企业文书档案存在的问题及对策

北京京能房山热力供应有限公司

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）05-000-03

摘 要 文书档案是企业重要的信息资源，文书档案收集管理工作也是企业的重要组成部分，其重要性也逐渐被人们所了解，因此需要加强对企业文书档案建设工作。本文从企业文书档案管理现状及存在问题入手，对文书档案收集管理的有效性进行了探究，并指出了文书档案收集管理中的几个注意事项，旨在促进企业文书档案收集、管理模式的转变，提高文书档案管理质量。

关键词 企业 文书档案 问题 对策

文书档案收集管理均属于服务性的工作内容，能够为领导决策提供可靠的依据，促进企业管理规范化，可追溯化，对企业的发展有着重要的意义，但文书档案的收集、整理及储存工作是一项重点、难点工作，需要我们不断提高重视，加强对文书档案的研究和建设，不仅能够有效解决管理中的问题，而且能够在很大程度上提高管理效率。

一、企业文书档案工作的意义

文书档案主要包括了布告、决定、命令、信函、通知、会议记录、简报、请示、报告、批复、总结、计划等内容。其是在日常生产经营以及行政管理实务活动中所产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。并且文书档案是企业开展各类生产活动的一项真实记录，其往往涵括了大量企业发展的信息与资料，不但能够真实回顾企业发展历程，而且还能对今后起到发展提供了可借鉴的经验记录。而完善企业的文书档案管理，利用文字记录下企业发展历程中的各类工作，并以档案的形式进行合理的分类与归档，以便于能够在生产经营中遇到问题时可以快速、准确的发现问题所在，并为问题的解决提供参考与指导。不仅如此，开展企业文书档案的监理与管理还是企业文化的一部分，其能够有利于企业的宣传以及竞争力的提升。所以可以说开展企业文书档案工作是企业生产经营活动中不可或缺的部分，也是完善企业发展机制的一个重要组成部分。

二、企业文书档案收集阶段存在的问题

（一）时效性差

企业的文书档案资料对企业的发展有着重要的作用，收集工作不及时就会导致相关资料的遗失，不利于领导决策，现实工作中，许多企业存在企业文书档案收集不及时的现象，这样会导致资料容易遗失，也会对企业后续工作开展造成影响，降低企业的工作效率，不利于决策。例如：医疗机构的文书的档案收集工作不及时，对病人前期的治疗方案和用药等数据收集不及时，就无法按照文书档案结合前期病情进行诊断。又或者是企业的年度会计报表，由于资料收集不及时，造成报表的准确性和科学性不准确，不利于企业的年度发展，严重的还会造成巨大损失。

（二）整合度低

文书档案的收集工作，对资料的整合也有较高的要求，目前许多企业文书档案的收集工过程中，由于工作人员专业性不足，对资料的分整理标准不明确，从而导致一些资料的错误分类，影响到文书档案管理效率，在很大程度上影响到工作的时效性。例如档案分类不明确时，相关人员需要调取资料时就很难又快又准地找出所需档案，耽误时机，倘若是一些需要审计的材料没有进行合理的分类整理，甚至会造成非常严重的后果，一些合同材料的错误分类，也有可能会导致企业失去商机，造成企业损失。

（三）鉴定不足

文书档案在收集时还应该对相关资料进行真伪鉴定，保证收集资料的真实性，倘若资料存在问题，整个收集、管理都失去了实际的意义，也失去了档案再使用的价值。在进行文书档案的收集工作时应该注意对其进行甄别，一些简单的凭证和资料应该予以审核，文档原件和复印件分开存放，对材料的真伪加大辨别力度。例如会计凭证的内容，查看是否有遗漏，例如报销材料的真伪，从而增强企业的管理科学性。

三、企业文书档案管理阶段存在的问题

（一）管理难度大

由于文书档案在管理过程中非常容易受潮、破损及遗失，在很大程度上增加了文书档案管理工作的难度；二是由于纸质档案资料多，要合理存放，需要比较大的空间，管理成本比较高；三是比较容易出现安全问题，由于很多企业没有建设专门的档案室，致使文书档案储存比较乱，很容易出现存放安全问题；四是纸质文书档案资料的利用效率比较低，由于纸质材料传阅、借阅等环节都比较麻烦，在传阅过程中经常会出现耽误工作进度的情况。

