大型勘察设计院档案室的转型刍议

[摘要] 改革开放带来的新技术、新服务浪潮，同样冲击着大型勘察设计院档案室，促其步步走向传统业务悬崖。这是加快实现业务创新、发展转型的新机遇，档案室可以在原有工作基础上两头延伸，参与项目建设全过程档案材料管理，独立承揽工程项目竣工档案编制与报送任务，逐步外包转移传统档案业务，逐渐发展成本企业为业主提供全过程、集成化服务菜单中的一支不可或缺的团队。

Abstract: The large survey and design institute archive departments are beeing faced with the traditional business cliffs， therefore they are also forced to extend their services from the traditional work basis into two extensions. This is the great opportunity for archive departments to achieve business innovation, new development and transformation. In the short term, the archive departments can extend their new services into the completion of the project file preparation and submitting for approval, then in a long term, build up a team who can offer a whole process and all in services to the cost centers of the Institutes.

[关键词]勘察设计；档案室；专业化外包；发展转型；竣工档案

Keywords: Survey and Design；Archives； Outsourcing; Development and transformation；Built files；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

前言

我国的大型勘察设计院档案室（以下简称档案室）多数在上世纪50年代与设计院同时成立，形成了自己固有的工作模式，基本满足设计院工作要求。改革开放以来，设计院迅猛发展，档案室虽能紧步跟随，却因人力资源、库房管理的投入以及档案凭据性体征等原因影响，两者发展差距越拉越大。如今，在新技术与社会化新服务普及的浪潮冲击下，设计院档案室的业务量又将受到前所未有的挑战。本文试就档案室围绕设计院核心业务进行发展转型，做抛砖引玉。

第一部分大型勘察设计院档案室的问题

1.档案涨库。长期以来档案库房的投入与产出之比，难以评估优劣。特别是，改革开放以来，逐年呈爆炸式递增的图纸资料使库房不堪重负、滞涨严重。据不完全统计，大型勘察设计院（以下简称设计院）每年新归档纸质档案，至少需新增面积50余平米库房去存放（每平米平放存底图约3000张；卷放保存约5000张，或存纸质档案7、8个文件标箱）。新归档电子文件量也在1000GB上下，隔两三年就得新增或扩容服务器。而房价狂涨又令存档性价比受到严重质疑，库房迟迟得不到及时扩张，业内至今也没有一种取得共识的解决方法。续走老路显然是问题无解，只能寻求发展转型。

2.档案管理投入不理想。档案室是设计院非核心业务，属“后勤”管理工种，在设计院功能上原本就处于边缘（即生产或各项工作的最后环节），长期以来，不可能获得较为理想的投入，不可能获得超过核心主业的快速发展，更不可能完全改变旧貌。迄今传统手工管理操作方式仍占据主导地位。导致其作为与设计院总体要求相比差距较大；其专业水准与档案馆相比差距较大；其组织效率[注释1]与档案专业化外包公司相比差距较大。在“作为决定地位”的舆论声中，步步被边缘化是顺理成章、顺乎其然的。由此感想：决定地位；作为巩固地位；要想提升地位，唯有改变功能性——脱胎换骨，转型。

3.人力资源成本高。设计院长期对人才建设的高要求，也形成了人力高地和成本费用高地，无论核心业务员工还是辅助员工的雇佣成本都达到较高水平，当企业不能持续高速、高赢利水平运营时，前述人才“高”优势反成为劣势；又当企业深化改革发展时档案室往往首当其冲，成为屡被击中的“弹坑”，形成被边缘化趋势。如何促进这些优质、高价的员工为企业创造更高价值成为所有大型勘察设计院长期困扰的问题，需要智慧、勇气、新思路、新措施来解决。

4.当前的CAD电子图纸仍不具备档案凭据性体征，不可能跟随设计、商务协同同步归档发展，需要等待电子签字技术的突破。

5.孕变。四项问题共振，导致设计院档案发展与院的整体发展差距越拉越大……但是，随着低碳、环保、电子信息化等引发的新技术革命和社会专业化外包业务[注释2]为代表的新服务方式对各行各业的渗透，孕育着高效率社会专业化生产管理的加速到来，上述问题在不久的将来似乎都要转变了。

