浅析ERP系统采购收货、物资发货和发票校验对会计业务的影响

摘要：ERP系统以财务为核心，将人、财、物、产、供销及相应的物流、信息流、资金流、管理流等紧密地集成起来，实现了资源的共享和信息集中化管理，提高了工作效率，优化了业务运作。本文以中国石油天然气第一建设公司四川项目物料模块和财务模块的业务集成为背景，浅析ERP系统的采购收货、物资发货和发票校验对会计业务的影响，同时使得财务与其他业务主数据共享，提高数据的使用率，将应收、应付、资产与总账有机的集成，从而实现财务模块与库存管理、销售管理、项目生产管理等相结合。

关键词：ERP系统 采购收获 发票校验 会计业务

一、采购收货对会计业务的影响

在ERP系统中，采购订单包含采购订单的创建和收货两个环节。

（一）创建采购订单

在ERP系统中，采购员通常根据纸版合同建立采购订单，订单内容包括供货商、物料编码、数量描述、采购数量、单位、交货日期、采购净价、总价、进项税、采购收货工厂、采购申请等。

（二）采购收货

在ERP系统中，采购收货是执行采购订单的一个重要环节，按照发票和货物的先后顺序可分为两种情况，一种情况是发票到而货物未到，通常称为收发票；另一种情况：货物到而发票未到，通常称为收货。在实际操作中，对于收发票的情况不做处理，收货的情况需要根据订单办理暂估入库。

根据四川项目的组织形式，采购收货是采办部（主材采购）和物资管理部门（辅材采购）共同的职责范围，货物运输到仓库后，计划员、采购员、保管员共同开箱验货，待货物经监理报验合格后，保管员在系统中进行入库操作，完成采购收货，系统通过自动记账功能生成入库会计凭证。

（三）举例说明

如：保管员针对订单号4700136374、材料供货商编码1418619的北京碧海舟腐蚀防护工业股份有限公司，办理物料编码A23160201320000007的BE-01无机富锌底漆的入库，订单信息显示总计56千克，单价为23.93元，合计为1340.17元，增值税（进项）为227.83元。

在系统中，保管员点击“入库”，物料模块会自动将原材料增加，并同时生成对应的会计凭证：

借：原材料―油漆 1340.17

贷：应付账款―应付暂估款―某单位 1340.17

其中，“应付账款―应付暂估款”为中间科目“GR/IR”，这个科目在财务发票校验时会冲平。

二、发票校验对会计业务的影响

基于收货的发票校验，系统可以自动从采购订单和收货中获得相关数量和金额信息，完成过账动作时，数据实时传入财务会计模块。

在ERP系统中，发票校验分为三步：第一步，采购员根据纸板发票在系统中进行发票预制；第二步，单据传递至财务，财务人员完成三单（包括采购订单、入库单和发票）的匹配审核工作；第三步，在系统中做发票校验。

操作人员只需输入采购订单号，系统会自动根据采购收货情况带出发票的数量、金额、税金等条目。如果发票金额与入库金额存在差异，在容差限制额度内可以更改。

（一）发票金额与入库金额一致

如果发票金额与入库金额完全一致，系统自动生成发票校验会计凭证。

（二）发票金额与入库金额不一致

发票金额与入库金额不一致，财务人员在进行发票校验时需要手工调整“原材料”金额。

如：“原材料―油漆”尚未出库，实际发票价税合计金额为1570元，材料为1341.88元，增值税金额为228.12元，生成会计凭证：

借：应付账款―应付暂估款―某单位 1340.17

应交税费―应交增值税（进项） 228.12

原材料―油漆 1.71

贷：应付账款―原材料及产品―自购料―某单位 1570

如“原材料―油漆”已经出库，生成会计凭证：

借：应付账款―应付暂估款―某单位 1340.17

应交税费―应交增值税（进项） 228.12

待摊费用―ERP材料差异集成 1.71

贷：应付账款―原材料及产品―自购料―某单位 1570

由例子可以看出，科目“应付账款―应付暂估款”只是一个过渡科目，发票校验完成后会结平，“应付账款―原材料及产品―自购料”的挂账金额为增值税发票价税合计金额。

三、物资发货对会计业务的影响

在ERP系统中，物资发货归属物资管理部门的职责范围，由计划员和保管员共同完成，计划员的操作步骤尤为重要，是物资发货与会计凭证联系的关键。计划员主要职责：根据领料人（施工队）提供的领料申请单在系统中查询材料库存，并做材料“预留”，同时并根据材料用途，选择合适的“移动类型”；保管员主要职责：领料人（施工队）打印出领料单，到保管员处领取材料，并打印出库单签字确认。

