企业档案信息整合与运用

摘 要 我国经济的飞速发展推动了我国信息化进程的加快。而档案信息的整合与运用作为推动信息化进程的一股重要动力，其存在的意义更是巨大的，因而各企业应该要加强对企业档案信息的管理工作，不论是在企业档案管理的理念上还是管理的方式上都要能够做到真正意义上促进企业档案信息的整合和运用，只有这样，才能使企业档案信息的管理步入正规化，从而促进企业的良性发展和运作。

关键词 企业 档案信息 整合与运用

随着现代化发展进程的加快，企业的生产经营需要依照多样的科技经济信息，因而对外界各种各样的信息资源的需求也就愈加强烈了。所以企业在生产经营的同时要利用一切现代化的管理手段去加强企业档案信息的整合和运用，丰富信息来源的渠道，及时、准确地对信息进行处理和加工，从而形成一套综合而全面的信息服务系统，为企业的发展提供充足的信息资源。

一、企业档案信息整合的内涵

企业档案记录的是企业在日常生产经营中的情况，所以其反映出的信息是真实可靠的，而且它所具备的价值是独一无二的，是不可被替代的。但是档案信息所具备的价值并不是轻易就可以看出的，它是需要经过层层的处理和加工之后才能会体现出来的。以往对档案的管理都是依据其大纲来进行分类，这样的方式虽然在类别上达成了一致，但是在档案信息的结构上却被进行了分解，自然也就使档案的利用率下降了。而企业档案信息的整合工作就是对以往档案管理方式的一种创新，企业档案管理的工作部门不再是单纯地依靠企业档案的类别来进行分类，而是首先对企业档案的信息需求进行充分地了解，然后在此基础上，选取特定方面内容的档案对其进行有序地整理组合，这样一来就能将选取的特定领域中基本信息集中地反映出来，从而为企业的生产经营提供最真实、最可靠的信息服务。

二、企业档案信息整合中存在的不足之处

由于以往档案管理模式的影响，现阶段企业档案信息的管理中仍然存在一些不足之处，而具体在整合工作中主要存在以下几点不足之处：

（一）缺乏档案信息整合与运用的意识

就当前企业档案管理部门中工作人员在档案信息整合与运用上还没有树立该有的意识，在他们看来，对企业档案进行管理仅仅是简单的收集和整理工作，抑或是只要将档案的内容记录到计算机中进可以了。他们并没有按照档案信息具体的内容去进行优化配置，也没有意识到实现档案信息共享的重要性，更加没有去将企业档案信息在更大的范围中实现共享，对档案存储的方式还是依照原本的旧手段，没有融入现代信息技术，这些表现都是由于缺乏档案信息整合与运用的意识。另外，也正是由于企业档案管理部门的工作人员没有利用信息技术去对企业档案进行整合和运用，因而他们在收集、整理资料的时候基本都是依靠图书馆或是互联网上的信息。

（二）缺乏档案信息整合与运用的法规与制度

企业档案信息的整合与运用，需要依靠完整的制度和法规，然而大多的企业在有关档案信息的整合与运用上的法规和制度都不够健全，进而就造成了企业档案信息整合工作的不到位。再加上企业档案管理人员没有意识到企业档案信息整合的重要性，自然在平时的工作里就没有做到制定完备的档案，在档案管理的过程中又缺乏相应的法规和制度，那么工作人员在档案的收集和整理等过程中也就没有受到相应的监督和约束，所以就导致企业档案整合的结果差强人意，不能够达标等等一系列问题的出现。这些就要求企业要建立健全档案信息整合与运用上的法规和制度，加强对档案管理部门工作流程的监督和约束，确保企业档案信息在收集和整理的过程中都能规范化、正规化。

（三）缺乏现代信息技术的建设

企业档案信息整合的过程也是对企业相关信息进行收集和整理的一个过程，因而信息的内容也是企业档案信息整合的内容，那么就目前大多的企业来看，在企业档案信息的整合过程中缺乏现代信息技术的融入，档案信息的数字化以及网络化没有能够得到实现，首先就是由于企业缺少相关的专业技术人才，企业档案信息管理工作基本都是由专职的工作人员来完成，而他们在现代信息技术方面并不精通，因而就是导致企业大档案信息管理没能够实现数字化的发展；其次就是由于在档案管理的过程中，一般只是对档案的记载形式以及档案的内容进行调整，将档案的内容输入到计算机中，并没有实现将企业档案信息在更大范围中共享，所以就导致企业档案的信息不能够实现网络化发展，那么它的网络服务功能就不能够被发挥出来，关于企业档案信息的查询和共享就更加实现不了。此外，由于企业的档案有纸质形式的，也有电子形式的，但两者之间没有统一的平台去供检索和利用，因而也就不能企业的工作人员对其多方面的需求。

三、企业档案信息整合与运用的具体措施

（一）提高工作人员对档案整合重要性的认识

树立正确的思想意识，有利于促进事物的前进和发展，所以企业档案管理部门的工作人员在进行企业档案信息整合的过程中应该首先树立正确的思想观念，要清晰地认识到企业档案信息整合的重要性，这样在具体的工作中才能将企业档案信息的整合落到实处，才能促进整合工作的发展，从而提高档案信息的利用价值。工作人员还应该改变以往旧的思想观念，要具备创新意识，在企业档案信息整合过程中不能照搬以往的工作模式，而应该积极地去挖掘企业档案信息的价值，为企业的发展提供更多真实可靠的信息。另一方面，企业档案管理部门的人员要在完成自己工作职责的同时，在企业中要大力宣传有关档案方面的知识，譬如可以通过网络或黑板报等方式，提高企业工作人员对档案重要性的认识，让他们清楚地知道企业档案信息发展的现状，从而能够积极地参与到企业档案信息的整合工作中，为推动企业档案信息的发展献出一己之力，最终在企业的档案整合过程中形成良性的发展体系。

（二）更新旧的机制，提高档案管理部门的职能

企业档案管理部们的工作人员在对企业档案信息进行整合的过程中要将对档案的管理、信息的收集等进行集中的统一管理，重点与企业的档案管理为中心，对于档案管理部门的职能也要进行提高，改变以往单一的工作模式，要对档案信息的整合进行综合的管理。而且整个部门的工作人员在具体的工作过程中要分工合作，按照不同的人员对负责信息的收集、整理以及加工等等不同的工作流程，这样既能够提高档案管理工作的效率，同时也能够提高档案管理的质量，为企业的发展提供种类齐全、质量上等的信息，促进企业的可持续性发展。

（三）全面安排，促进档案数字化、网络化的发展

随着社会的进步以及信息技术的发展，企业档案信息管理部门中单一的工作模式应该不能够促进企业的现代化发展了，因而相关的工作人员应该要更新工作模式，在企业信息的整合过程中融入现代信息技术，实现企业档案数字化以及网络化的发展。处在这样一个知识经济的时代，企业应该依靠网络技术去寻求自身发展所需要的社会公共网络资源，实现更大范围的信息资源共享，打破各自经营的限制性局面，这样才能够加强与社会外界各企业之间的交流与沟通，从而促进自身更好的发展。

四、结束语

在这样一个信息化、网络化的时代，企业的发展离不开企业档案信息的整合与运用，而企业档案信息的整合与运用也离不开现代信息技术的加入，所以企业档案的管理的工作人员首先要能够树立正确的档案意识，然后在实际的工作过程中采用现代信息技术，通过实现更大范围的信息资源共享来促进企业的良性发展。

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