第二部分档案室业务悬崖成因

新技术变革、新服务方式的普及，对档案业务的渗透，将会带来巨大冲击。

1.业务忧患。设计单位档案室的业务一般有如下系列：①.底图/蓝图管理工作系列（包括图纸晒印、分发派送、电子图库等的管理）；②.技术文字档案管理工作系列（还包括电子档案资料管理。下同）；③.科研项目档案管理工作系列（还包括档案汇编研究）；④.文书档案管理工作系列（包括法务、合同档案管理）；⑤.财务档案管理工作系列等。

1.1. 底图/蓝图管理工作，占档案室业务总量近三、四成。当前在技术和服务领域的三种变革可能导致设计院旧体制遗留下的底图管理和底图翻晒派送工作彻底消失，从而导致传统的图纸管理方式彻底改变。

1.1.1.“晒转印”。蓝图打印机出现，拍图、会签、盖章等流转完毕的图纸（底图或者白图）经计算机扫描成电子图并挂入档案系统后，可不受地域限制，可不经过现有的底图调晒的人工方式，直接从系统打印出蓝图为交付物，供施工现场使用（此种图纸生产方式简称“晒转印”即，晒蓝图由打印蓝图取代）。整个“晒转印”过程都可以通过采购外包服务，由社会化专业公司对接设计院生产流程后高效率的去完成。因此，底图的接收归档、整理编目、调档和统计、等各项管理，将来都可以通过信息化的方式去完成，无须档案人员过多参与，这项工作量将至少减去原有的九成以上。特别是，待工程竣工后（约五至十年），扫描后的底图/蓝图可以移交业主或销毁，设计院只需保存扫描电子图片，或采用“档案云系统”管理即可。仅此一项就可大幅度地缩减底图库房面积——年约30平米。“晒转印”的高效率，实非手工调晒图可比。

1.1.2.“蓝转白”。即，施工现场不再使用蓝图而是使用CAD直接打印的黑白图，亦即“白图”作为交付物。越来越多的设计、施工单位开始采用白图作为成果进行交付、使用。即便是上海市建交委颁布的《建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》中也规定可以有条件的接收白图作为竣工档案。“蓝转白”实际上打通了设计、施工和档案管理的全流域的数字化瓶颈，为将来的数字化交付和3D交付奠定了基础。同时也为社会化专业公司对接设计院生产流程进行大规模、高效率管理电子档案奠定了基础。可以断言，低碳、环保的数字化的工程资料交付流程，一定会逐步覆盖直至全面取代传统的交付方式。届时，必然影响到档案室的工作职能和岗位设置，导致大批底图档案管理人员被转岗。

1.1.3.外包普及。外包指企业在管理系统实施过程中，把那些非核心的部门或业务外包给相应的专业公司处理，这样能大量节省成本，促进组织效率大幅度提升。目前，已经出现相当规模的公司提供这方面的服务。他们采用最新的技术、集约化的管理和灵活的服务方式，为设计院分离上述非核心业务。基于公司的资本运作和标准的规模化、集约化菜单式采购方式，可以为客户量身定制，提供更新的技术、更便利快捷的服务和更低的成本。显而易见，社会化的大型印务公司具备更高的效率和服务品质，员工掌握更高的技术并享有更高的薪资。可以想见：一旦他们将其服务规模、科技手段与我们的生产流程（含档案管理环节）对接，必将震撼设计院内的图档文印工作人员目前稳固的工作岗位，引发转岗忧患。

1.1.4.以上变革导致的趋势是，现行的底图管理工作将逐步被信息化的管理方式所取代，出版和图纸档案管理外包服务将在不久的将来成为标准的非核心业务“托管”方式，直接挑战设计院旧体制遗留下的“大而全”的手工图纸档案管理方式。

