会计电算化对煤炭企业审计的影响及宏观对策探讨

[摘 要]会计电算化取代手工会计是不可逆转的历史潮流,而煤炭行业是我国国民经济的重要支柱产业,传统的手工会计核算已无法适应煤炭业快速发展的需要,本文从煤炭企业的会计电算化入手,分析了电算化工作条件下对煤炭企业审计工作的影响并提出了相对应的对策。

[关键词]会计电算化 煤炭企业 审计

会计电算化,就是以计算机为工具,网络为载体,在知识经济时代把信息技术和电子技术应用于会计工作的简称,是一种利用计算机程序替代手工记账、算账、报账从而对会计资料进行分析和利用的现代化记账手段。会计电算化工作包括会计电算化人才的培养、会计信息系统的开发和应用以及会计电算化制度的建立等等。从某种意义上说,我们通常所说的会计电算化是以会计信息系统的开发和应用为核心,建立相关制度和培训相关人员,旨在服务于企业管理信息系统。然而,企业管理信息系统是会计电算化工作发展的客观生存环境之一。

一、会计电算化对煤炭企业审计工作的影响

审计和会计面临环境改变的高度一致性,使得会计工作的每一次重大变革,都会直接导致审计工作的重大变革。

(一)对审计内涵和内容的影响

我国从上世纪80年代起,会计电算化工作就有了前所未有的发展。会计电算化系统将逐步完全取代手工会计信息系统是历史趋势发展的必然。两者所用工具的差异导致传统审计工作也将迅速发展为电算化审计,手工审计转变为电算化审计,使得审计概念在会计电算化工作背景下有了进一步的拓展。

手工审计,是由具有相对独立性的专门机构和人员对被审计单位的财务收支状况以及会计记录等经济资料所反映的经济业务的真实性、合法性和有效性进行评价、审查和鉴证的经济监督活动。电算化审计有两种内涵:其一是审计工作中引入了计算机信息技术,建立了审计信息系统,审计工作的办公自动化得以实现;二是对会计信息系统的设计过程、信息系统的数据处理过程和处理结果进行审计。从概念上来看,电算化审计比手工审计的目标和任务要更为宽泛和广阔一些。

煤炭企业会计电算化系统的审计内容主要包括会计信息系统的设计与开发、会计软件的程序设计、数据文件和内容的控制等。在会计信息系统的设计和开发阶段,煤企审计人员应积极参与系统的调试、检验和验收整个过程,检查系统的规范、合法、安全等方面是否存在问题,更应从煤炭企业自身特殊的角度去审查系统的可审性、审计线索的设置等状况。

(二)对煤炭企业审计人员和审计技术要求的改变

传统煤炭企业电算化队伍很多是原来的会计或出纳经过短期培训形成的,年龄和知识层次的局限使得他们对计算机软硬件以及互联网知之甚少,只会使用财务软件处理简单业务,一旦出现例外故障或异常情况,就束手无策,甚至出现因误操作使系统数据丢失,或导致系统崩溃的情况。电算化条件下,煤炭企业中不了解计算机的审计人员会因审计程序的改变而无法进行审计;不会使用计算机的审计人员无法进行系统审查或利用计算机进行审计;不了解系统特点和风险的审计人员无法识别和审计内部控制系统。因此,会计专业知识以及必备的计算机和网络技术知识对于煤炭企业审计人员来讲是应该熟练掌握的。

由于在电算化条件下审计的内涵和外延已扩展到电算化系统的设计开发、数据分析与内部控制等方面,若对电算化系统进行审计时采用传统手工审计方法,则达不到审计的目的,客观要求煤企审计人员必须辅以计算机审计技术,用先进的计算机审计软件去应对各种工作平台下的会计软件。

