探究社保档案管理问题及解决

【摘要】社会保险是社会保障中十分重要的组成部分，其中档案管理是十分关键的一环。本文对社保档案管理的重要性、社保档案的具体特点、社保档案管理中存在的问题以及如何做好社保档案管理进行了分析论证。

【关键字】社保档案、档案管理

中图分类号： G271 文献标识码： A

一、前言

随着我国的建设与发展，社会保险变成了关系人民民生的重要制度。社保档案的管理对保证人民的权益至关重要，如何做好社保档案管理是该领域的重要问题。

二、社保档案管理的重要性

社保档案在整个社保工作中具有非常重要的地位，是实现社会保障信息交流与共享的保证，是参保者维护其合法权益的重要凭证，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。首先，社会保险业务档案是国家档案系统资源的重要组成部分，提高对业务档案管理重要性的认识，按计划分步组织实施、做好业务档案管理是社会保险经办机构的基本职责，是社会保险经办能力和经办水平的重要体现，有利于更好地维护参保对象的合法权益，有利于加快推进经办管理工作的标准化和规范化，有利于促进社会保险事业可持续发展。

其次，由于社会保险涉及政治、经济、社会、社会、法律等各方面，并且是介于各个领域之间的交叉领域，加之社会保险内容纷繁复杂，涉及劳动者的切身利益，因此，社保档案管理对社会保险计划的实施效果，对社会保险目标的实现具有重要的意义。

三、社保档案管理的具体特点

1.专业性

社保档案管理工作涉及面较广，环节较多，专业性强，需要严格按照国家法律法规和业务要求开展工作，不允许管理出现随心所欲，主观妄为的现象，这就要求工作人员要具备扎实的档案管理知识，自觉提高社保工作的职业素质，同时要求完善社保档案的具体管理制度和监督机制，使社保档案管理工作无处不体现出专业性。

2.严肃性

社保工作涉及到单位职工与群众的切身利益，不允许有差错和问题，因此要保证档案管理的严肃性，要抓好从采集信息到建档入库的各环节，保证档案信息的正确与规范，每项步骤只有验收合格，才能转到下面的环节。同时要抓好平时的档案维护工作，预防自然灾害，尽量减少人为因素造成的损失。

3.动态性

社保工作是运动变化的，从而社保档案也具有自己的生命周期，它的内容、保存等方面不是静止不动的，需要管理人员根据实际情况，不断调整，才能使社保档案能够以最科学合理的方式发挥作用，为社保事业提供基础支持。

4.服务性

社保工作是为人民服务的事业，社保档案不仅要为社保工作提供数据和信息，还要为人民群众提供参保工作的咨询、疑难问题的解答，因此，社保档案的管理就要提高服务意识和水平，要根据工作要求和群众的需要，想方设法，提供及时、高效的便利服务；要做好社保政策的宣传，要把业务术语转换成通俗易懂的群众语言，善于举例说明，借助喜闻乐见的活动，阐明政策，解答疑惑，使群众能够了解和支持社保工作，自觉和我们建立联系的桥梁。

四、社保档案管理的现状及存在的问题

1.社保档案管理的现状分析

（1）由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况，普遍存在。保险业务档案管理人员积极主动性意识差，保险业务档案管理的场所小，不能完全满足办理保险业务需要。着社会保险业务量的逐步加大，有的社会保险机构实施了档案的微机化管理，但由于软、硬、人三者没有实现有机结合，有的缺乏相应软件，有的缺乏专业人才，因而未能发挥出应有的效能。

（2）社会保险档案管理工作作为加强社保经办能力建设，提升社保经办管理工作水平的重要内容，积极推进本地区社保档案管理规范化、制度化、信息化建设，在为广大参保人员提供优质档案利用服务的同时，不断提升社保档案管理水平，使档案管理服务与各项经办管理服务整体推进、协调发展，保证了业务档案管理工作的正常开展。

