大型医院基建项目档案管理中的问题和对策

摘 要

大型医院建设过程中，基建档案管理往往滞后。如何在管理好基建项目的同时，做好项目基建档案的管理，是每一个院长和档案管理者应认真解决的问题。

关键词

大型医院?基建项目?档案管理

Abstract

In the process of the large hospital construction, the archives management usually lags behind. Each director of hospital and archivist must take the archives serious while doing the construction management.

Keywords

Large hospital?Construction project

Archives management

doi:10.3969/j.issn.1671-9174.2012.07.006

随着新医改的推进和城市化进程的加快，公立医院迎来了新一轮的建设浪潮。很多三级医院床位从以前的1000张猛增到2000张、甚至是3000张，建筑面积也动辄十几万，甚至二十几万平方米。但在这些大型医院建设过程中，基建档案管理却往往严重滞后。

一、大型医院基建项目档案的特点

（一）工艺流程复杂，档案种类多易分散

大型医院建设工程除了一般建设项目都有的土建安装装修外，还有其特殊的工艺流程，如医患分流、洁污分流，手术室和ICU空气净化，放射放疗核医学科射线防护，医疗废水废物处理等等，这些都有专门的工艺流程标准和要求。另外，一般医院建设项目要招标40～45个，多者能达到80多个，由此产生大量的招投标和评标资料。因此大型医院建设涉及面广，参与部门多，档案资料容易分散。

（二）建设周期长，档案资料容易流失

医院建设工程从立项、招投标、勘测、设计、办理手续、开工，到主体和配套施工，再到装饰装修、绿化亮化，最后到竣工验收投入使用，一般最短周期为两年半时间。如果遇到汛期长、天气冷等天气因素，或建设期间通货膨胀，人工费、材料费大幅涨价等市场因素，或者工程前期论证不细，设计大量变更、决策机制效率不高、建设资金不能保证等甲方因素，或者安全出问题、组织管理不善、资金断链等乙方因素，都会使项目工期不同程度延长，工期少则三四年，多则五六年。时间越长，档案资料流失可能性越大。

二、大型医院基建档案管理中存在的主要问题

医院基建档案是指在医院建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、竣工、验收、试运行等工作活动中形成的文字材料、图纸、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。目前大型医院建设中档案管理存在以下问题——

（一）建档意识不强

根据2006年6月国家档案局、国家发改委联合的《重大工程基础设施建设前期档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的工程基础设施建设前期，不得进行或通过整个工程基础设施建设前期的竣工验收。但很多医院院长和基建管理人员不知道也不清楚此项规定。有的医院院长认为，档案只是建设工程竣工后的资料整理，是建设工程的末端。常常对档案工作表现出敷衍塞责的态度，在建设中重进度，轻资料的现象非常普遍。有的医院到项目验收时匆忙找补，有可能不全或不真，使项目留下永久遗憾和欠缺。

（二）没有很好建立档案管理机制

很多医院本身就没有档案管理的专门机构，基建档案更是被忽略。大部分医院工程指挥部或筹建办公室都不配备专职档案资料管理人员，对基建档案也没有考核和检查。还有的把大堆图纸资料放到档案室就算归档，没有交接，缺乏整理，需要时却找不到。

（三）资料收集归档不及时、不完整

由于大型医院建设周期长、资料多、工艺复杂，很多建设资料不同程度掌握在不同人的手里。有的在甲方专业技术人员处，有的在乙方施工人员处，有的在监理单位，还有的在中标单位。工程人员不了解档案专业和技术知识以及工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。

（四）档案管理手段落后

医院工程指挥部或筹建办公室大都在工地现场，用房紧张，条件简陋，很多基建过程中形成的资料堆叠在办公室里，少有甚至没有档案管理的橱柜和工具。声像档案、电子档案缺乏硬件保存的介质，不能做到定期整理和档案转移，档案的质量安全得不到保障。

三、对策

（一）转变观念，重视基建档案管理

医院基建档案真实反映了医院建设工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，对医院日后的管理、使用、维护都有着十分重要的作用。医院基建档案还是建设项目评价的依据，“鲁班奖”、“泰山杯” 都是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，结合现场进行综合测评的结果。同时基建档案也能反映医院建设项目的决策过程。

（二）健全制度，理顺档案管理机制

对有大型基建项目的医院来说，应成立工程项目建设档案工作领导小组，明确工程项目指挥部或筹建办公室中有档案专业培训背景的专职档案资料管理人员1名，其他筹建人员也要“一岗双责”，除做好专业技术工作外，做好资料的及时收集和整理，建立起工程建设档案工作人员网络体系。同时，建立档案资料收集整理归档制度，定期催交，及时整理，加强考核，理顺档案工作管理体制和工作程序，争取项目完成竣工验收时，资料完整。

（三）利用信息技术，做好基建档案管理工作

计算机技术的普遍使用给基建档案管理带来了新的课题。要加大档案管理基础设备的投入，逐步实现电子档案的收集、保管和利用。要特别重视影像档案的采集、整理和归档，有条件的可以在项目结束时制作纪录片记录建设过程的重大节点和里程碑事件。同时积极探索建立电子档案数据库，提高基建档案的管理效率。 ???（编辑 吕志新）