ERP系统实施对企业内部控制影响及建议分析

【摘要】

当前，国内越来越多的企业开始实施erp系统。ERP 系统的实施改变了企业原来的业务流程，使企业内部控制系统各个要素呈现新的特征和内容。本文通过分析ERP系统实施对企业内部控制系统诸要素的影响，提出完善企业内部控制相关建议。

【关键词】

ERP 系统；企业内部控制；内部控制方法

一、引言

ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划） 是Gartner Group公司于上世纪90年代初提出的概念， 它是对 MRPⅡ （Manufacturing Resource Planning）的扩充和发展。ERP 系统利用新的结构，以系统化的管理思想，将企业内部信息系统、供应链管理、客户关系管理、网上交易等有机地集成在一起，有效地利用企业的各种资源，为企业经营决策提供全面的支持，已成为企业信息化建设的核心。

当前，国内越来越多的企业开始组织实施ERP系统。而根据美国 COSO 委员会1992 年对内部控制的权威性定义，认为：“内部控制是由企业董事会、管理阶层和其他员工实施的，为营运的效果和效率、财务报告的可靠性以及相关法规的遵循性等目标的达成提供合理保证的过程。” 同时，提出了内部控制的五要素：控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督等，从总体上透视了企业生产的各个环节。因此， ERP实施，必然对企业内部控制产生广泛而深远的影响。而实施ERP的企业有必要结合自身的情况，正确地运用 ERP 系统，完善内部控制，提升企业效益。

二、ERP系统实施对企业内部控制的影响

ERP 系统的实施改变了企业原来的业务流程，使得企业内部控制系统各要素表现出新的特征和内容，给企业提高内部控制效果带来了新的机会，也带来了新的问题。这表现在：

1.控制环境

ERP 系统打破了传统的职能部门的条块分割，实现了从采购到付款，从订单获取到发票开出等业务的全面集成。这种内部控制环境的变化要求企业对原有的业务流程重新设计。在 ERP 环境下，由于每个企业员工对整个业务流程的改进负有直接的责任并享有各自相应的权力，使得企业组织结构趋于扁平化， 业务流程趋于一体化。此外，传统环境的企业各部门是根据职能分工建立的，而ERP系统实现了不同职能部门之间的资源共享，使得不同职能部门之间的交流不需要真实的接触就可方便而快捷的实现。

2.风险评估管理

ERP 系统实施应用大量信息技术手段，给企业带来了新的风险。在ERP 环境下，伴随着企业业务流程的改变，系统的开放性、信息的分散性、数据的共享性等，改变了以往企业封闭、集中的运行环境，也改变了传统的风险控制内容和方法。如：计算机系统的复杂性增加了企业潜在的应用风险，数据可能被改写或删除、数据处理过程难以直观观测、来自企业内、外部可能存在的对系统病毒攻击等都增加了数据安全风险，而这些都成为了企业内部控制的新内容。

3.控制活动

企业ERP 的实施提高了内部控制手段的灵活性和高效性，增强了内部控制系统的预防、检查和纠正功能。ERP 环境下的内部控制体系不仅依赖繁复的检查、审批等的控制程序，也可以应用现代信息技术对其进行合理设计，以便高效的达到控制目标。同时，ERP 系统中运用的信息技术工具也对企业内部控制提出了新的要求。例如计算机中的数据可能被方便地篡改；未经授权的人员通过非法手段获得对数据库的处理权限来浏览、复制、伪造甚至销毁企业的重要数据等。ERP 环境下的信息技术的运用必然增加了企业内部控制的难度与复杂性。

4.信息与沟通

实施ERP 系统后，企业的信息系统呈现出电子化、实时性和开放性等新特点。企业的信息需求者可以实时获取各种信息，各职能部门实现了各种业务流程的一体化处理。同时，开放的信息系统也为内部员工和管理者提供了开放的沟通管道，使企业员工清楚了解内部控制体系和各自的责任，有利于内部沟通的进行。此外，内部控制可以由顺序化控制向并行化控制发展，管理者可随时掌握内部控制措施的执行与效果。但是，由于在ERP 环境下各种信息都通过网络来传递的，电子符号代替了文字和数据，磁性介质代替了纸张，财务数据流动过程中签字盖章等传统的授权控制手段将不复存在。加上ERP 系统存在着遭受非法访问甚至破坏的可能。因此，在ERP 环境下如何确保信息的真实性，也成了内部控制的新问题。

5.监控

ERP 环境下，内部控制体系的程序化使内部控制一定程度产生了对 ERP 软件系统的依赖，导致一些不能及时控制的差错，可能反复发生。因此，应用程序设计的质量决定了程序化内部控制体系的有效性，如果程序不起作用或者发生差错，那么控制失效就可能被长期隐藏，使系统因为程序的重复运行而反复发生相同的错误。因此，在 ERP 环境下，不但要及时评估内部控制体系的设计和运作情况，更需注意对内部控制体系运行的监督。

三、ERP 环境下完善企业内部控制的建议

1.增强对ERP系统认识

企业实施 ERP 是一项重大的管理思想改善工程，应该把它提高到企业战略的高度。ERP系统的实施在给企业带来ERP软件同时，也给企业带来了先进的管理理念。企业实施ERP要将ERP的管理理念引入企业。在ERP的实施过程中对企业业务流程、组织机构、人员配置等方面要重新进行科学的设计和改革，这不仅要求企业的领导层的高度重视和参与，更需要企业对全体员工对适应ERP的实施进行学习培训，让企业员工全面认识到ERP系统带来的先进管理理念，熟悉ERP系统的结构和运作，提高管理水平和系统操作能力。