2. 社保档案管理的问题分析

（1）社保经办人员科班出身的少，学历比较低，他们对社会保险业务档案管理知识和有关国家政策、方针、文件知之甚少。该归档的保险业务档案没有及时归档，业务档案随意保存、丢失的情况比较严重，不能认真执行保险业务档案管理、使用的具体操作规范，容易发生档案丢失、或者泄密现象，给国家或者个人造成不必要的损失。另外人的精力是有限的，这样的管理只能是泛泛的做些表面工作，将管理的纸质材料放入档案盒，电子文档直接拷贝入电脑，不能做详细的分类归档。

（2）档案管理所需工作场地面积不足，社会保险档案管理部门必须建有专门的、相互独立的档案库区、办公区、查阅区，并对各个区域的面积有明确规定。部分地区在档案管理工作场地建设方面都没能达到标准要求，也没有做到档案库房、办公、阅览三分开的要求。

五、社保档案管理的具体措施

1.提高收集水平，打牢工作基础。巧妇难为无米之炊，如果没有材料的收集，就形成不了系统完整的档案。特别是在简化整理，强化档案利用的今天，收集工作已变得越来越重要了。收集工作要有计划、有目标地进行，才能保证材料的齐全完整。本着“谁经办、谁收集”的原则，各级社保经办机构业务科室经办人员负责业务档案收集工作，具体收集社保业务经办过程中参保登记、关系转移、保费征缴、待遇核定发放、稽核监察、统计报表等资料，按照类别存放，并按办理时间排序。归档材料还要确保真实有效，做到字迹工整、数据准确，签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐全，然后向档案室移交。

2.及时规范整理，防止材料积压。材料收集上来，档案人员要严格按照《社会保险业务档案管理规定》中明确的归档项目及内容，定保管期限、编号后归档，编制检索目录。县级社会保险制度开始于1986年，积累了大量的纸质资料，分散地存在各业务科室。对于这些历年社保历史资料，要全部收集归档整理，确保社保档案历史资料的完整性。做到一月一收集，一月一立卷，使档案收集整理经常化、制度化，防止材料积压。

3.成立社保档案管理中心，由分散管理向集中管理转变。虽然养老、医疗、工伤、生育、失业保险由不同社保经办机构办理，但都隶属于县人力资源和社会保障局，因此可以在县人力资源和社会保障局内部成立社保档案管理中心，将文书档案、业务档案、会计档案以及其他载体的档案集中统一管理。这样档案就由原来的多头分散管理转化为集中管理，避免单独设立档案室造成的资金、人力、库房上的浪费，而且提高了库房的利用率，保证档案的安全。

4.做好社保档案的信息化管理

社保档案建立之后，它需要不断补充新材料，确保档案的连续性，以充分发挥人事档案的效用。社保档案随着人员的流动而不断的转递，也就是档案的管理单位与用工人员的管理单位相一致，否则档案的作用就不能正常发挥。这样，才能逐步建立全国统一的、独立于机关、企事业单位之外的社会保障体系，促进人才的合理流动。规范社保中心和企事业之间各系统的数据接口，实现现行文件和档案管理信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，节约大量社会的人力物力，也为企事业或社保中心查阅、核对信息提供了方便。

加强社保档案信息化法制建设，明确各类社保电子档案的归档标准，规范电子档案的收集、整理、存储、传送及程序，保证社保档案系统的真实性、有效性、安全性。研究制定社保档案信息安全管理办法，出台吸引信息化高端人才、在资金政策等方面保证社保档案的安全可靠和可持续发展，并着手准备行政复议、行政诉讼、应诉等工作。创新观念，制定新型网络化的社保档案的新法规，开创社保档案信息化的新局面。 满足利用者对大量数据档案信息的要求，就要求具有高素质、高技能的现代化档案管理人员才能胜任。

六、结束语

通过本文对社会保险档案管理的分析论述可知，提高信息的收集水平、及时规范整理、成立档案管理中心、加强档案的信息化管理对做好社保档案管理工作有十分重要的意义，因此在以后的社保档案工作中要加强对这些问题的研究。

参考文献：

[1] 李桂华.加强社会保险档案管理 推进社保事业发展[J]. 今日科苑. 2009(07)

[2] 陶湘萍,宁英琦.社保档案管理问题与对策[J]. 黑龙江档案. 2009(01)