各方面的专业知识，注重点滴积累。同时，既要有人文素养，又要有创新意识与能力。

（四）健全规章制度，完善管理体系一是严格贯彻落实《档案法》、《档案管理条例》、《档案管理违法违纪处理办法》等法律法规，遵循集中统一管理、维护完整与安全、便于利用的原则，规范电子档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等流程，进一步明确电子档案管理各环节和岗位的职责，不断完善电子档案体系。二是明确分工，形成学校电子档案管理网络。实事求是地记录学校各项工作、活动，记录教师工作业绩、学生情况等，为学校总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题提供最有价值的参考资料，也为教师评先晋级、学生成长留下记录。三是建立激励机制，发动教职员工主动参与档案工作的积极性。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，中等职业学校电子档案的管理着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其为中等职业教育的科学、健康、快速发展发挥更大的作用。

作者：王凤娟单位：石河子卫生学校