大型医疗设备档案管理存在的问题及对策

中图分类号　R197.39　文献标识码　B　文章编号　1672-4208(2009)04-0008-02

随着医疗卫生事业的发展，大型医疗设备需求不断增加，医院大型医疗设备的现代化程度已成为衡量医院医疗水平和科技技术水平的重要标志之一。因此，做好医疗设备档案管理工作，充分发挥其价值，已成为医院管理的一项重要工作，而加强医疗设备档案的管理又是医疗设备管理中的重要环节。但是在对我省乙类大型医用设备配置许可证办理的过程中，我们发现我省医疗设备档案管理存在着不少的问题。

1　现状概述

1.1配置许可证审核材料 配置许可材料包括卫生厅配置或更新批文(及原配置许可证正副本原件)、与所购机形相符的医疗器械注册证复印件、能够证明设备所有权的购置合同和发票(复印件)、山东省大型医用设备配置许可证发放登记表，以每个医疗机构为单位建档，对审核完毕并批准发证的材料及时归档。配置许可证领取档案包括领取人签字的大型医用设备配置许可证发放登记表、单位介绍信装订成册。

1.2大型医用设备配置(更新)评审材料评审材料包括医院基本信息、市卫生局批准(初审)文件、设备配置(更新)论证报告、使用人员上岗证等，按照评审批次将汇总表、评审材料、评审结果依次归档，纸质档案与电子档案同时管理，数据相符。

2　医疗机构档案管理存在的问题

2.1医疗设备档案管理制度不完善 目前大多数的医院都没有制定专门针对医疗设备档案管理的规章制度，对医疗设备的档案管理只是停留在要建立档案这一表层，没有深入要求。这样既降低了医疗设备档案本身的价值，又不利于提高医疗服务及设备使用和管理的质量水平，也不利于提高工作的效率和工作的可连续性，更不利于档案的保存和使用。因此，制定专门的医疗设备档案管理条例，是实现设备科学管理的重要保证。

2.2医疗设备的档案资料不统一 医疗设备档案的复杂性和重要性要求档案内容必须完整，技术档案资料包括请购审批文件、可行性论证报告、谈判计划及记录、购置合同及附件、到货装箱单、技术验收记录、使用说明书及图纸、使用维修记录及其他技术资料等。近几年随着从国外购置仪器设备数量的增多，医疗设备的外文资料也随之增加，由于不了解而使档案资料丢失的现象时有发生，给医院造成了巨大损失。

2.3医疗设备档案管理人员参差不齐档案管理工作有其特殊性，而目前大部分档案管理人员都没有经过正式培训或学习，很多医院档案管理人员由后勤人员兼任，或者是其它待业改行者，这就使档案管理工作变得比较被动。另外，一些档案管理人员由于对档案工作重要性认识不足，认为档案工作技术含量低，在单位中不受重视，工作得过且过，不思进取，仅处于你移交我接收、你不交我不管，有工就做、没事看报的状态，许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用；有些部门负责人甚至为了自己工作上的方便，文件资料不按规定及时移交、归档甚至将档案据为己有，给档案的保存、查找和利用带来很大的困难。因此，提高档案管理人员的素质显得尤为重要。

2.4医疗设备档案丢失情况严重 由于经济发展水平的制约，有些欠发达地区的医疗机构本身无力购买新的大型医用设备，特别是有些县级中医医院，这样造成了个别医疗机构进口国外淘汰的二手设备现象的存在。这些设备本身就是国外淘汰设备，相关档案材料根本无法正常移交，造成设备档案丢失情况严重。国外淘汰的二手设备根本无法满足患者的需要，造成医疗事故发生率不断提高，不但无法达到发展医院的目的，反而阻碍了医院的发展。

3　加强医疗设备档案管理相应对策

3.1建立和完善制度实现网络管理，做好医疗设备档案管理的前提就是要“有制可依”，即建立完整的医疗设备档案管理制度。在“有制可依”的前提下，组成由院长直接领导的档案管理网络小组，实行医院、医学工程部、临床使用科室三级网络管理，定期召开有关人员会议，明确目标，修正和完善医疗设备档案管理制度，使其不断完善。

3.2实行现代化管理 随着科学技术的不断发展，以计算机及档案管理软件的应用为基础，利用计算机、缩微机、扫描仪甚至互联网等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。推广使用新归档方法，减轻档案管理工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，势在必行。同时各部门也要认识到新技术所带来的负面效应，对计算机病毒等破坏性程序要进行预防，做好档案资料的备份工作，定期查毒。

3.3提高人员综合素质如今档案管理工作在医疗、教学、科研等活动中发挥着日益显著的作用，信息资源的开发利用越来越重要，作为直接接触和管理档案的工作者，必须对自己的工作重新认识，彻底改变工作被动、消极的状态，以积极、主动、开拓创新的工作姿态投入到工作中去。同时，医院也应制定相应的激励机制，调动档案工作者的兴趣，加大对档案管理工作的投入，不断提高档案工作人员的素质，使他们成为一专多能的复合型人才，不断开拓档案管理的新思路，让档案发挥最大作用，满足医教研的需要，最终实现档案信息资源共享。

3.4严厉打击进口二手设备当前由于进口二手设备的存在，严重影响了医院的发展，阻碍了医院设备档案管理工作的顺利进行。卫生部及相关部门应制定相关政策严厉打击进口国外淘汰二手设备，对发现的进口二手设备不予办理各相关证件，并责令查封；制定相关扶持政策，促进欠发达地区医疗卫生事业的发展；开展多种融资渠道，帮助相关医疗机构购置新的医疗设备。

综上所述，现代医学不仅需要医务人员的高超技术水平，还有赖于先进的诊断与治疗仪器设备。因此，运用科学管理方法加强医疗设备的管理，建立和完善医疗设备档案管理制度，是促进医院发展，优化医院体制的必要措施。