医院档案信息化及管理策略分析

摘要：伴随着我国医疗卫生事业的发展和改革深化，传统的医院档案管理过程中存在的问题逐渐显示出来，已无法更好的适应社会发展的要求，满足医疗事业运行的需要。信息化档案管理是信息技术在医疗事业上运行的具体表现，信息化档案为我国档案管理带来了新的机遇和挑战。本文主要分析了医院档案信息化及管理的策略。

关键词：医院 档案信息化 策略

医院档案是记载、记录医院发展过程中的重要文件、资料，涉及到医院经营活动和日常事项的方方面面，包括患病者的病例、医院设备、财会事项、人事变动和科研信息等等，具有原始记录、及时查询、价值保留等价值，是医院方针制定、科研实验的重要依据。档案管理是医院管理活动的重要内容，近年来，医疗改革和竞争对医院档案管理提出了更高的要求和标准。信息化档案是档案管理发展的必然结果，笔者结合现行医院档案管理工作中存在的问题，对如何推进档案信息化及管理提出了几点思考。

一、医院档案信息化概述

医院档案信息化是指利用现代化信息技术，如通讯、网络、计算机等实现档案的现代化管理模式，旨在合理配置和优化档案资源，提高档案管理的效率和效果，更好服务于档案信息需求者，促进医院的长足发展。档案信息化的建设包括电子文件移交和收索体系建设两个部分，二者相辅相成，缺一不可。第一，电子文件的移交。为了提高纸质文件向电子文件录入、编排及其整理等工作的准确性，就应减少各部门、各层级的档案工作任务量，遵循由简到繁、从分散到集中的原则，将档案工作逐级分配，确保档案工作的质量水平。第二，收索体系建设。建设收索体系的核心是对档案进行科学有效的分类，根据档案文件的内容、类别归档整理，更好地完成新添档案或检索查阅档案等工作。

二、医院档案信息化过程中存在的问题

（一）档案信息化管理意识淡薄

现阶段，大部分医院档案管理尚未实现信息化管理，就档案查询而言，仍旧沿袭传统人工查询的守旧模式，档案查询过程中先查作者，再查案件目录，再查文件目录，再由工作人员调出档案资料信息等一系列流程，费时费力，浪费医院人力、物力资源。档案信息化管理是信息时代档案管理的必然结果，也是实现档案信息资源合理配置的重要举措。当前医院大部分领导和档案管理人员缺乏档案信息化的意识，片面的认为档案信息化管理即是用计算机管理档案。信息化意识淡薄严重滞后了档案信息化管理的进程，大大浪费了档案潜在的资源价值，降低了档案利用的效率和效果，也是造成当下大部分医院档案管理人员人浮于事，档案部门形同虚设的主要原因。

（二）档案信息化的安全有待提高

档案安全性是档案管理工作的核心和重点，医院作为人民群众的健康保障机构，提高其档案管理的安全性是对人民群众隐私和社会影响负责的一种表现。医院传统的档案管理所借助的存储方式主要以纸质为主，辅以胶带、磁带、影像等设备，这些载体、媒介受环境的影响，会不同程度上的发生发霉、变黄和破损等现象，为医院档案管理的安全性带来一定的威胁。信息化档案管理虽然为档案管理注入了血液，带来了发展新机，但其安全性仍有待提高。信息化档案管理来说，由于是利用计算机技术，如数字化技术、存储技术等，在一定程度上加大了档案管理的安全风险性，而且信息化的共享性、批量操作性等特征，也严重威胁到了档案资料的安全、稳定。

三、优化医院档案信息化管理策略分析

（一）强化档案信息化的安全管理

档案信息化管理是档案管理的重难点，强化档案信息化的安全管理，建立档案信息化安全保障体系。2003年我国档案局在《国家公文归档管理暂行办法》中明确指出：“电子公文形成单位必须将具有长久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。”在医院档案信息化安全管理中，可以对重要的档案资料实施电子档和纸质档的双重保管形式，以此降低档案丢失、遗失的风险。还可以借助于计算机网路安全技术，对重要文件资料采取加密、验证和签署等手段，引入防火墙、仿写处理和加水印等技术，定期对档案信息化平台实施杀毒、修补，设置文件属性、打开方式及其访问密码之外，还可以提高档案管理人员的责任意识、道德素质等等，从而提高档案信息化的安全性。

（二）加大对信息化基础设施的投入

档案信息化建设和开发是一项系统性的工程，就信息化档案的基本工作---转化档案形式来说，即将纸质档案转化为电子文件的档案形式，就是一项较为繁琐、复杂的作业，如若没有完善的基础设施作为基础保障，那么医院档案信息化管理工作犹如痴人说梦、异想天开。因此，医院要加大对信息化档案的投入，重视信息化档案软硬件的开发，为信息化档案平台的建设提供充足的物质基础。由其是对于软件设备，要重点研发能够提高档案信息化安全性、加快查阅速度等应用软件。此外，为了加快信息化建设的步伐，推动档案管理转换的进程，在资金投入上除政府拨款之外，还可以采用收入资金的方式，积极地与上级部门沟通商榷，为信息化档案提供强有力的资金支撑。

（三）树立档案管理信息化意识

信息化档案管理是医院档案管理的未来方向和发展动力，而信息化技术要想引入到医院档案管理活动中，首当其冲的是提高医院领导人对信息化档案管理重要性的认识，将档案信息化纳入到重要议程上来，制定档案信息化践行的制度、方针，搭建档案信息化管理的科技平台。其次，档案管理人员作为档案管理的直接人，应与时俱进，树立档案管理信息化的意识。

四、结语

医院信息化档案管理是时展的必然趋势，也是提高医院档案管理的重要手段和途径。推进医院信息化及管理进程，在强化档案信息化的安全管理，加大对信息化基础设施的投入，树立档案管理信息化意识的同时，还应当落实档案管理制度的建设，实施应急预案，完善信息化队伍培养等，进而促进档案信息化管理有效性的提升。

参考文献：

[1]陈艳玲.试谈如何加强企业档案管理工作[J].兰台内外，2011，（04）.

[2]娄承浩.从纸质档案管理走向电子档案管理[J].上海档案，2008，（11）.

[3]金燕.档案管理电子化及分级检索系统初探[J].中国现代教育，2010，（17）.

（作者单位：青州市人民医院）