企业办公自动化

摘要：随着计算机管理系统的发展与深入，传统的企业管理模式制约了企业的发展。根据计算机数据流的要求，只有整合企业资源，塑造未来管理模式，重建组织结构，实现现代化的集成管理，才能提升企业竞争力。

关键词： 办公自动化；企业管理；信息共享

Abstract: With the development of computer management system, the traditional mode of enterprise management restricts the development of enterprises. According to the computer data flow requirements, only the integration of enterprise resources, shaping the future of management mode, reconstruction of organization structure, to achieve the modernization of management, to enhance the competitiveness of enterprises.

Key words: office automation; enterprise management; information sharing

中图分类号：F279.23

随着现代科技的迅速发展，带来了全球范围市场竞争的日益加剧，所有的企业都面临着严峻的挑战，企业内的员工作为一个团队能否及时交流﹑获取各种相关信息，从而高效地协同工作，把握转瞬即逝的机会，将成为在激烈的市场竞争中取胜的关键。企业在经历了传统办公模式，网络办公模式进入到现在的办公自动化，以便在企业内实现信息共享﹑协同工作乃至科学的管理和决策，从而提高效率﹑增强企业的竞争力。

一、目前企业办公自动化的现状及问题

（一） 目前企业办公自动化的现状

办公自动化是近年来随着计算机科学发展提出的新概念。办公自动化包括网络化的大规模信息处理系统等，英文原称office automation，缩写为OA,一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志。

我国的办公自动化建设经历了一个较长的发展阶段，目前企业的办公自动化根据发展程度可以划分为以下四类：

1、起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用，ms office系列﹑wps系列应用软件以提高个人办公效率。

2、已经建立了自己的网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络闲置，企业的投资没有产生应有的效益。

3、已经建立了自己的网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。

4、已经建立了自己的网络：使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过internet，宣传企业的产品﹑技术服务；intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。

（二）企业实现办公自动化面临的问题

1、效率。办公人员大都非计算机专业人员，他们的计算机知识尤其是计算机操作系统及硬件知识的缺乏，导致办公效率的降低，也造成系统管理员工作量的增大，如系统维护及软件升级。计算机技术的发展可谓一日千里，软硬件的升级换代将更加频繁，这就意味着系统后期成本居高不下。

2、安全性。人们对信息的价值有了更深的认识，因而对信息的存储和保密也就更加重视。而今，病毒的破坏﹑黑客的入侵都将对系统信息以致命的打击。

二、怎样实现办公自动化

（一） 企业实现办公自动化的要求

办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并根据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，四类企业办公自动化应区别对待：

1、第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成。

2、对于第二﹑第三类企业，由于企业网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入比网络投资少的资金，即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少，而产生的经济效益更高。

3、对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

（二）实施办公自动化的原则

在实施办公自动化的过程中，我们必须遵循以下几项原则：

1、实用性原则

2、先进性及成熟性原则

3、可靠性原则

4、开放性及安全性原则

5、标准化原则

6、可扩充性原则

7、可维护性﹑可管理性原则

8、节约性原则

（三）实施办公自动化的环境

人是系统第一因素，现在的办公室除了传统办公室的角色外，还需要增加部分管理设备的专业技术人员，如，计算机工程师，设备维护人员等。

现代办公自动化对工作人员的素质提出了很高的要求。新形势新环境意义下的政治思想和职业道德是当然的基本素质。精业务懂管理、有经济头脑、熟悉规则遵守法律、具备现代人意识是更高的素质要求。而必须具备的最基本的素质是能操作计算机，要求达到：

1、具备计算机硬件、软件常识

2、 熟练掌握一种汉字录入方法

3、了解计算机上的目录和文件的基本概念

4、网络软件的基本操作：会收发Email、文件和传真，会用浏览器

5、了解数据库检索、查询、统计和分析的基本概念

6、其它关于硬件、应用软件、系统安全、网络系统、决策支持系统、病毒概念、数据备份等等，当然是多多益善。

（四）实施办公自动化的步骤

第一，在组织内部构建通信平台，工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。

第二，在基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批﹑通知纪要﹑会议管理﹑信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务处理等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。