2.转换企业会计内部控制理念

企业会计内部控制是企业内部控制的核心。转换企业会计内部控制理念是企业成功实施ERP系统的前提。这主要包括两个方面：

（1）要从传统的查错纠弊理念转为防错纠弊的内部控制理念。ERP系统内嵌的控制机制是按照事先设定的控制参数和程序对日常业务自动进行监控。企业在实施ERP的同时必须对业务流程进行风险评估，设置关键的控制点并建立相应的控制措施和程序。

（2）建立会计实时控制观。传统的会计控制模式对会计信息的输入、处理、输出 3 个环节进行规范控制， 会计流程远离业务流程，会计只能进行事后核算和反映，导致会计控制职能难以有效发挥作用。而在 ERP 环境中，企业的价值链结构转变为以财务为中心、业务为主体， 物流、信息流和资金流有效结合的环状体系， 会计信息的输入、处理、输出被嵌入在业务处理流程中由计算机自动执行， 会计信息的输入口延伸到业务最前端， 使会计记账工作通过事前设置和后台处理随物流自动形成，从而能实现实时动态控制。当然，从过去的会计事后反映观转为会计实时控制观，需要对企业每项业务流程充分挖掘实时动态的控制需求和控制规则，设计新的科学的会计内部控制制度。

3.建立科学、严密的内部控制制度，创新内部控制方法

在 ERP 系统下，企业应综合考虑内部控制的新特点来建立科学、严密的会计内部控制制度，创新内部控制方法，具体应注意以下几点：

（1）明确企业各项经济业务在 ERP 环境下的业务处理流程，鉴别控制环节。管理者应该将那些对于保证整个业务活动的控制目标实现具有重要影响，在业务中发挥重大作用，甚至决定全局成效的控制点，确定为关键控制点。将那些只能发挥局部作用，影响特定范围的控制点，定为一般控制点。ERP环境下，企业原有的内部控制活动和组织结构扁平化，对原有手工业务流程的重新设计，改变了企业的业务流程，因此，控制制度要严密，要抓好关键人，如分支结构负责人和财会部门负责人；把握关键部位；如审批程序、资金调度、电脑操作密码等；管好关键物，如重要的发票、印鉴等；控制关键工作岗位如现金银行出纳、收支事项及凭证的核准等。

（2）做到不相容职务分离。对每项可能引起舞弊或欺诈的业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。 ERP 环境下，企业应建立 ERP 岗位制度，具体可根据企业实际情况来设置。例如可以把基本职能岗位划分为销售、生产、库存、采购、财务、稽核、投资、战略等，又如现金流转业务中，现金收支的审批、收入和支出、印鉴的保管、记账等业务进行分工管理，相互牵制。

（3）规定ERP 操作权限。ERP系统环境下，通过系统管理员（或系统维护员）对工作人员、工作范围等进行设置（输入相关的数据）；各个岗位人员采用口令密码按照所授权限对系统进行作业，不得超权限接触系统。通过规定操作人员对 ERP 软件的操作内容和权限，杜绝未经授权人员操作 ERP 软件。同时，加强操作密码管理，防止未经审核的各种原始凭证输入系统。此外，要建立上机操作日记，内容包括上机操作人员的姓名、时间、具体操作内容等。

（4）加强数据维护，建立必要的ERP 档案管理制度。为了确保 ERP 数据的安全保密，防止非法人员对数据的修改和删除，防止企业内、外部人员作弊或恶意病毒攻击等，企业应建立计算机维护制度。经常对ERP实施中的计算机软、硬件设备进行保养维护，以确保计算机的正常运行。同时建立数据备份制度，对重要数据进行备份。对 ERP 软件更换、修改、升级和硬件设备进行更换时，必须有一定的审批手续和有关人员监督，以确保ERP 数据的连续和安全。此外，应建立必要的ERP 档案管理制度。

（5）加强系统安全控制，提高系统自身质量。软件系统开发时应检验整个系统的完整性，并应对非法数据的容错能力、系统抗干扰能力和应对突发事件的应变能力以及系统遭遇破坏后的恢复能力进行重点测试；系统使用过程中需要跟开发商进行长期充分的交流与沟通。一旦发现系统软件可能存在漏洞，应及时进行在线修补与升级。

四、结束语

当前，ERP已成为企业信息化建设的一项重要内容，并在国内越来越多的工商企业中得到应用。因此，企业应充分认识和利用这种新的管理工具，并分析ERP自身的特点和给企业带来的变化。显然ERP的实施，必然对企业内部控制产生广泛而深远的影响，而实施ERP的企业结合自身的情况，正确地运用 ERP 系统，完善内部控制，对提升企业效益具有重要的意义。

参考文献：

[1] 苟娟琼，常丹.ERP原理与实践[M].北京：清华大学出版社，2005

[2] 郭红，刘涛. ERP系统环境下的会计内部控制分析 [J].商业研究，2007， （6）

[3] 陈靓，阳迅. 对 ERP 环境下企业内部会计控制创新的思考[J]. 中 国 管 理 信 息 化，2007， （5）

[4]程江艳.基于 ERP 条件的企业内部控制探析[J]. 企业导报，2012 （15）

[5]高玉静.ERP环境下企业内部控制设计问题研究[D].济南：山东经济学院，2010

[6]余用云.ERP条件下的三维会计控制模型[J].财会月刊，2006， （4）.