现代建筑设计院档案管理分析

摘要：随着当前工程信息量的逐渐加大，传统的建筑设计院档案管理模式难以适应现代档案管理的需要，因此，结合设计院的自身特点，对加强和完善设计院档案管理工作，建立健全信息化的档案管理理念具有重要意义。

关键词：建筑设计院；档案管理；信息化建设

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

0 引言

随着经济快速发展，城市化进程加快，建筑业蓬勃发展，而建筑设计院作为项目产品设计、技术研发的重要平台，承载着社会各行各业项目建设的设计、开发与运用，形成了丰富而庞杂的设计成果，积累了众多的档案信息资源和设计知识文本，如何充分运用信息技术改进、创新和完善这些档案资料的管理工作，推进档案管理信息化建设，以便使数据共享，节省设计时间，提高工作效率，快捷地为领导决策和内、外顾客服务。

1 设计院档案信息化建设的内容及模式

1.1实行CAD图网络无纸化验收

（1）建立与单位同步发展的计算机管理网络平台，实现无纸化归档、验收。确定电子档案在网络状况下的归档程序；图纸签署栏及交验单签署实行网络管理，项目管理人员、档案验收人员、总设计师、设计人员分工录入不同的数据，各工作程序之间的数据录入不重复，一次录入，数据共享；使项目策划及各专业互提资料等质量记录内容、项目的流程监控内容、项目数据库所需的专业数据内容、归档前的各种辅表格或记录，均在局域网上操作完成。

（2）建立底图验收与计算机出图、晒图相结合的快捷出版网络体系，确保归档的CAD图是最终版本。CAD图绘制后与出图前为预归档期，在此期间进行各专业会签、修改。图纸会签采用“三维立体专业叠放技术”或计算机投影放大技术，此后在网上交验设计图纸及技术资料。在预归档期内档案验收机和设计终端机均可看到CAD图，设计终端机能改图而档案验收机只能看不能改。档案验收机能改图签、签署栏和目录页，签署栏分机签和草签，两者同时并存。机签为了识别直观，而草签则作为凭证。在人名库的建立上可采用数码技术将本人签名转换，或利用扫描技术建立人名数据库。人名数据库各设一定字节的密码，个人密码可随时变换，签署时凭密码调用而自动生成。签署验收中的问题通过对话框形式解决并确认。一旦验收无误，由档案验收人员授权出图室按计划下达的份数出底图、晒蓝图。随后电子文件逻辑归档，纸介质底图在一定时间内实行物理归档。待CAD图正式归档进入图库后，自动生成只读形式，不经授权或审批（软件设计应具备授权审批功能），任何人不能改图和下载。

1.2通过终端机修改图纸

修改已归网络图库的某一项目图纸，可在网上申请、批准，由档案数据库管理人员下载图纸，在网上提供并传给使用者，同时修改者通过信息框将修改后的底图传给档案验收岗位。图纸修改次数编号、标识、替换或增加等，均按院对纸介质档案规定办理。图纸审校后由修改者在网上办理交验归档手续。

1.3利用因特网下载信息并转局域网阅览

利用连接图书、资料、样本、标准等内容的宽带数据网或购置电子图书，由档案工作人员查询设计中所需的资料，以目录、数据、摘编等形式下载，在局域网上，供设计、生产及管理人员参考。

2 目前档案信息化过程中的问题

2.1功能有待改进

（1）同一项目中，若项目号不同，不同项目的图纸归档在同一项目中，使同一个项目下有不同的项目号共存。可能导致 A项目的图纸归档在 B 项目的图纸中，系统不能自动识别，要靠工作人员在扫描归档过程中自己识别。

（2）同一项目中，若专业建立重复，不可自动识别。可能导致同一项目下创建两个同样的专业。如：同一项目中应包括给排水、暖通、动力、电器、建筑、结构等多钟专业，系统不能自动识别专业的重复建立，可能出现两个建筑专业，图纸的输入也会发生错误。当设计人员利用信息化平台查询图纸时，会发现不同项目的图纸归档在同一项目下，或者同一项目中有两个相同的专业，一方面不利于档案部门的形象，另一方面浪费了不必要的人力和物力，降低了工作效率。

2.2识别功能有待改进

（1）同一套图纸中子项名称或建设单位不统一，不能自动识别。一套图纸的图签由建设单位、子项名称、项目名称和图名共同组成，若在同一套图纸中，第2张图纸和其他图纸的建设单位或子项名称不同，系统不能自动识别，可能导致把别的项目的图纸归档在这一项目中。

（2）带有二级目录的设备类图纸的排序不能自动生成，须工作人员手动排序。设备类的图纸通常有上百张，靠工作人员手动排序既浪费了时间，也不利于图纸张数和图号的校对。

3 加强建筑设计院档案管理工作的策略

3.1开拓思路，更新观念

由于建筑设计研究院档案工作是一项基础性的管理工作，同时又是一项服务性工作，因而很难产生明显的直接的经济效益，所以它是一项默默无闻、专为他人“铺路”、当配角的工作。档案工作者既是脑力劳动者，又是体力劳动者，面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作。这就要求档案工作者要以事业为重，无私奉献，树立“俯首甘为孺子牛”的思想，淡薄名利，乐为人梯，甘为无名英雄。志存高远、胸怀博大，重事业、轻名利的品格，应该成为档案工作者的一种美德。有了这种奉献的理念，才能有良好的心态，宽大的胸怀，才能使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作。作为档案管理工作人员，在做好档案工作的同时要协调好各种关系。首先要协调好领导之间的关系，争取良好的工作环境；再次是协调好与公文处理部门的关系，从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性;最后要协调好研究院各职能部门的关系，确保归档文件的齐全完整。档案来源于研究院各职能部门的职能活动，从文件产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的齐全性、完整性和准确性，档案工作人员必须与各职能部门及时沟通，确保归档文件的齐全完整。

3.2提高档案管理的系统设置和技术措施

建筑设计研究院档案资源要实现信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。这就要求档案管理人员必须使用计算机，实现计算机管理，而网络化是计算机管理档案信息的必由之路。我们要充分利用现代信息技术，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备，为利用者提供远程服务。宽带互联网的开通，使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革，表现出强大的优势。联网出现的文档一体化，为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。

在档案信息化管理的过程中，应该注意以下几个细节：

（1）档案信息的保密性。在档案信息建立之初，就得确保档案信息的保密和精准，在档案信息上网的条件下，要对用户进行有效的监管，防止用户利用档案进行一些不合法的行为，避免影响到集体和社会的利益，由于档案和图书资料等有一定的区别，它只是内部人员作为交流的，因此在互联网分享中应该进行有效的管理，对身份等建立一个系统的档案，确保内部档案不公开，严格限定使用权益，而达到档案所起到的作用。

（2）提高档案管理人员的综合素质。为适应新形势下档案工作的需求，对档案工作人员要进行必要的培训，学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构，逐渐掌握计算机和其他有关方面的知识、技能。同时建筑设计研究院应培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员，只有这样才能适应档案事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。

参考文献：

[1]王立平.档案管理创新工作的几点体会[J].中国集体经济，2007(10)：70.

[2]王爱平，翁友伦.浅析信息时代设计院档案管理创新的基本策略[J].浙江万里学院学报.2010(5)：03.