加强地震科技档案工作的思考

河北省地震事业长足发展历程表明，地震科技档案工作在其中发挥着重要的助力作用，地震科技档案不仅是记录了历次地震科学研究的始末原委，更是地震科技人员借鉴已有的科研成果思路、启迪新思维、找准创新发力点、不断进取求索的资料源泉，因此，做好地震科技档案的管理工作，对于降低科研成本、提高科研效率、促进我省防震减灾事业长期可持续发展具有重要意义。

一、地震科技工作及其档案管理现状

目前河北省地震局科技人员为309人，占全局职工总人数的58%，其中正高级技术人员3人、副高级技术人员69人、中级技术人员102人。承担的研究课题主要来自国家自然科学基金、国家科技攻关、国家科技支撑计划、中国地震局地震科技星火计划、中国地震局震情跟踪合同制定向工作、河北省科技支撑计划、河北省地震科技星火计划等基金资助，课题研究内容遍及震源物理、地震地质、地震预测、地震工程、地震观测技术、地震救援等学科。面对每年几十项科研成果，我局档案室按照《中国地震局科学技术档案管理办法》和《地震科技档案工作业务规范》的有关规定，予以整理组卷和归档保存。从归档成效来看，总体情况良好，但在归档质量及其管理等方面尚存在一些不足之处。

1、主动归档意识不强

有的科技人员归档意识淡薄，对科研成果归档的价值、作用缺乏足够认识，只重视课题申报和完成，忽视或轻视课题成果归档，甚至存在担心把成果归档到档案室劳神费力、不如把课题成果资料保留在自己身边使用方便等错误想法。因此，在课题结题后，往往不及时履行移交档案的法定义务，即使档案室管理人员追档、催缴，也表现的不积极、不情愿、不主动予以配合。

2、归档资料不够完整

地震科技档案具有专业性强、科技含量高的特点，其使用价值、共享价值远高于其他文献档案，故地震科技档案的可靠、真实和完整就显得尤为重要。然而在实际归档工作中，部分科技人员在提交归档资料时，“缺斤短两”和“偷工减料”现象时常发生，如有的软件研制成果，只有结题报告，忽视了提交源程序；有的遗漏了最能反映科研进展过程的一些研究构思草案、手稿；有的用复印件代替原始资料。由此导致归档质量不高，无法反映成果档案的技术全貌。

3、大型成套归档工作仍需历练提升

随着我局科技工作稳步向前不断推进发展，科技工作力度也随之发生了潜移默化地改变，伴随着多学科、多单位规模化联合协作的综合研究课题和系统工程项目逐渐增多，我局成套归档任务也在俱进加大。例如我局承担完成的首都圈防震减灾示范区系统工程河北省分项目工程（简称“河北省首都圈工程”），旨在河北省省级及中北部地区的石家庄等8个市建设地震监测预报、地震应急响应和防震减灾宣传教育三大技g系统，又分为河北省数字遥测地震台网、数字遥测强震台网、数字化前兆台网、地震分析预报技术系统、地震通信网络技术系统、地震应急快速响应技术系统和防震减灾宣传教育技术系统7个子工程项目组织实施。面对面积广、系统多、技术新、时间紧、要求高的这一庞大系统技术工程，虽然出台了河北省首都圈工程项目档案管理办法，强调项目档案工作与工程进度同步进行，按时保质完成了该大型系统工程的成套归档任务，但也暴露出了一些不足之处，表现为成套归档工作历练不够，经验不足，特别是项目启动初期，没有及时成立自上而下的档案管理组织体系，项目实施的各基层单位档案人员专职的少，兼职的多，档案人员业务素质普遍不高，导致归档工作做的不能完全到位，退档、补档现象的发生，影响了局部阶段建档的正常工作进度。

4、档案管理方式有待转变提高

目前我局地震科技档案仍局限于生成、整理、分类、汇集、归档、保存和借阅等一般化管理方式，仍未摆脱看摊守库、坐等上门、按图索骥、重藏轻用的陈旧思维方式和工作习惯。缺乏对地震科技档案资源进行整合编研和开发利用，缺少对地震科技档案信息进行多角度、深层次挖掘。对地震科技档案信息化管理的重要性、必要性和紧迫性重视不够，尽管2014年我局初步建立起了地震信息档案管理系统网络平台，但目前该网络平台普及使用率还不高，信息化管理的程度还较低，网络档案信息服务工作还远未满足使用要求。