（二）管理人员缺乏培训

首先，在我国很多企业的文书档案的管理人员往往没经过档案专业培训就开始档案管理，由于缺乏专业知识，对于档案的分类、立卷等工作做不到全面了解，管理工作就不能深入；其次在继续的教育培训上存在不足，许多档案管理人员入职前经过专业学习，但是这些管理人员并没有参加继续教育的培训，导致了档案管理人员的专业知识落后，不能及时的更新自己的专业知识，并且应用到实际的工作中去，导致文书档案管理效率低下，影响到企业的管理档案管理效率；最后，档案管理人员流动性大，企业缺乏相应的措施，由于企业的档案管理枯燥乏味，许多年轻人从事这份工作没多久就离职，造成人员变动大，交接手续不清楚，也会导致档案文书保管出现问题。随着信息技术的普及，我国很多企业都开始利用计算机进行档案管理，以电子媒介为基础的档案管理工作是未来档案管理的发展趋势，这就要求企业对新人的稳定性进行巩固，在老人的新技术培训上需要多做工作，进一步对文书档案管理工作开展专业知识培训。

四、提高企业文书档案管理的对策

（一）建立健全的档案收集管理制度

企业文书档案收集管理，应该制定严格的管理制度，必须根据相关方法法规，严格按照国家档案管理工作指导方针开展工作，通过完善企业档案管理制度，并针对档案收集工作中的不足之处进行改进，结合企业的实际情况，制定出具有针对性的管理条例，以规范的制度，明确的责任来保证文书档案收集管理工作的科 可靠性和真实性。此外出了制度的制定，还需要重视制度的落实工作，相关人员应该严格执行管理制度，确保档案收集管理工作开展。

（二）建立文书档案监管体系

有效的监管措施是提高文书档案管理工作效率的有效保障，因此，企业在建立制度后就要开始着手建立相应的监管体系。首先，在办公电子化上，要加强对文档案资料信息录入的监管，以确保资源信息的有效性和安全性。其次，在文书档案数字化建设过程中，要加强电子文件的利用与收集工作，以有效推动我国机关档案管理工作的快速发展。此外，文书档案管理人员在实际工作过程中，针对固有档案管理软件的实际使用情况及出现的问题及不足，对档案管理系统进行不断的优化与改善，加强对文档的收集等工作进行严格管理。

（三）完善档案管理工作环节

因为企业文书档案涉及到众多部门，所以要想提升其管理工作则需要完善其管理工作环节，加强不同部门间的联系与沟通。第一，管理人员应该严格遵循相关文书档案管理规范要求来开展文书档案的搜集、鉴定、利用、保管以及统计等工作。第二，文书档案管理人员应当定期到企业各部门搜集档案信息数据，并掌握实际档案文件的处理情况，如若发现存在问题，则需要进行相应的纠正与指导，以确保文书档案工作的顺利进行。第三，应当完善文书档案的查借阅体制、移交制度、立卷制度以及鉴定销毁制度等，对文书档案的规范、范围、保管期限、材料整理与归档等工作要求予以明确。第四，应当做好文书档案的质量检查工作。质量检查工作是保证文书档案资料质量的有效途径。文书档案质量检查应包括数字化前文书档案整理的检查、对档案的数据质量进行检查，从完整性、排序正确性、分类布局的准取性等方面进行检查，以确保文书档案资料再使用的有效性。

