强化职校实训技术资料管理工作

领导重视加强意识建立机构专人管理

教务处及实训中心是关键的两个综合职能管理部门,相互配合协调好,建立一支有较高业务素质的实训档案管理人员,并保持相对稳定,有利于加强实训资料技术的管理工作,充分挖掘实训的潜能,为学生实践学习活动提供现代化的实训环境。对于专职档案资料管理专业人员,应与教学、科研、图书管理人员同等对待,按有关规定,认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。并逐步改善工作条件,维护档案的完整与安全。为档案部门添置必要的管理设备,以便于开展工作。档案资料室的设置,可设在实训中心办公室,设保管专柜、多媒体室的影象信息资料专柜等。各二级学院、实验室、实训室也应设实训档案专柜,负责保管好院系的各种实验实训仪器设备资料,使档案资料管理工作细化。实训指导教师,除完成本部门本室的实训工作任务外,平时要注意收集整理材料,要对与本部门的实践教学资料包括学生实训实验报告归档。实训仪器设备档案资料管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于管理人员的素质。必须要求档案管理人员,加强自身业务建设,一方面积极学习借鉴社会上的档案专业知识理论和管理知识理论,另一方面建立档案工作网络,运用现代化管理知识和先进技术设备,提高管理水平,使实训仪器设备档案资料管理工作跟上办公自动化步伐,为高职院校教学、科研和其它工作服务。

高职院校实训仪器设备档案资料管理工作的规范化

要把实验实训讲义备齐备全,缺少的讲义及时组织编写,并把学生的实习报告作为短期实训档案保存。全面普查更新补充由于我院列入并通过国家示范性高职院校项目建设验收,实训仪器设备投入量大。学院合并组建初期,一些仪器设备已不适应现代职业教育发展的需要,已在更新淘汰之中。在搬迁过程中,有些仪器设备没有资料,或有的资料混乱。资料不全、遗失缺少不可避免。因此全面普查实训仪器设备管理资料,更新补充,有的要上网收集,或厂家重新提供,补充齐全。这是实现我院仪器设备档案资料管理标准化、规范化的第一步工作。注重收集,加强管理高职院校的实训技术资料档案管理工作,是一个以教学工作为中心,突出实践教学的特点,把仪器设备管理众多资料及时汇总存档的工作,归档的过程方法管理很重要。首先要整理收集资料,并剔除淘汰设备的无用资料,才能避免计算机管理时出现重复与低效率的情况。实训技术资料归档管理,是以二级学院为划分单位的管理档案,分设仪器设备资料档案、实验实训中心仪器设备存档资料表。列好档案宗卷计划号,按年度、保管期限、起止件号等。制定仪器设备存档资料(表),以及电子档案(设多版本保存,防止损坏数据遗失)。按统一标准标好仪器设备的采购日期、仪器设备名称、产地、规格型号、产品资料留存明细(驱动盘、保修期、说明书)、存放地标示清楚。由于大部分仪器设备要长期实验、实训使用,设备不淘汰,相应的档案资料也应长期保存。存档的具体技术资料:对操作说明书、合格证、检定证书、保修卡、软件光盘、使用说明书进行存档保管。

高职院校实训仪器设备技术资料档案管理工作的目标化

建成一个比较规范标准的实训技术资料档案管理网络系统,形成一个共同的目标体系,有利于做好实训技术资料档案管理工作。依据戴明环管理法(PDCA循环法),任何一项工作,其管理过程都可以遵循借用PDCA循环管理法,实训技术资料档案管理工作也不例外。一个循环工作:即计划目标(Plan)———实施落实(Do)———检查总结(Check)———处理问题(Action)。在我们的资料管理工作中,其年度工作、学期工作,或月工作都是这样一个循环过程,每一次的循环过程就是一个提高的过程。在具体资料收集整理建档过程中,还必须是每年的大循环套日常工作的小循环,实训中心的大循环套实验室的小循环。大循环是小循环的具体明确纲领,小循环是大循环的措施。实训中心制定明确的总体的档案收集整理目标,再把总体目标分解,各二级学院、实验室、实训室制定各自具体部门的分解目标。其管理不仅体现在实训中心档案室,每个实验室、实训基地都有资料管理的责任和任务,组成了各个小环节,从而保障实训中心大环节的循环畅通。每个实训指导教师做好自己的PDCA小循环工作,把档案包括学生的实验报告收集、整理、归类,更好地为教学实践服务,是做好整个实训资料管理大循环工作的保障。

作者：李宏 单位：黑龙江省建筑职业技术学院