二、加强地震科技档案工作的举措思考

针对上述我局地震科技档案工作存在的一些短板、弱项和不足之处，拟采取以下几项措施予以改进和完善。

1、宣传与管理机制并举做好归档工作

资料归档是开展地震科技档案工作的先决条件，没有了资料的归档， 地震科技档案工作的规范化、现代化、科学化管理就成为空谈。针对科技人员归档意识淡薄等问题，一方面通过培训、讲座、沙龙交流等形式，加大科技档案法律、法规的宣教力度，强化科技人员归档工作的法定义务责任意识，提高科技人员对科技档案工作重要性的认识，培养科技人员归档的自觉性和主动性；另一方面要与局科研成果职能管理部门科技处密切沟通协作，将归档与科研成果管理工作相结合，建立地震科技档案工作长效管理制度，强调科研资料不入档，其科研成果不得验收、鉴定和请奖，从管理机制上确保所有地震科技项目、课题等资料全部有序归档。

2、过程参与严把归档资料质量关

归档资料的完整性是做好地震科技档案工作的基础，是衡量归档质量的一个重要指标。为此，档案室工作人员要主动作为，工作前移，提前介入到科研过程中去。首先每年初就要熟悉局地震科研项目的立项、在研情况，了解每一项目（课题）的技术思路、实施方案、预期成果、预期产生的归档资料种类和数量，做到心中有数；其次注意跟踪每一项目（课题）科研过程的进展状态，做到随时收集、积累归档资料。当项目（课题）结束时，归档资料的收集工作也随之自然结束，从而使归档资料不流失、不遗漏，确保归档资料真实、完整和优质。

3、汲取经验夯实成套归档工作基础

从河北省地震局承担完成的《河北省首都圈工程》《地震预测理论和方法研究》等大型系统工程项目和重大研究课题来看，大型系统工程项目通常是，按照统一的工作思路、性质及目标，由多个单位承担各自的属地工作任务，然后分工协作完成；重大研究课题则一般是，将课题分解为若干个子课题，每个子课题有其自身的研究内容及目标，最后整合各子课题的研究结果，完成课题研究总报告。无论是大型系统工程项目还是重大研究课题，其形成的科技成果资料均符合成套归档特征，必须依照成套归档方法予以接受、组卷和保存。通过多次实践，特别是通过承担完成大型系统工程项目庞大、繁重的成套归档工作，得到的主要体会和经验是：（1）大型系统工程项目启动伊始，在成立项目实施管理组织机构时，应成立专门的档案管理组，明确档案管理的职责和任务，从组织架构上确保千头万绪的档案工作能够协调有序地开展；（2）项目实施的各基层单位，要配备专门档案工作人员，并进行业务培训，合格上岗，杜绝随意指定、临时调配，保证档案管理的连续性和统一性；（3）根据工作进度和遇到的问题，及时开展档案工作业务交流、研讨。这些经验为进一步做好我局大型科技项目（课题）的成套归档工作奠定了坚实基础。

4、开展档案鉴定优化库藏资源

河北省地震局是科研型公益事业单位，是全国建立地震工作专门机构较早的省份之一，迄今局档案室已积累、保存了大量的科技档案。根据国家档案局的有关规定， 长期档案的保管期限为16 年至50年， 短期档案的保管期限为15年以下。由此可知，我局库藏中有一定数量的科技档案已超过了规定的保管期限，有必要对库藏科技档案进行鉴定。通过科学论证和鉴定，把那些陈旧、过期、重复的且已失去利用价值的档案予以清理、剔除，不仅可去冗存精、优化科技档案库藏资源，而且将给地震科技档案的检索、查询、借阅和科学管理带来方便，更有助于有效开展优质服务、推动地震档案数据库建设、开发档案信息资源。

5、加强业务培训提高档案管理工作水平

近年来河北省地震局科技工作发展势头强劲，为适应新形势、新要求，现阶段要着力做好以下几方面工作：（1）局档案室工作人员要补短板、提能力、强服务，通过积极参加中国地震局和河北省档案局等上级业务部门举办的档案业务培训、参加各类地震专业知识讲座学习、参加计算机网络知识进修、与兄弟省份地震局同行积极开展档案工作交流等，全面提升局档案工作人员的业务素质和技能，切实提高地震科技档案管理工作水平；（2）对库藏档案信息进行编研、加工和提炼，定期出版地震科技档案文摘与目录索引汇编，提供给科技人员参阅，变静态档案为活信息，实现档案资源信息的二次开发增值，达到有效利用的目的；（3）为尽快发挥地震信息档案管理系统网络平台的作用和效能，首先要完善网络平台客户端的使用功能，使其不仅能检索、查阅科技档案基本信息，还可浏览、下载科技档案完整文本，还可进行归档预录入等操作，进而扩大客户端覆盖面，提升网络平台普及使用率。其次是着手建立数字化地震科技档案数据库，并将该数据库与网络平台相衔接，使网络平台正常运转起来，实现科技档案资源高效共享。

（作者单位：河北省地震局）