怎样提升企业工程档案管理水平

[摘 要]改革开放以来，我国的建设事业发展迅速，以此同时，也形成了大量的业内资料即工程档案。如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求，本文重点对建筑企业工程档案的分类，意义进行了阐述，同时也提出了加强建筑工程档案管理的看法。

[关键词]建筑企业 工程档案 管理 建议

Abstract: Since the reform and opening up, the rapid development of China's construction, in order, but also the formation of a large number of industry data project files. And orderly management of the needs of the construction project file is both the project itself, but also the requirements of the archives department, this paper focuses on the classification of construction project files, the significance of the elaborate, but also to strengthen the views of the construction project file management.

Keywords: construction companies, project files, management, it is recommended.

中图分类号：C29文献标识码：A 文章编号：

建筑企业档案是在企业经营管理、组织施工、技术应用等过程中直接形成的以备查考的文件和各种信息资料，档案工作是企业科学管理的基础，是企业生产经营不可缺少的条件和重要保证，特别是在市场经济条件下，档案工作与企业的开拓发展紧密联系，息息相关。

一、建筑企业档案的分类

建筑企业的档案分为文件和记录两类。其中，文件包括外来文件和自制文件，如行业规章、法律法规、图书资、基建文件、监理文件、施工文件、设计文件等属于外来文件；公司的各种合同，公司经营管理手册，手册中规定的模板文件部门规章、通知、报告、可行性研究文件、各种合同、工程招投标文件、预算与决算书等属于自制文件。同样，用以记录过程或成果的记录（培训记录、工作总结、工作计划、会议纪要、工作联系单、合同台帐、收发文本、采购计划）也分为外来和自制两类。

二、建筑企业工程档案管理的意义

工程档案是指在城市规划，建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力，通过对它的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富，随着经济建设和城市快速发展，建筑工程越来越多，对加快城市建设，改善人民生活，促进经济发展有着十分重要的意义。在工程建设过程中，会形成各种各样的文档材料，有建设前期批文，施工过程记录，竣工验收资料及维修保养记录等。 这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，认真做好工程档案管理工作是非常重要的。

（1）工程档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物。

（2）工程档案是进行城市规划工作的基础 。

（3）工程档案是城市防灾 挽灾 减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据 。

（4）加强对档案工作的集中统一管理 是建筑工程档案齐全 完整 规范的重要保证。

（5）工程档案是城市建设和管理的重要依据 。

（6）工程档案是城市一切建筑物 构筑物维修 改扩建的依据，是提高城市建设经济效益的最佳途径。

另外，建设工程档案对防范自然灾害的破坏，及破坏后的恢复建设都有着不可替代的作用，更是预防自然灾害，减少损失的重要手段之一；建筑工程档案是工程建设过程中的真实记录，客观记录和反映工程各个环节的内在联系和本质规律，对工程后期检测、维修、改建、扩建、拆除和其他工程建设具有指导利用、借鉴参考及工程科学技术研究等有着重要的作用。

1．建筑工程档案与工程使用管理有着十分紧密的联系，工程的使用管理始终离不开档案的支持。

2．建筑工程档案不仅对本身工程有指导利用作用，而且对其他同类工程设计建设有着重要的参考借鉴作用，可以使档案得到重复多次利用，是工程档案活力和价值的体现。

3．促进了建筑工程科学技术的研究发展。但是，部分建设单位只考虑经济效益，缺乏有效的建筑工程档案管理，对工程技术资料的收集、编制、整理很不重视，缺少专职的资料员，工程资料记录不规范、不完整，资料管理工作手段落后使资料不能真正反映建设项目的实际情况，给施工单位在工程竣工移交和评优时带来很多不必要的麻烦。因此，建设工程主体各方应遵守国家有关的法律、法规，依法做好工程档案管理工作。

三 提高工程档案管理水平的建议

1．思想上要重视工程档案管理工作。工程建设中一般对工程档案管理工作不太重视，到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。主要原因；一是整理资料是苦差事，没有人愿意去干；二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是技术人员又撤离到新的工作岗位；三是一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于工程技术部、合同管理等部门，工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间；四是工程建设中不注重资料收集，为后期资料整理带来巨大的工作量不良后果：一是拖延了工程交工时间；二是耗费大量人力 物力 财务；三是为项目档案管理带来较大难度；四是对工程质量检测单位资料审查带来难度鉴于上述原因，在工程建设管理中，应该在思想上重视工程档案管理工作，做到工程完工短时间内将内业资料整理结束，为工程验收做好准备。

2．加强对建筑档案管理体制改革的研究，要定期对国家制定适应建设管理体制改革的档案管理制度和法规进行研究学习，及时制定一批既符合建筑工程档案上作自身发展规律，又适应社会主义市场经济要求，既符合我国国情义兼容国外先进管理经验的档案法规规章 2001年，国家档案局为适应建设项目的改革制定了 基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范，国家重点建设项目档案验收规范 两个文件，为进一步做好项目档案工作创造了良好的环境，提供了及时服务，也为我们应对工程建设体制改革如何提高档案提供了参考依据。我们可根据其要求，及时学习和宣传，并结合工程建设实践，通过今后几年的努力，不断完善重点建设工程档案工作的规章制度，依法管好重点建设项目的档案。

3. 加强工程档案管理人员和有关技术人员进行培训，随着改革开放不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要，在迅速发展的市场经济中，要想做好建筑档案管理工作，必须建立一支有专业知识，有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍。

4. 定期对内业资料督导并与计量支付挂钩。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好工作档案管理提供保证。

参考文献：

1. 潘玉民《档案学若干问题研究》2004 香港同泽出版社，

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