(三)对煤炭企业会计系统内部控制的影响

我国大多数煤炭企业的内部审计机构不是设立在董事会或审计委员会之下,而是与纪检、监察部门合并,由于分管领导对审计工作不熟悉或者支持不够,内部审计人员不能把检查、评价企业管理情况的信息直接传递给企业的决策层,以使其正确决策。电算化系统的使用,会计信息的存储与处理高度依赖于计算机,使得手工会计系统中的某些职责相分离,牵制力明显下降。所以煤炭企业现代审计是以评价内控制度为基础的抽样审计,即审计人员把对被审单位内控制度的审查和评价作为制定审计方案和决定抽查范围的根据。

(四)煤炭企业审计的空间范围扩大

对被审计单位的会计报表进行审计,借以出具审计报告,鉴证被审计会计报表的合法性、公允性和一贯性,这些是现阶段煤炭企业审计的主要内容。从原始凭证到报表都是由纸质承载,审计线索均记录在案,若对存在有疑问的会计数据,逆向跟踪报表数据到原始凭证资料,就可解决问题,这是纸质会计数据时代的审计范围;数据电子化后,数据原始的储存状态审计人员无法接触,审计线索的取得完全依靠电算化系统提供的查询功能,这个阶段下审计的范围就扩展到了对整个电算化系统的审计。

(五)对煤炭企业审计档案管理工作的影响

电算化条件下,大部分审计档案都是通过代码的形式存储在磁性介质上,物理性质发生了改变,由于磁性介质易擦写,备份、复制很容易,这就要求用更科学的方法对审计档案进行保管。可是手工条件下所形成的审计档案,都是以纸张为载体记录所有的信息,是企业审计的重要原始资料,按照相关规定必须妥善保管而且相对比较容易保管。当然,有弊就有利,煤炭企业电算化人员如果在档案的管理上应用电子检索的功能,查询起来就会十分方便、快捷,这比手工审计进了一大步。

二、会计电算化条件下煤企审计工作的宏观对策分析

会计电算化是煤炭企业审计变革的推动器,它将大大加快利用现代信息技术手段按照审计环境要求进行审计变革的进程。那么,煤炭企业审计工作应该怎样来适应会计电算化时代的到来呢,笔者认为主要应从以下几方面来进行:

(一)积极培养复合型知识结构的煤炭企业审计人员

任何工作的关键都是人才的培养,煤炭企业审计人员的知识的更新速度,决定了煤炭企业审计工作实现电算化的进程。电算化条件下,煤炭企业审计人员要有扎实的会计、审计等专业基础,熟悉企业审计以及其它会计法规规范,同时也要不断学习电脑数据处理知识、电算化系统分析设计和评审技术、电算化审计软件的开发使用和维护技术等等。

煤炭企业应组织广大审计人员,在企业允许的条件下参加电脑综合应用能力的培训,强化和更新计算机知识,积极提高计算机应用水平,能够熟练操作电算化处理系统进行,获取审计证据;人力资源部门还应优化组合审计小组人员,发挥审计专家和计算机专家的协同能力,相互沟通,合理分工,提高效率,不留盲点;煤炭企业还可以鼓励审计人员进行后续学习,充分发挥高校作为培养煤炭企业电算化审计后备人才摇篮基地的作用。

(二)建立稳定可靠的会计电算化系统

煤炭企业在会计电算化运行初期,为保证电算化和手工核算的一致性,手工记账和电算化必须同时运行三个月以上的时间,要建立包括操作人员工作职责和工作权限的管理制度,预防记账凭证等数据未经审核而输入计算机以及预防已输入计算机的记账凭证未经复核而登账的制度和措施,加强计算机软硬件的管理,保障系统机房设备的安全和计算机正常运转、会计数据和会计软件安全保密、保存稳妥。会计软件在初始数据以前,企业应系统地整理会计业务资料,确保账证、账账、账实相符,并对初始化数据进行试算平衡,同时为了保证从手工方式到电算化方式的顺利过度和转换,还要详实准确的录入包括固定资产卡片、工资固定信息等重要数据,为今后的企业日常业务的处理备份可靠完整的资料。