在进行材料“预留”时，通常采用“先进先出”的原则出库。但是，由于入库时间不同，同种物资入库金额会有差异，计划员在出库时也可以指定相应的采购批次出库，使得领料单位的费用归集趋于合理。

（一）出库时发票校验已做，且发票金额与入库金额一致的出库

发票金额与入库金额完全一致，系统会自动按照原入库金额出库，生成出库会计凭证。

如：“原材料―油漆”用于工程施工项目辅助材料的领用，且发票金额为1568元，在发票校验之后物资部门出库，计划员根据材料用途选择移动类型“Z21”，其系统后台配置所对应的会计科目是“工程施工―合同成本―直接材料费―消耗及辅助材料”，生成会计凭证：

借：工程施工―合同成本―直接材料费―消耗及辅助材料 1340.17

贷：原材料―油漆 1340.17

（二）材料出库时发票校验未做，且发票金额与入库金额不一致时

在发票校验前物资部门办理出库，且发票金额与入库金额不一致，系统不会调整发票与原入库不符的金额，出库时按照原入库金额出库，这笔费用将在财务发票校验时自动调整至“待摊费用―ERP材料差异集成”。计划员根据材料用途选择移动类型“Z55”，系统后台配置所对应的会计科目是“长期待摊费用―原值―临时设施”。

如：“原材料―油漆”用于临时设施的建设，发票金额为1570元，原材料入库金额为1340.17元，在发票校验之前材料出库，会生成会计凭证：

借：长期待摊费用―原值―临时设施 1340.17

贷：原材料―油漆 1340.17

（三）出库时发票校验已做，且发票金额与入库金额不一致

在发票校验后物资部门办理出库，且发票金额与入库金额不一致，出库时系统会自动按照原入库金额与发票校验所产生“原材料”的金额差异出库，发票校验时“原材料”在借方就增加出库金额，反之就减少出库金额。

如：“原材料―油漆”用于工程施工项目一般物资的领用，但发票金额为1570元，原材料入库金额为1340.17元，在发票校验之后物资部门出库，系统会自动调整发票校验“原材料”差异与原入库金额差异1.71元，发票校验时“原材料”在借方金额为1.71元，所以出库系统会自动增加原材料金额，调整为1341.88元。计划员根据材料用途选择移动类型“Z53”，其系统后台配置所对应的会计科目是“制造费用―一般物料消耗”，并生成会计凭证：

借：制造费用―一般物料消耗 1341.88

贷：原材料―油漆 1341.88

（四）针对分包商价拨领料的详细描述

针对分包队伍领用材料，且根据分包合同需要材料价拨的情况，ERP系统可以做到出库直接挂接分包商编码并形成债权。

如：“原材料―油漆”用于工程施工外包队伍领用，且发票金额为1568元，根据工程施工合同需要价拨材料的，计划员会选择移动类型“Z33”，其系统后台配置所对应的会计科目是“预付账款―ERP集成科目”，并生成会计凭证：

借：预付账款―ERP集成―某分包商 1340.17

贷：原材料―油漆 1340.17

四、总结

如果没有上线ERP系统，将无法将材料入库、出库、到货材料发票有机结合，项目成本归集不及时，手工核签费时费力。上线系统后，正确理解和掌握ERP系统采购收货、物资发货和发票校验的集成性对会计业务的影响，可以为物料数据分析和成本数据分析提供有力的依据，并为企业管理者提供及时的决策支持。

（作者单位：中国石油天然气集团公司第一建设公司）