第三，在internet上建立公用网站，进行信息采集﹑，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大大跨地区﹑跨省市。

在以上过程中，网络信息系统的安全性﹑稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强大的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着信息化建设的成就。

三、对企业办公自动化的几点思考

（一）什么样的企业适合使用办公自动化系统？

绝大部分企业都适合使用办公自动化系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体体现在：

1、信息化尚未入门的企业。由于没有信息化的应用基础，先上办公自动化，OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。

2、信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业。信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，办公自动化不失为一种选择。

3、缺少信息化资金准备的企业。信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。

已拥有业务管理系统还需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业。办公自动化与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。

（二）办公自动化并不代表办公“无纸化”

有人认为实现办公自动化就是实现无纸化办公，实现无纸化办公就是在日常事务中不再需要纸张，这种想法是错误的。“无纸化”办公从信息处理角度上讲，是办公自动化的基本要求或者说是办公自动化的直接效果。改革传统办公模式，开展电子政务，使业务办公﹑公文流转和管理过程电子化﹑信息化，让文职人员从长期繁杂的办公事务中解放出来，通过统一办公规范，提高工作效率，降低行政成本。但在一些必要的时候，纸张仍然是必不可少的，尤其在文件的存档系统不够完善，考虑到突发事件的发生，这时纸质文件的保存是必不可少的。一些重要合同文书﹑技术规范也需要纸质文件。

（三）实现办公自动化需要自上而下的推进

办公自动化建设是一项艰巨复杂的系统工程，涉及方方面面，难度大，要求高，因此，必须加强领导，搞好组织协调，确保各项工作的完成。

（四）建立严格的使用权限和层次分明的管理制度

根据对文档的具体操作，从保密和安全的角度，对进入办公系统的用户，采取按部门﹑职务，进行优先等级和功能模块的设定。企业最高领导有权进入所有的模块，能查看到所有文档，但为了防止误操作，封掉了有些不会用到的修改功能。企业最高领导有权签发﹑查阅人事资料等与本部门有关的工作。秘书有起草﹑传递及允许查阅数据库的权限，应该说NOTES（办公自动化的支持软件）的保安工作是非常出色的，无密码就进入不了系统，有密码无权限时，进入了系统，也是无权使用；有密码有权限无功能，重要操作不显示操作钮。可见信息化部门要把握好角色﹑权限和密码的设定，这样，办公自动化系统的宝贵数据才能高枕无忧。要建立办公自动化管理制度和考核办法，明确单位的责任领导﹑责任部门和直接责任人的工作职责和任务，制定相应的奖惩措施，推行一套融管理﹑监督﹑激励相一致的有效机制。

（五）牢固树立信息安全意识

1、要牢固树立网络安全意识。

2、要做好计算机信息网络技术安全管理工作。

3、要加强网络设备的管理，凡安装﹑维护﹑连接和设置，均由信息化部门统一负责，严禁随意更换﹑改变其物理的位置﹑形态﹑性能，严禁改变其连接关系﹑运行状态和系统的设置。

（六）要加强对职能人员的培训

办公系统在初始启动时，大量的资料需要输入，许多表结构需要进行设置。在还没能驾驭电脑的时候，有一些畏难和办公习惯，一些障碍和惰性是可以理解的，信息化部门的工作人员要从用户的角度出发，帮助他们克服困难，推进项目的进展。

（七）勤维护，常保养，使办公自动化系统处于最佳的运行状态中

办公自动化系统是办公人员的办公平台，经常使用，难免会出现一些问题，因此要认真对待办公人员的每一个求助，认真解决操作中的问题，及时处理系统的疵点。还有定期的程序整理。以一年为限的数据库复制等工作都有利于办公自动化系统的良好运行。

综上所述，办公自动化系统的定义已经由原来简单的公文处理扩展到整个企事业单位的信息交换平台，其功能已经有了极大的飞跃。然而，随着计算机技术水平的不断发展和用户对功能不断增长的需要，企事业单位办公自动化的道路还很漫长。愿我们共同努力，为企业办公自动化做出更大的贡献。