中职院校财务档案创新管理论文

1.绪言

学校的财务档案能够在一定程度上记录和反应学校的经济业务，也是整个学校档案的一个重要的组成部分。如果中职学校的财务档案在管理的过程中不能做到科学合理，学校财务档案管理的质量就会直线下降，中职院校教育的发展也会在很大程度受到阻碍。

2.中职院校财务档案管理的发展变迁

笔者从事中职院校财务档案管理工作将近20余年，也目睹了中职院校财务档案管理工作的剧烈变迁。受到多种多样的影响，中职院校在财务管理的过程中，依然在很长的一段时间里依靠的是手工管理的方式，无论是收集、整理、装订，还是归档、账簿、报表的处理环节中，还是完全借助财务管理人员手工进行操作，很多院校甚至还是采用纸质版的报表，而没有采用电子版的报表。这些问题在当下的某些中职院校财务档案管理过程中，依然非常普遍。

众所周知的是，如果采用纯手工的方式，在其后的查阅、鉴定以及销毁过程中会变得极不方便，不仅耗时耗力，而且在安全性和规范性上，也会受到很大的影响。很多中职院校的管理者也意识到这种传统的财务档案管理方式和当今的信息化发展不太适应，与学校的整体管理与发展模式也并不吻合，为了适应时展，开始将计算机网络技术引入了中职院校的管理过程中，特别是在近些年来，中职院校的财务档案管理过程都发生了非常显著的变化，无纸化办公的态势显得愈加明显，办公自动化、档案处理自动化和信息处理自动化的技术被引入进来，使档案管理的科学化和信息化程度大大加深。可以说，中职院校的财务档案管理在近些年来，获得了急速的发展和变迁，这些都是时代赋予中职院校财务档案管理的新的意义。

3.中职院校财务档案的重要性

3.1为中职院校制定发展决策提供可靠的信息

中职院校的会计档案是学校对自身的经营活动进行全面、系统的核算与监督的产物，是一种经营过程中的必须的材料。中职院校可以根据各个单位所生成的会计档案按照一定的要求进行总结，对学校各个阶段的经营状况有一个直观的反映，对于学校在此后的发展有着非常重要的推动性作用.

3.2为中职院校的财务管理工作提供一定的依据

在中职院校的发展过程中，财务工作必须是重中之重，只有有效的处理好了财务工作，学校才可能稳定的发展下去，而财务档案正是保障财务工作有序开展的一个重要的环节，财务人员可以根据近些年来学校在运行过程中各项资金的具体使用状况，制定详细的规划，并查出出现问题的原因，从而为单位的财务工作提供有效的依据。

3.3为保护学校的财产，监督相关的财务制度提供直接依据

财务档案不仅仅只是会计凭证，还应该是登记账簿的一个有效的依据，更是相关经济责任的有效证明，它很好的重现了历史经济事件，譬如说相关的经办人员和财会人员的签字和印章等等，这些都是中职院校经济关系的有力依据和证明，为了处理日后可能出现的经济纠纷起到很强的监督与指正作用。

3.中职院校财务档案管理的问题所在

3.1学校管理者不重视财务档案管理，管理意识比较淡薄

众所周知的是，财务档案的管理工作对于中职院校来讲，是一项保存发展史实、服务当下的重要工作，但是有的学校领导甚至是财务管理人员对财务档案的管理工作根本没有正确而有科学的认识，在内心深处存在应付差事的思想。特别是在面对一些原始凭证的整理工作的时候，很多领导认为这样的活动耗时耗力，也起不到什么积极作用，不愿意投入太多的精力和经费用于档案的管理活动，也不愿意将整理凭证列入到学校管理的议事日程之中，这就使财务档案管理工作一直停步不前。

3.2财务管理人员的操作技能有待提高

从当下的实际情况来看，很多中职院校根本没有专职的档案管理人员，绝大多数都是财务人员来兼职进行管理，这些人未曾针对档案管理活动接受过专门的培训，对业务情况不熟悉，再加上财务工作工作量特别大，无暇顾及档案管理活动。有的学校虽然有专门的财务档案管理人员，但是在信息化大潮的冲击之下，自身不具备一些档案管理软件的操作技能，甚至连最基本的图文处理工具都不会，没有办法胜任复杂的财务管理工作。[1]

