大型单位人事档案管理研究

摘要：干部人事制度改革的创新，既给人事档案事业带来了挑战，也提供了在改革中创新和前进的机遇。本文就目前企（事业）单位人事档案管理存在的问题进行分析，并给出了相应策略。

关键词：档案；管理；

【分类号】：F426.31

一、企业人事档案工作的基本原则

任何原则都是在实践中总结产生并不断发展充实的。企业人事档案工作的基本原则是在人事档案工作发展的实践中，在不断探索和掌握人事档案工作的客观规律的基础上，逐步地形成和发展完善的。根据我国档案工作的基本原则和我国企业人事档案管理实践的理论总结。

二、我国企业人事档案管理改革的目标和要求

（一）企业人事档案管理改革目标

在经济全球化和我国加入WTO的形势下，我国企业的人事档案管理应该从传统人事管理模式向现代人力资源管理模式的方向转变，这是人事管理制度改革的方向和建立现代企业制度的迫切需要。因此，探索我国由计划经济体制条件下的企业人事管理模式向市场经济体制条件下人力资源管理模式的转变，是我国企业人事档案管理改革的目标。企业人力资源管理部门应紧跟市场经济的发展对企业经营战略的影响，适当调整企业人才发展战略，围绕着企业自主用人，知人善任的目的，探索新形势下企业人事档案管理的新特点、新规律，形成企业人力资源管理的新机制，从而建立现代企业管理制度，使企业在激烈竞争中不断扩展空间和补充动力，在实现企业经济快速发展的同时也满足社会发展对企业用人的需求。

（二）现阶段我国企业人事档案管理改革的基本要求

1.树立企业从传统人事管理向人力资源管理转变的意识

人力资源管理，是指对人力资源取得、开发、保持和利用等方面所进行的计划、组织、指挥、控制和协调的活动。它是研究并解决组织与人关系的调整，人与事的配合，以充分开发人力资源，挖掘人的潜力，调动人的生产劳动的积极性，提高工作效率，实现组织目标的理论、方法、工具和技术的总称。

2.树立以人为中心的人力资源管理思想

树立以人为中心的人力资源管理思想，并不是一般所理解的“以人为中心”的管理理论和方法，而是以谋求人的全面、自由发展为终极目标的管理。

3.树立主要为社会主义市场经济建设服务的思想观念

在社会主义市场经济条件下，各行各业都需要大量优秀人才。我国是一个人力资源丰富的国家，但人才资源却存在匮乏与浪费的问题，怎样解决这些问题，怎样才能使各类人才得到合理流动、合理使用，使之在社会主义市场经济建设中发挥其聪明才智，作出较大贡献，这就需要各级领导做到“知人善任”、“量才录用”。要做到这些，则必须全面了解各类人才的情况，除了严格考察之外，还需要从人事档案材料中了解人才的分布、使用、专业特长等情况。

三、我国企业人事档案管理存在的问题

企业人事档案管理工作在长期的实践中，积累了丰富的经验，形成了一定的管理模式。但是现行的企业职工档案管理制度仍沿袭建国以后计划经济时期形成的管理模式，即职工档案的存放和管理是由政府部门认可的有专职档案管理能力的企业或企业的上级主管部门负责，能够查阅档案的人多为企业领导及人事部门的负责人，职工本人不仅无权查阅自己的档案，有的甚至连自己档案里存放着什么材料都无从知晓。

（一）企业人事档案单一的管理模式与企业职工层次的多样性不适应

目前，我国企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行，即职工档案的存放和管理是由政府部门认可的有专职档案管理能力的企业或企业的上级主管部门负责，这种单一的管理模式被我们称之为“封闭式的管理模式”。这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一，仅限于本机构人员，同时也方便查找和利用，涉及面比较窄，也很有利于人事档案的保密工作。

（二）僵化的企业人事档案管理体制与企业灵活的用人机制不适应

我国的企业人事档案实行的是集中统一和分级负责的管理体制。过去，职工一旦成为国有企业中的一员，就享受到了“干部”待遇，一旦成为干部，这个人便被划入财政供养的范围，在工资、住房、医疗、养老、退休金等方面有了终身饭碗，其人事档案也转入企业人事部门中，由企业进行集中统一和分级管理。

（三）企业人事档案的内容不够完备

现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”。人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。

四、新时期人事档案管理工作的对策

（一）切实提高档案管理人员的素质

在知识经济时代，随著现代化水平的不断提高，旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要，在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时，要注重对现有人员进行培训，全面提高档案管理人员的素质，使他们能够适应新形势下的新要求；要让他们端正思想，摆正位置。增强服务意识，改变过去坐等上门的被动服务方式，积极主动地与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为人力资源管理服务，为高层决策服务。档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案意识，形成人人关心档案的局面。

（二）健全人事档案管理制度，提高制度化建设水平

人事档案管理工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实的需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下工夫，尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档的管理制度进一步严格要求。

（三）加强干部人事档案管理

有效利用人才资源。干部人事档案真实地记载和反映一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据。在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政各部门结构调配方面都将发挥重要作用。只有加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效地利用人才资源。

（四）改进和完善档案功能

一是在保证人事档案的权威性、准确性和真实性的基础上，对档案的原有重要部分应该予以保留。二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容，侧重对工作业绩的评价；增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料。以便使所有的功能更加适合用人单位对人才的需求。三是补充其他有关求职者和用人单位都需要的功能，从而更好地为选拔人才服务，减少“弃档”现象。

（五）加强人事档案管理现代化和信息化建设的进程

人事档案是人才信息资源库，因此要合理利用各种资源。使其最大限度地发挥作用。必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和技术，将档案资料整理输入计算机。通过相应的技术处理。将文字、图片、声像等资料转变成数据资料。实现人事档案纸质与数据格式并存。以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。

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