(三)适应电算化会计的方法和手段的采用

电算化条件下,手工审计方法和手段已不能完全达到目的。会计电算化的审计范围和范畴已有很大的拓展,除对手动输入的原始数据和打印输出的会计数据进行审查外,还需要对系统程序的真是可靠、保密安全性进行检查,煤炭企业审计人员承担的审计风险在不断上升,因此审计技术和方法应随之改变。首先,应该根据系统程序的设计流程图,重点检查程序设计是否符合会计法律法规和有关规定,借以考核其合法性;再者,利用被审计单位手工条件下的原始数据,对系统进行检验,并对会计电算化系统中存储的数据和文件进行审计。此外,计算机审计和手工审计工作上的不同点,导致了许多巧妙的计算机审计工具和技巧的产生。煤炭企业计算机审计收集符合性测试的证据,一般是通过设定模拟数据进行测试,从而形成要收集的证据,要注重对处理过程和业务事项进行证据收集,不断加强对计算机审计技术和方法的研究。

(四)煤炭企业实施计算机审计以防范检查风险

电算化会计系统数据的存在一般有两种方式:一种是全部会计数据存储磁性介质上;一种是将有关的会计资料打印出来,形成分类的书面会计账簿资料。当然,大量的会计资料都是存储在磁性介质中或电算化会计系统中,能够打印出来的资料只有少部分。电算化系统下会计数据输入、处理和输出的程序变化,导致了手工条件下许多熟知的审计线索不再清晰可见,这就要求审计人员在进行实质性测试时,必须深入到系统的内部进行测试审核,充分利用计算机独有的功能,达到控制检查风险的目的。

在对账、证、表进行审计时,除了结合通常手工条件下惯用的方法和手段外,煤炭企业每次审计工作开始时,还需要在测试系统程序控制的基础上,进一步检验被审单位电算化会计系统各项公式的设置状况以及程序的可靠性,可以利用模拟数据测试被审单位的系统程序,将测试的结果数据与正确的或应当出现的结果进行核对。

(五)信息系统的事前和事中审计

煤炭企业审计人员应该有权审查系统的全部技术文档资料,以及进行系统测试和评价。这些审计要求应该在企业制定的会计电算化制度中明确提出。针对煤炭企业审计可视线索自然消失的趋势,审计人员应积极参与信息系统的设计、评审和验收,设置煤炭企业审计控制点,由计算机自动记录在会计数据处理流程中的有关审计所需的线索,提供测试数据和比较标准。

煤炭企业审计人员的工作是:系统总体设计过程中,重点审查系统的合法性、合规性、安全可靠性、可审计性和可维护性;系统测试过程中,主要测试系统核心程序功能能否达到既定要求,程序编写是否符合要求,内部控制制度是否严密,测试数据运行结果是否正确,系统对付突然事故和抗干扰能力,发生非常事件遭到破坏后的恢复能力如何,非法数据的容错功能;系统评价过程中,可审计性是最重要的,如果达不到,有权否决整个系统,即一票否决权,这是评价系统是否达到既定设计与开发目的关键所在。当然,通过各种实质性和符合性测试方法,对会计电算化的运行结果进行审计的事后审计也非常重要。

会计电算化的普及和实施,使得煤炭企业传统的审计方式受到了巨大的冲击,并引发了煤炭企业审计的变革。煤炭企业审计工作如何更好的适应和获取会计电算化带来的便利,减小由于会计电算化的实施所受到的影响,是煤炭企业会计工作的重要课题。煤炭企业自身必须采取相应的对策,根据煤炭企业审计的特殊要求,运用科学合理的方式因地制宜的采取措施,这样才能充分利用会计电算化来提高煤炭企业审计工作的质量和效率。

参考文献:

[1]牛丽青,郭玉昌,杜静霞.煤炭企业会计电算化应用现状及方向.财税与会计,2000;10

[2]周彤,汪江洪.煤炭企业会计电算化的安全问题与对策.煤炭科技,2004;04