（四）做好文书档案保密与保管工作

在文书档案管理电子化的今天，做好文书档案的保密与保管工作是非常重要的。第一，对于一些不能对外公开或泄密的文件，应安排专门的档案工作人员进行扫描，同时，在纸质档案扫描而形成电子文件的过程中，应安排专门人员负责保密与保管监管工作工作。此外，要安排专业的档案管理人员进行该项工作，以确保工作的效率。第二，由于电子文书档案的普及，在进行在进行电子化扫描的过程中，需要对容易发生文书档案的丢失或破坏等情况进行把控，加强对原文件的保管工作。扫描时要正确设置扫描参数，以确保扫描图片的质量，对纸质版和电子版的保管应该明确分开，留存备份。第三，对于电子档案，则必须要注意提升工作人员危机意识，做好文件信息的及时保存以及数据备份工作，防止在工作过程中由于计算机故障或是停电而导致文件数据信息丢失的情况出现。第四，必须给每台计算机都安装防火墙、杀毒软件，防止计算机受到黑客入侵或是病毒侵害而导致档案信息数据被窃取、泄漏以及丢失等情况出现，以切实保障文件档案的安全性。

（五）实现文书档案信息化管理

进入新时期以来，得益于计算机技术日益进步，其任务处理能力及效率得到了极大程度地提高，这就使其被广泛应用到各行各业生产之中。正是在此背景下，企业文书档案工作中也应用到计算机技术实现了信息化管理，这主要集中在以下几个方面：首先，企业工作人员借助于计算机技术将文书、档案等纸质资料扫描录入到系统中，随后根据不同类别对它们进行归类、编目以及存储成电子文档形式，这样一来不但能够大大地降低文书档案所需存储空间，同时其在查阅便捷性、存储安全及持久性等方面也大大优于传统方式。其次，根据文书档案内容建立起电子目录查询系统，之后结合企业用户对文书档案使用要求、打印档案的索引以及专题等分类将该电子目录予以完善，之后借助于内部网络将其共享，如此一来可以使得企业全体员工能够十分方便快捷地查询相关文书档案资料。最后，通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来。

（六）规范化文书工作与档案工作

由于文书工作与档案工作具有较大联系，文书工作质量对档案工作质量有着直接影响，所以，务必要对其二者工作予以规范。第一，必须要根据相关流程与要求来严格处理文件，对其进行正确分类后进行立卷归档。第二，要做好细节处理工作，如必须要求文书格式统一、纸面干净、纸张材质以及版式相统一等。并且还需要及时处理与归档文件档案，防止出现遗失、遗忘等情况。第三，务必要根据相关规定来仔细核对新接收的文书档案，如若文件与相关规定不符，则务必要求其返回重新处理。第四，严格依照相关规定来完成档案的借阅与归档处理，如若档案没有在规定时间内归还，就应当及时催还。对于已经归还的档案需要在在第一时间将其进行归档，切实做好档案的统计的保护工作。

（七）加强档案管理人员培训

第一，在档案管理人员的管理上，可以在正式上岗前对相关人员进行规章制度的培训、业务能力的考核，经过培训考核通过后再正式开展工作。第二，加大对《文书学》、《档案人员职业道德》、《档案法》等宣传工作，让每位文书档案工作人员都能正确认识到自身的法律责任与义务。第三，建立起长效的培训机制。包括了建立起完善的在职教育长效管理体制，在职教育激励与约束体制等。第四，明确在职教育原则，正确选择培训内容。对于在职文书档案工作人员的培训工作应当由实际出现，多渠道、分层次、按岗位、大多形式的开展，并坚持：学用结合、按需施教、注重实效的原则来开展培训工作。首先，应当加大对文档专业知识的学习力度，让相关工作人员能够全面的学习文书档案工作的专业知识以及新方法、新理论，以确保其能够与时俱进。其次，应当开展现代科技知识培训工作，提高相关工作人员对计算机、信息技术以及科技软件等新技术的了解与掌握。第五，在以后的工作中，还应坚持不定期的考核，保证管理人员的学习积极性，并实行继续教育制度，对档案管理人员进行持续性的培训，另外在奖惩机制上也应该进行把控，对档案管理工作表现突出的应该给予奖励，对表现不好，出现错误的需要给予惩罚。还可以通过相关的企业文化把档案管理纳入到里面，树立科学严谨的企业作风。

五、结语

总而言之，文书档案是企业的重要信息资源，对企业的发展有着重要的意义，需要我们对文书档案的收集和管理过程进行分析，找寻相应问题，通过规范文书管理制度，加强管理人员培训，注重监督制度的落实，法制结合人治，才能更好的提高文书档案的管理水平。

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