提高教学档案管理水平有效服务教学

摘要： 教学档案是高校档案的主体、核心和重点，也是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一。通过加强教学档案的宣传，强化档案意识；建立科学合理的教学档案管理制度，明确教学档案的归档范围；建立教学档案数据库，实行网络化管理；提高教学档案管理人员的业务素质，以提高教学档案管理水平，有效服务教学。

关键词：教学档案 档案意识 业务素质

教学档案是在教学管理和教学实践活动中直接形成，并按照一定归档制度集中保存起来的文字、图表、照片、录音、录像、计算机软件、光盘等文件材料，具有重要利用价值，是高校档案的主体、核心和重点，也是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一。

近年来，高校的教学档案从无到有，从无序化到制度化，不断完善和丰富，在教学工作中发挥着越来越重要的作用，但相对于完善的校史档案、教师业务档案和学生档案，教学档案略显单薄和幼弱，随着教育部实施高等学校本科教学质量与教学改革工程的启动，各种教学评估的深入开展，教学档案管理工作成了学校教学管理的重要任务。

一、高校教学档案的作用

1.是直接记录和真实反映教学发展的历史。

教学档案真实地记录了不同时期教学活动的过程和成果，记载了不同时期教学人员的教育思想、教育理念和教学管理经验，真实地反映学校办学理念的逐步科学化和先进化、专业设置和专业格局的不断变化、人才培养模式的不断改进和教学计划的不断完善、教学管理水平不断提高的过程。

2.是开展教学研究，深化教学改革的依据。

通过对历年考试试卷的分析，学生成绩的分析，课堂教学质量评价分析，毕业论文成绩分析，研究教学过程和教学管理中出现的问题，研究教学内容和课程体系，研究教学方法与手段，提出切实可行的研究计划、改革方案和改革思路，并在教学过程中实践，提高人才培养的能力和质量。

3.是教学管理和教学活动的信息传递。

在教学过程中，从教学督导员、领导干部、院部教学工作评价、课堂教学评价等各类人员和评估中不断地产生新的教学信息与教学材料，成为贯穿教学全过程的动态的、大数量的、内容丰富的信息宝库，便于准确掌握教师教学质量、学校的教学管理总体状况、学生的学习质量等，全方位全过程监控整个教学过程，提高教学质量。

4.是开展各种教学评估的需要。

当前各级教育管理机构对各高校开展教学评估，或是各高校对各教学单位的教学与管理评估，通过办学指导思想、师资队伍情况、教学基本文件、试卷、毕业论文（设计）等各类教学档案进行分析，对各项指标进行定量分析，做出客观全面的评价，有利于领导者决策教改方向、提高办学层次，有利于提高办学质量和社会效益。

二、高校教学档案管理存在的问题

档案的价值在于它的有用性，但在实际教学管理工作中，往往只重视教学档案的整理和建设，忽视了它的使用性，利用性不高，教学档案质量不高。

1.领导不够重视，档案意识薄弱。

很多高校没有专职的档案管理人员和固定的教学档案保管场所，由教学管理部门的相关科室、各教学单位的教学秘书或者资料员等个别人兼职分散管理，再加之教学档案管理工作常被其它日常教学工作或行政事务所取代，又缺少扎实的相关业务知识，难以全身心投入工作，经常处于无序状态，缺乏规范性，教学档案工作得不到重视，进而影响到教学档案管理水平和效率的提高。

2.教学档案材料不完整、不规范。

原始资料的采集、收集是搞好教学档案的最基础的工作，但由于教学活动的多样性、分散性、广泛性、动态性，提高了教学活动原始资料的采收集工作的复杂性和难度。实际上，在整理教学档案材料过程中，有相当一部分教学档案材料没有及时收集整理，丢失现象较严重。有的只有结果材料，没有过程材料；教研与教改材料流失多，学院不重视教学研究与教学改革材料的收集，毕业论文（设计）、试卷、教学研究课题等最基本的教学档案材料不规范，存在缺少导师评语、学院领导签字、成绩分析和阅卷教师签名，核分不准等现象。另外没有规范的借阅条例，转借后不能及时归还或丢失，从而导致教学档案材料不健全，不完整，不规范，影响了教学档案材料的质量和充分利用。

3.档案工作一时热、一时冷。

教学管理部门和教学单位把教学档案收集和管理工作作为临时任务，在各种评估检查活动中你检查什么我就准备什么，临时突击准备材料应付检查，检查工作结束，教学档案管理工作也停止了，档案工作一时热、一时冷，对教学档案的重要性和长期性认识不足，不利于学校教学档案管理水平的提高和全面发展。

三、提高教学档案管理水平的对策

1.大力宣传教学档案的重要性，强化档案意识。

通过广播、校报、网络、座谈会、展览等各种方法和形式进行多层次、多角度、全方位地宣传，让全校师生知道什么是教学档案，教学档案与教学管理的关系，认识教学档案的价值、作用及利用效果，从而唤起人们对档案的重视，引导广大师生如何使用教学档案，用好教学档案，为强化档案意识，做好教学档案的建立和利用，为教学管理服务打下良好的思想意识基础。

2.建立科学合理的教学档案管理制度。

随着高校办学规模的扩大和发展，教学文件材料急剧增加，对教学档案管理工作提出了更高的要求。教学管理部门和各教学单位明确分管档案工作的负责人和兼职档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，有利于缓解档案室的工作压力，提高教学档案的利用率。同时，教学档案管理工作要做到“三纳入”、“四同步”，即纳入各级管理人员的岗位责任、纳入教学考核、纳入管理水平标准考核；做到下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步，检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步，评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步，毕业分配、上级评审材料、教师考核晋升与校档案室出具证明同步。

3.明确教学档案的归档范围。

根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，教学档案内容可分为以下几类：综合类（上级文件，学校有关教学工作的政策、规划、工作计划，研究教学重要问题的材料，教学管理人员培训，学生运动会等）、学科专业与实验室建设、师资管理、招生工作、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位材料、毕业生材料、教材，并根据具体内容确定教学档案的保存期限，使教学档案材料的收集、整理、归档工作做到有的放矢，提高教学档案材料的质量。

4.建立教学档案数据库，实行网络化管理。

在网络信息化的工作环境下，教学管理部门和各学院每年都产生大量的电子文档，教学管理部门应规定电子文档的管理规范和电子数据格式标准，实现档案数字化，并积极创造条件，将编制的教学档案数据输入计算机数据库，逐步实现与本校系统的信息库联网，实现资源共享，提高教学档案的利用率。

5.提高教学档案管理人员的业务素质。

教学档案管理人员的素质直接关系到档案工作质量的好坏。由于教学档案的特殊性，原始资料来源分散繁多，学科专业性强，形式多样，所以在收集、分类整理过程中，要筛选和采集对教学工作和教学管理工作有借鉴和激励作用的材料建档，做到及时、完整、准确、系统地收集、分类和整理加工，这需要教学档案管理人员有较强的专业知识和业务素质。另外，随着高校教学档案管理工作的信息化、网络化的逐步实现，也需要教学档案管理人员具备计算机、网络基础知识。因此，学校一方面要采取多种方式多种渠道经常性地培训教学档案管理人员，提高管理人员的档案意识和档案管理能力；另一方面要引进和培养一批专业人才，提升高校教学档案管理人员层次和水平，为教学档案管理提供有效地保障。

参考文献：

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