城镇燃气信息档案资料的管制

产生问题的主要原因

单位档案管理制度不健全，档案意识薄弱。一方面，许多燃气管理部门和燃气生产经营企业至今未能建立专门的档案管理机构，配置专职的档案管理人员，单位档案意识薄弱，对城市燃气信息档案管理工作缺乏应有的重视，不能清楚认识到重要的城市燃气信息档案是燃气项目建设和燃气管理的重要依据和前提，缺乏对城市燃气发展的责任感，对档案管理资金投入少，重审批，轻档案，致使城市燃气信息档案的完整性、准确性、专业性、真实性得不到保障，从而降低了日后城市燃气信息档案的利用价值；另一方面，燃气工程项目档案资料管理不完善，没有形成有效的管理系统网络。各部门各单位之间、行政主管部门与企业之间的档案工作职责不清，缺乏沟通与配合，造成档案资料运行和管理渠道不畅通，档案管理人员职责不明，执行管理制度较弱，直接影响到城市燃气信息档案的收集归档工作。②学习宣传教育少，档案工作人员业务水平低。对国家颁布的一些关于档案法律法规、专业文件编制质量标准规范，组织学习宣传教育少，特别是档案工作人员多为非专业技术人员，有时是抽调人员，人员不固定，没有经过法制培训和专业培训，缺乏城市燃气信息基本知识，才会造成归档不齐全、不规范、案卷质量差等问题。③部门日常工作不力，档案资料移交不及时。城市燃气信息，既然是动态的，所以有日常化、长期化的特点，对其档案收集和保存要日积月累，并及时整理入档。燃气行业相关的职能部门和燃气生产经营企业若在日常的工作中不能及时跟踪收集、整理移交，就会造成城市燃气信息档案材料不连续、数据不准确等问题。④城市燃气工程建设项目存在先投先行，燃气信息档案的建立和移交管理没有落实。因为个别地方出于形象工程、政绩工程或年度实事工程的需要，有的工程报建与验收手续直接在领导的批示下，往往可以一简再简，因此给城市燃气信息档案部门收集档案材料造成了一定的困难。⑤许多地方未能研发、建立、完善城市燃气信息档案管理系统，特别是对城市燃气发展数据集中统一管理、数据深层分析、档案材料收集归类及现代化办公操作系统投入不够。

解决问题的对策

城市燃气信息档案材料的管理不仅要全面做好信息收集、分析、统计、入档、计算机信息系统的规划建设和管理，及时为领导决策或对外燃气安全运行预警状况提供快速、准确、全面的信息服务，更要组织好开发档案信息、资源，做好档案利用服务，指导和监督相关单位和企业的档案使用和管理，发挥档案材料的作用。因此，笔者根据该项工作的特点和现状，提出解决问题的几点对策。健全城市燃气信息档案材料管理工作机制燃气行业行政主管部门应加强领导，提高下属单位和企业的工作认识，配合档案行政管理部门，采取多种形式，加大宣传教育力度，组织学习档案法规，提高思想认识，建立健全涉及燃气规划、燃气安全运营、燃气工程、应急监测、案件处理、安全宣教、市场监测、信息公开等部门的档案网络管理机制，确保城市燃气信息档案系统、完整、准确、规范、及时归档。同时，成立专职部门，项目专人主管，业务专人负责，抓好档案材料管理日常工作，使档案管理在实施过程中都能确保完整、齐全、安全。提高城市燃气信息档案从业人员业务水平一是加强对参与单位和部门档案材料管理业务人员的监督，制定出可操作性较强的从业人员规章制度，提出具体项目档案材料的收集、整理、移交、验收等从业人员的工作要求；二是加强对信息档案资料从业人员的指导和检查，确保档案材料的规范、完整与及时归档；三是加强对信息档案材料从业人员的业务培训，促进从业人员学习，帮助他们理解有关档案法规和环保专业标准、规范；四是对从业人员进行定岗，使岗位工作相对稳定，便于管理工作的连续性。加强和跟踪城市燃气项目建设信息档案管理实施为确保城市燃气项目建设信息的完整性和准确性，切实担负城市发展的职责，就必须强化跟踪所有城市燃气档案材料的管理实施。一是行政主管单位、实施单位和相关参与单位均要建立健全城市燃气项目建设信息档案材料管理制度，形成档案管理一体化网络系统，明确人员，明确职责；二是充分利用城市燃气发展规划、应急管理、评估论证等工作对项目建设的信息档案材料实行强制管理，以提高档案材料的收集质量，将城市燃气信息档案材料的收集整理工作列入行业管理的重要内容之一；三是城市燃气信息档案材料的管理部门要深入跟踪指导服务，随时了解情况、督查登记，发现问题、及时解决；四是项目建设在工程设计审查和工程竣工验收时，应有档案管理部门的人员参加，将城市燃气信息档案的质量作为项目审批的一部分；五是加强对参与单位档案材料的审定，项项均审，每审必定，及时消化。研发使用先进城市燃气信息档案管理系统现代化办公，是今后城市燃气信息档案材料管理的发展趋势，要研发、使用结构合理、信息传输快速、使用功能齐全而集办公自动化、管理信息自动化、地理信息、在线生产监控监测、数据分析、自动数据入档和公开信息于一体的综合城市燃气信息档案管理系统，综合数据联机分析处理（OLAP）的多维数据模型实现高效访问，发挥CIS、GPS、GPRS/GMS、SCADA系统优势在城市燃气运营中对燃气质量现状评价、规划功能区划分析、安全生产隐患治理、城市燃气管网运行、城市燃气安全事故应急信息分析中的作用，综合利用包括动态Web技术、ASP和XML等Internet技术，解决信息的收集、查询、、交流、共享和入档管理。运用行政监督手段促进信息档案工作落实政府及相关部门要主动介入，掌握工作的主动权，制定、出台相关政策，深化业务指导，依据相关法律法规和文件要求，对城市燃气信息档案材料管理进行监督和检查，对一些有要求实施城市燃气信息档案材料管理的单位部门、企业，应强制实施，监管验收，依法移交档案材料，对不配合的单位，采用必要的、有力的行政手段进行批评、督改或处罚，这样就能保证工作落到实处。

结束语

燃气行业管理方面的工作，也是城市发展管理复杂性的工作，信息档案资料都具有一次性和不可回复性的特点。因此，对于城市燃气发展规划、燃气工程建设、燃气生产经营监测及其相关的一切燃气信息，都应该根据档案管理要求，结合城市燃气管理工作的需要，依法依据保证档案资料的完整、原始、系统、真实、准确和齐全，真实记录、保存信息的收集入档过程。同时，制定完善的信息档案管理及信息公开制度，来强化档案资料管理意识，提高档案资料管理水平。

作者：许物王 单位：福建省龙海市燃气管理站