1.2.技术文字档案管理工作，占档案室业务总量另三、四成。它也有很大可能被高效、低成本的社会化档案中介外包服务所取代。近十年中涌现出很多档案中介服务机构，为企业档案管理服务的“档案信息管理咨询公司”、“档案寄存中心”和“云档案管理中心”是其中的一类，以其高效、低成本、优质、规范、合规的服务取信于社会。这个市场正在充分发育成熟过程中，势必冲击设计院现行的大库房、高成本、低效率的工程项目技术文字档案管理工作，将会引导档案室谋变。

1.3.科研档案及档案编研系列工作，仅占档案室业务总量不足一成。其原本就是电子文件，大部分可由专业化的计算机程序解决（包括档案内含的科技信息提取），可以不依赖档案室而由院信息中心或外包服务对接科研流程而独立完成，将是档案室第三个忧患。

1.4.文书档案和会计档案工作，不足工作总量一、二成。除会计凭证外，其本身就是在办公室自动化系统（即OA系统）和会计信息系统（即EBM系统）生成的，已经有电子档案记录，可通过信息化系统自动完成管理。其实物档案也可以被设计院新成立的机要室接纳，“自家孩子自家抱”更放心。这将是第四个忧患。

1.5.其他的日常档案事务工作，只需个别的兼职档案专员承揽足也，将是第五个忧患。

五项忧患一旦成真，那么当前的档案室好比站在档案传统业务量堆积而成的山崖边，危象显见。何去何从，唯有改革发展。

2.透视档案室业务悬崖[注释3]

2.1.传统设计院档案室的运行趋势。纵观档案管理，保存或储藏档案的形象远远大于其管理形象。档案室如不能得到迅速地、面面俱到地大规模投入，大幅度提升组织效率，就将被驱赶着步步迈向传统业务量悬崖（以下简称：业务悬崖）。试想，设计院对非核心业务，进行“……大规模投入……”？绝无可能。所以，只能迈向业务悬崖。如果您相信爱德华·墨菲所著的《墨菲定律》（Murphy's Law）：事情如果有变坏的可能，不管这种可能性有多小，它总会发生。那么可以预言，在不久的将来（或许十年内），档案室在改革开放带来的新产业、新技术革命和外包服务普及的大潮冲击下，传统业务将会快速萎缩。档案室的工作内涵和外延也都将被进一步压缩，档案室还将进一步被边缘化，直至成为房间代号，绝非危言耸听！

2.2.深层透视。

2.2.1.究其被边缘化趋势与业务悬崖忧患之根源，本文仅从档案室外部三因素分析。首先是技术层面导致的冲突：设计协同和商务协同需要设计材料归档管理也同步“协同”，形成工程自立项、设计、施工到竣工及其整个管理系统数字化、信息化。但档案凭据性的本质体征和旧体制下的条块分割管理方式阻隔了新技术在整个工作流程的贯穿应用，只能分段执行，所以造成各种冲突，导致大量的图文电子化后的纸质材料仍被重复归档保存。也是长期以来，档案室靠一己之力，无法解决参与归档协同、步步提升组织效率、优势竞争力和“信息爆炸”带来的库房滞涨的根本原因，需要向信息专业化管理转型来解化。

2.2.2.业务悬崖由企业的管理目标决定。例如，“降本增效”必须突破体制束缚才能实现成本突围，旧的档案体制既得不到有效投入，又割裂了产业链的内外协同，延续大量人工和重复性的低效工作（如手工调档、还档、档案分类整理编目、复制、配送等等），新的管理体制要求大协同、高效率和低成本，这方面的冲突仅靠档案室一己之力实难完成生产流程对接，协同管理归档，需要向社会专业化外包服务转型来解决。

2.2.3.业务悬崖由企业的天性所决定。趋利是企业的本性，因此开源节流、降本增效、优化结构与流程、合规管理、激励创新、奖优罚懒、做大蛋糕等等成为企业的管理箴言，也是设计院走向现代企业管理而滋生的本能渴望，由此引发的调整，均属企业内源性结构调整，管理层不可能通过行政命令干涉或阻止设计院档案室业务萎缩或被边缘化的趋势。在此大调整面前，档案室步向业务悬崖也是顺理成章、顺乎其然的，当前的忙忙碌碌、四平八稳，只是暴风雨前的宁静罢了。