3.3管理过程不规范

由于财务档案管理的特殊性和管理者的忽视，很多中职院校在管理的过程也存在很多不规范的现象，绝大多数中职院校没有根据自身的实际情况建立起相应的管理制度，在具体的管理过程中，也存在很多不到位的情况。譬如说在管理的过程中，没有检索工具和纸质档案，很多情况下，电子档案和磁质档案以及纸质的档案没有做到同步；在档案鉴定完成之后，需要销毁的档案因为各种各样的原因均不能按时销毁，这些都是由于管理过程不规范而出现的问题，也是缺乏有执行力的管理制度所形成的问题，亟需整治。

4.中职院校财务档案管理的创新优化方式

近年来，随着经济的迅速发展，人们对于财务档案的管理又提出了一系列的新要求，譬如说要比以往更高效、更快捷的为中职院校的发展提供信息服务，要求能够利用信息化技术，实现财务档案的快捷管理，中职院校的财务档案管理工作离这些要求还有很远的差距，需要认清现状，通过一系列措施来改善管理。

4.2创新管理手段，提高管理水平，服务中职院校发展

必须要认识到的一点是，在财务档案管理过程中进行信息化处理是当今社会发展不可逆转的趋势，也同样是当下财务档案管理的基础和必由之路。所以，在创新和优化财务档案的管理过程中，首先要加强基础设施建设，从而确保档案的安全和完整，譬如说防盗门、空调、温度计、灭火器等等；除此之外，还应该及时的配备计算机、打印机、复印机和扫描仪等现代化信息管理不可或缺的办公设备，并对财务档案的基础信息实行存储管理。这样不仅仅能够强化管理过程，还能够方便以后的使用和查阅，从而利用大量的会计档案为之后的财务审查奠定基础；其次，必须要建立起中职院校的财务档案管理制度，要通过科学的考察，制定一系列的与中职院校发展相关的财务档案管理方式，而且尽可能的避免形式化。针对在以往的工作过程中所遇到的问题，都应该进行有效的规避，譬如说要建立起搜索工具，还要完善纸质档案，及时的做好电子档案和纸质档案的同步；需要销毁的档案必须要在规定的时限内按时完成，这些问题都需要落实成制度，认真的贯彻执行。最后，在信息化时代，中职院校的财务档案管理活动还必须要积极的引进信息化技术，建立自己的管理信息化网络，从而更加方便快捷的开展档案的管理活动。[2]

4.3加强培训，提高档案管理人员的管理素质

在档案管理过程中，对千人千面的档案实行专人负责是一个快捷、有效的管理方法，但是当下中职院校的财务档案管理过程缺乏应有的人才也是一个不争的事实。鉴于此，要想创新管理过程，必须要对现有的档案管理人员进行科学合理的培训，从而提高他们的管理能力。作为财务档案管理的首要责任人员，管理人员对财务会计档案的规范化管理程度，对其后的使用过程也有着非常重要的影响作用。所以，现阶段必须要提高档案管理人员的管理素质，一是要强化他们的责任心，使他们在思想上认识到财务档案管理的重要性，其次就是要完善他们的工作技能，提高他们的管理水平，特别是在当下的信息化管理过程中，必须要能够熟练的运用和操作一系列的软件和应用，只有在这样的基础条件支撑下，才有可能完成财务档案的创新应用管理。

4.4发挥财务档案的应用潜力，从而更好地为中职院校发展服务

在发挥财务档案的应用潜力的过程中，需要做好以下五个方面：其一是要编制科学合理的档案检索，包括目录等工具检索；其二是能够利用计算机网络技术进行检索，提高管理效率；其三是要建立起统计台帐，譬如说查阅登记簿、档案汇总登记簿、档案移交清册等等；气死食药将一些基础建设的档案进行分类存放，并和一系列原始凭证一同归档；最后还需要利用财务档案中的各项数据，进行科学理性的分析，对学校的具体发展状况以及围观的财务运行的不足和问题，都能够提出一系列的见解，从而更好的为中职院校的发展做好信息服务。[3]

5.结语

中职院校的财务档案管理活动在当下获得了急速的变迁和发展，也基本上改变了以往纯手工操作和管理的模式，但是在具体的管理过程中，依然存在一系列的问题亟需解决，希望通过笔者提供的一系列建议，中职院校的财务档案管理工作能够告别以往的那种陈旧的管理方式，能够用现代化的档案管理方法和信息化手段高效、科学的实现对中职院校的财务档案管理，从而促进中职院校稳定向前发展。