3.主动蓄变。“凡事预则立，不预则废”，档案室只有主动谋变、主动求变、主动应变，追随设计院核心业务的发展主线，事前规划好发展转型路线，才能在变革中改变功能性，为自身的发展做出实实在在的有益转变。正因如此，档案室改革创新、发展转型的重大机遇也就悄然降临。

第三部分对策

一、档案室发展转型工作思路。

1.档案室向社会化文件资料管理中心转型。可以联合数个档案室并借助有实力的档案中介组建档案接受（不是接收）、寄存管理中心，采用远郊大型仓储开放式、加信息化物流配送等综合性配套的专业化档案管理。同时为各类勘察设计单位提供全天候线上服务。设计院与档案室是外包采购、合同管理关系。

2.通过资产重组转型，或向采购外包服务转型。与社会化的大型印务物流公司联合组建档案寄存和图文印务配送管理公司。或者作为设计院代表，全面委托有规模、有实力的图文公司，为本地设计公司提供全区域的、统一制作标准和统一成本水平的图文服务。

3.向采购外包服务和信息化管理转型。建立“档案云系统”，提高项目档案乃至整个产业链档案共享的程度，大幅度降低印刷费用和物流成本，在提高效率的同时，也协助了设计院提高绿色设计和绿色建筑水平，实现减排环保责任。

4.上述三项转型，因为需要跨单位组建，难度可能较大。那么在现状条件下，先做到向设计档案材料两头延伸[注释4] ，参与项目建设全过程档案材料管理，是相对容易实现的。两头延伸、全过程管理，就是独立承揽工程项目竣工档案材料的编制与报送任务。即，档案室在当前最宜向竣工档案咨询服务公司转型。

4.1.独立承揽竣工档案编制与报送任务指的是档案室作为法人独立的为房地产开发公司或基本建设单位（以下简称业主）提供编制竣工档案服务，代业主向城建档案馆报送竣工档案，取得工程项目档案验收合格证的全套系列服务工作。在初期运作三～五年后，待条件成熟时，逐步发展成以工程项目竣工档案编制与报送为主业的竣工档案咨询服务公司。开展这项工作对档案室来说，有着得天独厚的优势。

4.1.1.符合设计院的全过程、集成化、全国化的“三全”[注释5]服务战略。有利于获得本单位领导的大力支持。

4.1.2.勘察设计行业在基本建设中的先导性，有利于在工程立项源头上获取竣工档案编制报送业务。同时，自工程立项开始到工程竣工验收完毕的整个建设过程中,竣工档案材料都处在全过程可控状态，更有利于保持竣工档案的系统成套、完整准确，确保高质量的竣工档案进馆。

4.1.3.设计院在全国的名望和工作站网络，有利于本项工作任务在全国范围的开发管理，避免任务单一和本地经济形势波动过大带来业务量上的大冲击。

4.1.4.采纳设计院现成的项目管理方式，实现降本增效，为业主提供最低成本的规模化、全天候、周全的标准化档案管理外包服务。

4.1.5.现成的“人才高地”、有战略意义的档案管理队伍，适合攻关打“战役”，全过程控制竣工档案材料的形成流向，确保档案质量。特别值得一提的是中国勘察设计协会连续数年举办了《全国建筑工程资料编制及组卷、验收与移交管理规范培训班》,为院档案室开发新业务提供了人才储备。

4.2.向竣工档案咨询服务公司转型的期望。搭乘设计院这列品牌快车，如果能在五至十年（大型工程建设周期）的缓冲期内，档案室办好下列三件事：①.形成一支具备如下功能的管理型队伍。即，A.竣工档案合同与业务管理队伍；B.项目施工现场档案材料收集归类技术咨询管理队伍；C.项目竣工档案材料接收、编制与向城建档案馆报送管理队伍。②.挣足转型前的第一桶资本金。③.初步形成公司制运营机制。那么，届时的转制、转型可谓水到渠成，软着陆必然成功。那时，档案室工作自然被纳入设计院核心业务之一，其人员数量必将随之扩大数倍而非被裁剪转岗，档案工作更将兴旺而非萎缩。届时其年产值将会有百万计的井喷式增长，其地位也将日渐稳固。

二、市场呼唤大型勘察设计单位档案室参与竣工档案的编制与报送任务

1.竣工档案是城市的记忆。城市化建设需要系统成套、完整准确、便于随时随地调用的城市基本建设档案。但目前质量尚不尽如人意。原因很多，从市场方面看，编制竣工档案力量确实存在“软肋”。

1.1.编制竣工档案的质量要求在不断提高。不仅要有档案专业人员参与，更需要工程技术、计算机管理和摄影摄像专业人员参与。例如，2009年2月1日施行的上海市工程建设规范《建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》第七条要求编制工程声像档案；第八条要求编制全套的工程电子档案。非专业人员要完成这两项工作难度极大。

1.2.编制竣工档案是一门专业实践性很强的工作。然而铁打的营盘流水的兵，业主负责编制竣工档案的人员流动性很大，不利于档案编制技术的传承。施工单位人员流动性更大，而且负责编制竣工图的专业人员技术水平更是参差不齐，编制质量实难保证。

1.3.业主的强项业务是开发与建设工程，不可能为那3～5年才能建设完工的仅有的几个工程组建高效率的竣工档案编制专业团队，其性价比太低。他们更希望、也更注重通过采购外包服务的方式解决工程竣工四大验收之一的竣工档案验收（指竣工档案验收、规划验收、质监站验收和竣工验收，缺一不可）。

2.比较而言，一个专业技术人员编制、设备配备完善的专业团队一年可以完成数十个大工程竣工档案编制报送任务。只有这样的，具备高效能的专业团队才能够顺利实现企业管理目标——开源节流、降本增效、优化流程、合规操作等等。如本文前述，像这样的大型专业团队只有具备人才“高”优势的设计院档案室负责组建最为合适。

三、业务创新、规划发展转型前先要转思想

1.有了忧患意识，有了转型新思路，有了市场需求，还需考虑思想转型问题。

1.1.档案室规划发展转型是档案人员自己的事情，自己动手丰衣足食，不可都依赖领导。俗话说，隔行如隔山，对非档案人员来说，档案室的发展与否是“不知有汉，无论魏晋”，他们实在是不可能在事前若干年关心到的。转型是“我”要发展，为了工作得更开心。

1.2.要克服恐惧。万一转型失败，怎么办？又怕更忙回报却更少真么办？这都有可能。所以，我们需要三到五年，甚至十年左右的软着陆转型过渡期。成功了就转，不成功就拖着呗——与小平同志关于办股市开、关的理论精神相符。

1.3.应当转变“等、靠、要”的思想。克服的最好方法是“实干兴档，空谈误业”，下定决心，先干起来，摸着石头过河。这石头指的就是业务创新、发展转型的规律，档案编制与报送的规律。

2.不讨论，靠实干，求业务创新和发展转型。要在一个中小工程项目竣工档案编制的过程中，争取领导和各方人员的支持，以确保今后工作的顺利进行，获取更多的档案编制任务。同样的，要在“实干”中取得同仁的理解。

四、业务创新、发展转型前要善于抓机遇，配佳人。

机遇与人选也是成功的关键。“神女有心，襄王无梦”，含蓄地揭示了世间一个原理：机遇配佳人,事即成。否则，只能是无梦（空谈）。当上级领导要求档案室为某个项目的业主做工程设计前期的文件管理配套工作（时机）；而此时档案室的同仁中的确有会做全套的项目档案编制工作的（佳人），两者相合便是您成事之开端，是实干开始的最佳时机。因此在平日里，要事先做好招聘或培养人才的工作（主动育化佳人）；编写竣工档案编制与报送服务投标书或合同书（打铁自身硬、攻关自身强）；适时与有关领导沟通，关注有无新项目业主要求配套管理建设项目文件材料的机会（主动创造时机）。若有，应立即抓住，并向领导提出承揽业主的项目竣工档案编制与报送任务。主动出击，成功机率大很多。同时也要统筹规划现有的传统业务向采购外包服务分步转移的可行性。特别是首先考虑将调用频率极低的库存老档案转移到档案寄存中心保存的可行性，要加速档案库房的周转率。

五、档案室开发新型业务，规划发展转型前，先从何处入手。就在现状条件下入手，先干起来。组织全体档案人员，包括利用加班、空余时间，先承揽实践一个中小项目的竣工档案编制业务，奋斗三～五年时间（中等项目建设平均周期），在实践中可以培养出数名项目竣工档案编制、咨询服务经理人，这是关键。再用五到十年，采纳项目管理方式，同时吸纳并利用社会力量，形成规模化的几支项目竣工档案技术咨询服务团队，就可批量承担工程项目竣工档案技术咨询服务业务。此时的档案室应当是设计院为业主提供全过程、集成化服务菜单中的一支不可或缺的团队；是融入设计院核心业务的一只劲旅。此时档案室原有的大部分传统业务均由采购外包服务来完成了。

六、实干加巧干也是成功秘诀之一。“巧”字，重点体现在本单位政策扶持上。政策支持是成功的必要条件，档案室转型同样离不开政策的放开。例如，先取得档案室建立在本单位财务总帐下的内账户，建立项目收支平衡的现金管理专用账户，这对于学习项目管理和独立经营管理来说，很有必要。再如，给予初期承揽任务启动资金和结算利润分配比例上的支持等等。

第四部分结语

未来十年，是“美丽中国”的建设时期，机遇大于风险。档案室在可能步向业务悬崖困境的同时，也伴随着难得的机遇。把握业态发展趋势，与时俱进、及时布局，无论是否有无业务悬崖，我们档案室规划好自身的业务创新、发展转型，无可厚非。现状下，将原有业务两头延伸，参与项目建设全过程档案管理，或许就是抓住了档案室改变命运的又一个商机。

作于2012-04-4

注释与参考文献

【1】组织效率 指组织管理工作投入的劳动量与劳动效果之间的比率。是组织目标达成情况的反映。档案室的组织效率评估指的是勘察设计行业整体对档案管理形成的某些看法要求。表现为档案管理的大发展始终跟不上核心业务的迅猛进展。

【2】白云川《专业化外包是大势所趋》【J】.中国制造业信息化，2011（18）

【3】业务悬崖 指不久的将来档案业务量的减少将会像悬崖陡边一样突然垂直下降，残存传统业务量与现有业务量不成比例的大幅度锐减。

【4】两头延伸：设计档案工作往前延伸是设计前期档案材料工作，之后是施工档案材料和竣工档案材料。所以设计档案工作具有承上启下的纽带作用。设计档案工作两头延伸的结果就是做包括工程全过程的竣工档案材料。

【5】全过程：指工程项目建设自立项到竣工验收完毕的整个建设过程，简称交钥匙工程；集成化，指分解工程项目建设全过程而形成的集约化服务清单，又称集成化菜单。是为业主提供各阶段各服务项目的自选式清单；全国化，指设计院在全国范围建立服务性办事机构，为业主提供网格化全天候的周全、细致服务。

作者简介：

1969.10～1979.10黑龙江呼玛县欧浦公社插队知青。

1979.11～1984.8上海铁路分局生活管理段工人。

1984.9～1988.6 上海大学获历史学士学位。

1992.2～1992.5上海市建委干校第八期处级干部培训结业证书。

1988.7～今 华东建筑设计院，从事档案工作。曾任华东建筑设计研究院档案科科长、上海现代建筑设计（集团）有限公司档案室副主任。1991年曾为上海青年报编写城市建设亮点文章数篇。如《再谈外滩世界建筑博览会》；《揭开人民广场的神秘的面纱》等。

1999年10月起，于上海市规划局干部学院档案管理培训班任兼职教师。